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Ihre Einführung in das Lean Management

von: Emily Finlay

Aus unternehmerischer Sicht ist die Optimierung eines der wichtigsten Ziele, die Sie verfolgen sollten. Ob Sie nun die Teamarbeit, die Kosten, die Zeitplanung oder die Ergebnisse optimieren, diese Bemühungen werden Ihrem Unternehmen helfen, mehr Kunden zu gewinnen, während es wächst.

Lean Management macht sich dieses Konzept zunutze, indem es bewusst in die verschiedenen Prozesse integriert wird, mit denen Sie Ihre Arbeit verrichten. Durch kleine positive Veränderungen wird versucht, den Wert, den Sie Ihren Kunden bieten können, zu erhöhen. Ganz gleich, wie gut Ihr Team ist, Lean Management findet Wege, es zu verbessern.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen das Konzept des Lean Management vor und zeigen Ihnen, wie Sie es in Ihrem Unternehmen einsetzen können und welche Vorteile es bietet. Mit diesem Verständnis können Sie dann bessere Ergebnisse für sich und Ihre Kunden erzielen.

Was ist Lean Management?

Lean Management ist ein Geschäftskonzept, das darauf abzielt, Optimierungen vorzunehmen und gleichzeitig Verschwendung zu vermeiden. Durch die Verfeinerung Ihrer Prozesse, Ressourcen, Produkte und Dienstleistungen können Sie sich auf die Schaffung eines größeren Wertes für Ihre Kunden konzentrieren.

Diese Philosophie basiert auf Fertigungsprozessen, insbesondere auf dem Toyota-Produktionssystem, das in den späten 1940er Jahren entwickelt wurde. Um die Verfahren zu rationalisieren und Verschwendung zu reduzieren, die dem Kunden keinen Nutzen brachte, konzentrierte man sich auf die kontinuierliche Optimierung. Sie fanden schnell heraus, dass dieser neue Ansatz ihre Effizienz, Produktivität, Produktionszeiten und Kosten steigerte.

Der Begriff Lean Management wurde 1988 von John Krafcik geprägt, der jahrelang in Produktionsbetrieben gearbeitet und diese studiert hatte. Im Laufe der Jahrzehnte wurde dieses Konzept in einer Vielzahl von Branchen immer beliebter. Auch heute noch ist Lean Management eine weltweit verbreitete Unternehmensphilosophie.

Was ist die Definition von Lean Management?

Lean Management wird durch seine Ziele definiert. Dazu gehören:

  • Verständnis des Wertes aus der Sicht des Endkunden
  • Beseitigung jeglicher Verschwendung aus Ihren Geschäftsprozessen
  • Kontinuierliche Optimierung der Kosten, des Teams und der Ergebnisse

Diese Philosophie versucht, diese Ziele zu erreichen, indem sie eine Reihe von Grundsätzen befolgt. Die Grundsätze sind:

  1. Identifizieren Sie den Wert
  2. Erstellen einer Wertschöpfungsmap
  3. Entwicklung eines kontinuierlichen Arbeitsablaufs
  4. Schaffung eines Pull-Systems
  5. Ermöglichung einer kontinuierlichen Optimierung

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie eine Organisation aufbauen, die darauf ausgerichtet ist, Verschwendung zu minimieren und den Wert zu priorisieren. Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit diesen Grundsätzen näher befassen, um besser zu verstehen, wie sie auf Ihr Unternehmen angewendet werden können.

Wie wende ich Lean Management an?

Die Anwendung von Lean Management beginnt mit der Befolgung der unten aufgeführten Schritte, aber sie gedeiht, wenn Sie zwei wichtige Säulen einbeziehen: kontinuierliche Optimierung und Respekt für die Menschen. Wie bereits erwähnt, zielt diese Methode auf die Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe ab, aber sie konzentriert sich auch auf die beteiligten Menschen.

Während Sie diese Schritte durchlaufen, ist es wichtig, dass Sie die Verantwortung und die Leitung dieser Bemühungen auf Ihr Team verteilen. Sie sollten immer offen für das Feedback und die Ideen aller Beteiligten sein. Ihr Team wird die treibende Kraft hinter Ihren Lean-Bemühungen sein, also stellen Sie sicher, dass es gesehen, gehört und geschätzt wird.

1. Erkennen Sie den Wert

Ihre Aufgabe ist es, Werte für andere Menschen zu schaffen. Ganz gleich, ob Sie dies durch die von Ihnen hergestellten Produkte oder die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen tun, dieser Wert ist es, der die Kunden dazu bringt, Sie für Ihre Arbeit zu bezahlen. Um diesen Wert zu schaffen, müssen Sie jedoch zunächst wissen, warum die Kunden ihn brauchen. Wenn Sie dieses Grundbedürfnis verstehen, können Sie den besten Weg finden, es zu erfüllen, um den Kunden zufrieden zu stellen.

Beginnen Sie damit, gemeinsam mit Ihrem Team den Wert zu definieren, den Sie anbieten möchten. Am Ende dieses Schritts sollten Sie verstehen, was Menschen dazu bringt, für die von Ihnen angebotene Lösung zu zahlen, und wie Sie diesem Wert in Ihrem Unternehmen Priorität einräumen können. Alles, was nicht zu diesem Unterscheidungsmerkmal beiträgt, ist Verschwendung, die beseitigt werden muss.

2. Erstellen Sie eine Wertschöpfungsmap

Jetzt, da Sie wissen, auf welchen Wert Sie sich konzentrieren müssen, ist es an der Zeit, die Prozesse zu untersuchen, die Sie derzeit zur Bedienung Ihrer Kunden einsetzen. Dies beginnt mit einer Wertstromanalyse. Mit einem Tool wie MindManager erstellen Sie eine visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Diese Map sollte alle Personen und Prozesse enthalten, die von Anfang bis Ende an Ihren Abläufen beteiligt sind.

Sobald Sie Ihre Prozesse abgebildet haben, untersuchen Sie sie auf alle Schritte, Ressourcen oder Rollen, die keinen Mehrwert für Ihre Ergebnisse bringen. Notieren Sie, wer an welchen Aufgaben beteiligt ist und wie diese zum Gesamtbild beitragen. Ihre Wertschöpfungsmap sollte auch zeigen, wer für das Verständnis und die Optimierung jedes Teils Ihrer Abläufe verantwortlich ist.

3. Entwickeln Sie einen kontinuierlichen Arbeitsablauf

Anhand Ihres Wertschöpfungsprozesses können Sie damit beginnen, die wesentlichen Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verfeinern. Dies beginnt mit der Rationalisierung der von Ihren Teams verwendeten Arbeitsabläufe. Einige der Fragen, die Sie sich dabei stellen sollten, sind:

  • Können Sie die von Ihnen verwendeten Prozesse vereinfachen? Das kann bedeuten, dass Sie Schritte konsolidieren oder ganz abschaffen. Sie sollten an keiner Stelle Ihrer Produktion Zeit oder Energie mit unnötig komplizierten Verfahren verlieren.
  • Gibt es Engpässe? Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie gut ihre Arbeitsabläufe unter allen Umständen funktionieren. Nur weil ein Problem nur gelegentlich auftritt, heißt das noch lange nicht, dass Sie es ignorieren können.
  • Können Sie eine gute Zusammenarbeit zwischen den Teams fördern? Wenn verschiedene Teams oder Abteilungen zusammenarbeiten müssen, sind sie dann in der Lage, dies effizient zu tun? Suchen Sie nach Möglichkeiten, wie Sie etwaige Lücken mit bestehenden oder neuen Richtlinien oder Ressourcen schließen können.
    Während Sie Ihre Arbeitsabläufe perfektionieren, sollten Sie sie in größerem Maßstab und in kleineren Chargen betrachten. Wenn Sie eine Optimierung Ihrer Prozesse und Ihres Werts erreichen wollen, müssen Sie alle bestehenden Probleme angehen.

4. Schaffen Sie ein Pull-System

Ein Pull-System garantiert, dass Ihr Team nur die Arbeit erledigt, die zu diesem Zeitpunkt benötigt wird. Anstatt eine große Menge an unbestellten Produkten zu produzieren, nur für den Fall, dass ein größerer Auftrag eingeht, sollten Sie beispielsweise nur die Menge herstellen (Pull-System), die Sie zu diesem Zeitpunkt benötigen.

Ein Pull-System stellt sicher, dass die Bemühungen Ihres Teams nicht vergeudet werden, wenn sich etwas ändert. Außerdem lenkt es die Energie auf die Aufgaben, die im Moment wichtig sind. Noch wichtiger ist, dass es neue Probleme und Verschwendung verhindert. Sie werden nicht mit Beständen konfrontiert, die auf unbestimmte Zeit liegen bleiben, was vor allem bei Artikeln wie Lebensmitteln wichtig ist. Die Einführung eines Pull-Systems verhindert auch, dass Sie Geld ausgeben, das nicht ausgegeben werden muss.

Stattdessen entwickeln Sie Systeme, mit denen Sie schneller und effizienter arbeiten können, um den unmittelbaren Bedarf zu decken. Unabhängig von der Menge oder dem Zeitpunkt der Nachfrage kann Ihr Team diese Prozesse nutzen, um zu liefern.

5. Kontinuierliche Optimierung

Selbst das perfekteste System verändert sich mit der Zeit. Kontinuierliche Optimierungen stellen sicher, dass Sie den erreichten Wert unter allen Umständen konsistent beibehalten. Mit einem schlanken Managementsystem findet Ihr Team immer die idealen Prozesse, die es für bessere Ergebnisse einsetzen kann.

Die Vorteile von Lean Management

Während die Optimierung ein offensichtlicher Vorteil der Anwendung des Lean-Management-Konzepts ist, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie es Ihrem Team und Ihrem Unternehmen helfen kann. Je mehr Sie Ihre Prozesse auf die Wertschöpfung ausrichten, desto flexibler und effizienter wird Ihr Unternehmen sein.

1. Kosteneinsparungen

Die unmittelbarsten Einsparungen ergeben sich aus der anfänglichen Bewertung und der Beseitigung von Verschwendung. Durch die Beseitigung von zeitraubenden Arbeitsschritten werden die Anstrengungen Ihrer Mitarbeiter auf Arbeiten gelenkt, die zu besseren Ergebnissen führen. Sie werden für weniger Leerlaufzeit bezahlen und möglicherweise auch die Zahl Ihrer Mitarbeiter reduzieren.

Dennoch ist es wichtig, die Säule des Respekts vor den Menschen nicht zu vergessen. Schlankes Management ist keine Ausrede dafür, Geld zu sparen, indem Sie Ihr Personal überlasten. Suchen Sie stattdessen nach gesunden Wegen, um Verschwendung und unnötige Kosten zu vermeiden.

2. Effizienz

Viele Prozesse umfassen Schritte, die nur deshalb durchgeführt werden, weil niemand daran gedacht hat, ihren Zweck zu überprüfen. Wenn Sie diese Schritte eliminieren, helfen Sie Ihrem Team, jede Aufgabe leichter zu bewältigen. Jeder Schritt hat einen Zweck, was natürlich dazu führt, dass mehr in kürzerer Zeit erledigt werden kann. Und je produktiver Ihr Team wird, desto mehr können Sie wachsen. Sie werden in der Lage sein, jeden Kundenwunsch schnell zu erfüllen und Ihren Ruf als Branchenbester zu festigen.

3. Engagement der Mitarbeiter

Niemand kann in alle Bereiche Ihrer Arbeit involviert sein, daher ist es wichtig, sich auf die Menschen in Ihrem Umfeld zu verlassen. Wenn Sie die kontinuierliche Optimierung vorantreiben, ist Ihr Team diejenigen, die diese Veränderungen in ihren Abteilungen und Aufgaben vorantreiben. Lean Management fördert nicht nur die gemeinsame Verantwortung, sondern auch die Investition und das Engagement aller Beteiligten. Ihr Team wird immer nach Möglichkeiten suchen, den von ihm geschaffenen Wert zu steigern, und so eine enge und engagierte Organisation entwickeln, die die besten Erfahrungen bietet.

4. Zweck

Auch wenn viele Menschen nicht täglich über den Zweck ihres Unternehmens nachdenken, sollte er doch die treibende Kraft hinter allem sein, was sie erreichen. Schlankes Management richtet Ihr Team auf Ihre Mission aus und stellt sicher, dass jede Handlung mit Blick auf den Wert ausgeführt wird. Indem Sie das Endziel in den Vordergrund jeder Aufgabe stellen, erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, worauf sie hinarbeiten und warum es wichtig ist. Indem Sie sicherstellen, dass jede Aufgabe und jeder Schritt zielgerichtet gestaltet ist, können Sie Ihren Mitarbeitern einen guten Grund geben, jeden Tag ihr Bestes zu geben.