著者: ジル・フエッチ
ビジネスプロセスマップ作成の詳細に入る前に、その重要性を強調するストーリーを簡単に伝えさせてください。1999年、NASAは火星の大気塵と水蒸気を監視するために設計された衛星「火星気候オービター」を打ち上げました。
火星気候オービターは、最低高度80kmに耐えるように作られました。しかしながら、その軌道は高度57kmに達しその時点で空中分解しました。
ビジネス プロセス マップ 101
ビジネス プロセス マップは、ビジネスの実行内容、その処理を行う担当者、プロセスをどの標準で完了するか、およびプロセスが正常に実行されたかどうかを評価する方法を視覚的に定義する方法です。
もちろん、そもそも「そもそもなぜこんなに危険な高度を飛んだのか」という疑問が生まれるのでしょう。答えは「単位変換」。
ご想像のとおり NASAはたくさんの予防策を講じ、何かを打ち上げる前には多くの研究に従事しています。しかし、このとき、この組織は、ヤード・ポンド法またはメートル法で全面的に一貫していることを確認できていませんでした。
NASAはすべての測定を同じタイプのシステムに変換するプロセスを整っていなかったため(またはそのプロセスが失敗したため)、組織は1億9300万ドルの衛星とその作成に入った多くの工数を失いました。壮大なプロセスの失敗について話しましょう。
そして、この誤りを犯したのはロケット科学者でした。彼らは間違いなく非常に知的な人々でしたが、誰も間違いから免れることはできません。ビジネス プロセスマップが非常に役立つ理由のひとつです。企業が問題を回避し、プロセスを改善し、効率を向上させることができます。
このガイドでは、ビジネス プロセス マップの概要、使用される場所、および重要な理由について詳しく説明します。また、ビジネス プロセス マップの例も紹介します。
ビジネス プロセス マップとは
ビジネス プロセス マップは、ビジネスの実行内容、その処理を行う担当者、プロセスをどの標準で完了するか、およびプロセスが正常に実行されたかどうかを評価する方法を視覚的に定義する方法です。
ビジネス プロセス マップは視覚的であるため、技術的な作業を行わずに重要な概念を説明するのに最適な方法です。つまり、ビジネス プロセス マップの内容を理解する最善の方法は、その例を見ることです。これは次で行います。
ビジネス プロセス マップの例
これは、顧客が注文を行った後に、開始から終了までの処理を示すビジネス プロセス マップの例です。
このビジネス プロセス マップには、どのようなアクションを実行する必要があるか、どの部門が役割を果たすか、それらの部門が関与する必要がある時期、および途中で何か問題が発生した場合に何が起こるかが明確に示されています。
ビジネス プロセス マップの利用場所
ビジネス プロセス マップは、さまざまな理由で、すべての種類のビジネスで使用されます。最も一般的には、企業はビジネス プロセス マップを使用して:
- トレーニング –ビジネス プロセス マップの利点の 1 つは、何かの全体像を把握するための迅速で簡単な方法を提供することです。たとえば、注文が出された後に何が起こるかを示すビジネス プロセス マップの例を挙げてください。新入社員に説明するために書面で書き込もうとすることを想像してみてください。もちろん、それは可能ですが、視覚的に表されている方が、理解が速いでしょう。
- ベスト プラクティス –さまざまなプロセスの実行方法をマップにすることで、特定のプロセスを適切に処理する特定の部門を見ることができます。これにより、組織全体で最も成功したプロセスを組み込むことができます。
- 問題解決 –NASAの例で見たように、ビジネスプロセスマップはNASAが火星気候オービターで経験した問題を防ぎ、組織が1億ドル以上節約するのに役立ったかもしれません。しかし、ビジネス プロセス マップは問題を防ぐ可能性があるだけでなく、プロセスのボトルネックを特定する場合にも役立ちます。
ビジネス プロセス マップが重要な 5 つの理由
これらのいくつかについてはすでに簡単に触れましたが、要約すると、ビジネス プロセス マップは次の理由で役立ちます。
1. ビジネスプロセスマップは視覚的
条件が同じなら、一般的にそのプロセスを説明するハンドブックを読むよりも、たとえ読んでいなくても、プロセス図を見る方が速くなります。
2. ビジネスプロセスマップは理解を補助
ビジネス プロセス マップはプロセスの概要を示し、専門家以外のユーザーや技術的なスキルを持たないユーザーは、複雑な説明なしにプロセス全体を簡単に理解することができます。
さらに、ビジネス プロセス マップにより、部門間で情報をより簡単に共有できるため、企業のさまざまな領域で互いから学ぶことができます。
3. ビジネスプロセスマップにより誤りが減少
この記事では、NASAのプロセスの問題にしか触れていませんが、プロセスの失敗のために、財務的、さらには危険な災害を経験した他の企業は数多くあります。プロセスがマップされると、このような壊滅的なリスクは大幅に減少します。
4. ビジネスプロセスマップは効率的
プロセスに問題がある場所を特定することは困難な場合があります。
ビジネス プロセス マップはこのような推測を排除し、全体像を把握するのに役立ちます。この全体像があると、効率を向上できる箇所が簡単に特定できます。
5. 業務プロセスマップで社員のやる気が向上
チームがビジネス プロセス マップに協力して作業を行う場合、ビジネス全体に貢献する価値があると感じることができ、すべてのチームが重要だと感じることができます。
その結果、従業員はフィードバックが重要だと感じる可能性が高くなり、仕事する環境に対する良好な感覚を保つために長い道のりを歩むことができます。また、ビジネス プロセス マップを作成することは、共同作業を促進するチームビルディングの優れた演習です。
ビジネス プロセス マップがビジネスにとって非常に有益である理由がわかったかと思います。ビジネス プロセス マップを職場にどのように持ち込むのか疑問かも知れません。我々は、MindManager などのビジネス プロセスをマップするために構築されたソフトウェアから始めることをおすすめします。
この記事は、What is business process mapping? を翻訳したものです。
