すべてが揃ったプロジェクト計画を作成するのは、プロジェクトマネージャーにとっても、そのチームにとっても負担になりがちです。プロジェクト計画のプロセスでは、大量のプロジェクトデータを扱い、重要なデータポイントを効果的にチームに伝える必要があり、情報過多となりがちです。
この問題に対処するため、プロジェクト管理の世界では、ビジュアルなプロジェクト管理と呼ばれる新しいアプローチが登場しています。
ビジュアルなプロジェクト管理は、ビジュアルツールを使って、次のような疑問を一目で理解できるようにするものです。
- プロジェクトのタスクは現在どのような状況にあるのか
- プロジェクトタスクの現在の状況はどうか、プロジェクトのマイルストーンはいつか
- 各メンバーはどのような役割を担っているのか
- 各メンバーが担当するタスクは何か
- プロジェクト期間中にどのような障害が発生するか
このように、ビジュアルなプロジェクト管理は、従来のプロジェクト管理と同じ要素を含んでいます。しかし、ビジュアルなプロジェクト管理では、様々な視覚的な図を用いて、プロジェクトチームとそのタスクの割り当てを効果的に説明し、管理することができる点が異なっています。
では、なぜ従来のプロジェクト管理ではなく、ビジュアルなプロジェクト管理を選択するのでしょうか。まず、人間の脳は視覚的に考える性質があります。実際、約65%の人々が視覚化することでよく学習できるようになったとの研究結果もあります。
ビジュアルなプロジェクト管理はこのビジュアル化の利点を活かし、プロジェクトチームが共通の目標に向かって協力し合い効率的にコミュニケーションをとり、前向きな新しい習慣を身につけることができるようにします。ビジュアルなプロジェクト管理の例を考えてみましょう。
新しいプロジェクトでワークフロー図やプロセスマップなどのビジュアル図を作成するには、脳をフル回転させる必要があります。このようなビジュアルな図を作成するためには、プロジェクトマネージャーは、会社の構想の細部と全体像の両方を理解する必要があります。
また、その過程で発生する潜在的な問題に対してチームメンバーが互いに意見を出し合い、新たな解決策を見出すことも必要です。ビジュアルなプロジェクト管理は、プロジェクトメンバーの思考力を高めるだけでなく、プロジェクトやイニシアティブのあらゆる側面が相互に関連していることを理解することで、チームの対人能力、総合力、リーダーシップの強化に役立ちます。
この記事では、ビジュアルな図式を使用してプロジェクトを計画するメリット、ビジュアルなプロジェクト管理のベストプラクティス、そして MindManager® などのビジュアルツールを活用してチームのプロジェクト計画や管理作業を強化する方法について説明します。
>>参考資料・「見える化」ツールで差が出るプロジェクトチームの協同作業
ビジュアルな図式を使ったプロジェクト計画のメリット
計画はビジュアルなプロジェクト管理の最も重要な側面であると言っても過言ではありません。プロジェクトの計画が不十分だと、リソースの無駄遣いや経費の使いすぎ、従業員の燃え尽き症候群などを引き起こすことがよくあります。ビジュアルなプロジェクト計画を実践することで、プロジェクトマネージャーは、これらのよくある落とし穴を回避し、チームが成功するための体制を整えることができます。
ビジュアルなプロジェクト計画では、さまざまな視覚化および図解化技術を使用して、プロジェクトの各側面を効果的に図にすることが求められます。これには次のような利点があります。
- プロジェクト期間中に適用できる全体的なビジュアルプロジェクトプランを提供し、問題解決に役立てることができる。
- プロジェクトのゴールと、そのゴールに到達するために必要な個々のタスクについて、明確な見通しを立てることができる。
- プロジェクト関係者とチームメンバーの役割と責任を明確に伝え、足並みを揃える。
- プロジェクトの重要なマイルストーンの納期を強調することで、チームメンバーの納期遵守を動機付ける。
プロジェクトの規模にかかわらず、ビジュアルなプロジェクト計画を行うことで、プロジェクト計画の失敗を防ぎ、組織の目標達成により多くの時間を割くことができます。
ビジュアルなプロジェクト計画と管理のベストプラクティス
プロジェクトを視覚的に計画し管理するために、チームが従うべき 5 つのベストプラクティスがあります。これらの方法を実践することで、プロジェクトが失敗する確率を減らし、設定したプロジェクト目標を達成することができます。
1. マインドマップを使ってプロジェクト憲章を視覚的に定義
マインドマップとは、線、記号、文字、色、アイコンなどを使って、長い情報のリストを整理されたグラフィックに変換する視覚的な図式のことです。
従来のプロジェクト計画では、プロジェクト憲章は、計画プロジェクトの様々な詳細の概要を示すために使用されます。従来のプロジェクト憲章は、プロジェクトスポンサーが会社のプロジェクトを承認するために発行する必要な文書と考えられていますが、その作成とレビューには長くて時間がかかることがよくあります。
ビジュアルなプロジェクト計画では、従来のテキストベースのプロジェクト憲章の代わりに、プロジェクト憲章マインドマップを使用して、与えられた企業プロジェクトの内部の仕組みを概説します。プロジェクト憲章のマインドマップは、プロジェクトの関係者やチームメンバーがプロジェクトの詳細を容易に理解できるようにするためのものです。
多くの場合、プロジェクト憲章マインドマップには以下の内容が含まれます。
- プロジェクトマネージャー、プロジェクトチームが理解できるプロジェクト概要と、プロジェクトに使用できるリソースを明確化。
- プロジェクトを成功させるために何を達成しなければならないか、プロジェクトの目的の明確化。
- プロジェクト完了したとみなされるために満たさなければならないプロジェクト要件の定義。
- プロジェクトの制約条件、特に時間、範囲、予算の 3 つの制約条件を定義。
- プロジェクトが順調に進んでいることを確認するために、プロジェクトチームが使用するマイルストーンの定義。
- プロジェクトの成功を脅かす潜在的なリスク要因、および各リスク要因に対する適切なモニタリングやリスク軽減策。
- プロジェクトの期間中、強力なコミュニケーションを確保するために、社内外のプロジェクト利害関係者の特定。
以下は、MindManager で作成したプロジェクト憲章の例です。
MindManager で作成したプロジェクト憲章
2. 組織図を用いてチーム構造を定義
組織図とは、ビジネスにおける報告構造や関係性の階層を図式化したものです。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトチームの構造を視覚的にマップするために、チームベースの機能別組織図を使用することができます。この組織図は、プロジェクトチーム内の指揮系統を定義し、スキルや機能に基づいてチームメンバーを組織化するものです。
一般的に、機能別組織図は階層構造になっており、上部にプロジェクトのリーダー、下部にエントリーレベルのチームメンバーが描かれています。機能別組織図には、社員の連絡先、役割、責任、チームの報告体制などが記載されています。これにより、プロジェクトマネージャーは各メンバーの役割と責任を把握し、人的資源の不足を効果的に評価することができます。
MindManager で作成した機能別組織図
3. ガントチャートでプロジェクトのスケジュールを描き、進捗を確認
ガントチャートは、プロジェクトに関わるさまざまなアクティビティをプロジェクトのタイムラインに対して表示するため、プロジェクト管理の世界では非常によく使われています。ガントチャートの各プロジェクトタスクは、色のついたバーで表現されます。各棒の位置と長さは、その開始日、期間、終了日を反映しています。
ガントチャートは、プロジェクトマネージャー、チームメンバー、その他の関係者が素早く見 て理解できるようにするため、視覚的に強力なプロジェクト計画・管理ツールです。
- プロジェクト期間中に完了しなければならないプロジェクトタスク。
- 各プロジェクトタスクの開始と終了の予定日。
- 各プロジェクトタスクの完了までの時間
- どのプロジェクトタスクが互いに重複しているか
- プロジェクトのタイムラインの全体像
以下は、MindManager で作成されたガントチャートです。
MindManager で作成されたガントチャート
4.ワークフロー図またはプロセス マップを使用してプロジェクトのワークフローを図示
ワークフロー図とプロセス マップは、プロジェクトを構成する個々のワークフロー、または特定のプロジェクト プロセスを構成する個々のタスクの概要を示すために使用できる視覚的な表現です。
ワークフロー図は、フローチャートの一種であり、プロジェクトチームがプロジェクトプロセスを完了するために従うべき活動の順序を特定するために一般的に使用されます。この図では、一般的に、線、矢印、菱形、円、長方形を使用して、企業プロジェクトのタスクの流れを表現します。
以下は、MindManager で作成した簡単なワークフロー図の例です。
MindManager で作成したワークフロー図
プロセスマップは、プロジェクトの開始から終了までのプロセスの概要を示す視覚的なツールで、チームメン バーが簡単に理解できるため、全社的な標準やベストプラクティスを遵守することができます。ビジネス プロセスの各要素をマップ化することで、チームは作業の重複や、設定された会社の標準からの逸脱を減らすことができます。
MindManager で作成したプロセス マップ
ワークフロー図やプロセスマップを使用することで、プロジェクトが進むにつれて、チームは簡単に可視化し、タスクの割り当てを把握することができます。一方、リーダーは、ワークフロー図を使用して、プロジェクト期間中のさまざまなタスクの割り当てについて、チームメンバーに責任を持たせることができます。
また、ワークフロー図は、プロジェクト関係者と共有することで、既存のプロジェクト計画の詳細について共通の理解を得るための、優れた学習ツールにもなります。
5. ビジュアルブレーンストーミングツールを使って、プロジェクトの問題を効果的に管理する
ビジュアルなプロジェクト管理の最も重要な側面のひとつは、プロジェクト期間中に発生する可能性のある問題を軽減するために、ビジュアルなダイアグラムを使用することです。ビジュアルなブレーンストーミングの手法を用いることで、チームメンバーは容易に創意工夫を発揮し、プロジェクトの問題を効果的に解決することができます。
ブレーンストーミングの手法として、逆ブレーンストーミングという手法があります。逆ブレーンストーミングは、問題の根本原因を発見し、単に問題を解決するのではなく、問題の全体像に対処できるようにするための手法です。
逆ブレーンストーミングを行う際には、フィッシュボーンダイアグラムと呼ばれる図式を使用し、プロジェクトが抱える問題の根本原因を特定します。
MindManagerで作成したフィッシュボーン図
コンセプトマップも、チームの問題解決を促進するブレーンストーミングツールの一種です。コンセプトマップは、テキストボックス、線、矢印を使って、相対する概念間のつながりを説明します。問題解決のためのコンセプトマップを使うことで、チームは自分たちが解決しようとしている問題の内部構造をよりよく理解することができます。
ここでは、特定のプロジェクトの問題解決に焦点を当て、MindManager で作成したコンセプト マップの例を示します。
MindManager で作成したコンセプト マップ
MindManager を活用して、チームの視覚的なプロジェクト計画および管理作業を強化
MindManager は、ビジネス向けマインドマップ作成ツールで、プロジェクト計画と管理のための豊富なテンプレートが提供されています。プロジェクトマネージャーは、カスタマイズ可能なこれらのテンプレートを使用して、プロジェクトのワークフローを整理、記録し、チームメンバーやプロジェクト関係者とのコミュニケーションを支援することができます。
MindManager では、Web ページ、ローカル ファイル、SharePoint ドキュメント、電子メール、およびその他のプロジェクト リソース内にある図式へのリンクを追加できます。すべての重要なプロジェクトデータを一元化されたドキュメントに集約することで、プロジェクトマネージャーは、社内外のプロジェクト関係者とプロジェクトプランをより簡単に共有できるようになります。
MindManager のクロスプラットフォーム共同編集機能により、チーム メンバーは簡単にプロジェクト計画作成に参加することができます。MindManager のドラッグ アンド ドロップ機能を使用して、チーム メンバーは、ガント チャート、組織図、プロセス マップ、コンセプト マップなど、さまざまな MindManager テンプレートにリアルタイムで効率的に情報を追加し、視覚的にプロジェクト計画を管理することができます。
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この記事は、What are the top benefits of visual project management tools? | NOVEMBER 9, 2022 を翻訳したものです。
