複雑なプロジェクトを実施する際、複数のチームがあり、納期が異なり、整理しておくべきリソースが大量にある場合は、細部にこだわってしまいがちです。
もし、大量のタスクリストと何十ものメッセージをやりくりする代わりに、プロジェクトがタスク、マイルストーン、チャートを含むカラフルでインタラクティブなロードマップで表示されていたらどうでしょう。
プロジェクトの進捗状況が一目でわかるとしたら、仕事がどれだけ楽になるでしょう。
それは、ビジュアルプロジェクト管理ツールをつかうとそれが可能になります。
ビジュアルプロジェクト管理ツールへ移行することで、チームがプロジェクトを計画、実行、追跡する方法が変わりつつあります。この記事では、ビジュアルプロジェクト管理と、それによってどのようにプロジェクトの成功を向上させるかについて説明します。
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ビジュアルプロジェクト管理とは。なぜ重要なのか
ビジュアルプロジェクト管理とは、プロジェクト管理ツールとデータの見える化の利点を組み合わせた組織的な概念です。
多くの場合、ガントチャート、カンバン、フローチャート、タイムライン、マインドマップなどのビジュアルツールを活用します。
従来のプロジェクト管理では、タスクの追跡と、テキストとリストを使用して整理することに重点を置いていました。
ビジュアルプロジェクト管理では、アイコン、色、チャート、グラフを使用して、タスク管理の利点とデータ視覚化の力を組み合わせます。
しかし、なぜこの概念が重要なのでしょうか。
ビジュアルプロジェクト管理は流行語に過ぎないのでしょうか?
ビジュアルプロジェクト管理は、人間が視覚的な生き物であるため重要です。人間の頭の約半分は視覚的な手がかりの処理に専念しているため、視覚的なチャートはプロジェクト管理に理想的な形式となっています。
ビジュアルプロジェクト管理が機能的であるもうひとつの理由は散漫にさせないことにあります。
毎日受け取る確認依頼、メッセージ、メールの数を考えてみてください。圧倒されてしまうこともあります。
ビジュアルプロジェクト管理ツールを使えば、プロジェクトの進捗状況やどこに注力すべきかが一目でわかります。
ビジュアルタスク管理ツール5選
ビジュアルプロジェクト管理システムは、直感的に、進捗を追跡し、タスクに優先順位を付け、より効果的に協働する方法です。
さまざまなツールが存在しますが、プロジェクト形式ごとに適切に機能するものがあります。
ここでは、人気のあるビジュアルプロジェクト管理システムをいくつか紹介し、どのような場合に使用するかをご紹介します。
1. ガントチャート
ガントチャートは、グリッド形式を使用して、特定の時間枠内のタスクとイベントを表示します。X軸は時系列となっているのが特徴で拡大縮小できます。Y軸は完了すべき特定のタスクやアクティビティを示します。
ガントチャートは、多くの場合、統計、チャート、またはグラフを通じてプロジェクトに関するデータ分析を特徴としています。
ガント チャートを使用するタイミング: 時間的制約のあるプロジェクト、とくに複雑なプロジェクトや長期的なプロジェクトに適しています。
2. タイムライン
タイムラインは、イベントを時系列で追跡するためのビジュアルプロジェクト管理ツールです。多くの場合、歴史的な出来事だけでなく、将来の出来事も含まれます。
タイムラインの主な利点のひとつは、複雑なタスクをより小さく、より管理しやすいステップに分割できることです。
タイムラインは、進捗管理が問題になる場合や、長期的なプロジェクトを追跡する場合に役立ちます。
タイムラインを使用するタイミング: 時間的制約のあるプロジェクト、とくに長期プロジェクトや履歴データに依存するプロジェクトに適しています。
3. カンバンとスクラムボード
カンバンは、「保留中」、「高優先度」、「進行中」などのステータスに基づいて列に整理された「カード」を使用してワークフローを視覚化するのに役立つタスク管理ツールです。
カンバンとスクラムボードは、その使いやすい形式により、 スクラムチームとアジャイルチームに人気があります。ユーザーは、タスクのステータスが変更されたときに、カードを新しい列にドラッグするだけです。
カンバンボードとスクラムボードの活用方法: コンテンツカレンダー、QA プロセス、コーディング、カスタマーサクセスなどのプロセスベースのプロジェクトに最適です。
4.マインドマップ
マインドマップは、概念の関連性に基づいて整理された視覚的な図です。
これには、線を介してサブコンセプトに接続されているいくつかの主要な概念を表現します。それらはスポークとホイールに似ていますが、次のようにはるかに複雑になる可能性があります。
マインドマップを使用する場合:同時に実行される複雑なプロセスや複数のプロセスの場合。たとえば、複数のチームにまたがるタスクとプロジェクトを含む製品の発売を追跡します。
5.ホワイトボード
ホワイトボードテンプレートは、完全にカスタマイズ可能なデジタルホワイトボードです。ユーザーは、図形や付箋を追加したり、画像を追加したり、ドキュメントをアップロードしたり、Zapier や Jira などの他のツールを連携させたりできます。
そのカスタマイズ可能な性質により、チームはプロセスを別の形式に押し込むのではなく、自分に合ったビジュアルプロジェクト管理プロセスを作成できます。
ホワイトボードの使い道: 他の視覚的なタスク追跡形式がチームやあなたの仕事のやり方に合わないときはお試しください。
ビジュアルプロジェクト管理の利点とは
ほとんどのチームは、使いやすいビジュアルプロジェクト管理ツールを愛用しています。プロジェクトの現状や次に何をすべきかを簡単に確認し、ボトルネックを特定できます。
また、上司のリーダーシップを変え、プロジェクト成功のロードマップとして機能するコラボレーションツールにもなります。ここでは、チームが享受できるその他のメリットをいくつか紹介します。
時間節約
カンバンやガントチャートなどの視覚的なチャートを使用すると、プロジェクトの進捗状況の確認、リソース割り当ての追跡、プロセスのボトルネックの特定が容易になります。これにより、プロジェクトの管理に費やす時間を減らし、物事を成し遂げる時間を増やすことができます。
生産性向上
ビジュアルプロジェクト管理は、プロジェクト管理のための構造化された視覚的なフレームワークが提供され、ワークフローを合理化し、混乱を減らすのに役立ちます。これにより、生産性が向上し、チームメンバーは結果を出すことに集中できます。
コラボレーションの改善
ビジュアルプロジェクト管理ツールが共有されるため、チームの全員 (リーダーを含む) がリアルタイムでコラボレーションし、最新情報を共有し、タスクの優先順位付けをより効果的に行うことができます。チームがより効果的にコラボレーションすれば、プロジェクトはより早く完了し、成功する可能性が高くなります。
将来、プロジェクト管理はもっとビジュアルに
ビジュアルプロジェクト管理は、チームみんながアクセス可能なプロジェクト計画、追跡、管理する方法です。これにより、業務が効率的になり、コラボレーションが改善され、プロジェクトが成功する可能性が高まります。
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この記事は、Visual project management: A guide to more successful projects | June 11, 2024 by MindManager Blog を翻訳したものです。