署名：ジル・ヒューティッチ
プロセスのドキュメント化は、組織の成功にとって非常に重要ですが、意外と知られていないかもしれません。結局、プロセスのドキュメント化といっても、会社でしなければならないと思っているだけのことになっていないでしょうか？ おそらく忙しそうな仕事のように聞こえていることでしょう。
しかし、実際はそうではありません。あるプロセスがどのように実行されているかをドキュメント化することで、実は組織全体の効率を向上させることができます。
例えば、『Management by Process: A Roadmap to Sustainable Business Process Management』という本の中で紹介されているヨーロッパの在宅介護組織を例に挙げてみましょう。この在宅介護組織のサービスは劣悪で、クライアントからの依頼が完了するまでに7週間もかかるものもありました。
当然のことながら、同社の社内プロセスも混沌としていました。情報は重複していることが多く、事業計画は「大きなホワイトボードに付箋紙とピンで書かれていた」のです。ご想像通り、これでは重要な情報を把握することが難しくなっていました。
この悲惨な状況を改善するために、同社はプロセスを合理化するプロジェクトに着手しました。
その結果は目を見張るものがありました。 この在宅介護組織ではエラー率を大幅に下げ、7週間かかっていたクライアントのリクエストの完了が、わずか4日にまで大幅に減少しました。さらに、同社は効率を大幅に改善できたため、50%のスタッフを解雇することでコストを削減することができました。
この例は、なぜプロセスをドキュメント化することに価値があるのかを見事に表しています。もちろん、そのためには適切なツールが必要です。この記事では、それについて議論します。
この記事では、プロセスドキュメント化の様々なタイプを検討し、プロセスドキュメント化ツールに何を求めるかを説明し、利用可能な様々なツールのいくつかを議論します。
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プロセスドキュメントの種類
プロセスドキュメントには、大きく分けて3つのタイプがあります。
- プロセスマップ
- 手順書
- 作業指示書
ご想像の通り、プロセスマップはビジネスプロセスを視覚的に表現します。例えば、アクティビティと相互依存関係を描いたフローチャートを考えてみてください。
これに対し手順書とは、プロセスがどのように実行されるべきかを文書で記述したものです。通常、これはWord文書で行われます。
プロセスドキュメントの最後のタイプは作業指示書です。これは手順書と似ていますが、より具体的で、プロセス内のタスクがどのように実行されるべきかをステップバイステップで説明しています。
これらの概念をより良く説明するために、あなたの組織で出くわすであろうプロセスドキュメントの例をご紹介します。
- 受注した注文がどのように処理されるかを示すフローチャート（プロセスマップ）
- 新任管理者を採用する際に行う一般的な手順を説明した書類（手順書）
- 組織の求人票の作成方法を段階的に説明したドキュメント（業務指示書）
プロセスドキュメント化ツールに注目すべき点
プロセスのドキュメント化を実行する際には、以下のようなメリットを提供するツールを探してみましょう。
- 使いやすさ：ツールを使ってもプロセスをドキュメント化する方法を誰も理解できないとしたらどうなるでしょう？おそらく使われることはないでしょう。そのため、あなたが投資するプロセスドキュメント化ソフトウェアはどれも、簡単に高速に使用できることを確認しましょう。
- 連携：よいプロセスドキュメント化ツールは、チームが使用する他のアプリケーションとデータを共有することができます。これにより－在宅医療機関が直面した問題である－チームが同じ情報を複数の場所で重複し再作成することを防ぐことができます。また、連携させることで、会社が使用しているすべての重要なソフトウェアプログラムから関連データに簡単にアクセスできるため、ビジネスの効率化にも役立ちます。
- モバイルフレンドリー ：オフィス関連の仕事でもスマートフォンが台頭している現在、モバイルフレンドリーなソフトウェアが最適です。これにより、チームメンバーは、自宅からでも、移動中でも、会議中でも、必要なすべての重要な情報に簡単にアクセスすることができます。
- 汎用性：よいプロセスドキュメント化ツールは、堅牢な機能を備えています。単に一つのことをうまくこなすだけではなく（例えば、テキスト文書の作成など）、フローチャート、マインドマップ、スイムレーンダイアグラムなどの形でデータを視覚的に表現することを容易にしています。理想的には、ドキュメントをサポートするためのリンクや添付ファイルを簡単に追加して、指示に深みを持たせることもできます。
プロセスドキュメント化ツールの5つの例
使えるプロセスドキュメント化ソフトウェアツールは数多くあります。ここに最も一般的に使用されるもののいくつかがあります。
1. Google Docs
Google Docsについては、すでにご存知の方も多いでしょう。このクラウド型ソフトは、Word文書を簡単に作成して他の人と共有することができます。そのため、手順書や作業指示書を作成したい小規模事業者には便利です。
2. Microsoft Word
Google Docsの前から存在しているMicrosoft Wordも手順書や作業指示書を作成するのに最適なツールです。また、一般的にはプロセスフローには使用されませんが、SmartArt機能を使ってその機能を提供しています。
3. Evernote
Evernoteはメモを取るためのアプリとして最もよく知られていますが、小さなワークフローをドキュメント化することもできます。例えば、Evernoteは、手順書やチェックリスト、作業指示書やハウツーを作成するために使用することができます。
4. Microsoft Visio
Microsoft Wordと同様、Visioも長い間存在しています。このビジュアルアプリでは、ユーザーは様々なダイアグラムを使ってプロセスフローを作成することができます。しかし、このソフトウェアは完全に直感的に使えるわけではなく、ライセンス費用が高くつくこともあり、ユーザーの中にはVisioを使い始めるのが大変だという人もいます。
5. MindManager
少し偏っているかもしれませんが、MindManager はプロセス ドキュメント作成のためのお気に入りのソフトウェアです。MindManager を使用すると、プロセス マップ、フローチャート、スイムレーン図、ナレッジ マップ、タイムライン、コンセプト マップなど、あらゆる種類の視覚的なダイアグラムを簡単に作成できます。Word、PowerPoint、または Excel ドキュメントをインポートして、テキストを構造化されたマップに変換することもできます。
さらに、MindManager を使用すればコラボレーションも簡単です。このソフトウェアを使用すると、リアルタイムでアイディアをブレインストーミングし、マップやファイルを共有することができます。また、共同編集や異なるユーザーのアクセス レベルも可能です。その結果、MindManager を使用すると、通常はさまざまな部門間で多くのやりとりが必要なプロセス ドキュメントを簡単に作成することができます。
最後に、MindManager を使用すると、プロセス フレームワークを実行可能なプロジェクトやワークフロー管理ツールに変えることができます。事前に作成されたカスタムテンプレートを使用してプロセスの構造と内容を構築し、リソース、タスクの割り当て、リンクと添付ファイル、期限、タスクの依存関係などを追加します。これにより、プロセスの計画から実行まで、すべて同じドキュメント内で行うことができます。
そして、あなたはそれを持っています！これらは、今日の市場で最もよく知られているプロセスドキュメント化ソフトウェアアプリケーションのいくつかです。これらは、現在市場に出回っている最も有名なプロセスドキュメント化ソフトウェア・アプリケーションのいくつかをご紹介しました。
どれも無数の利点を提供していますが、選択する際には、先に述べた使いやすさ、堅牢な機能性、統合機能、モバイルフレンドリーなソフトウェアなど、探すべき最も重要な機能を覚えておくことをお勧めします。
そうすることで、あなたの組織のニーズにぴったりのソフトウェアがきっと見つかるはずです。
