プロジェクト管理計画は、プロジェクトに関連するプロセス、手順、およびマイルストーンの概要を示します。これは、短期的なタスクと長期的な目標の両方のガイドとして機能します。
プロジェクト管理計画では、通常、プロジェクト内の何に対して誰が責任を負うか、タイムラインをどのように監視および維持するか、および各タスクまたは成果物に関連する予算を配分します。さらに、プロジェクトに関わるすべての人がライフサイクルを通じて意識があっていることを確認します。プロセス全体を通して全員の意識があっているようにするために、組織は多くの場合、さまざまなナレッジマネジメント(KM)ツールを使用して支援します。
ナレッジマネジメントは、組織内の重要なデータと情報を作成、取り込み、保存、共有、使用、および管理するプロセスとして定義されます。効果的なプロジェクト管理計画は、ナレッジマネジメントを可能にし、組み込み、プログラムを成功裏に運びます。
実用的なナレッジマネジメントツールを導入することで、組織は情報をうまく拡散させ、プロジェクト管理計画の効率を向上させることができます。さらに、ナレッジマネジメントを実践することで、適切な情報を適切な人が適切なタイミングで利用できるようになり、組織のプロジェクト計画の価値と有効性を高めます。そのため、社員はプロジェクトを遂行するのに必要な貴重な情報を見つけるために奔走することがなくなります。
プロジェクト管理計画を作成するための 5 つのステップ
プロジェクト管理計画を作成する際の代表的な5つの手順を紹介します。
1. 目標を設定する
プロジェクト管理計画を作成する最初のステップは、プロジェクトの目標を設定することです。これには、プロジェクトの目的と成果の定義、および主要な成果指標と成功基準を決定することが含まれます。
MindManager®のマインドマップを使用すると、カンバンやガント チャートなど一元化された場所で共同作業やブレインストーミングを行うことができます。これによって、これからのプロジェクトの基盤を作成できます。
2.範囲を明確にする
プロジェクトの範囲を確立することは、完成に必要なすべてのタスクを明確にし、不必要な作業がタイムラインに入り込まないようにするために重要です。また、完成に必要な時間や予算の見積もりを作成するのにも役立ちます。
ワークフロー図を使用すれば、ビジネスプロセス、プロジェクト、または業務を視覚的に表すことができます。ワークフロー図ではプロセスを最初から最後まで完了するために必要なさまざまなタスクと手順が示されています。
3.スケジュールを作成します
タスクとアクティビティの詳細なリストを作成したら、この情報を使って、プロジェクト内の各タスクとサブタスクの推定期間を記した線表を作成します。ここで、タイムラインチャートを使うことで、全員のタスクを把握できます。
タイムラインチャートには、マイルストーン、期限、および予想よりも時間がかかったり計画外の問題が発生したりした場合に必要な緊急時対応計画も記載します。
4.品質保証計画の実施
品質保証(QA)計画は、顧客の要件を満たす許容レベルの製品またはサービスの提供を達成するために、プロジェクト内の品質に関連するリスクを管理するために使用されます。
ここでは、ツリー図を使用して、ある状況下で起こりうる結果と確率を視覚化できます。ツリー図は、ひとつの要素が変更されると結果全体に影響を与える依存する現象の結果を図式化するのにとくに役立ちます。
5.進捗状況を監視および追跡します
定期的な進捗確認は、プロジェクトを成功させるために不可欠です。
- 進行中のタスクとアクティビティの進捗状況を評価
- 進捗遅延を早期に特定
- 必要に応じた計画の調整
- 改善のための潜在的な機会を調査
- 必要に応じて、次のタスクに焦点を移動
マインドマップを使うと、うまくいった要因とうまくいかなかった要因を追跡できます。そうすることで、同じ失敗を繰り返さないように、実践から学ぶことができます。
よく使われるプロジェクト管理計画テンプレート
組織では、何百もの異なるチャート、図、ボード、およびその他のテンプレートを使用して、プロジェクト管理に役立てています。以下では、よく使用される 3つのプロジェクト管理テンプレートを紹介し、MindManager を使用する際に役立つ方法を説明します。
カンバン
カンバンは、継続的なワークフローを重視するワークフロー管理フレームワークです。カンバン手法は、さまざまな段階を経るプロセスを視覚化することに基づいています。また、この手法は、ワークフローを最適化するためにチーム間の調整とコミュニケーションに重点を置いています。
カンバンの主な目的は、チームをより効率的に調整し、タスクとプロジェクトの出力に対する制御を向上させることです。チームメンバーは、カンバンで進捗状況を確認しながら、リアルタイムで共同作業を行うことができます。これにより、チームは小さなチャンクを完了し、不要な手順を省いたり、以前に実行したタスクをやり直したりすることに集中できます。
MindManager は、組織が一ヶ所で効率的に共同作業できるように、カンバンの作成がサポートされています。ここで、社員は必要なリソースやデータをマップに直接追加しながら、一貫性と明確さを維持しながら、プロジェクトを軌道に乗せられます。
スクラムボード
スクラムボードは、プロジェクトの関連タスクを追跡および管理するためのビジュアルツールです。これは、「スプリント」または「マイルストーン」で分類された、完了する必要のあるタスクのリストで構成されています。スプリントは、チームが一定量の作業を達成するために作業する、割り当てられた短い期間です。マイルストーンは、開発の重要な段階を示すプロジェクトの特定のポイントです。
タスクがあるステージから別のステージに移動すると、変更がスクラムボードに反映されます。このボードには、特定のタスクの責任者やタスクを完了するのにかかる時間など、重要な情報も記載されます。スクラムボードは、チームがプロセスを整理し、タスクに優先順位を付け、協働を改善するのに役立ちます。
MindManager を使用してスクラム ボードを作成する場合、ドラッグ アンド ドロップ機能を利用して、特定のプロジェクトのニーズに合わせてボードを簡単に調整できます。また、ドキュメント、リンク、および画像をボードに追加して、より明確なコミュニケーションとより良い結果を得ることもできます。
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトの計画とスケジューリングに使用される視覚的な図です。ガントチャートは、多くの場合、上部にタイムラインがあり、設定された期間に計画されたタスクを表します。さらに、各項目の下に縦棒があり、各タスクの開始と終了のタイミングを示します。
ガントチャートを使うことで、社員はタスクとタイムラインをプロットできるため、チームはプロジェクトを順調に進めるために何をする必要があるかを視覚化できます。これらは、プロジェクトの計画と責任の割り当てのための優れたツールであり、プロジェクトの全体像の把握に役立ちます。
上記のガント チャートやその他のテンプレートは、MindManager がプロジェクトの管理と計画を支援するためにユーザーに提供するオプションの一部に過ぎません。上記のオプションなどの視覚的な図を使って、一元化された場所で整理し、生産性を高め、タスク主導型を維持できます。
ナレッジマネジメントはプロジェクトマネジメントとどう関係するのか
プロジェクト管理のスキルと能力は、関連する知識とプロセスを把握し、保存し、整理されることで、移転が容易になります。ただし、これは、組織や個人がナレッジマネジメントシステムとプロセスを構築することではじめて可能になります。
ナレッジマネジメントとプロジェクトマネジメントは、情報の収集、整理、発信、活用を伴い、密接に関連しています。さらに、ナレッジマネジメントは、チームが計画にしたがって特定のタスクや目的に対する新しいアプローチを開発できるため、プロジェクト管理を成功させるために不可欠です。これにより、進捗状況を追跡し、リソースの使用を最適化して、プロジェクト期間を通じて最大の効率を実現できます。
たとえば、MindManager には小規模プロジェクト テンプレートが含まれており、ナレッジマネジメントシステムを大幅に向上させることができます。コーチングマップは、小規模なプロジェクトやタスクを定義して提供するための戦略、方法、テクニックを整理するのに役立ちます。さらに、コーチングマップはプロジェクトプロセスの内側と外側を記録し、他の社員は将来この取り組みから利益を得ることができます。
MindManager を使用してプロジェクト管理を強化するには
MindManager には、カンバン、ガント チャート、フローチャートなど、プロジェクトをより効果的に視覚化するのに役立つさまざまなテンプレートがあらかじめ用意されている革新的なビジュアル生産性ソリューションです。
ガントチャート、カンバン、スクラムボードはすべて、社員のプロジェクトの透明性を高め、チームメンバー間の理解と協力を促進します。MindManager を使用すると、チームは、Windows、Mac、Microsoft Teams、およびWeb ブラウザなど、さまざまなプラットフォームにてリアルタイムで簡単に共同作業できます。
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この記事は、What is a project management plan and what are the 5 steps to building one? | MARCH 8, 2023 を翻訳したものです。