ビジネスプロセス最適化とは

成長中の企業にとって、今日の市場で競争力を維持するためには、利用可能なリソースを戦略的に活用し、業務プロセスを効率的にすることが極めて重要です。

非効率なオペレーションは組織の貴重な時間とコストを奪い、さらに、企業の製品やサービスの質を低下させる可能性があります。顧客の満足度を高め収益性を向上させるためには、ビジネスプロセス最適化の方法と手法の導入を検討してください。

ビジネスプロセスの最適化は、組織のリソースをより有効に活用し、ワークフローをより論理的かつ効率的にすることに焦点を当てています。この最適化プロセスの目標は、資源の無駄をなくし、業務を合理化し、企業の支出を削減することです。

ビジネスプロセスの最適化戦略は、既存のプロセスを最適化することで収益を改善し、ワークフローの重複を排除し業務のボトルネックを見つけ、無駄を削減するために成功した組織で使用されています。

ビジネスプロセスの最適化は、シックスシグマ、リーン方式、総合的品質管理（TQM）など、さまざまなプロジェクト管理の方法を使って進めることがよくあります。これらの方法論とガイドラインは異なりますが、いずれも企業の組織改革を支援することができます。

この記事では、ビジネスプロセス最適化のメリット、さまざまなプロジェクト管理手法を用いたワークフロープロセスの最適化、および MindManager® などのツールを用いたビジネス最適化のプロセスの見える化について説明します。

ビジネスプロセス最適化のメリット

プロセスの最適化により、ワークフローのギャップや弱点が明らかになります。既存のビジネスプロセスの効率性を分析することで、組織は自社をより良い方向に変革することができるようになります。

従業員の生産性を向上

従業員の生産性の低下は、多くの場合、明確さの欠如が原因です。チームがワークフローを完成させるための最適な方法を知らなければ、会社の取り組みから離れ質の低い仕事をする可能性があります。会社のプロセスを最適化することで、従業員の燃え尽き症候群の原因となる冗長なタスクを排除し、従業員の生産性を高めることができます。

会社のムダをなくす

プロセスを継続的に最適化しようとしない会社は、多くの場合大量のムダを生み出しています。ここでいう無駄とは、成果物の品質やプロセス自体の効率に貢献しない、プロセス内の不要な作業や冗長な作業を指します。ビジネスプロセスの最適化を実践することで、企業は、企業資源を不必要に使用する無駄な活動を排除することができます。そして、その資源を、新製品の生産やサービスの向上など、より大きな効果をもたらす他の取り組みに割り当てることができるようになります。

プロジェクトのボトルネックを特定

ビジネスプロセスの最適化ではさまざまな哲学や方法論を用いて、既存のプロセスの中で何がうまく機能しており何がうまく機能していないのかを特定します。コミュニケーションの問題や時代遅れの技術など、プロジェクトのボトルネックを特定することで組織は業務のやり方をより良いものに調整することができます。これは通常、ワークフロー内の特定のタスクを削除または変更し、プロセスのリソースの割り当て方法を再構築し、業務をより効率的かつ効果的に行うものです。

プロジェクト管理手法で組織プロセスを最適化する方法

組織プロセスの最適化をどのように始めればよいか悩んでいるのであれば、まず、人気のあるプロジェクト管理法のひとつを使ってみることから始めてください。

シックスシグマ

シックスシグマは、企業がワークフローを標準化し、業務効率を向上させるためのプロジェクトマネジメント手法です。この方法論は、ビジネスプロセスを最適化するために、DMAIC（Define, Measure, Analyze, Improve, Control）モデルに従っています。

DMAIC モデルでは、業務プロセスを最適化するために、5つの特徴的な段階を経る必要があります。

第 1 段階：定義

このサイクルの最初の段階では、最適化する必要のある既存のプロセスを記述した陳述書を作成するようチームに要求します。プロセスの現状と改善すべき範囲を明確に定義する必要があります。チームは、ワークフロー図などのプロセス可視化ツールを使って、手元のプロセスの最適版がどのようなものかをマップ化することができます。

第 2 段階：測定

DMAIC はプロセスの最適化に対するデータ駆動型のアプローチであり、最適化したいプロセスの現在の指標を正確に反映するために基準測定する必要があります。記録すべき重要なプロセス指標には、プロセスの所要時間、プロセスの全体コスト、エラー率や欠陥率などがあります。これらの基準測定値は、最適化後のサイクルの後半で、実施した変更が本当に手元のプロセスを最適化しているかどうかを判断するために使用されます。

第 3 段階：分析

サイクルのこの時点で、チームは根本原因の分析を行い、特定のビジネスワークフローが完全な効率で動作していない根本的な理由を見つける必要があります。その際、プロセスマップを作成し、プロセスの構造を可視化します。こうすることで、プロセスのボトルネックをよりよく可視化し、ワークフロー全体を改善するために変更または削除できる活動を見つけることができます。

第 4 段階：改善

組織のプロセスが徹底的に分析され、プロセスを最適化するための論理的なプランが確立された後でのみ、チームは提案された変更を実行に移し始めることができます。このとき、既存のプロセスを変更することによるリスクを考慮し、監視することで、リスク要因が発生したときに迅速に対処できるようにします。

第 5 段階：制御

このサイクルの最後のステップは、あるプロセスを最適化するために実施した変更が、時間の経過とともに劣化していないことを確認することです。この段階では，サイクルの開始時に測定した基準値と，最適化後に収集した測定値を比較する必要があります．これにより、DMAICサイクルで行った変更が、本当にそのプロセスをより効率的にしたのかどうかを判断することができます。

リーン方式

リーン方式は、組織が無駄を排除しながら業務を最適化することを目的とした経営哲学です。

リーン手法では、企業が業務プロセスを最適化するために排除すべき無駄な活動を 8 種類に分類して規定しています。

不良品

製品の欠陥やサービスの不具合を確認し、修正することで時間を浪費すること。

過剰生産

顧客の要求を満たすために、必要以上に多くの材料を生産すること。

過剰処理

設計が不十分な製品やサービスを修正するために、冗長なタスク割り当てを実行し、追加のタスク割り当てを完了すること。

待ち時間

ビジネスプロセス中に発生する中断、または既存のプロセス内のタスクの間にある待ち時間。

在庫

現在の製品またはサービスの注文を処理するのに必要でない材料を備蓄すること。

輸送

不必要に製品を輸送すること。

スキル

従業員のスキルや知識を十分に活用しないこと。

リーン思考は顧客を念頭に置き、ビジネス慣行から付加価値を生まない活動を特定し、排除することによってプロセスを最適化することから始まります。そのために、リーン手法では、企業のワークフローを促進する際の 5 つの基本原則を規定しています。

1.顧客ベースから価値を見出す

業務を円滑に進める際に価値を優先させることは、リーン方式の哲学の最も重要な側面のひとつです。ビジネスワークフローの期間中に価値の創造を追跡することによって、組織は、顧客が何を望み、何を必要としているか、そして、どのように彼らに価値を提供できるかを理解することができるようになります。チームは、顧客から回答を得ることで価値を特定し、自社が顧客基盤に価値を提供するために良い仕事をしているかどうかを判断することができます。これは、顧客インタビューを行う、顧客にアンケートを送る、あるいはチームでブレーンストーミングセッションを行い、あるプロセスが顧客に提供している価値を見極めることで実現できます。

2.プロセスのバリューストリームをマップ

お客様に何が評価されているのかをチームがしっかりと理解したら、バリューストリームマップの作成を開始します。バリューストリームマップとは企業のワークフローを視覚的に表現し、業務ワークフローのバリューストリームを強化するために排除できる非付加価値活動を特定するプロセスです。既存のプロセスに対してバリューストリームマップを作成する場合は、すべてのステップを詳細にマッピングし、無駄な活動を洗い出し、排除する必要があります。

3.継続的なワークフローの開発

この段階では、プロセス全体および個々のステップのレンズを通してプロセスを検証し、価値に貢献しない活動を排除する必要があります。また、プロセスに関わるすべての関係者が協力し、会社のリソースをどのように活用すればよいかを判断する必要があります。このステップの終了時には、チームは会社のプロセスのどの側面を変更すべきかを明確に理解できるようになっているはずです。

4.プルシステムを構築

プルシステムのコンセプトは非常にシンプルです。プルシステムでは、進行中の仕事を制限することでリソースの流れを管理し、チームメンバーが目の前の仕事に集中できるようにします。タスクが完了すると、チームメンバーは残案件から優先順位の高い順に次のタスクを引き出します。組織的なプロセスにおいてプルシステムを構築することで、企業はより速いスピードで仕事を提供し、従業員の生産性を高め、プロセスを促進するために必要なリソースの数を減らすことができるようになるのです。言い換えれば、プルシステムを構築することで、チームは会社のプロセスとリソースの流れを論理的に最適化することができるのです。

5.継続的な改善を実践

リーンの哲学では完璧なプロセスは存在しないため、プロセスは常に改善することが可能であるとされています。したがって、企業の寿命が尽きるまで、組織のワークフローを最適化する機会を継続的に探し求めることが重要です。これにより、顧客ベースと従業員ベースの両方に対して、常に付加価値を提供できるようになります。

総合的品質管理（TQM）

統合的品質管理（TQM）は、組織全体が長期にわたって継続的な改善に注力することを求めるフレームワークです。TQMは、組織が顧客に提供する商品やサービスの質を高めるために、会社のワークフローを最適化することに焦点を合わせています。

TQMでは、チームがより良く顧客を満足させ、製品の欠陥やサービスの失敗を減らし、運用コストを削減するために 8 つの特徴的な原則があります。

1.顧客を重視

TQMでは、企業が生産する製品やサービスの品質は、顧客によって決定されることを認めています。したがって、どのプロセスが高品質の製品を生産しているかを理解する唯一の方法は、返品率、カスタマーレビュー、顧客調査などの形で顧客のフィードバックを求めることです。ビジネスプロセスが顧客志向であることを確認することで、企業は不必要なタスクの割り当てを排除し、価値を提供するタスクにのみリソースを割り当てることができるようになるのです。

2.コミュニケーションを優先

ビジネスプロセスを最適化するためには、従業員が効果的にコミュニケーションをとることが必要です。企業内の各チームメンバーは、企業目標を効果的に達成するための戦略、方法論、ツールについて知っている必要があります。社内の各部門に公式なコミュニケーションチャンネルを設け、全社的な目標達成のために自分がどのように貢献できるかを社員がよりよく理解できるようにしましょう。そうすることで、チームの士気が高まるだけでなく、会社のプロセスの有効性をより正確に測定し、組織のワークフローを最適化する方法について協力することが可能になります。

3.継続的改善を実践

継続的な改善は、TQM のフレームワークの重要な側面です。チームは、リソースをより有効に活用し、顧客に価値を提供し、運用コストを削減するための新しい革新的な方法を常に模索する必要があります。そうすることで、組織はパフォーマンスを向上させ、適応性を高め、変化し続ける市場において競争力を維持することができるようになるのです。

4.従業員のやる気を高める

プロセスを最適化するためには、従業員が質の高い仕事をするように仕向けなければなりません。従業員は、自分が担当するタスクの割り当てや、ワークフローの全体像を理解する必要があります。そうすることで、従業員は積極的にプロセスに貢献し、タスクの完了を効率化する方法を見つけたり、問題が発生したときに創造的に解決したりすることができるようになるのです。

5.事実に基づく意思決定の活用

会社のデータを収集し、分析することで、チームはより良いビジネス上の意思決定を行うことができます。事実に基づく意思決定ではデータベースを監査し、有効なデータ分析と可視化の方法を用い、経験と自社データの両方を用いて意思決定を行うことが必要です。事実に基づく意思決定を活用することで、企業は、あるプロセスが最適に機能しているかどうかのガイドラインとしてプロセス指標を使用し、戦略的にプロセスを最適化することができます。

6.体系的なアプローチの利用

ビジネスのワークフローを効率化するために、企業は社内の複数のプロセスを完全なシステムとして管理する必要があります。このシステムの目的はただひとつ、最も効率的な方法で企業の目標を達成することです。会社の業務に体系的なアプローチを用いることで、従業員のパフォーマンスと業務効率を向上させるプロセス改革を実施することができます。

7.統合されたシステムの構築

ほとんどの企業は、職場で独自の機能を持つさまざまな社内部門から構成されています。TQM では、組織の縦割りを解消するために、職場の運営を統合的なアプローチで行うことを重視しています。統合されたシステムは、社内の異なる部門を相互に接続し、社内のすべてのチームメンバーが会社の方針、基準、プロセスを十分に理解することができます。また、フローチャートなどの視覚的な資料を活用することで、各自がどのように会社のプロセスに関与しているかを正確に理解できるようになります。これにより、組織のワークフローが合理化され、社員が自分のタスク割り当てに責任を持つようになることで、社員の生産性が向上します。

8.プロセス中心の組織

TQM では、決められたプロセスを遵守することが非常に重要です。チームは、会社の各プロセスについて、視覚的な行動計画の概要を説明する必要があります。そうすることで、あるプロセスでどのような活動をしなければならないか、また、その活動をどのようにすれば最も効率的に完了できるかを理解することができます。会社のプロセスを遵守することで、チームは会社のプロセスが顧客に与える影響を評価し、より質の高い製品やサービスを生産するためにプロセスを最適化する方法を理解することができます。

ビジネスプロセスの最適化に向けた MindManager の活用法

脳に伝わる情報の 90% は視覚からであると言われています。マインドマップなどのビジネスプロセス可視化ツールを活用することで、組織はプロセスがどのように進められているかをよりよく理解し、プロセスの最適化の機会を見つけることができるようになります。

MindManager は、ビジネスリーダーが組織のプロセスを最適化できるよう支援するマインドマップソフトウェアで、チームがビジネスプロセスをよりよく見える化するために使用できるさまざまなテンプレートを提供しています。

MindManager を使用するこで、バリューストリームマップ、プロセス マップ、PDCA サイクル、ワークフロー図、およびその他の有用なプロジェクト管理図をシームレスに協働して、社内プロセス内の無駄を排除し、リソースをより適切に配分する方法を見つけることができます。

MindManager の共同編集機能により、チームはマインドマップを同時に編集することができ、ビジネス プロセス最適化プランの作成にかかる全体の時間を効率化することができます。また、MindManager では、将来使用するためにテンプレートをカスタマイズして保存できるため、貴重な時間を節約して、組織全体の効率を向上させる変更の実施に充てることができます。

MindManager を30日間無料でお試しいただき、ビジネスプロセス最適化してみてください。

この記事は、What is business process optimization? | OCTOBER 19, 2022  を翻訳したものです。