なぜビジネスプロセス文書化ソフトは必須なのか

変化し続ける市場において、企業は適応力を維持し、業務プロセスを改善し続けることが極めて重要です。しかし、組織やチームが市場の状況にシームレスに適応し、プロセスの改善を実施するためには、まず、既存のプロセスが実際にどのように機能しているかを理解する必要があります。

ビジネスプロセスの文書化とは、ビジネスプロセスの要点を詳細に記述することです。ビジネスプロセスの文書化によって、ワークフローがどのように実行され、何を改善すればよいかをより良く理解することができます。

>>参考資料・業務フロー改善に繋げよう～リーンシックスシグマのツール～

ビジネスプロセスの文書化は、手順のリストを作成するのと同じくらい簡単ですが、ビジネスプロセス文書化ソフトウェアを活用するのがより効果的です。ソフトウェアを使ってビジネスプロセスを文書化するチームは、プロセスエラーを減らし、効率的に、コミュニケーションを合理化し、運用コストを削減するためのより良い設備を備えています。

この記事では、プロセスの文書化が不十分な場合の影響、組織のプロセスを文書化することの利点、組織のビジネスプロセスを適切に文書化する方法、および文書化プロセスを強化するための MindManager® などのソフトウェアの使用方法について説明します。

プロセス文書化が不十分な場合の影響

プロセスの文書化は、チームや利害関係者に、仕事を最大限に進めるために必要な情報を提供します。プロセスが適切に文書化されていないと、組織は次のような結果の犠牲となる可能性があります。

ヒューマンエラーの増加

ヒューマンエラーは、人間によって行われる意図した結果が得られない原因となる行動と定義されます。手順が文書化されていない場合、ヒューマンエラーの発生が繰り返されることが多くなります。また、自分の役割や責任を理解していないチームメンバーは、プロジェクトプロセスから離れがちになり、その結果、コストのかかるミスを犯し、組織の収益にマイナスの影響を与える可能性があります。

多くの無駄

プロセスが明確に文書化されていない場合、プロジェクトリソースを効果的に活用することが難しくなります。無駄な活動にリソースを割り当てることは、過剰な支出を招き、組織の収益に深刻な影響を与える可能性があります。無駄な活動とは、企業のプロセスにおける不必要なステップのことで、プロセスの最終的な成果物に対する付加価値が低く貴重な資源を消費してしまうものです。もし企業が無駄な活動を効果的に見つけ、排除することができなければ、プロジェクトを推進する際に必要以上のリソースを使用することになり、組織の収益に悪影響を及ぼすことが証明されます。

低いプロジェクトの成果

一元化されたプロセス文書がないため、コミュニケーションが散漫になりがちです。これは、プロジェクトの終了時に利害関係者の期待に適切に応えようとする場合、理想的とは言えません。プロセスの文書化が行われないと、チームはプロジェクトの要件から逸脱し、重要なマイルストーンを達成できない傾向があります。これは、プロジェクトの品質に悪影響を及ぼし、最終的には組織がビジネス目標を達成するのを妨げる可能性があります。

組織プロセスを文書化するメリット

組織のビジネスプロセスを適切に文書化する方法をまとめる前に、まず、会社のプロセスを文書化することの利点をいくつか見てみましょう。

ヒューマンエラーのリスクを低減

組織の目標を達成するためにチームとして働く場合、ヒューマンエラーは必ず発生します。結局のところ、人間は完璧ではありません。とはいえ、過剰な支出を避けるためには、チームはヒューマンエラーをできるだけ減らすよう努めなければなりません。

ヒューマンエラーを減らす最良の方法は、ビジネスプロセスを詳細に文書化することです。これは、プロセスの期間中にどのタスクを達成しなければならないか、そしてそれらのタスクをどのような順序で達成すべきかを明確にすることで、ワークフローのあいまいさを軽減します。

また、プロセスの文書化は、プロジェクト期間中だけでなく、将来のプロジェクトでも参照できるリソースとなり、しばしばコストのかかるミスを引き起こす混乱を最小限に抑えることができます。

非効率なプロセスを排除

非効率的なプロジェクトプロセスは、企業の貴重な時間、エネルギー、資源を浪費します。このため、ビジネスプロセスをすべて文書化することが重要です。

プロセスを詳細に文書化することで、チームは、どのタスクが最終目標に貢献し、どのタスクがそうでないかをより効果的に特定することができます。そして、この情報をもとに、プロジェクトのタスクリストから無駄な活動を排除し、より効果的にリソースを配分することで、企業のプロセス改善を継続できるのです。

プロジェクト成功の確率を高める

プロセスの文書化は、企業のプロジェクトに関わるすべての必要なチームメンバーや利害関係者が、一貫して同じ見解を持つことを担保するのに役立ちます。バリューストリームマップやスイムレーン図などのテンプレートを備えたプロセス文書化ソフトウェアを活用することで、プロセスの透明性を高めることができます。

徹底した文書化により、プロジェクトに関わる各々が、プロジェクトを成功させるために何をしなければならないかを理解することができます。これにより、プロジェクトの要件が明確になるため、プロジェクト作業が最初から正しく完了するようになります。

ビジネスプロセスを適切に文書化するには

ここまで来ると、ビジネスプロセスをどのように文書化すればよいのかが気になるところでしょう。そこで、トップ企業が自社のビジネスプロセスを文書化する際によく行っているベストプラクティスをいくつか紹介しましょう。

文書作成プロセスでは、協働を優先

ビジネスプロセスの文書化は、共同作業のプロセスです。つまり、既存の企業プロジェクトのさまざまなステップの概要を説明し、更新する際には、該当するすべての人が関与する必要があります。その中には、プロジェクトチームのメンバー、社内の利害関係者、さらにはその企業の取り組みに出資している社外の利害関係者も含まれます。

文書へのアクセス性を維持

プロセス文書は、企業プロジェクトに関わるすべての人が簡単にアクセスできるリソースとして機能する必要があります。適切な利害関係者がアクセスできなければ、詳細なプロセス文書を作成する意味がありません。文書へのアクセス性とは、物理的な場所や選択したプラットフォームに関係なく、関係者が必要なときに簡単に共有し、アクセスできることを意味します。

定期的な文章の更新

チームがプロセスを文書化したら、次のステップは、それらを常に最新の状態に保つことです。そのための最良の方法は、プロセス文書の改訂スケジュールを作成することです。改訂は、毎日、毎週、毎月、または四半期ごとに行うことができます。これは、組織の市場環境で発生する変化に依存するだけです。プロセスが期待通りの結果を生み出さない場合や、最適化の機会には、すぐに変更を実施し、文書化するようにしてください。

ビジュアルな図式を活用

視覚的な図形は、包括的なプロセスの文書化の鍵となります。会社のプロセスをテキストベースで長々と説明しても、ビジュアル化ツールのように利害関係者の関心を引くことはできません。ビジュアル図は、既存の企業プロセスを構成するアクティビティを、目を引く分かりやすい方法で描写し、図を見る人すべてが仕事の流れを真に理解できるようにする方法です。

ビジュアル図を使って会社のプロセスを描く最大の魅力は、必要なだけシンプルにも複雑にもできることです。単純なフローチャートから、サプライヤー、インプット、アウトプット、カスタマー（SIPOC）を特定した複雑なマップまで、あらゆるタイプのプロセスマップがあり、プロセスの開始から終了までを視覚的に図にすることができます。

以下の画像は、MindManager で作成した単純なプロセスフローチャートと、より複雑なスイムレーン図の例です。

ビジネスプロセス文書化を強化するための MindManager の使用法

プロセスを文書化する場合、MindManager などのマインドマップ ソフトウェアを使用すると、プロセス文書を開発、共有、および更新する機能が拡張されるため、組織ではよく使用されます。

たとえば、MindManager には、複数のプロジェクト関係者がリアルタイムで共同開発できるプロセス マップ テンプレートが豊富に用意されています。これにより、文書化プロセスが簡素化され、主要な関係者が物理的な場所に関係なく、一緒にプロセスマップを作成することが可能になります。

MindManager には、ビジネス プロセス マップ内の追加ドキュメントを簡単にリンクできるダッシュボードも備わっています。チームはこの機能を使用して、すべてのビジネス プロセス文章に適切な関係者が簡単にアクセスできるようにすることができます。

MindManager は、Excel、Word、Microsoft Project、SharePoint などの一般的な Microsoft ビジネス アプリケーションとシームレスに連携できるのは言うまでもありません。この機能により、チームは Excel データや Word コンテンツなどの情報を Microsoft アプリケーションから MindManager のプロセス文書に直接インポートすることができます。

MindManager は、ビジネスプロセス文書作成ソフトウェアのニーズに対応するソリューションです。

MindManager の無償トライアルを使用して組織のビジネスプロセス文書作成の効率化をお試しください。

この記事は、Why is business process documentation software essential at every level? | DECEMBER 14, 2022 を翻訳したものです。