あなたが結婚相談所でプロジェクト管理者として働いているとします。上司があなたに近づき、会社の新しい出会い系アプリの立ち上げをプロモーションするためのイベントを開くよう依頼されました。
あなたとあなたのチームは、会場を借り、招待客を送り、ケータリングサービスを確保し、イベントのマーケティングプランを作成し、イベントを成功させるためにその他さまざまな活動を行わなければなりません。このシナリオでは、プロジェクトそのものが、上司から依頼されたイベントの調達、企画、実行、計測、完了にあたります。
招待状の発送やケータリングの確保など、さまざまな活動をタスクと呼びます。上司の期待に応え、販促イベントを成功させるためには、タスク管理とプロジェクト管理の両方を一体にして実践する必要があります。
この記事では、タスク管理とプロジェクト管理がどのように連携してビジネス目標を達成するのか、なぜチームでビジュアル図を使用してタスクを整理し、プロジェクトの進捗を確認する必要があるのか、そしてタスク管理とプロジェクト管理を強化するためのMindManager®の使用方法について説明します。
プロジェクト管理とタスク管理の違い
プロジェクト管理は、リソースの収集を行い、プロジェクトの期間中、必要に応じて戦略的にリソースを割り当て、プロジェクトを成功に導きます。プロジェクト管理は、チームを正しい方向に導き、決められた期間内に決められた目標を達成できるように支援します。
たとえば、プロモーションイベントの例で言えば、その目的は、結婚相談所のブランド認知度を高め、最終的に新規顧客を獲得することです。プロジェクト管理を成功させれば、多くの顧客や潜在顧客が参加する、楽しいイベントに仕上げることができます。
一方、タスク管理は、特定のタスクをそのライフサイクルに沿って管理するプロセスです。タスク管理は、バックログ（プロジェクト期間中に完了させるべきタスクのリスト）に優先順位をつけ、タスクの進捗を確認できます。
先ほどの例では、プロモーションイベントを成功させるために必要なさまざまなアクティビティについて説明しました。このような個々のタスクを管理することで、質の高いエンターテイメントを予約したり、招待客から一定数の招待者を獲得するなど、プロジェクトのマイルストーンに到達することができるのです。
タスク管理とプロジェクト管理の最大の違いは、タスク管理はプロジェクトを構成する細部を管理するのに対し、プロジェクト管理は全体像に焦点を当てることです。しかし、実際には、タスク管理はプロジェクト管理の一側面であり、プロジェクトの細部に焦点を当てたものです。
タスク管理とプロジェクト管理の連携によるビジネス目標の達成
プロジェクトに取り組むには、一歩一歩着実に進めていくしかありません。
プロジェクト管理者であれば、「タスク管理なくしてプロジェクト管理は成り立たない。また、その逆も真なり」と断言するはずです。タスク管理はプロジェクト管理の基礎であり、プロジェクト管理なくしてタスク管理はあり得ないからです。
タスクがどのように積み重なり、本格的なプロジェクトになるのか、別の例で見てみましょう。
あなたが建設業者として働いていて、顧客から裏庭にプールを作るように依頼されたとします。この場合のプロジェクトは、プールの建設です。まず、プールを作るために必要なすべてのアクティビティのプロジェクトバックログを作成する必要があります。これには、次のようなタスクが含まれます。
- クライアントとの協議を行う。
- 必要な建築許可証を取得する。
- クライアントの裏庭のどこにプールを設置するのがもっとも現実的であるかを決定する。
- プールに適した設計図を作成する。
- クライアントの裏庭のプールを設置する場所を掘削する。
- 裏庭の穴の底に勾配をつける。
- プールの壁を作る。
- 配管する。
- コンクリートやビニールを使って、プールの内部を制作。
- プールに水をためる。
- プールに必要な薬品を入れる。
これらのタスクは、プロジェクト期間中に発生する他のタスクとそれぞれ関係があります。この関係をタスク依存関係といい、プロジェクトが完了するためには、どのような順序でタスクを完了させなければならないかを表しています。たとえば、プールを作るにしても、土地を掘削してからでないと、コンクリートを充填することはできません。
タスクの依存関係を把握したら、次にプロジェクトの各フェーズを工程表にできます。たとえば、プールを作るために行わなければならないさまざまなタスクを、プロジェクトのフェーズに整理してみました。
第1段階：プール提案の調達
- クライアントとカウンセリングを行う。
- 必要な建築許可証を取得する。
第2段階: プールの設計
- クライアントの裏庭のどの部分にプールを設置するのがもっとも現実的かを決定します。
- プールの設計図を作成します。
第3段階: プールの構造開発
- 裏庭にプールを設置する場所を掘削します。
- 裏庭の穴の底の地面を勾配する。
- プールの壁を作る。
- 配管を設置する。
- コンクリートやビニールを使って、プールの内部を作ります。
第4段階：プールの水を準備する
- プールに水を入れる。
- プールに必要な薬品を入れる。
タスクの依存関係にしたがってタスクを整理し、優先順位をつけることが、包括的なプロジェクト管理プランの構築に役立つことがおわかりいただけたでしょうか。
また、プロジェクト完了までの道のりの中で、プロジェクトの進捗状況を把握するために、さまざまなマイルストーンを設定します。マイルストーンは、プロジェクトのある段階と別の段階を区切り、プロジェクトの進捗を把握しやすくするものです。
マイルストーンは、通常、プロジェクトのフェーズの最後に現れる成果物の形で提供されます。マイルストーンを達成するためには、マイルストーンに至る以前のタスクサイクルがすべて完了しなければならないことを念頭に置いてください。
ここでは、プール建設プロジェクトに適用可能ないくつかのプロジェクトのマイルストーンの例を示します。
第1段階: 許可証の承認
第2段階: プール設計図
第3段階: ビニールまたはコンクリートで覆われたプール（水なし）
第4段階: 水を張った新しいプール
このように、タスクの管理は、プロジェクトの管理と大きく異なるものではありません。プロジェクトは、タスク管理が指示し、管理しようとするさまざまな活動の集合体であると考えると、タスクの管理は、プロジェクトの管理と大きく異なるものではありません。
なぜビジュアルな図表でタスクを整理し、プロジェクト進捗を確認するのか
タスク管理とプロジェクト管理を一体化して行うことは、理論的には簡単なようですが、実際には適切なツールなしにはなかなか難しいものです。ビジネス目標に到達する可能性を最大化するために、組織はしばしばビジュアル図を使用して、タスクの整理やプロジェクトの進捗を確認します。タスク管理とプロジェクト管理のために企業が使用するもっとも一般的なビジュアル図は、カンバンとガントチャートの2つです。
カンバンを使ったタスク管理
タスク管理では、タスクの依存関係を把握し、タスクに適切な優先順位をつけ、タスクの進捗を監視する必要があります。トップレベルの組織では、プロジェクトタスクのライフサイクルの進行状況を監視するために、しばしばカンバンが使用されます。
カンバンは、チームがより安定したタスクのワークフローにするのに役立つ視覚的な図です。カンバンには複数の列があり、各プロジェクトタスクは1枚のタスクカードで表現されます。
タスクカードは、以下のようなタスクの関連情報を備えています。
- タスクの説明
- タスクを完了するための責任者
- 見積もりスケジュール
- そのタスクに関連するその他の情報
プロジェクトチームは、タスクカードをカンバン上の適切な列に配置し、タスクのステータスを表します。カンバンに描かれるワークフローのステージは、一般的に「新規」「進行中」「テストまたは確認中」「完了」の4つがあります。
カンバンによってワークフローを可視化することで、チームはより効果的にタスクの優先順位をつけ、タスクの進捗を監視できるようになります。以下は、MindManagerで作成したカンバンの例です。
ガントチャートを使ってプロジェクトの進捗を把握する
タスクの進捗を把握し、どのタスクを先に完了させるかを考えるには、カンバンが効果的です。しかし、多数のタスクや関連するタスクを追跡する方法を探している場合は、ガントチャートを使用するほうがよいでしょう。
ガントチャートは、プロジェクトの開始から終了までの期間中に発生するさまざまなタスク、アクティビティ、イベントを視覚的に表現した図です。ガントチャートは、グリッド上の棒を使って、さまざまなプロジェクトタスクを表現します。棒が長いほど、そのタスクの完了にかかる時間が長いことを意味します。
このタイプの視覚的な図表は、どのタスクが重なっているか、または互いに依存しているかを一目で理解しようとするときにとくに役立ちます。ガントチャートは、タイムライン図の一種であり、プロジェクトがどの段階にあり、次に何が起こるかをチームがよりよく理解するために役立ちます。
ここでは、MindManager を使用して作成したガントチャートの例を示します。
MindManager でタスク管理およびプロジェクト管理を強化するには
タスク サイクルとプロジェクト スケジュールを視覚的に示すことで、ワークフローの透明性が向上し、チームが障害を見つけ、プロジェクトのマイルストーンを達成し、高品質の成果物を作成して、組織の目標を達成することが容易になります。
MindManager のようなマインドマップ作成ツールを使用すると、チームはカンバンとガント チャートでより効果的に共同作業を行うことができるようになります。
MindManager には、簡単にカスタマイズできるカンバンとガント チャート テンプレートがあり、これを活用することでプロジェクトを成功させることができます。MindManager では、Windows、Mac、Microsoft Teams、Chromebook、Web ブラウザなどの一般的なプラットフォーム上で、ビジュアルなタスク管理およびプロジェクト管理図を使用してリアルタイムに共同作業を行うことができます。
もちろん、MindManager の共同編集機能により、チームは物理的な場所に関係なく、タスクの進行状況を視覚的に追跡し、プロジェクトの進捗を監視できます。さらに、MindManager では、技術的な専門知識のレベルに関係なく、チームメンバーがカンバンやガントチャートに簡単にアクセス、編集、共有できるように、使いやすいダッシュボードを提供しています。
MindManager を使用して、管理者がプロジェクトを視覚化し、タスクをマップ化する方法をご覧ください。
MindManager の無償トライアルを使用してプロジェクトを視覚化し、タスクをマップ化してみてください。
マインドマップをフローチャート、
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この記事は、Task management vs project management: How do they work together? | DECEMBER 21, 2022 を翻訳したものです。
