著者：ジル・ヒューティッチ
企業を完全に改革－企業の生産性を向上させ、業務を合理化し、コストを削減－できるものがひとつあるとすれば、それはワークフロー管理ではないでしょうか。
マッキンゼー・クォータリーによると、約 60%の職種で 30%以上の業務が自動化されているといいます。そして、ご想像通り、ワークフロー管理なしでは、ワークフローの自動化はできません。
ワークフロー管理の基礎
ワークフロー管理とは、特定のプロセスを実行するために必要な時間、費用、リソースを削減することにより、効率を最大化することを目的とした、ビジネスプロセス内の複数のステップやタスクの管理のことです。
さらに、ワークフロー管理を活用していない企業は、その結果に苦しむことになります。例えば、非効率なプロセスが原因で、毎年20～30％の収益を失っていると言われています。
その理由を説明するために、ここではワークフロー管理について深く掘り下げていきたいと思います。そこで、この入門ガイドでは、ワークフロー管理とは何か、そして効果的なワークフロー管理のメリットについて説明します。
ワークフロー管理とは
ワークフロー管理とは、「ビジネスプロセスの中で複数のステップやタスクを管理すること」と定義することができます。
つまり、ワークフロー管理を実践している企業は、タスクからタスクへ、人から人へと仕事がどのように流れるのかを分析しています。ワークフロー管理は、特定のプロセスを実行するために必要な時間、費用、リソースを削減することで、業務の改善を目的としています。
ワークフロー管理を簡素化するために、多くの企業ではワークフロー管理システムを導入しています。このようなソフトウェアを使用することで、ワークフローの設定や管理が容易になるため、非効率なプロセスを発見し、排除することができます。
ワークフロー管理は、あらゆる組織に付加価値をもたらしますが、特に複雑なプロセスを利用し、様々な部門間でのやり取りが必要となる企業では、とくに有用です。
なぜワークフロー管理が重要なのか
ワークフロー管理のメリットは誇張ではありません。主なものをいくつかご紹介します。
効率性
ワークフローが明確に定義されていると、プロセスのどこに問題があるのか、扱いにくいもの、混乱しているもの、時間がかかるものなどの問題が容易に見えてきます。これらの問題点が明確になれば、企業は業務を合理化して効率化を図ることができます。
より良い意思決定
最高のビジネス上の意思決定は、現在行われている方法を明確に理解した上で行われます。企業の利害関係者がワークフローを全体的に見る機会を持つことで、手続き上のボトルネックをより簡単に特定することができます。その結果、利害関係者は何を変更する必要があるのか、なぜ変更するのかを明確に理解することができ、自然と意思決定の改善につながります。
競争優位性
ワークフロー管理は、主要なビジネスプロセスを簡単に分析するための手段であるため、企業は業務改善のためのロードマップを持っています。そして、活動を効率化している企業は、行き当たりばったりのアプローチをとる競合他社に比べて、明らかに優位性があります。
一貫性
きちんと定義されたワークフローがなければ、企業は同じ決断を迫られるたびに違うことをしてしまうリスクを抱えています。残念ながら「振り出しに戻る」必要がでてしまうと活動が鈍り、生産性を低下させます。
仕事の責任の明確化
組織が大きくなればなるほど、どの部門が特定のプロセスを担当しているか、またワークフローのどこに関与する必要があるかを明確にすることが重要になってきます。
ワークフロー管理の大きなメリットは、責任の所在を明確にすることで、いつ、何が求められているのかを従業員が理解しやすくなることです。また、役割が明確になることで、不明確で刻々と変化する責任に直面したときのように、ストレスを感じたり、動揺したり、怒りを感じたりすることも少なくなります。
その結果、ワークフロー管理を実践している企業は、従業員の満足度が高く、離職率が低下する可能性が高いのです。
コスト削減
ほとんどの企業は、ワークフロー管理から大きな財務上のメリットを得ています。例えば、業務の効率化は組織のコスト削減だけでなく、人件費の削減、従業員の定着率の向上、方針転換の迅速化、市場シェアの拡大、顧客満足度の向上などの財務上の利益も得られます。
戦略に時間を割ける
炎上が絶えない組織では、次のベストステップを考えている暇はありません。ワークフロー管理を導入することで、業務を円滑かつ効率的に進めることができ、将来に向けての戦略立案に時間を割くことができるようになります。
ワークフロー管理はどのように利用されているか
ワークフロー管理には様々な方法がありますが、ここでは最も一般的なものをご紹介します。
研修
新入社員のトレーニングでも、製品やサービスを最大限に活用する方法を顧客に説明する場合でも、ワークフロー管理は研修のプロセスを定義し、簡素化するのに最適です。
カスタマーサポート
顧客からの苦情はどのように処理されるべきか。いつエスカレーションされるべきか。これらの疑問にワークフロー管理が答えることで、サポートチームの効率を向上させ、顧客満足度を向上させることができます。
マーケティング
マーケティングは、その場しのぎではなく、戦略的に行うことが最も効果的です。ワークフロー管理により、企業は購買ライフサイクルの各段階で見込み客を誘導する（再現性のある）マーケティングプロセスを確立することができ、企業は売上と利益を最大化することができます。
コンテンツ管理
ブログ、ポッドキャスト、ソーシャルメディアの投稿、ホワイトペーパーなどのコンテンツで見込み客を惹きつける企業が増えている中、コンテンツ作成プロセスを管理することの重要性はますます高まっています。
誰がコンテンツを書くのか。テーマの専門家によるトピックの承認が必要か。コンテンツが投稿される前に、誰がそのコンテンツを承認するのか。法務部門が公開前にコンテンツを確認する必要があるのか。
ワークフロー管理プロセスを使用することで、企業は明確なコンテンツ管理ワークフローを開発することができます。これにより、混乱を減らしながら、承認されていないコンテンツがインターネット上に流出する可能性を減らすことができます。
このように、ワークフロー管理は業務効率の向上に重要な役割を果たします。
MindManager は、フローチャート、コンセプト マップ、タイムライン、ビジネス ダイアグラムなどのワークフロー図を簡単に作成できるため、ワークフロー プロセス全体の改善に役立ちます。さらに、MindManager のタスク管理、コスト追跡、プロジェクト管理ツールを使用すると、ワークフロー内の各作業を常に把握することができます。その結果、組織の効率が向上し、大幅なコスト削減を実現できるのです。
この投稿は、What is workflow management and why should businesses use it? JILL HUETTICH JUNE 9, 2020 を翻訳したものです。
