プロセスマップを上手に作成するには

プロセスマップは、組織内の特定のワークフローを視覚的に表現したダイアグラムです。プロセスマップは、プロセス内の個々のステップの概要を具体的に示し、関係するすべてのプロジェクトメンバーの役割と責任を詳細に説明します。

効果的なプロセスマップは、プロセスの最初から最後までをタイムラインも含めて概説し、すべてのプロジェクト関係者が容易に理解できるようにする必要があります。プロセスマップにはさまざまな形やサイズがあり、プロジェクトチームは自分たちのニーズに最も適したプロセスマップの形式を選択することができます。

ビジネスプロセスの要素を図示化することで、チームメンバーはより簡単に理解し、全社的な標準やベストプラクティスを遵守することができます。プロセスマップは、次のようなものを視覚的に表現します。

• 始点と終点
• タスクとアクティビティ
• プロセスの流れを変える可能性のある決定事項
• 人やシステムへのタスクの割り当て

プロセスマップにより得られるもの

組織でどのようにプロセスが実行されるか確立され文書化されていないと独自のプロセスが作られてしまいます。その結果、作業の重複や業界標準との乖離などの問題が発生する可能性があります。

プロセスマップは、複雑なプロセスを視覚的に表現することで、より良い情報共有を促進します。マニュアルを読んだり、複雑な説明を聞いたりする必要がなく、チームメンバーや他の重要な利害関係者に、視覚的に分かりやすく情報を処理することができます。

成功し、競争力のある組織になるための鍵は、全社的な継続的改善を実践することです。ワークフローを合理化し、既存のプロセスを継続的に改善することで、チームや部署を超えた効率とやる気を高めることができます。

プロセス改善の取り組みを行う場合、プロジェクトチームは、改善したいプロセスを理解することが不可欠です。プロセスマップは、すべてのプロジェクト関係者がプロセスの仕組みと改善すべき点を認識できるようにします。

プロセスマップによって、チームはそれぞれのプロセスの範囲、所有権と責任、そして最終的には確立されたビジネスプロセスの有効性を定義することができます。また、プロセスマップは、新入社員のトレーニングや、プロジェクトのワークフローの変更に関する利害関係者のアップデートにも最適なツールです。

プロセスマップテンプレート例

プロセスマップには様々な種類がありますが、特に既存の社内プロセスを改善しようとする場合に有効な形式がいくつかあります。ここでは、プロセスマップによく使われる図をいくつか紹介します。

フローチャート

フローチャートとは、特定のビジネスオペレーションにおける様々なステップを表した図です。各ステップは、簡単な説明とともにシンボルとして図に表示されます。各ステップは矢印で結ばれ、プロセスの流れが描かれます。

業務プロセスをフローチャートで「見える化」することで、チームはプロセスの流れを俯瞰的に理解することができるようになります。

バリューストリームマップ

バリューストリームマップは、製品をお客様に届けるために必要な材料や情報の流れを視覚的に表現したものです。言い換えれば、バリューストリームマップは、あるプロセスが最終製品にどのような付加価値を与えるかを概説するものです。この図は、プロセス内の無駄を発見し取り除くことで、最適化を図る場合に有効です。

出典： https://www.biggerplate.com/mindmaps/pfwnonC4/vsm-test-for-organisational-viability

スイムレーン図

スイムレーン図は、プロセスフローの各ステップを文書化する代わりに、プロジェクト・メンバーと水平または垂直のレーンを用いて、どのメンバーがどのタスクに責任を持つかを示すものです。

このレーンにタスクや目的を書き込むことで、プロジェクトにおける自分の責任や、プロセスの他の部分との関連性を理解することができます。

このようなプロセスマップは、ワークフローに関わるすべてのチームメンバーやプロジェクトの関係者が適切に活用され、自分の職務を認識していることを確認するために有効です。

出典： https://www.mindmanager.com/en/features/swim-lane-diagram/

プロセスマップを上手に作成するには

プロセスマップを作成することは、プロセス改善の取り組みを初めて行うプロジェクトチームにとっては、大変な作業に思えるかもしれません。しかし、プロセスマップの作成は、以下のベストプラクティスに従えば、簡単に行うことができます。

改善する前に、プロセスを理解する

プロセスマップを活用してプロジェクトのワークフローを最適化する前に、まず改善しようとするプロセスを理解する必要があります。チームと一緒にプロセスマップを作成することは、業務ワークフローに関わる個々のタスクを分解するのに有効な方法です。

まず、どのようなプロセスが行われているのかをプロジェクトチームに尋ねます。例えば、管理プロセスなのか、組織的なプロセスなのか。これにより、プロセスの内部と外部を正確に描写するために、どのような種類のプロセスマップが必要かを判断することができます。

次に、そのプロセスを円滑に進めるために、誰がどのような業務に携わっているかを確認します。これらの活動の順序と、活動の流れがリードタイムやサイクル期間などの特定の主要業績指標にどのような影響を与えるかを判断します。これにより、チームはワークフローがどのように機能しているかを理解し、最終的にどの部分を最適化する必要があるかを判断することができます。

プロセスの各ステップを詳細に説明する

ワークフローを視覚的に表現する場合、プロセス内のすべてのステップをリストアップすることが重要です。ステップを省略すると、改善の機会を逃したり、現在のプロセスの表現が不正確になったりする可能性があります。

特に複雑なプロセスの場合は、タスクの流れの背後にあるロジックを記述し、他のプロジェクトの関係者がなぜそのプロセスが現在のように動作しているのかを理解できるようにします。プロジェクト関係者がプロセスの論理を理解していれば、自信を持ってプロセス改善の提案をすることができます。

マインドマップ作成ソフトの活用

従来、プロセスマップは、コルクボードに貼った付箋紙や、巨大なホワイトボードに描いた大きな図のような形を取っていました。しかし、職場に PC が浸透するにつれて、マインドマップ作成ソフトのような革新的なソリューションに注目が集まり、プロセスマップの作成が容易になりました。

マインドマッピング作成ソフトは、デジタルで視覚的に表現されたアイディアを用いて、ブレインストーミングを行うことができるソフトウェアです。MindManager® などのマインドマッピングソリューションにより、企業はプロセスマップの作成とコラボレーションを一箇所で集中的に行うことができます。

マインドマップソフトウェアは、プロセスマップのテンプレートとプロセスマップに関する説明情報を提供し、ユーザーがソフトウェアソリューションを使いこなすのを支援します。このように、プロジェクトチームは、プロセスマップのテンプレートを選択し、改善したいプロセスの詳細を記入するだけで、最適化作業を効率化することができます。

結果を出すためのタスクの最適化に集中する

プロセスマップを作成する主な目的は、プロジェクトチームが特定のビジネスプロセスをよりよく理解し、最適化することです。つまり、プロセスマップは、組織がより良い結果を出し、収益を上げるための技術なのです。

プロセスマップを作成する際には、最終製品に直接影響を与えるタスクを強調し、分析することを忘れないようにします。つまり、まずクリティカルパスを特定します。クリティカルパス内のすべてのタスクは、プロジェクトの完了時間に直接影響します。これは（ほとんどの場合）、プロジェクトチームが改善を求める最も重要な重要業績評価指標の1つです。

プロセス内の最も重要なタスクを特定し、最適化することで、プロジェクトチームは改善すべき領域を特定し、工数、輸送、その他のプロジェクト関連コストなどのリソースに通常費やされる収入を節約することができます。

MindManager でプロセス マップを作成するには

MindManager では、フローチャートやワークフロー図などのさまざまなプロセス マップ テンプレートを活用して、特定のプロジェクト ワークフロー内の問題領域の特定を支援することができます。

また、マインドマップツールとして、MindManager は既存のプロセスを迅速に視覚化するのに役立ちます。MindManager では、プロセス マップをすばやく修正して適応させることができるため、継続的な改善を支援し、プロジェクト チームの生産性を向上させることができます。

MindManager でプロセスマップを作成するには、最適化する必要のあるワークフローを視覚化するのに最適なテ ンプレートを選択します。次に、上記のベストプラクティスに従って、順を追ってプロセスマップを作成します。

MindManager でプロセスマップを作成するときは、プロセスのすべてのステップ、プロジェクト チーム メンバーの役割と責任、およびプロセスのフローに関するその他の重要な情報を必ず入れてください。そうすることで、ボトルネックやその他のプロセス改善の機会を見つけることができます。

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この記事は Best practices for creating a process map | AUGUST 11, 2022 を翻訳したものです。