プロセスマップは、特定の業務ワークフローを視覚的に表現したものです。プロジェクトチームが、あるプロセスの最初から最後までの一連の流れをよりよく理解するのに役立ちます。プロセスマップが作成されると、無駄な活動を排除し、効率を最大化することによってプロセスを合理化し、継続的な改善を可能にできます。
プロセスマップを活用することで、全体像を把握した上で、特定のタスクやワークフローの細部に至るまで、改善や無駄なステップの排除の機会を見つけられます。
この記事では、プロセスマップを成功させるため、すべての構成要素の概要を説明し、MindManager® で作成されたプロセスマップテンプレートの例をいくつか紹介します。
なぜプロセスマップはビジネスにとって重要なツールなのか
プロセス マップは企業が社内のプロセスをよりよく理解し、改善の箇所を見つけるのに役立ちます。プロセス
マップは、複雑さに関係なく、組織内のさまざまなワークフローに適用でき、プロジェクト
チームにとって有用です。図式にすることでチームは、パフォーマンス、顧客満足度、業務設計に関連する問題を評価し対処できます。
すべてのプロセスマップは、あるプロセスが現在ビジネスにおいてどのように機能しているかの概要から始まります。このモデルができあがると、業務プロセスを改善するために参照したり、全く新しいプロセスを開発するために使用したりできるようになります。プロセスマップは、適切に活用されれば、重要な業務知識を組織全体に伝達できます。
また、プロジェクトチームのメンバーが他の仕事に移る際に失われがちな情報も、プロセスの流れを把握することで保持できます。プロセスマップは、業務がどのように行われるべきかを理解し、既存の業務を改善するために必要な情報を提供するリソースです。
プロセスマップを成功させるための重要な要素
組織内のビジネスプロセスを示す図にはさまざまな種類がありますが、共通しているのは次の3つの要素です。
プロセスデータ
正確なプロセスデータがなければ、プロジェクトのワークフローをマップ化することはほぼ不可能です。改善すべきプロセスに直接関与しているチームメンバーから正確なデータを収集するようにします。このデータには、各タスクの説明、チームメンバーの役割と責任、リスク要因、プロジェクトのタイムライン、リードタイムやサイクル期間などの主要業績評価指標などが含まれることがあります。
データは、プロセスマップ上のシンボルや図形を使用して視覚的に表示されます。MindManager などのマインドマップ
ツールを使用すると、プロセス
マップ上の図形を展開したり、畳んだりして、追加のプロセス
データを表示できます。MindManager で作成されたマインドマップには、さらにデータや背景となる情報を提供するためのリンクやファイルを含めることもできます。これは、プロセスマップに直接関与していないプロジェクト関係者が、プロセスの流れの背後にある論理を理解するのに役立ちます。
プロセス マップの種類
改善すべきプロセスを選択し、必要なワークフローデータを収集したら、そのプロセスをマップ化を開始する準備が整いました。紙とペンでプロセスをマップ化することは、より洗練されたソリューションの必要性を確認するのに役立ちますが、現在のビジネスオペレーションをより良く理解し、改善するための最も効果的な方法でないことは明らかです。その代わりに、マインドマップソリューションには、プロセスマップのテンプレートが組み込まれており、組織全体で簡単にプロセスマップを作成し、協働し、共有できます。
一般的に、プロセスマップテンプレートには、プロセスマップを構築するために必要なすべてのコンポーネントが含まれています。プロセスマップテンプレートは、プロジェクト関係者が追加ソフトウエアを必要とせずに、簡単に表示や変更ができるように、ユーザーフレンドリーなインターフェースを持つものを選択するようにします。最適なプロセスマップテンプレートを使用することで、ニーズに適合するだけでなく、他の人が簡単に理解できるプロセスマップを効率的に作成できます。
ここでは、最も一般的に使用されているプロセスマップテンプレートをいくつか紹介します。
スイムレーン図
スイムレーン図は、特定のプロセスを完了するために必要な活動、役割、責任を分解したものです。これは、コミュニケーションの阻害、タスクの重複、現在のワークフローにおけるギャップのトラブルシューティングを行う際に有益です。
以下は、MindManager で作成したスイムレーン図の例です。
バリューストリームマップ
バリューストリームマップは、組織が製品やサービスを生み出すプロセスを特定し、改善するのに役立ちます。プロセス内の情報や材料の流れを追跡することで、作業を最適化し、顧客により多くの価値を提供できます。バリューストリームマップは多くの場合、プロセスが現在どのように機能しているかを示す「現状」と、どのように改善できるかを示す「未来」の2つの部分から構成されます。
下の画像は、MindManager で作成したバリューストリームマップの一例です。
高レベルのプロセスマップとSIPOCプロセスマップ
高レベルのプロセスマップは、通常、プロセス内の4～8つの主要なステップを示すフローチャートで、顧客のニーズに対応し、アウトプットを生成するのに関わる活動の順序を示すものです。この例が SIPOC マップ (Supplier:供給者, Input:入力, Process:プロセス, Output:出力, Customer:顧客) で、組織がプロセスの複雑さを理解し、ワークフローの非効率性を改善するのに役立ちます。
次の図は、MindManager で作成した高レベルの SIPOC マップを示しています。
フローチャート
フローチャートは、組織内のプロセスまたはワークフローを視覚的に表現します。フローチャートでは、プロセスの各ステップは、ワークフローが進む方向を示す矢印で接続されています。フローチャートは、以下の画像のように非常にシンプルなものから、SIPOC マップのような複雑なものまであります。フローチャートは、組織がワークフローのボトルネックを見出し、複雑なプロセスを説明し、ワークフローを視覚化し、アイディアをブレーンストーミングすることを可能にします。
ここでは、MindManager を使用して作成した簡単なフローチャートの例を示します。
プロセスマップのシンボル
プロセスマップを作成するために必要なさまざまな記号は、ワークフロー自体の複雑さによって異なります。ここでは、プロセスマップによく使われる記号をいくつか紹介します。
- コネクタ: 任意の2つのステップを結ぶ細い矢印のこと。また、プロセスの進むべき道や方向を示します。
- 開始/終了: 開始・終了記号は、プロセスマップ上では、丸みを帯びた長方形で表示される。プロセスの開始点と停止点を示します。
- 処理: 処理記号は、通常、角のとがった長方形で表示されます。プロセスの特定の時点で発生する作業やタスクが記述されている。各処理には、ひとつのタスクのみ記述します。
- 判断: 判断記号は、ひし形に矢印が突き出たような形をしています。これらのシンボルには、Yes:はい/No:いいえの質問と、その回答に応じてプロセスの次のステップにつながるコネクタが含まれます。
MindManager でプロセス マップ作成
テンプレートからプロセスマップを作成することは、ゼロから作成するよりもはるかに簡単です。あらかじめテンプレートが用意されている MindManager などのマインドマップソリューションを活用することで、チームの業務改善能力を向上させることができます。
MindManager には、調整可能なテンプレートが用意されており、プロセス改善の取り組みに役立てることができます。たとえば、MindManager のワークフロー図テンプレートを使用して、既存のビジネス
プロセスをマップにできます。さらに、テンプレートからプロセスマップを作成する場合、MindManager の使いやすいドラッグ
アンド ドロップ機能を利用して、チームのプロセスマップ作成を効率化できます。
また、MindManager にはクロスプラットフォームの共同編集機能があり、チーム
メンバーでプロセス
マップを簡単に作成、編集、共有できます。チームリーダーは、この機能を使用して、プロセス
マップの手順を通じてプロジェクト関係者からフィードバックを集め、正確かつ全員が同じ見解であることを確認することもできます。
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