ワークフロープロセスとは

どのような業種であれ、すべてのビジネスには達成したい目標があります。では、企業は具体的にどのようにしてビジネス目標を達成しているのでしょうか。

成功した企業の多くは、ワークフロープロセスを確立することから始めています。ワークフロープロセスとは、特定の業務を達成することを目的に、順次または並行して実行される一連の反復可能で標準化された手順のことです。

ワークフロープロセスが確立されていないと、社員は職場における自分の役割や担当業務を十分に理解することができません。このような透明性の欠如は、ヒューマンエラーの発生を招き、企業にとって大きな損失となる可能性があります。

標準化されたワークフロープロセスを確立することで、企業は適切な担当者が正しい順序で、タイムリーに業務を完了させることができ、貴重な時間とエネルギーを節約することができます。

また、ワークフロープロセスが明確に定義されていない企業では、ワークフローの非効率性を特定し、業務改善を実施することが困難な場合が少なくありません。

これは、ビジネスが市場に適応できるかどうかは、ワークフローを継続して改善できるかどうかにかかっているため、大きな問題です。ワークフロープロセスの概要を把握することで、どのような点が非効率なのか、どのように改善すれば業務が効率化されるのか、効果的に把握することができます。

この記事では、ワークフロープロセスの主要な構成要素、ビジネスの世界におけるワークフロープロセスの一般的な例、および MindManager® などのツールを使用して組織のワークフロープロセスをより良く見える化する方法について説明します。

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ワークフロープロセスの主な構成要素

ワークフロープロセスの概要を正しく理解するためには、まず、既存の会社のワークフローを「入力」「変換」「出力」の主たる要素に分解する必要があります。この 3 つの要素を把握することで、より効率的に業務を遂行するための最適な業務構成が見えてきます。

入力

入力とは、ワークフローの起点となるアイテムやイベントのことです。ワークフロープロセスの各ステップを完了するために必要な情報、リソース、および材料が含まれます。

例えば、従業員の休暇申請を承認するような簡単なワークフロープロセスを考えてみましょう。従業員が休暇申請を提出すると、ワークフローの開始のトリガーとなります。

この入力は、休暇申請の理由、期間、具体的な日付が記載された情報という形で行われます。この情報がなければ、雇用主は承認プロセスを完了させることができません。

変換

入力されると、ワークフローのさまざまなステージで入力を動かすために必要なアクションとして変換されます。先ほどの例に戻ると、従業員が休暇の申請を行うと上司が行動をはじめます。

上司は休暇申請を確認する際、その従業員の不在を適切にカバーできるようにする必要があります。そのためには、休暇申請が重なっていないか、プロジェクトのスケジュールを確認する必要があります。

これは、ワークフロープロセスの側面で、ビジネスタスクを達成するために、さまざまな会社の従業員が実行する必要がある活動を指定します。変換は、何らかの形で入力があった場合にのみ発生します。

これらの活動はすべて、管理者が従業員の休暇申請を承認することが可能かどうかを判断するのに役立ち、プロセスを完了へと導きます。

出力

入力とそれに対応する変換により、出力がされます。ワークフローの出力は、結果または成果としても知られ、ワークフロー内の各手順の結果を表します。

完成したタスクが最終的な出力となります。休暇承認プロセスの例に戻ると、このワークフローの出力は、マネージャが従業員の休暇申請を承認するか拒否するかのどちらかになります。

複雑なワークフローでは、出力がプロセスの次のフェーズの入力になることもあります。例えば、従業員が申請した5日間の休暇のうち、上司が2日しか承認できない場合を考えてみましょう。この場合、従業員は自分の予定を変更するかどうかを決めなければなりません（新しい入力）。

ビジネスシーンにおけるワークフロープロセスの一般的な例

ワークフロープロセスが実際にどのようなものかを見てみたいと思われるでしょう。適切なワークフロープロセスには、2つの共通点があります。それは、個々のステップが順次または並行して発生し、ビジネスタスクを完了させるという点です。

ここでは、ビジネスの世界で一般的なワークフロープロセスの例として、「人材の採用」と「サイバー脅威の報告」の2つを紹介します。

人材採用

人材採用は、ほとんどの企業が労働力を維持するために行わなければならない一般的な業務です。このプロセスでは、求職者の発掘、スキルアセスメントの配布、1対1およびグループ面接の実施、主要な利害関係者との面談、有望な候補者の最終的な決定などが行われます。

しかし、採用ワークフローは、関係者の関与の欠如や、採用サイクルの長期化による優秀な候補者の流出など、多くの可動部品があるため、陥りやすい落とし穴があります。採用ワークフローのプロセスを明確にすることで、企業は不適格な人材を採用するリスクを軽減し、組織に加えるべき優秀な人材を確保する可能性を高めることができます。

以下は、採用ワークフローの一例です。

1. 採用担当者が採用ニーズを決定
2. 採用担当者が社内関係者と打ち合わせを行い、仕事内容を作成
3. 採用担当者が求人情報を作成し、有名な求人サイトに一定期間（通常2〜3週間）掲載
4. 採用担当者は、候補者から応募書類を集め、履歴書、添え状、業務実績の提出を確認
5. 採用担当者は、主要な利害関係者と面談し、要件を再確認するとともに、応募書類に基づく候補者についてのフィードバックを得る
6. 採用アシスタントによる候補者の面接日程の調整
7. 採用担当者による候補者との面接
8. 採用担当者が主要な関係者と面談し、優秀な候補者のプロフィールを確認し、どの候補者にポジションを与えるべきかを決定
9. 採用担当者は、評価の高い候補者にポジションを提供
10. 採用担当者は、採用候補者と雇用契約を締結
11. 採用担当者は、候補者を正式に採用し、入社プロセスに移行

採用プロセスにおける各自の役割と責任を明確にするために、組織はスイムレーン図と呼ばれる見える化ツールを活用することをおすすめします。スイムレーン図とは、ワークフローを視覚的に表現したもので、既存の社内ワークフローに関わる各メンバーの個々の職務を、縦または横のレーンを使って分解したものです。実際のプロセスは、典型的なフローチャートのシンボルを使って文書化されます。

以下は、MindManager で作成した採用プロセスのスイムレーン図です。

サイバー攻撃レポート

今日のビジネス環境において、サイバー脅威はかつてないほど顕著になっています。実際、米国で発生したサイバー攻撃の数は、2021年に発生したサイバー攻撃と比較すると、2022年上半期には 42% も増加しています。このように、ほとんどの組織はサイバー攻撃に対処する準備ができていません。 戦略的なインシデント対応ワークフロープロセスを確立することで、企業は情報システム部門がサイバー脅威を検知した時点で適切に対処し、悪意ある行為者が企業システムに与える損害を最小限に抑えることができます。

ここでは、企業がフィッシング詐欺に対処するためのインシデント対応ワークフロープロセスの一例を紹介します。

1. ある組織の情報システム部門が、従業員から「不審な電子メールを受け取った」という報告を受ける
2. 情報システム部門は、サイバーセキュリティの専門知識を駆使して、そのメールが悪意のあるものであるかどうかを判断
3. 情報システム部門は、そのメールが本物かどうかを従業員に通知
   • メールが本物である場合、情報システム部門はメールの真偽を確認するメールを従業員に送り、インシデント対応のワークフロープロセスを終了
   • 電子メールがスパムである場合、ITチームは電子メールがスパムであることを確認する電子メールを従業員に送信し、インシデント対応ワークフロープロセスを終了
   • 電子メールに悪意のあるコンテンツが含まれている場合、情報システム部門は電子メールに悪意のあるコンテンツが含まれていることを確認する電子メールを従業員に送信します。その後、情報システム部門は手順4へ。
4. 情報システム部門は、攻撃者が従業員のコンピュータシステムにアクセスしようとする経路（脅威または攻撃ベクトルとして知られている）を特定
5. 次に、その従業員またはコンピュータシステムが、社内の「セキュリティ上の高リスク脅威」リストに含まれているかどうかを判断
   • 従業員のコンピュータシステムが「高リスクのセキュリティ脅威」リストに含まれていない場合は、今後30日間、従業員のコンピュータシステムを「高リスクの監視」リストに追加し、その期間中、従業員のシステムのサイバー脅威の監視を継続
   • 従業員のコンピュータシステムが「セキュリティ脅威の高リスク」リストに掲載された場合、漏洩した従業員コンピュータシステムのパスワードリセットとシステムの再イメージを実施

このワークフローはやや複雑であるため、ワークフロー図を使用して、フィッシング詐欺インシデント対応ワークフローに含まれるさまざまなステップをより明確に視覚化することが有効です。ワークフロー図は、ビジネスワークフローにおける一連のステップと各ステップの責任者を簡単に理解できるように、プロセスを視覚的に描写したものです。

以下は、MindManager で作成したフィッシング詐欺のインシデント対応ワークフロー図の例です。

MindManager を使用して社内のワークフロー プロセスをより良く見える化するには

組織で使用しているビジネス手法がどのようなものであっても、視覚的な図を活用してワークフロープロセスをマップすることで、大きな利益を得られます。ビジュアル図を使用すると、既存の社内ワークフローにおける各自の役割と責任をよりよく理解でき、プロセス改善の機会も見つけやすくなります。

MindManager などのマインドマップ ソフトウェア ソフトには、カスタマイズ可能なスイムレーン図、ワークフロー図、およびその他のビジュアルテンプレートが幅広く用意されており、チームはこれを使用してワークフロー プロセスを合理化し、最終的に収益を向上させることができます。もちろん、MindManager の共同編集機能により、チームの協働が容易になり、チームメンバーは物理的な場所に関係なくリアルタイムでワークフロープロセスマップに貢献できます。

また、MindManager では、ビジュアル図を Web ページ、電子メール、SharePoint ドキュメント、およびその他のプロジェクト リソース内にリンクできるため、チームはすべての重要なワークフロー プロセス情報をひとつの集中型ドキュメントに集約することができます。これにより、社内外の関係者とワークフロー情報を効率的に共有することができます。

MindManager の無償トライアルを使用して組織のワークフロー プロセスを図式化ください。

この記事は、What is a workflow process? | DECEMBER 7, 2022 を翻訳したものです。