著者：マルクス・コップコ、MP4PM 創設者
プロジェクト管理におけるマインドマップの応用について深く扱うこのシリーズの最初の記事では、トピックの簡単な紹介と利点の概要をお伝えしました。
私のオンラインプロジェクト「MP4PM – MindManager for Project Management」は、「Project Management Institute (PMI)」が発行している「A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)」の構造に基づいています。これは、いわゆる 10 の知識エリア (スコープ・マネジメント、コスト管理、利害関係者管理など) と、これら 10 の 知識エリア間で分散された 49 のプロジェクト管理プロセスの合計で構成されています。
49のプロセスのそれぞれは、順番に、ITTO (インプット、ツール、技法およびアウトプット)を含んでいます。あわせて、数百のITTOがあり、これらの項目のほとんどでマインドマップが有用であると信じています。
MindManager は非常に高度で、プロジェクトに関連した機能や機能が多いため、私の絶対的なお気に入りのツールであり、「MP4PM」での作業のきっかけとなっています。
この記事では、10 の知識領域 (QA) のそれぞれを詳細に紹介し、私がマインドマップと MP4PM フレームワークを使用してそれぞれのために作成したプロセスの例をお見せします。
あなたはPMBOK®ガイドに精通している場合は、最初の知識エリアは通常、「統合マネジメント」であることを知っているでしょう。ここでは少し違った方法で、「スコープマネジメント」から始め、シリーズの最後に「統合マネジメント」へとループバックしていきます。
知識エリア#1：スコープ・マネジメント
プロジェクト・スコープ・マネジメントとは、スコープにプロジェクトを正常に完了するために必要なすべての作業が含まれており、必要な作業のみが含まれていることを確認するプロセスを指します。
プロジェクトのスコープを管理することは主にプロジェクトに含まれていて、含まれていないものを定義し、制御することを含みます。
このプロセスを助けるためには、あなたが知っているべきである6つのプロジェクト・スコープ管理プロセスがあります。これらは下記のものを含んでいます。
- スコープ・マネジメント計画：プロジェクトおよびプロダクト・スコープがいかに定義され、検証され、そして制御されるか文書化するスコープ・マネジメント計画を作成するプロセス。
- 要件収集：プロジェクトの目的を満たすために利害関係者の必要条件および要件を決定し、文書化し、管理するプロセス。
- スコープの定義：プロジェクトおよびプロダクトの詳細な記述を行うプロセス。
- 業務分解構造(WBS)の作成：プロジェクトの成果物およびプロジェクトの仕事をより小さく、より管理しやすい部品に細分化するプロセス。
- スコープ妥当性確認：完成したプロジェクト成果物のスコープを正式に行うプロセス。
- スコープコントロール：プロジェクトおよびプロダクトスコープの状態を監視し、スコープのベースラインへの変更を管理するプロセス。
プロジェクト・スコープ・マネジメントは、プロジェクトのすべての仕事と、プロジェクトの目標を成功裏に達成するために必要な仕事だけを定義することに関係しています。
これらのプロセスは相互関係が強いものです。何がプロジェクトの一部であり、何がそうでないかを定義し制御します。各プロセスはプロジェクトが進行する間に少なくとも一度、そして多くの場合、何回も起こります。
プロジェクト・スコープ・マネジメントはプロダクト・スコープおよびプロジェクト・スコープの両方を包含します。
プロダクト・スコープはプロダクト、サービス、またはプロジェクトの結果の特徴にかかわります。それは成功裡に完了もしくは達成したことを判断するためにプロダクト要件に対して判定されます。
プロジェクト・スコープはプロジェクトの仕事を管理することだけが含まれます。プロジェクト・スコープはプロジェクト・マネジメント計画に対して判定されます。スコープのベースラインは、プロジェクトスコープステートメント、WBS、WBS辞書で構成されています。
マインドマップ技法およびマインドマップソフトは、プロジェクトの計画段階、およびこれらに対応するプロセスにおいて特に有用です。これを説明するために、スコープ・マネジメント計画の目的と、マインドマッピングソフトウェアを使用して1つの計画を作成する方法を詳しく見てみましょう。
プロジェクト・スコープ・マネジメントの目的
スコープ・マネジメント計画は、次のことを可能にする一連の文書である。
1. 構造の提供
スコープ・マネジメント計画は、プロジェクト・スコープが成功裏に完了するまで発展できる構造を作るために開発されました。それは、プロジェクトのスコープに関するすべてのプロジェクトの実行、監視と制御、およびプロジェクトまたはフェーズの完了のための参照ポイントとして機能する一連の文書です。
2. 文章化させる
本当に成功するプロジェクトには、文書化されたプロジェクト・スコープ・マネジメント計画が必要です。この文書により、歴史的な視点と、なぜそのような決定がなされたのかの理由が明らかになります。スコープ・マネジメント計画には、プロジェクトスコープ・マネジメント計画の策定に影響を与えた前提条件と制約条件を文書化しなければなりません。
3. コミュニケーションを可能にする
プロジェクト・スコープ・マネジメント計画は、なぜプロジェクトが文章化されたように決定されたかについての情報と説明を提供する文書です。プロジェクト・スコープ・マネジメント計画は、プロジェクト・スコープがどのように管理されているかを伝えるために、利害関係者、プロジェクトチーム、および管理者間のコミュニケーションの源として機能します。
4. スコープ・ベースラインの規定を指定する
プロジェクト・スコープ・マネジメント計画はスコープのベースラインを含んでいます(全体的なプロジェクト・マネジメント計画の一部分です)。プロジェクトが完了へと進むと同時に、経営者、利害関係者およびプロジェクトマネージャーはプロジェクト・スコープ・マネジメント計画を使用して、スコープ策定の点で予測されたものと、実際のプロジェクト進捗とで、比較することができます。
プロジェクト・スコープ・マネジメント計画の策定準備
プロジェクト・スコープ・マネジメント計画を効果的に策定するためには、プロジェクトマネージャーと参加者がプロジェクトの目標と成果物について合意しておく必要があります。この合意を達成するために、プロジェクトマネージャーは利害関係者と協力して期待と目標のバランスをとります。
MP4PMでは、プロジェクト・スコープ・マネジメントの段階を含む49のプロジェクト・マネジメント・プロセスのいずれかについて、詳細なプロセスマップ（ITTO）を提供しています。このプロセスマップのスクリーンショットは以下の通りです。
プロジェクト・マネージャーは、問題や機会に対して最善の解決策を交渉する能力が求められます。プロジェクトスコープ・マネジメント計画は、選択または指定されたプロジェクト管理方法、実施される作業の種類、およびプロジェクトの全体的な範囲に基づいて作成されます。
プロジェクトスコープ・マネジメント計画を作成するためには、プロジェクト憲章と、企業環境要因（EEFs）と組織プロセス資産（OPAs）を含むプロジェクト管理計画のさまざまなコンポーネントが必要です。
プロジェクト・スコープ・マネジメント計画の開発は反復的なプロセスであるため、作成を開始したときにすべてを知ることはできません。他のプロセスからの出力は、プロジェクト・スコープ・マネジメント計画に戻り、それに応じて更新する必要があります。
計画を立てるといっても、それぞれのプロジェクトは異なります。しかし、プロジェクトチームは、行うべきプロジェクトの作業を完全に理解し、何をすべきか、どのようにしてプロジェクトの目標を達成するかを明確に理解するまで、計画の段階を続けます。
プロジェクト・スコープ・マネジメント計画のすべてのインプットは、プロジェクト・マネジャ ーが、さらなる計画のためにこの情報に頼る必要があることがあり、利用可能なものでなければならない。
プロジェクト・マネジメント計画を策定するためのツールや技術は、技術的な評価と中庸の技術にすぎません。専門家の判断は、プロジェクトマネージャだけの仕事ではなく、以下のようないくつかの主要な利害関係者を含む。
- プロジェクトリーダー
- プロジェクトチーム
- 管理
これらのチームは協力して、プロジェクト・スコープ・マネジメント計画を完成させます。
プロジェクトマネージャーが計画会議を管理しコントールするにはモデレーターとしてのスキルが必要です。利害関係者の参加を保障するためにブレーンストーミング、フォーカスグループ、またはインタビューのようなさまざまな方法を使用します。マインドマップはここも優秀なツールなのです。
他の標準的な対人およびデータにまつわるテクニックとして、チェックリスト、促進、対立の解決および適切な会議のマネジメントを含み、参加者がプロジェクトのスコープのマネジメント計画に何が含まれているべきで、何が不要かについてのコンセンサスを得る助けになります。
プロジェクト・スコープ・マネジメント計画の例
プロジェクトには独自性があります。PMBoKガイドでは、専門的なプロジェクト・スコープ・マネジメント計画にどのトピックを文書化すべきかについての一般的なガイダンスを提供していますが、中には追加の情報を必要とするものもありますし、プロジェクトによっては同じトピック、プロセス、またはデータが含まれる場合もあります。
つまり、組織やプロジェクトの特定のニーズに合わせて、プロセスやテンプレート/文書をカスタマイズする必要があるということです。プロセスとテンプレート/文書をカスタマイズするというコンセプトは、PMBoKガイドのすべてのプロセスを通じて、私たちに受け継がれています。
MP4PMでは、プロセスマップとそれをサポートする開発マップを提供するだけでなく、100％PMBoKガイドに沿ったすぐに使えるMS Officeテンプレートも提供しています。
これにより、これまで以上に迅速かつ効果的にプロジェクトの成果物を作成し、整理することができます。
ここでは、スコープ・マネジメント計画テンプレートの概要をご紹介します。
MP4PMでカスタマイズされたプロジェクト・スコープ・マネジメント計画を作成
ここは、私のMP4PMテンプレートとツールキットのパッケージに基づいて、独自のプロジェクトスコープ・マネジメント計画を開発する方法についてのステップ・バイ・ステップの手順です。
このインタラクティブなオンライン版のマップにアクセスするには、下の映像をクリックしてください(英語)。
では、以下の手順に従ってください。
- 圧縮ファイルをフォルダに展開し、そのフォルダのコピーを作成します。
- 名前を付けて、簡単にすぐに見つけられるように保存します。
- あなた自身がそれぞれのセクションを読んでテンプレートに精通してください。私は強くマインドマップから始めることをお勧めします。マインド マップ ソフトウェア (MindManager など) を使用しない場合は、Web ブラウザでマップの HTML 版を使用します。
- プロジェクトの利害関係者と会います。このツールキットに含まれるツールとテクニックを使用して、スコープ・マネジメント計画に関する必要な情報を 収集します。プロジェクトチームがプロジェクトの関連作業をどのように行うか、ハイレベルな説明を書き留めておきます。
- 利害関係者の異なるグループとのミーティング、ブレーンストーミングセッション、またはフォーカスグループを何度か開催する必要があるかもしれません。これらの会議のそれぞれで、あなたの選択のプラットホームを使用して結果を文書化しなさい。ここでも、マインドマップソフトウェアは、このステップのための理想的なソリューションです。
- 各会議および出来事の後で得られた考察に基づき収集された情報を構造化し、再編成しましょう。MindManager を使用してこの情報を収集した場合は、マップの周りに情報をドラッグ・ アンド・ドロップして簡単に整理し、分類することができます。タグ付け、フィルタリング、リンク、添付ファイルなどの機能を使用して、プロジェクト情報を拡張して意味のあるものにします。
- ひとつ、ふたつとポイントを書いたり議論したりしているうちに、多くの矛盾を発見することになるでしょう。また、利害関係者から多くの質問を受けることになるでしょう。通常は、責任がある人から別の人に移ってしまうようなポイントになります。それらはあなたのプロジェクトの苦痛ポイントです。利害関係者とともにそれらを明確にすることが優先です。
- あなたのプロジェクトのスコープ・マネジメント計画が引き継ぎいでもよいと感じるようになれば、あなたのプロジェクトのスポンサーにプレゼンのための準備をしましょう。
- スポンサーおよびプロジェクト・マネジメント・チームにその草案を示し、彼らからのフィードバックを得ましょう。彼らのフィードバックに基づいて草案を更新し強化していきましょう。
- 主要な利害関係者全員と別の会合を持ち、現在のバージョン草案を示し、彼らのフィードバックを得ます。主要な利害関係者全員が(スポンサーだけでなく)プロジェクトのスコープ・マネジメント計画にコミットしていることはプロジェクトの成功のために必須です。
- 彼らのフィードバックに基づいて、最終調整をし、あなたのプロジェクト・スコープのマネジメント計画を仕上げましょう。
- スポンサーあるいは責任者からプロジェクトのスコープのマネジメント計画の署名を得ましょう。
- すべての主要な利害関係者に署名されたスコープ・マネジメント計画を伝えます。
- 維持、更新、改善を続けます。プロジェクトスコープ管理計画のフレームワークがあれば、他の今後のプロジェクトにそれを活用することができます。あなた自身および/または組織の専門知識、経験および必要性に基づいてそのステップ・バイ・ステップのプロセスを調節することができる。
ここまでお読みいただきありがとうございました。
次回は、次の知識エリアであるプロジェクト・スケジュール管理について詳細をお話しします。
– マルクス
この記事は、Mind Mapping for Project Management (MP4PM): Scope Management JUNE 4, 2020 By: Markus Kopko, Creator of MP4PM を翻訳したものです。
