著者:エミリー・フィンレイ

フローチャートは、ビジネスプロセスの最初から最後までを簡単に「見える化」する方法を提供し、同僚や主要な関係者がワークフローの概要をより深く見ることを可能にします。

また、フローチャートは個々のステップで構成されているため、より細かい部分まで見ることができるというメリットもあります。

ビジュアルツールを使ってフローチャートを作成すると、各ステップが次のステップにどのように影響するかを確認できるため、より実践的で成功確率の高いプロセスを開発することが可能になります。

このような理由から、フローチャートは組織内で一般的な選択肢となっています。また、作成が簡単で、複数のチームや意思決定者に情報を視覚的に提示する理想的な方法であるため、その人気はシンプルさにも起因しています。

この記事では、フローチャートの力を利用して、より良い、より効果的な計画やプロセスを計画・実行する方法について説明します。

フローチャートを成功させるための4つの重要な要素

成功するフローチャート図は、特定のプロセスやワークフローを完了するために必要な各ステップを明確に概説しています。

以下の4つのステップを参考に、わかりやすく、明確に定義されたフローチャートインフォグラフィックを作成し、あなたとあなたのチームを成功に導いてください。

1. 目標を明確にする

作業を始める前に「このフローチャートは何に使うのか？」と自分に問いかけてみましょう。

例えば、あなたのチームがよく取り組む特定のプロジェクトタイプのワークフローを見える化するのか。あるいは、特定のビジネスプロセスを図式にして、生産を遅らせる可能性のあるステップを確認するのか。

フローチャートを作成する全体的な理由を決定することは、どの情報を含める必要があるかを決定するのに役立ちます。

例えば、ワークフロー図を作成する場合、フローチャートには、各ステップを担当する個人やチーム、各ステップに含まれるタスクに関する情報が含まれていることを確認する必要があります。

2. 対象者を明確にする

フローチャートは視覚的なツールなので、見る人、利用する人に合わせて設計することが重要です。

例えば、直属の部下や同僚と特定のワークフローをドキュメント化するためにフローチャートを作成する場合、別のチームや部門向けに作成する場合ほど、文脈や背景を含める必要はないでしょう。

フローチャートを作成する際には、閲覧者に提示する情報の量に注意する必要があります。テキストの使用は最低限にし、ステップ数を極力少なくすることによって、チャートが読みやすく、理解しやすいものになるようにします。

3. 必要な情報を集める

目標を設定し、対象者を定義したら、フローチャートを完成させるために必要な詳細と情報をリストアップしましょう。

各ステップで何が起こるのか、関係する作業と意図する結果の両方を知っておく必要があります。この情報の例としては、以下のようなものがあります。

• どこで生産が停滞するのか、どのステップで最も高いコストが発生するのかなど解決しようとしている問題。
• ある工程で製品がどの段階にあるのか、またその工程はどこで行われるのかなど各工程における個々の作業やプロセス。
• このステップを完了するのにかかる時間や、何人が関与しているかなど、見える化させようとしているプロセスの理解を深めるあらゆるデータ。

このような情報を集めるには、まずチームでブレーンストーミングを行い、必要な情報を提供してくれる従業員を集めるとよいでしょう。

4. フローチャートを作成する

さて、集めた情報をすべて図に視覚化し、フローチャートを設計する準備が整いました。

MindManager® は、多数のフローチャートテンプレートから選択できるため、フローチャートの作成に理想的なツールです。

また、チームメンバーとフローチャートを簡単に共有・編集できるので、共同作業がしやすくなります。

以下の手順で、簡単にダイアグラムを作成、コラボレーション、共有しましょう。

MindManagerでフローチャートを作成する方法

以下の4つの手順で、MindManagerでフローチャートを作成します。

1. テンプレートを選択する

MindManager のライブラリには、専用のフローチャートテンプレートを含め、デザインプロセスを簡略化するためのテンプレートがプリインストールされています。各テンプレートはカスタマイズする前にプレビューすることができるので、ライブラリ内を探索し自分に合ったテンプレートを見つけてください。

準備ができたら、ライブラリから好きなテンプレートを選び、「マップ作成」をクリックするだけで、簡単に作り始めることができます。

2. フローチャートテンプレートのカスタマイズ

フローチャート内の要素を移動させることで、ドキュメント化するプロセスやプランの手順を正確に表すことができ、カスタマイズが可能です。各ブロックのサイズや形状を調整することで、図の中の各ステップを分類することができます。

たとえば、大きな図形を使用すると、どのステップが最も重要であるかを示すことができ、チームごとに異なる図形を使用すると、誰が何を担当しているかを明確に示すことができます。

フローチャート内の各図形には、テキスト、アイコン、画像などを使って情報を追加することができます。また、図式を色分けすることで、優先度やタスクの進捗状況など、特定の要素を明確に定義することも可能です。

3.データにリンクを設定する

フローチャートの作成にMindManagerを使用する最大の利点の1つは、追加のリソースにリンクすることができることです。フローチャートに多くのデータを詰め込むのではなく、必要な情報が記載された文書やWebサイトへのリンクを貼るだけでよいのです。

たとえば、特定のタスクの顧客要件にリンクして期待に応えるようにしたり、特定のプロセスの各段階のパフォーマンス統計を強調するデータレポートにリンクしたりすることができます。

MindManager は Microsoft Outlook および Office とも連携できるので、Word 文書を添付してこれらのツールから直接データをインポートしたり、Outlook の受信トレイからタスクや電子メールをインポートしてフローチャートに詳細を追加したりすることができます。

4. チームで協働する

MindManagerでは、すべてのダイアグラムで、チームとのコラボレーションが可能です。フローチャートファイルにチームメンバーを追加したり、編集可能なリンクを誰とでも共有したりすることができます。

MindManager では、複数の人が同じフローチャートを同時に編集できるため、各ワーカーが特定の情報セットに貢献しながら、一緒に図を作成することができます。

また、他のチームや部署の従業員の協力が必要な場合も、タグを付けてワークフローにすることができます。

フローチャートを使って、プロセスの改善やワークフローの問題点を解決するために変更を加えた場合、その変更を反映するファイルを更新すれば、すべてが常に最新に保たれます。

フローチャートの作成を始める準備はできましたか？MindManager を 30 日間無料でお試しください。

この記事は、How to create a business flowchart infographic | JANUARY 2, 2022 を翻訳したものです。