プロジェクトを成功に導く目標管理表５選

著者: エミリー・フィンレイ

目標管理表には様々な形がありますが、目標達成に必要なステップを「見える化」するという点では、どれも同じような目的があります。ビジネス環境では、タスクやプロジェクトを完了するための最適な方法を決定するために、目標管理表を使用することができます。

また、目標管理表を使って、例えば、プロジェクトの計画を立てる時間を短縮し、実行のための時間を確保するなど、特定の業務プロセスを改善することもできます。

目標管理表を作成することは、達成すべき目標を明確にし、その達成に向けた進捗を確認するための素晴らしい方法です。

目標管理表を活用するメリットは数多くあります。それらは、以下のようなことが可能です。

• 見える化: 目標が何であるかが分からないと、達成するのは難しいものです。目標管理表を使えば、自分自身はもちろん、関連するチームメンバーも常に目標を確認することができ、全員が同じ方向を向くことができます。
• 進捗確認: 目標に到達するためには、通常、いくつかのステップが必要です。目標管理表を使えば、進捗状況を把握できるので、プロジェクトに関わる全員が、何が達成され、何がまだ残件なのかを知ることができます。
• ワークフローとプロセスの簡素化: 主な目標を複数の小さな目標に分解することは、望ましい結果を得るための最良の方法の一つです。このような小さな目標(マイクロゴール)は、最終結果への明確な道筋になり、小さなタスクをチェックしながら進めることで、従業員のモチベーションとやる気を維持するのに役立ちます。

目標管理表を作成するのに役立つ方法やツールはたくさんあります。しかし、どのようなデザインであっても、目標管理表には以下の要素を含める必要があります。

• 主な目標: これは、達成したい包括的な結果です。チャートの一番上に記載します。
• 個々のステップまたはマイルストーン: これは、上記の小さな目標です。個々のタスクやマイルストーンなどに分解し、どの程度の労力が必要かによって、個人やチームに割り当てることができます。
• ロジスティクスの詳細: 各アクションステップを完了し、追跡し、測定するための情報です。たとえば、締切日、担当者、ステータスの更新、補足文書や測定基準へのリンクなどを含めることができます。

最終的な目標を達成するために、あなたや担当者、チームにとって何がベストなのかが重要なのです。

ここでは、職場で役立つ5つのタイプの目標管理票を見てみましょう。

 1. シンプルな目標管理表

ビジネス上の理由で目標を設定する場合、できるだけシンプルにするのが鉄則です。

シンプルにすることで、目標設定のプロセスが容易になるだけでなく、チームメンバーや主要な利害関係者、その他必要な人たちの理解や賛同を得ることができます。

目標管理表を作成する次のようなシンプルな方法があります。

• ポストイット: それぞれの目標を付箋に書き、オフィス（または自宅のワークスペース）の壁に貼って管理する方法です。この付箋は、カンバンのカードと同じように使い各目標の状況を示すこともできますし、タスクやマイルストーンが完了したら、付箋を壁からはがすだけでいいのです。
• ポスターボード/ホワイトボード: 目標管理表を物理的に描き出すのも効果的な方法です。温度計を作ったり、ToDoリストを書いたり、カンバンを描いたり、どのタスクが完了し、どのタスクがあとどれくらいまだ残っているかを見ることができる他の組織システムを利用するのも効果的です。
• タイプされたリスト: 個々の従業員に対する目標設定には、従業員が向上するための目標を作成することも含まれます。この目標は、その従業員だけに関連するものなので、目標と行動ステップをタイプしたリストを作成し、進捗を評価するために使用できます。この個人目標チャートは、年次業績評価などの際に参照することもできます。

このように、目標管理表は複雑である必要はありません。このように、目標管理図は複雑なものである必要はありません。

2. 行動計画

大きな達成に向けて、複数の小さな目標に到達するために必要なステップがいくつかある場合、行動計画表が適している場合があります。

たとえば、あるクライアントのプロジェクトを完了させるために、一連の成果物を作成し、完成させる必要があるとします。各成果物には、特定の期日までにチームが完了しなければならないサブタスクがあるでしょう。

行動計画は、成果物（小さな目標）とそれに対応するタスクを、完成させるべき順番にリストアップすることで、すべてを整理するのに役立つのです。

ExcelやGoogle Sheetsのような表計算(スプレッドシート)は、このようなチャートの良い選択肢となります。また、フローチャートのような視覚的な図も有効な手段です。

各タスクの責任者名や、締切、優先度、進捗状況などを行や列、図形で追加することで、アクションプランの内容を充実させることができます。

3. カンバン

カンバンは、目標を達成するために必要なワークフローを可視化するのに最適な方法です。MindManager®など、カンバンのテンプレートを提供するソフトは数多くあり、この種の目標管理表をすばやく簡単に作成することができます。

まず、目標達成に必要な各タスクや成果物の状態を示す列を作成します（例：「やること」、「進行中」、「完了」）。

次に、各タスクにカードを作成し、適切な名前を付け、列を移動させることで、主目標への進捗を表現します。

例えば、「クライアントに毎週最新情報を送る」という目標がある場合、次のようなシンプルなステップに分けることができます。

1. 毎週水曜日の終わりまでに、各プロジェクトリーダーから最新情報を入手する。
2. 毎週木曜日までに、関連するレポートやデータをダウンロードする。
3. 毎週金曜日の終わりまでに、すべての情報と最新情報を記載した電子メールをクライアントに送信する。

目標の複雑さや範囲にもよりますが、全てのプロセスをひとつのカンバンで表したり、もう少し複雑な目標の場合は、複数のボードが必要になるかもしれません。

4. 温度計

温度計は、目標に対するチームの進捗を簡単に視覚的に示すことができる方法です。募金活動では、募金額や目標までの進捗状況を把握するためによく使われます。

プロジェクト主催者の中には、温度計の形を使う人もいますが、この種の図には、どんな縦列でもかまいません。開始時には、グラフは空白か一色の影になります。目標達成に近づくにつれ、グラフは新しい色で塗りつぶされ、垂直のプログレスバーが作成されます。

例えば、募金活動では、1,000ドルの募金を集めるごとにグラフにベンチマークを追加することができます。さらに1,000ドルを受け取るたびに、そのベンチマークまでの色が塗りつぶされます。

同様に、1ヶ月で100人の見込み客を獲得したい場合、10人のコンバージョンごとにグラフにベンチマークを追加し、進捗状況を示すことができます。

温度計チャートは、従業員間の健全な競争意識を高め、参加と関与を促すことで、目標達成を早めることもできます。

温度計を描くか、ExcelやGoogle Sheetsの積み上げ式列表を使って、進捗を確認することができます。

5. マインドマップ

目標によっては、ステップバイステップや直線的なプロセスを必要とせず、意図した目標に到達するために、いくつかのプロセスやワークフローを同時に発生させることが必要な場合があります。

このような場合、マインドマップが適切な目標管理ツールになるでしょう。

例えば、チームの生産性を向上させることが目的であれば、従業員がより効率的に働けるような改善策をブレインストーミングすることができます。マインドマップの中心に「生産性の向上」を置き、ブレインストーミングで出てきたアクションステップごとにブランチを作成することができます。

枝には、「会議を時間通りに始める」、「データ入力を自動化する」、「毎日のチェックインを実施する」などが考えられます。

これらの小さなアクションアイテムを文書化したら、それを達成する方法、完了すべき時期、それぞれの責任者についての詳細を追加できます。

MindManager では、数十種類のテンプレートから選び、図形、色、アイコンなどをカスタマイズして、目的のゴールを達成するために必要なマインドマップを簡単に作成することができます。

また、他のプロジェクトドキュメントや役立つリンクなどに簡単にリンクすることで、ゴールチャートをより強固なものにすることができます。また、チームで同時にマインドマップにアクセスしてリアルタイムに編集できるので、より早く、より多くの成果を上げることができます。

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この記事は、5 goal chart types to ensure project success | FEBRUARY 2, 2022 を翻訳したものです。