ワークフロー ドキュメント ソフトウェアとは 

ワークフローは組織の血の流れです。

人間の体内では、血管が栄養豊富な血液の流れを体系的に分配し、様々な臓器が正常に機能するようにしています。同様に、企業のワークフローは、ビジネス活動の流れを順次整理し、チームが最適に機能し、設定した目標を達成することを可能にします。

もし、人間の循環系を構成する膨大な数の血管が、適切な機能を果たす方法を伝える遺伝子の設計図を持っていなかったらどうなるか想像してみてください。血管は、体の臓器に効果的に栄養を分配する方法がわからず、多臓器不全に陥り最終的には死に至ることでしょう。

上では人間の体を例にしましたが、ワークフローのドキュメント化がなぜ重要かおわかりいただけたでしょうか。

ワークフローのドキュメント化とは、企業のプロセスを概説する様々なビジネスドキュメントを保存し、参照し、編集または更新するプロセスのことです。ワークフローのドキュメント化は、プロジェクトの成功率を高め、無駄を省き、プロセスを合理化し、組織の収益を向上させるために使用されます。

明確なワークフロードキュメントがなければ、チームメンバーは各自の役割と責任がわからず、マネージャーは新入社員のトレーニング時に参照するリソースがなく、チームは既存のプロセスを改善する機会を見つけることが難しくなります。変化し続ける市場において、企業が生き残るためには適応力が重要ですが、ワークフローがドキュメント化されていないと、最終的には組織の崩壊してしまいます。

有名企業では、ワークフローのドキュメント化プロセスを進めるために、ワークフロードキュメント化ソフトウェアがよく使用されます。これらのソフトウェアは、ワークフロー図のような視覚的なプロセスドキュメントを効率的に作成、編集、レビューすることを可能にします。ワークフロー図は、既存の組織でのビジネスプロセスの様々なステップを視覚的に描写し、明確にします。

この記事では、ワークフロー図の種類、ワークフローの主要コンポーネント、ワークフロー ドキュメントの目標、および MindManager® などのワークフロー ドキュメント ソフトウェア を使用してワークフロー ドキュメント プロセスを強化するメリットについて説明します。

ワークフロー図の種類

既存の企業プロセスを可視化するために、組織が使用できるさまざまなワークフロー図があります。ここでは、ビジネスの世界でよく使用される 3 種類のワークフロー図を紹介します。

スイムレーン図

スイムレーン図とは、企業のワークフローをアクティビティ、役割、および責任に分解したビジュアルツールである。この図により、ビジネスプロセスにおける自分の役割をより効果的に可視化することができます。また、スイムレーン図によって、ワークフローがどのような成果物を生み出し、それをどのように完成させるかについての迷いがなくなります。

SIPOC マップ

SIPOC マップは、ビジネス ワークフローに関連するサプライヤ(suppliers)、入力(inputs)、機能(functions)、出力(outputs)、および顧客(customers) (SIPOC) を可視化およびドキュメント化するのに役立つ高レベルのフローチャートです。これらの図は、チームがプロセスのどの部分を改善する必要があるかを見つけるのに役立ちます。SIPOC マップは、ワークフローの各要素を詳細に説明するため、既存の会社のワークフローを新入社員に教育する際にも最適なツールです。

ワークフローの主要な構成要素

すべてのビジネスワークフローには、入力、変換、出力の 3 種類の主要なコンポーネントがあります。これらのコンポーネントが連動して、プロセスを最初から最後まで完了します。

入力

入力とは、ワークフローの特定のステップを完了または開始するために必要な材料や情報などのリソースを指します。

コンテンツ承認ワークフローのような基本的なワークフローでは、ライターが編集者に最初のドラフトを提出することが入力の例です。この原稿の提出が編集者からの返答のトリガーとなり、ワークフローは前進します。

変換

変換はアクティビティとも呼ばれ、プロセスの各ステップでチームメンバーが実行しなければならないアクションを指定します。言い換えると、入力があった時点で変換が行われます。

基本的なコンテンツ承認ワークフローでは、編集者がライターのドラフトをレビューすることが変換となります。この変換がなければ、承認プロセスは完了しない。

出力

出力は、各変換の結果であり、プロジェクト成果と混同しないようにしてください。言い換えれば、出力とは、完了したタスクのことです。基本的なコンテンツ承認ワークフローでは、編集者がライターの原稿を内容確認し、承認することが出力となります。

より複雑なワークフローでは、出力は通常、既存の社内ワークフローの次のステップの入力となります。例えば、編集者がライターの原稿をレビューして問題を発見した場合、編集案を添えて原稿をライターに送り返す必要があります。したがって、出力（編集案を含む原稿）は、コンテンツ承認ワークフローの第 2 ラウンドの入力となります。

ワークフロードキュメント化の目標

ワークフローのドキュメント化プロセスは、効果的に行われれば、会社のプロセスを合理化し、ビジネス成果を向上させることができます。ワークフローのドキュメント化プロセスは、以下の目的を達成させます。

目標 1：会社のプロセスを合理化

ワークフローのドキュメント化プロセスでは、社内のワークフローが本当に最適化されているかどうかをもう一度見直す必要があります。組織のワークフローの各ステップを図式化することで、企業はプロジェクトリソースをより有効に活用し、チームの生産性レベルを向上させる方法についての考察できます。これは、プロセスの改善を助け、組織全体の適応性を高めることにつながります。

目標 2：業務ワークフローにおける無駄の排除

ワークフローのドキュメント化により、チームはより効率的にプロジェクトの成果に付加価値をもたらさないワークフロー内の無駄な活動を見つけることができます。そして、これらの無駄な活動を排除することで、チームメンバーは付加価値のないタスクに費やす時間を減らし、企業の製品やサービスの価値を高めるタスクを完了するために、より多くの時間を費やすことができるようになるのです。

目標 3：会社のプロジェクトの成功を向上

会社のワークフローをドキュメント化することで、チームは既存の会社のプロセスにおいて自分たちがどのような役割を果たしているかをより深く理解できるようになります。これにより、チームメンバーには説明責任の意識が芽生え、プロジェクトのタスクを最高の状態で完了できる可能性が高まります。高いパフォーマンスを発揮するチームは、より質の高い成果物を生み出し、プロジェクトが成功する可能性を高めます。

目標4：組織の収益向上

会社のワークフローをドキュメント化することで、組織の運営コストを削減することができます。ワークフローを詳細に記述することで、リソースの無駄な利用が明らかになります。チームは、これらの考察をもとに、リソースの有効活用とプロジェクトコストの削減を図ることができ、組織の収益に貢献します。

MindManager を使用してワークフロー ドキュメント作成プロセスを強化するメリット

ワークフローのドキュメント化プロセスは、最初は難しく思えるかもしれませんが、ビジュアル ダイアグラム ソフトウェアを使用すれば、会社のワークフローを簡単にドキュメント化できます。MindManager などのビジュアル ダイアグラム ソフトウェアにより、会社のワークフローの各ステップを効果的にマップにできます。

MindManager には、SIPOC マップ、スイムレーン図、およびその他のテンプレートがあらかじめ用意されており、チームは簡単に自分好みにカスタマイズしてワークフローのドキュメント化を合理化することができます。MindManager の共同編集機能を使用すると、複数のチームメンバーがリアルタイムで同時にワークフロー図の作成に協力できるため、ワークフローのドキュメント化がさらに簡単になります。

また、MindManager では、重要なビジネスドキュメントをワークフロー図に直接リンクさせることができます。この機能により、チームは、既存のワークフローが企業の包括的な目標にどのように貢献しているかを理解するために必要なデータを、企業の利害関係者に効率的に提供することができます。

MindManager を使用して、プロセスを合理化し、ビジネス成果を向上させてください。

この記事は、What is workflow documentation software, and why do you need it? | NOVEMBER 16, 2022 を翻訳したものです。