まだバーチャルホワイトボードの威力を知らない方は、きっとその可能性に驚きと感動を覚えることでしょう。
オフィスの定番アイテムであるホワイトボードは、グループディスカッションを視覚的にサポートするのに非常に有効なアイテムです。
もし、その物理的なホワイトボードがデジタルだったら、どんなことができるか想像してみてください。
デジタル: オンラインやソフトウェアベースのホワイトボードは、普段仕事をしているのと同じ画面に表示されます。
協働: デジタルホワイトボードは基本的に、あなたとあなたのチームが同時にアイディアを検討できる白紙の状態です。
多機能: バーチャルホワイトボードを使えば、対面でも遠隔地でも、計画やコンセプトをより効率的に検討できるだけでなく、最高の協働のためのホワイトボードツールには、マッピング、ダイアグラム、チャートなどのテンプレートが組み込まれています。
物理的なホワイトボードでできることは、バーチャルなホワイトボードでも、より速く、より効果的にできるのです。
- 外出先でも自分の考えを微調整、編集、操作
- 他のソースから知識やデータを統合
- アイディア、計画、インスピレーションを保存、再利用、見直しが可能
- 自宅、個人的な仕事、ビジネスオーナー、チーム員としてのコミュニケーションでも、バーチャルホワイトボードは事実上誰にでもメリットがあります。
それでは、バーチャルホワイトボードのコンセプトをご紹介した後、バーチャルホワイトボードツールを使って、より良いコラボレーション、ブレインストーミング、タスク管理を行う方法を見ていきましょう。
協働型ホワイトボードのメリット
効率的なコラボレーションのためには、堅牢で視覚的なコミュニケーションツールが必要です。幸いなことに、バーチャルホワイトボードと効果的なコミュニケーションは、ビールと枝豆のように相性が良いのです。
コラボレーション型ホワイトボードでは、ビジュアルマップやフローチャートなどのアドインを活用することで、チームの整合性を保ちながら、長引くメールや会議への依存度を減らすことができます。
また、ブレインストーミングからプランニング、タスク管理、実行に至るまで、チームを一気に活性化させることができます。
ここでは、バーチャルホワイトボードをチームに導入する3つの大きな理由をご紹介します。
1. 情報処理の高速化
私たちの脳は、視覚的な情報をテキストの60,000倍の速さで処理します。幸いなことに、カラフルな図形やシンボル、画像が用意されているので、メッセージを伝えるために絵心が必要になることはありません。
2. やる気向上
ビジュアルコンテンツは、やる気を35〜65％高めることができます。 バーチャルホワイトボードは、議論の内容に関わらず、賛同者や参加者を増やすための最も簡単な方法の一つです。
3.長期的な定着
話し合いを中心とした会議でビジュアルを使用すると、定着率が約10％から65％に向上します。オフィスで会議をする場合でも、チームが分散している場合でも、ホワイトボードを使ったコラボレーションは、目的、期待、優先順位を明確にし、チームがそれらをよりよく記憶するのに役立ちます。
バーチャルホワイトボードを使って計画、プロジェクト、プロセスを具体化することで、自然にビジュアルコラボレーションが行われます。
- 透明性を高める
- コミュニケーションの違いをスムーズにする
- 問題解決と意思決定が容易になる
それでは、なぜコラボレーションホワイトボードがブレインストーミングを成功させる道を開くのか、その理由を見ていきましょう。
バーチャルホワイトボードを使ってブレインストーミングを活性化
あなたと協力者、チームは、デジタルプラットフォームを利用してお互いのアイディアを作成しそれを記録することで、ブレインストーミングセッションからより多くのことを得ることができます。
消しゴム付きのホワイトボードとカラーマーカーを使って、グループでディスカッションをしたり、アイディアを練ったりしたことがあれば、それがどれほど自由で生産的なことかおわかりいただけるでしょう。
バーチャルホワイトボードツールを使えば、せっかく見つけた独創的なアイディアを消してしまうことなく、創造性を高めることができます。
バーチャルホワイトボードでは、トピックをドラッグしたり、異なるアイディアの間に関連性を持たせたり、関連するメモやリンク、ファイルを適切な場所に配置したりすることができます。
これは次のような場合に最適です。
- アイディアを(脳の働きと同じように)非線形に処理することよる生産性向上
- 散らばったりバラバラになったデータやアイディアの統合
- グループのプロジェクト、プロセス、計画についての共同作業を促進
例えば、MindManagerのバーチャルなマインドマップは、さまざまな意味でブレインストーミングに適しています。
個人の意見をホワイトボードベースのマップやアウトラインに素早く取り入れることができるだけでなく、チームの有用なアイディアをすべて保存し、後で微調整したり拡張したりすることができます。
バーチャルホワイトボードは、次のようなダイナミックなブレーンストーミングです。
- 製品やプロセス、プロジェクトを新たな角度から見直す必要があるときに糸口をつかむのに有用
- 最初にアイディアを生み出し、次にそのアイディアを改良して行動に移行
- ユニークで革新的なソリューションを発見するための手段として協働を活用
デジタルホワイトボードは、手動のホワイトボードを使うよりも素早く（そして楽しく！）、コンセプトを単純化し、コンテキストを追加し、アイディア間の関係を短時間で作成することができます。
バーチャルホワイトボードはタスク管理に役立つか
アイディアがまとまれば、新規または既存の活動を計画し、実行し、フォローアップするためにバーチャルホワイトボードをすぐに使うことができます。
様々なタイプや作業量の業務があります。
しかし、バーチャルホワイトボードツールを使えば、新しいプロジェクトのものであれ、進行中のプロセスのものであれ、最初から最後まで簡単に作成・管理することができます。
たとえば、以下のような使い方ができます。
- 大きな目標をこなせる業務量の課題に分割
- 必要に応じタスク関連のデータやリソースを更新、修正
- 一刻を争う仕事を把握
ビジュアルホワイトボードは、デジタルマップ、ワークフローダイアグラム、タイムラインなど、さまざまな形式をとることができるため、MindManagerなどのプログラムでさまざまなビューを使用して、完了が必要なタスクを分解し、それを追跡することができます。
機能性に優れたバーチャルホワイトボードは、単に共有できるだけでなく、持ち運びが可能で、チームの全員が何を考え、何をしているかを継続的に把握することができます。
ドラッグ＆ドロップ機能を使って、タスクデータを簡単に再現したり、並べ替えたりすることができます。
- 大きな目標と小さな目標、共同作業と個人作業の間のリンクを明確化
- タスクが実行されるたびに詳細を追加
- さまざまなバーチャルホワイトボードをリンク。Google DocsやExcelなどの外部ソースから情報を統合
一連のタスクを組み立て、再構築しながら、さまざまなシナリオを実演することは、バーチャルホワイトボードツールを使うことで、より速く、より効果的に行うことができ、今までどうしてこれを使わなかったのかと思うほどでしょう。
バーチャルホワイトボード・ツールのご紹介
最良のバーチャルホワイトボードツールは、グループでの作業にインスピレーションを与え、効率的に作業を進めることができるように設計されています。
ここでは、いくつかの人気のあるオプションを紹介します。
スケッチアプリ
いざというときには、GoogleのウェブベースのChrome Canvasなどのスケッチアプリやドローイングアプリを、バーチャルホワイトボードとして使うことができます。素晴らしいアイディアが消えてしまう前に、素早く描きとめ保存するのに便利ですが、これらのアプリは比較的限られた用途しかないので、絵を描くスキルがあることを強くお勧めします。
ホワイトボードのアドオン
ホワイトボード機能を備えた人気のアプリには、以下のようなものがあります。
- Asana (シンプルなホワイトボード上で付箋を移動させることができる)
- Aww app（タッチ操作が可能なオンラインアプリで、URLリンクを介して自分と他の人が一緒に絵を描くことができる
- Canva（オンラインホワイトボードにデザインやアニメーションのツールを加えたグラフィックデザインプラットフォーム
他のプログラムに組み込まれたホワイトボードツール
技術に精通したユーザーは、PowerPoint、SharePoint、Google Slides、Microsoft teamsなどのプログラムでデジタルホワイトボードを作成することができます。可動式のテキスト、画像、図形、線、動画などを追加し、会議中に記録して共有することができます。
ウェブチャット用ホワイトボード
ZoomやCisco Webexなどのビデオチャット・プラットフォームには、シンプルなホワイトボードが組み込まれており、チームとの会話中に考えを説明するのに役立ちます。
物理的なデジタルホワイトボード
GoogleのJamboardは、車輪付きの物理的なホワイトボードとデジタルスクリーンを組み合わせたもので、スタイラスで描いたり、指で消したり、オンラインの画像を取り込んだり、直接または専用アプリを介してチームメイトと情報を共有したりすることができます。
MindManager
パワフルで汎用性が高く、使いやすいホワイトボードツールを探しているなら、MindManagerがぴったりかもしれません。このソフトウェアに組み込まれたさまざまなマインドマップテンプレートは、バーチャルホワイトボードのように機能しますが、サイズの制限はありません。
MindManager なら以下のようなことができます。
- コラボレーションを強化: マップされた話の要点を一連の流れに沿って実行することで、より効果的な会議を行うことができます。
- ブレインストーミングを次のレベルに: アイディアの収集から実行可能なプランまで、1 つのセッションで行うことができます。
- タスク管理を効率化: 全員が同じ意識を持てるように、論理的なフローで情報を収集して提示します。
MindManager では、知識、計画、プロジェクトを顧客や同僚と (共同編集機能により)共有できるだけでなく、リアルタイムでの共同作業や、デジタルダイアグラムを Microsoft Project、SharePoint、Microsoft Teams などの他の重要なツールと同期することができます。
- 同梱のテンプレートからチャート作成を開始し、すべてのリンク、ドキュメント、タスクを一箇所にまとめる
- ドラッグ＆ドロップでチャートを構成し、必要に応じて外部ソースのデータや知識を導入
- MindManager Go モバイルビューアアプリを使用し、バーチャルホワイトボードマップを外出先で使用
マップ作成の基本を学ぶのは簡単です。一般的なホワイトボードと同様に、MindManager ではマップを何度でも描き直すことができます。
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この記事は、Discover the power of virtual whiteboarding | APRIL 29, 2021 を翻訳したものです。
