In der heutigen datengetriebenen Welt ist die effiziente Kommunikation komplexer Informationen entscheidend. Flussdiagramme bieten hierfür eine Lösung, indem sie Prozesse abbilden und komplexe Arbeitsabläufe klar und verständlich visualisieren.
Durch den Einsatz visueller Elemente können Flussdiagramme das Verständnis verbessern – Studien zufolge können sie die Informationsaufnahme um bis zu 400 % steigern im Vergleich zu rein textbasierten Erklärungen.
Egal, ob Sie Führungskraft, Bildungsinstitution oder Fachkraft sind, Flussdiagramme können Ihre Problemlösungskompetenz und Entscheidungsfindung maßgeblich verbessern. Entdecken Sie in diesem Artikel, wie Sie Flussdiagramme erstellen und für Ihre Zwecke nutzen können.
Was ist ein Flussdiagramm?
Flussdiagramme sind visuelle Darstellungen, die Schritte und Entscheidungsprozesse eines Systems, Konzepts oder Verfahrens darstellen. Mithilfe von Flussdiagramm Symbolen und Pfeilen wird der Fluss von Informationen oder Aktivitäten dargestellt, wodurch komplexe Prozesse leichter zu verstehen sind.
Ein Flussdiagramm besteht aus mit Text beschrifteten Formen (Rechtecke, Rauten, Ovale, etc.), die durch Linien verbunden sind und jeweils eine bestimmte Aktion oder Entscheidung darstellen.
Unter anderem können Sie darstellen:
- Wie Sie Ihr Ziel Schritt für Schritt erreichen
- Welche Aufgaben im Rahmen des Prozesses erledigt werden müssen
- Wo Entscheidungen getroffen werden müssen und was als nächstes geschieht
Flussdiagramme erleichtern es Teams, Arbeitsprozesse zu verfolgen. Als leistungsfähiges Ausrichtungsinstrument können Arbeitsabläufe erstellt, dokumentiert, analysiert und verbessert werden.
Wann verwendet man ein Flussdiagramm?
Flussdiagramme sind ein unverzichtbares Werkzeug für die Visualisierung und Analyse komplexer Prozesse. Sie bieten eine klare, grafische Darstellung der einzelnen Schritte und Entscheidungspunkte, was sie zu einem idealen Hilfsmittel für eine Vielzahl von Anwendungsfällen macht.
Besonders nützlich können Flussdiagramme in folgenden Bereichen sein:
- Projektleitung und -planung: Flussdiagramme dienen als visuelles Organisationswerkzeug, das besonders in der Anfangsphase von Projekten die Koordination zwischen Teams und Abteilungen erleichtert. Sie helfen, Verantwortlichkeiten klar zu definieren, Prozesse abzubilden und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf von Anfang an.
- Programm-, Produkt- oder Prozessentwurf: Beim Entwickeln neuer Softwarelösungen oder der Optimierung von Produktionslinien können Flussdiagramme als Orientierungshilfe unterstützen. Sie erleichtern es, innovative Konzepte zu veranschaulichen und bieten einen strukturierten Ansatz zur Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten.
- Workflow-Dokumentation: Die Dokumentation komplexer Arbeitsabläufe mit Flussdiagrammen verschafft nicht nur einen sofortigen Überblick, sondern erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Darüber hinaus unterstützen sie die Einhaltung von internen und externen Standards und Richtlinien.
- Prozessaudit und Entscheidungsfindung: Flussdiagramme ermöglichen eine detaillierte Analyse bestehender Abläufe, um Ineffizienzen aufzudecken und Kosten zu senken. Sie sind ein wirksames Instrument, um kritische Entscheidungen auf Grundlage klar definierter Kriterien und möglicher Szenarien zu treffen.
Varianten von Flussdiagrammen
Flussdiagramme sind in der Geschäftswelt ein unverzichtbares Werkzeug, um Komplexität zu reduzieren und Klarheit in Prozesse zu bringen. Hier drei gängige und relevante Varianten:
Variante 1: Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte ist ein klassisches Flussdiagramm und eine der am häufigsten verwendeten Varianten. Sie visualisiert die Schritte oder Aktionen in einem Prozess und zeigt die Reihenfolge der Aufgaben und Entscheidungspunkte.
Insbesondere in stark regulierten Industrien wie zum Beispiel der Automobilfertigung, dem Maschinenbau und der Pharmaindustrie – Bereichen, in denen Präzision und Effizienz entscheidend sind – erweisen sich Prozesslandkarten als unerlässlich. Sie helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Einhaltung von Standards zu gewährleisten.
Variante 2: Entscheidungsflussdiagramm
Das Entscheidungsflussdiagramm, auch als Entscheidungsbaum bekannt, ist ideal für den Einsatz im Finanzsektor und im Risikomanagement.
Es unterstützt bei der Visualisierung komplexer Entscheidungsprozesse und bei der Entwicklung klarer Algorithmen für die Softwareentwicklung im Workflow Management.
Variante 3: Swimlane-Diagram
Eine zusätzliche Variante, die aufgrund der funktionsübergreifenden Unternehmensstrukturen besonders nützlich ist, ist das Swimlane-Diagramm.
Es teilt ein Flussdiagramm in Bahnen auf, die verschiedene Abteilungen oder Verantwortungsbereiche repräsentieren, wie etwa im Gesundheitswesen oder in der öffentlichen Verwaltung. Dadurch können Abläufe, die mehrere Schnittstellen umfassen, transparent und abteilungsübergreifend koordiniert werden.
Flussdiagrammsymbole für Ihre Diagramme
In Flussdiagrammen veranschaulichen Symbole die Schritte und Aktionen eines Prozesses und sind durch Pfeile verbunden, die die Flussrichtung und die Reihenfolge der Ausführung angeben. Die Verknüpfung der Symbole durch diese Pfeile ermöglicht eine übersichtliche Darstellung des Prozessablaufs und visualisiert Entscheidungswege und Schleifen, bis der letzte Schritt erreicht ist.
In Flussdiagrammen häufig verwendete Symbole:
1. Symbol für Anfang und Ende
Dieses Symbol wird durch ein abgerundetes Rechteck dargestellt und kennzeichnet den Beginn oder das Ende des Prozesses.
Verwendung: Kennzeichnung von Anfangs- und Endpunkte des Flussdiagramms.
2. Prozess-Symbol
Dieses Symbol wird durch ein Rechteck dargestellt und steht für eine Aktion oder einen Vorgang, der innerhalb des Prozesses stattfindet.
Verwendung: Beschreiben von spezifischen Aufgaben oder Aktionen, die ausgeführt werden müssen.
3. Entscheidungssymbol
Dieses Symbol wird durch eine Raute dargestellt und steht für einen Entscheidungspunkt oder eine Verzweigung im Prozess.
Verwendung: Stellt eine Ja/Nein- oder Wahr/Falsch-Bedingung dar und hat normalerweise Pfeile, die auf mögliche Ergebnisse hinweisen.
4. Eingabe- und Ausgabesymbol
Dieses Symbol wird durch ein Parallelogramm dargestellt und steht für die Eingabe oder Ausgabe von Daten oder Informationen in den oder aus dem Prozess.
Verwendung: Interaktion mit externen Quellen oder Systemen.
5. Konnektor
Dieses Symbol wird durch einen kleinen Kreis (oder ein kleines Rechteck) dargestellt und verbindet verschiedene Elemente des Flussdiagramms.
Verwendung: Wenn der Fluss auf einer anderen Seite fortgesetzt oder wenn auf einen anderen Teil des Flussdiagramms verwiesen werden soll.
6. Schleifen-Symbol
Dieses Symbol wird durch einen gekrümmten Pfeil oder ein Rechteck mit gekrümmten Seiten dargestellt und zeigt eine Schleife oder Wiederholung an.
Verwendung und Bedeutung: Bestimmte Aktionen oder Aufgaben müssen wiederholt werden, bis eine Bedingung erfüllt ist.
In neun Schritten zum eigenen Flussdiagramm
Die Erstellung eines Flussdiagramms umfasst mehrere wichtige Schritte.
Im Folgenden sind die Schritte in Form von Aufzählungspunkten dargestellt:
- Ziele definieren: Legen Sie Zweck und Ziele des Flussdiagramms fest und bestimmen Sie, welchen Prozess oder welches System das Flussdiagramm darstellen soll.
- Prozesse und Aktivitäten identifizieren: Listen Sie die wichtigsten Prozesse und Aktivitäten auf, die im Flussdiagramm dargestellt werden müssen. Unterteilen Sie dann komplexe Prozesse in kleinere, überschaubare Schritte.
- Flussrichtung bestimmen: Legen Sie die Flussrichtung fest (normalerweise von links nach rechts oder von oben nach unten).
- Verwenden Sie Standardsymbole: Wählen Sie geeignete Flussdiagrammsymbole für verschiedene Elemente wie Prozesse, Entscheidungen, Eingaben, Ausgaben usw.
- Start- und Endpunkte definieren: Markieren Sie die Start- und Endpunkte des Prozesses und geben Sie an, wo das Flussdiagramm beginnt und wo es endet.
- Verbindungen herstellen: Verbinden Sie Prozesse und Aktivitäten mit Pfeilen, um den Fluss von Informationen oder Aktionen darzustellen.
- Entscheidungspunkte einfügen: Identifizieren Sie Entscheidungspunkte innerhalb des Prozesses, an denen Entscheidungen getroffen werden müssen, und verwenden Sie Entscheidungsdiamanten zur Darstellung dieser Entscheidungspunkte.
- Feedback einholen: Teilen Sie das Flussdiagramm mit relevanten Interessengruppen, um Feedback zu erhalten. Berücksichtigen Sie die Vorschläge und verbessern Sie das Diagramm entsprechend.
- Fertigstellung und Dokumentation: Stellen Sie das Flussdiagramm mit den erforderlichen Änderungen fertig.
Ein konkretes Beispiel für ein Flussdiagramm
Nehmen wir an, Sie und ein Freund möchten originell gestaltete T-Shirts entwerfen, lagern und verkaufen. Allerdings hatten sie bisher noch kein Unternehmen und es fällt ihnen schwer, sich den Prozess der Kundenbestellung vorzustellen.
Die Schritte des Prozesses auflisten
- Ihr Kunde gibt eine Bestellung auf.
- Sie nehmen die gewünschten Shirts aus Ihrem Bestand und legen sie beiseite.
- Sie bearbeiten die Zahlung Ihres Kunden.
- Sie verpacken und versenden die Bestellung.
- Der Eingang der Lieferung wird bestätigt.
- Sie sorgen dafür, dass Ihr Kunde zufrieden ist.
Einfaches Flussdiagramm erstellen
Diese Schritte bilden Sie in Ihrem Diagramm ab, indem Sie Richtungspfeile und die entsprechenden Flussdiagramm-Symbole (in diesem Fall Ovale und Rechtecke) verwenden.
BESTELLUNG ERHALTEN (Startpunkt des Prozesses) > Kommissionierung > Zahlungsabwicklung > Versand der Bestellung > Lieferbestätigung > KUNDEN-FOLLOW-UP (Endpunkt des Prozesses)
So weit, so gut.
So würde Ihr einfaches Flussdiagramm aussehen:
Jetzt aktualisieren wir das Flussdiagramm und gehen davon aus, dass eine Bestellung eingeht in Kombination mit zwei Entscheidungen: Überprüfung des Lagerbestands und Zahlungsprozess.
Ihr T-Shirt-Bestand wird sich verändern und auch nicht jeder Zahlungsvorgang eines Kunden wird erfolgreich sein. Aus diesen Gründen ermitteln Sie, wo Entscheidungen getroffen werden müssen, und verwenden Rautenformen, um Ihr Flussdiagramm an zwei verschiedenen Punkten zu bearbeiten und umzustrukturieren.
Entscheidung: Lagerbestand und Zahlungsprozess
Ein entscheidender Punkt ist die Überprüfung des Lagerbestands: Ist das Produkt vorrätig (JA), wird es für den Versand kommissioniert und die Zahlung initiiert. Andernfalls (NEIN) wird zusätzlicher Bestand produziert, und nach seiner Verfügbarkeit die Bestellung fortgeführt. Diese Entscheidungspunkte spiegeln sich in einem dynamischen Flussdiagramm wider, das sich mit jedem „Ja“ oder „Nein“ verzweigt und anpasst, um die realen Abläufe widerzuspiegeln.
Der Zahlungsprozess ist ebenso ein kritischer Knotenpunkt.
Nachdem der Bestand kommissioniert ist, wird die Zahlung durchgeführt. Bestätigt die Bank die Transaktion (JA), geht die Bestellung in den Versand. Bei Ablehnung (NEIN) ist eine alternative Zahlungsmethode anzufordern. Wird auch diese nicht genehmigt, endet der Prozess mit der Stornierung der Bestellung. Diese kritischen Entscheidungsmomente werden im Flussdiagramm durch entsprechende Verzweigungen dargestellt, was eine klare und effektive Kommunikation sowohl intern als auch mit externen Partnern wie Banken ermöglicht.
Nach diesen Schritten würde Ihr neues Flussdiagramm folgendermaßen aussehen:
Zuversichtlich, und mit einem visuell aufbereiteten Prozess, können Sie Ihren Businessplan fertigstellen, Ihren Banktermin wahrnehmen und den Kredit erhalten, den Sie benötigen, um mit der Produktion von T-Shirts zu beginnen.
Beispiele für Flussdiagramme
Flussdiagramme sind vielseitig und können in unterschiedlichen Bereichen unterstützen.
Wie Flussdiagramme in der Praxis ihren Einsatz finden, stellen wir in den nächsten vier Beispielen vor, denn in allen diesen Situationen werden Flussdiagramme genutzt.
1. Optimierung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter
Ausgangssituation: Ein großes deutsches Technologieunternehmen kämpft mit der Integration neuer Mitarbeiter in seine komplexe Unternehmensstruktur.
Lösung: Mit Flussdiagrammen kartografiert es den gesamten Onboarding-Prozess, identifiziert Engpässe und erstellt einen optimierten Workflow für die Einarbeitung.
Das Ergebnis ist eine effizientere Integration neuer Mitarbeiter und eine schnellere Einsatzbereitschaft im Arbeitsalltag.
2. Einfache und effektive Produktanleitung erstellen
Ausgangssituation: Ein deutscher Automobilzulieferer sieht sich mit Qualitätsabweichungen in seiner Produktionskette konfrontiert.
Lösung: Durch den Einsatz von Flussdiagrammen werden die Qualitätskontrollprozesse neu strukturiert, um eine konsistente Qualitätssicherung zu gewährleisten. Dies führt zu einer Verringerung von Produktionsfehlern und einer Steigerung der Kundenzufriedenheit.
3. Effizienzsteigerung in der Hotelrezeption
Ausgangssituation: Ein Hotel in Berlin möchte die Check-in- und Check-out-Prozesse für seine Gäste beschleunigen.
Mithilfe von Flussdiagrammen werden die bestehenden Prozesse analysiert und neu strukturiert, um Wartezeiten zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Als Ergebnis können Gäste schneller ein- und auschecken, was zu positiveren Bewertungen führt.
4. Verbesserung der Kundeninteraktion im Einzelhandel
Eine österreichische Einzelhandelskette möchte das Einkaufserlebnis ihrer Kunden verbessern.
Mit Flussdiagrammen werden die Kundeninteraktionspunkte im Geschäft dargestellt und analysiert. Das führt zu einem umgestalteten Ladenlayout und optimierten Abläufen, die den Kundenfluss verbessern und zu einem Anstieg der Verkaufszahlen beitragen.
Flussdiagramme mit MindManager
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