MindManager をプロジェクト管理に活用

プロジェクト管理表は、プロジェクトに関連するデータをグラフィカルに表現したものです。これらの表には、タスク、タスクの依存関係、マイルストーン、期限、利用可能なリソースなど、さまざまなプロジェクト情報が含まれています。

プロジェクト管理者は、これらの表を使って、アクティブなプロジェクトに関するデータ駆動型の意思決定を行うことができます。プロジェクト管理表は、タスク管理、チーム協働、リソース管理、進捗管理を最適化するために最もよく使われる、汎用性の高いプロジェクト管理ツールです。

プロジェクトマネジメント協会（PMI）によると、プロジェクトのパフォーマンスの低下により、プロジェクト投資の 11% が無駄になっているそうです。プロジェクト管理表の作成は、プロジェクト管理プロセスを整理し、透明性を高めることで、企業が成功するプロジェクト戦略を策定するために役立ちます。

今回は、企業がプロジェクト管理表を作成すべき理由と、部署や組織に合わせたプロジェクト管理表の作成方法について説明します。また、MindManager® を使用してカスタマイズされたさまざまなタイプのプロジェクト管理チャートを作成する方法についても説明します。

企業や組織がプロジェクト管理表を作成すべき理由

プロジェクトの規模や複雑さに関係なく、プロジェクト管理表を作成することでチームを軌道に乗せることができます。プロジェクトデータをグラフィカルに表示することで、チームはプロジェクトプランを追跡し変更を加え業務を最適化できます。

ここでは、プロジェクト管理図を作成し使用することで得られる明らか利点をいくつか紹介します。

チームの生産性の向上

プロジェクトが失敗する最も一般的な要因のひとつは要求事項が不明確なことです。チームメンバーが最適なパフォーマンスを発揮するためには、プロジェクトの要件とそのニーズをどのように満たすかを理解することが非常に重要です。

プロジェクト管理表によって、プロジェクト管理者はメンバーに対して具体的なタスクを割り当て、プロジェクト期間中の進捗を確認することができます。これにより、プロジェクト管理者は、各メンバーがプロジェクト全体の目標に対して自分がどのように貢献しているかを十分に理解することができます。自分たちの努力がプロジェクトの成功に寄与していることを理解したチームはより良いパフォーマンスを発揮し、チームの生産性と士気を高めることができるのです。

プロジェクトの透明性と説明責任の向上

利害関係者とのコミュニケーションは、あらゆる企業活動において重要な要素です。プロジェクト管理表を使うことで、プロジェクト管理者は、主要な利害関係者とプロジェクトの活動に関する深い理解を共有することができます。これには、プロジェクトの進捗におけるリードタイムや遅延も含まれ、利害関係者はプロジェクトの全体的な健全性を透明に見ることができるようになります。

プロジェクトの利害関係者がプロジェクトの進捗に関する指標にアクセスできるようになれば、プロジェクトチームのメンバーに説明責任の意識も芽生えます。また、ビジュアルなプロジェクト計画書を作成することで、各メンバーは共有されたドキュメントで簡単に進捗状況を確認することができ、プロジェクト期間中、お互いをより良くサポートすることができます。

リソースプランの改善

リソースプランが不十分だと、せっかく計画したプロジェクトが台無しになることがあります。適切なリソースプランニングを行わないと、プロジェクトの目標を達成するために必要な材料、労働力、設備、資金、スペース、時間、サービスなどを確保できない可能性があります。

ありがたいことに、プロジェクト管理者がプロジェクトリソースの可用性とその割り当てを評価するために特別に設計されたいくつかのプロジェクト管理表があります。特に、ガントチャートは、プロジェクトリソースの割り当て、再分配、撤退などの意思決定プロセスを支援するために使用されます。リソースプランにプロジェクト管理表を使用することで、組織は無駄なリソースの量を減らすことで収益を確保することができます。

データの見える化

プロジェクト管理は非常に多くのデータを必要とします。プロジェクト管理者は、工数見積もり、リスク特定、運用コスト、パフォーマンス指標など、さまざまなプロジェクトデータを常に取得し、分析し、チームに伝えています。しかし、これらの指標をプロジェクトの利害関係者やチームメンバーに伝えることは、長いテキストベースのドキュメントでは難しいことがあります。

プロジェクト管理表は、プロジェクト管理者が主要な測定基準をビジュアルに表現し、チームや他の利害関係者と共有することで、プロジェクトに関わるすべての人が同じ意識を持つことを可能にします。この管理表は、従来のデータ通信よりもはるかに短時間で関係者の目に触れることができます。プロジェクト管理表を使えば、プロジェクト管理者は、権限を与えられたあらゆる人に、最も便利な方法で情報を提供することができます。

部署や組織に特化したプロジェクト管理表を作るには

プロジェクト管理表とは何か、そしてそれが組織にもたらすメリットについて説明したところで、次は自分の部署や組織に合わせたプロジェクト管理表の作り方を見ていきましょう。

以下の 5 つの手順を経て頼れるプロジェクト管理表を作成しましょう。

1.プロジェクトの目的と制約の明確化

まず、プロジェクトの目的と制約条件をすべて洗い出し定義します。こうすることで、プロジェクトの範囲が明確になり、プロジェクト管理図を使った主要な測定基準の追跡が容易になります。

目下のプロジェクトの全体的な目標を考えてみましょう。この目標に到達するために、どのような短期的マイルストーンを達成しなければならないか。このような短期的な達成目標をプロジェクト目標と呼びます。

プロジェクトの制約条件を明確にするために、プロジェクトを成功させるために対処する必要のある潜在的なリスクや制限をすべてリストアップして記述します。プロジェクト管理において時間、範囲、コストは管理者が関心を持つべき 3 つの主要な制約条件です。

一般的に、この 3 つの制約条件はそれぞれ互いに影響し合っています。制約理論によると、プロジェクトを危険にさらす可能性のあるプロジェクト制約が必ずひとつは存在します。例えば、プロジェクトの範囲が広がり始めると（多くの場合、新しい製品機能の追加によって）、プロジェクトの予算と納期に影響が及ぶ可能性が高くなります。

プロジェクト管理図には、そのプロジェクトの取り組みについて決定したプロジェクトの目的と制約を明確に記載します。これにより、プロジェクトの必要性をチームに伝えることができ、プロジェクト期間中に必要な計画の調整を行い、プロジェクトを円滑に進行させることができます。

2. すべてのプロジェクトタスクとタスクの依存関係を詳細に記述

有形無形のプロジェクトの成果物を生み出すために、プロジェクト期間中にどのような活動を行う必要があるかを検討します。プロジェクト管理では、これらの活動をプロジェクトタスクと呼びます。

必要であれば、大きなタスクを小さなサブタスクに分割して、すべてのプロジェクトタスクを詳細に記述してください。タスクリストの分類やチームメンバーへのタスクの割り当てについては、まだ心配しないでください。

次に、タスクの依存関係を確認します。タスクの依存関係は、タスクを実行する順序を表します。各タスクが他のプロジェクトのタスクに与える影響を考慮することで、依存関係を特定することができます。先行のタスクが終了していないのにあるタスクを開始することは可能でしょうか。この問いの答えが「いいえ」の場合、その前のタスクはタスク依存とみなされます。

プロジェクト管理図では、タスクの依存関係を矢印や線などの記号で表すことが多く、プロジェクト内のアクティビティの流れの方向性を表しています。

3. タスクリソースの割り当て

プロジェクトの目標を達成するために必要なリソースには様々な種類があります。物的資源、資金的資源、人的資源、技術的資源などです。リソース配分は、時間、範囲、コストというプロジェクトの 3 つの制約条件のすべてに影響を与えることができるため、プロジェクト管理の最も重要な側面のひとつです。

プロジェクトのタスクにリソースを割り当てるには、タスクリストを確認し、各アクティビティを完了するためにどの利用可能なリソースが必要かを判断します。プロジェクト管理図で、各タスクの説明に完了に必要なリソースの詳細を確認します。

4. プロジェクトの期限とマイルストーンを決定

プロジェクトの期限とマイルストーンを決定するためにプロジェクトの反省会から得られたデータに基づく推定を使用します。プロジェクトのタスクリストにある各活動を完了するのにかかる時間を予測します。これらの見積もりは、タスクの完了を遅らせる可能性のある予期せぬ問題やリスク要因を考慮し、ある程度余裕を持ったものにする必要があります。

プロジェクトの期限とマイルストーンを設定したら、その情報をプロジェクト管理図に追加します。こうすることで、チームはプロジェクトのタイムラインと各タイムフレームで何を達成する必要があるかを視覚化できます。

5.プロジェクト管理図のテンプレートに、プロジェクトのデータを入力

必要なプロジェクト情報がすべて集まったので、データ可視化ソフトを使ってプロジェクト管理図を作り始めます。プロジェクト情報を表現するテンプレートは、あなたのチームに最適なものを選んでください。

プロジェクト管理図は、シンプルなものから複雑なものまで、伝えるべき情報の量と種類によって異なります。プロジェクト管理プロセスを最適化し、プロジェクトの目標達成に何が必要かをより深く理解できるようなプロジェクト管理テンプレートを選ぶようにしましょう。

MindManager を使用して、さまざまな種類のプロジェクト管理チャートを作成する方法

プロジェクト管理図にはさまざまなありますが、いずれもプロジェクト管理者がプロジェクト計画をよりよく伝え、プロジェクトの運営を管理できるようにするものです。ここでは、MindManager に含まれるプロジェクト管理図 テンプレートの種類をいくつか紹介します。

フローチャート

フローチャートは既存の社内プロセスをビジュアルに表現したものです。一般に、フローチャートにはさまざまな形があり、プロジェクト管理の目的で使用すると便利です。

プロジェクトを追跡および管理するために、チームは通常、タスクの依存関係を詳細に示すために使用される PERT チャートや、プロジェクトのフローを段階的に具体的に示すワークフロー図などのフローチャートを使用します。フローチャートは、小規模なプロジェクトでタスクの関係を概説したり、複雑なプロジェクト活動の中でサブタスクの流れを説明したりするのに最適な方法です。

プロジェクト管理者は、フローチャートテンプレートを使用してプロジェクトのフローチャートをすばやく作成し、タスクを完了させるべき順序をチームメンバーに知らせることができます。MindManager の使いやすいドラッグ アンド ドロップ機能により、プロジェクト 管理者は、フローチャートを一から作成する場合よりもはるかにすばやくこのプロセスを進めることができます。

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトの進捗を時間軸で追跡するデータドリブンなグラフです。通常、週や月といった時間単位で X 軸に、タスクや成果物などのプロジェクト要素は Y 軸に配置されます。

これらのチャートは通常、プロジェクト管理者がプロジェクトの期限を設定し、チームメンバーに役割と責任を割り当て、プロジェクトのタイムラインを見積もるために使用します。

MindManager のガント チャート テンプレートを使用して、タスクの制約の追加、プロジェクト リソースの管理、およびチームとのプロジェクト活動の共有を効率的に行うことができます。MindManager アプリの [表示] タブにある [Gantt Proの表示] ボタンを使用すると、下図のようにプロジェクトをガント チャート形式で表示できます。

タイムライン チャート

このタイプのプロジェクト管理チャートは、一連のイベントを時系列に描写します。タイムラインチャートまたはグラフは、プロジェクトの期間を構成するさまざまな期日とマイルストーンを理解するのに役立ちます。

プロジェクト管理者は、複雑なタスクを管理し、すべてのタスクが時間通りに開始されることを確認するためにタイムラインチャートを使用します。これにより、管理者は、最適なタイミングでプロジェクト活動にリソースを割り当てることが容易になります。

MindManager を使用してタイムラインチャートを作成するには、プロジェクトのワークフローに関 連するさまざまなイベントとプロセスの概要を示すだけです。プロジェクトの開始日と終了日を特定します。次に、プロジェクトのマイルストーンと締め切りを決定し、タイムラインに追加します。

MindManager の共同編集機能により、チームは物理的な場所に関係なく、プロジェクトのワークフロー図を効率的に追加および変更することができます。

業務分解構造(WBS)

WBS (業務分解構造) は、プロジェクトを個別のタスクに分割する階層的なダイアグラムです。ダイアグラムの最上位には、プロジェクトの目的（最終製品または成果物として知られている）があります。

それ以降の階層は、プロジェクトの成果物を作るために完了しなければならないタスクに分割されます。WBS を作成するために、プロジェクト管理者は通常、指定されたプロジェクトの終了日または希望する開始日から始め、プロジェクトの開始日を決定するまで、タスクを逆算してリストアップします。

このような図は、社内のどの部門がプロジェクトに参加する必要があるかを把握するために使用します。WBS を作成することは、困難と思われる複雑なプロジェクトのスケジューリングを開始するための素晴らしい方法です。しかし、ワーク・ブレークダウン構造では、依存関係、プロジェクトのタイムライン、タスクの順序を示すことはできません。そこで、プロジェクト管理者は、WBS を使用して、チームと主要なプロジェクト関係者に今後のプロジェクトを俯瞰して伝える必要があります。

MindManager のツリー図テンプレートを使用して、プロジェクト 管理者のニーズを満たす WBS を効果的に作成および配布できます。プロジェクトの成果物をインポートし、プロジェクトのタイムラインを逆算して、プロジェクトの開始日に到達するまでタスクをリストアップするだけです。

MindManager でカスタマイズされたプロジェクト管理表を作成

MindManager を使用すれば、プロジェクト チームの技術的な能力を心配する必要はありません。MindManager のユーザーフレンドリーなダッシュボードでは、技術的なトレーニングの有無にかかわらず、チームがプロジェクト管理チャートに簡単にアクセスし、編集することができます。

MindManager には、プロジェクト管理チャートを効率的に作成および変更するためのドラッグ アンド ドロップ機能も備わっています。チャートに追加したいオブジェクトを選択し、必要な場所に配置するだけです。また、MindManager の共同編集機能を使用して、物理的な場所に関係なくプロジェクト管理チャートを共同編集することができるため、 MindManager は遠隔地の組織にとって理想的なソリューションとなります。

30日間無料でお試しいただきプロジェクト管理図作成に MindManager を活用ください。

この記事は、Are you using MindManager for project management charts? | OCTOBER 12, 2022 を翻訳したものです。