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Best Practices für virtuelle Zusammenarbeit für Sie und Ihr Team

Von: Leanne Armstrong

Nur weil Ihr Team virtuell ist, bedeutet das nicht, dass die digitale Zusammenarbeit Sie zurückhalten sollte. Tatsächlich haben Forschung und Erfahrung gezeigt, dass viele der Herausforderungen, die sich aus der Entfernung zu den Kollegen ergeben, gemildert oder überwunden werden können, indem:

  • Einsatz der richtigen Tools und Technologien
  • Demonstration und Förderung der eigenen Führungsqualitäten
  • Befolgen von Best Practices für die virtuelle Zusammenarbeit

Sie und Ihr Team können zum Beispiel viel gewinnen, wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Ressourcen am besten elektronisch bündeln können.

Die Vorteile reichen von Zeit- und Kosteneinsparungen (denken Sie an sofortige Kommunikation ohne die Kosten für das Drucken oder Ablegen von Dokumenten) bis hin zu verbesserter Konzentration, Verständnis und Ausführung (denken Sie an Brainstorming, Planung und Strategieverfolgung in Echtzeit).

Und wie viele Methoden können auch die Fähigkeiten zur virtuellen Zusammenarbeit erlernt werden.

Ganz gleich, ob Ihr Team geografisch weit voneinander entfernt arbeitet oder durch Arbeitszeiten und ein paar Bürowände getrennt ist: Wenn Sie herausfinden, wie Sie die Produktivität online steigern können, wird es für alle einfacher, das Beste aus ihren gemeinsamen Fähigkeiten herauszuholen.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung von Best Practices, Aktivitäten und Ideen für die virtuelle Zusammenarbeit, die Sie und Ihr Team in Betracht ziehen sollten, um die Zusammenarbeit (während der Trennung) effektiver zu gestalten.

Best Practices für die virtuelle Zusammenarbeit

Durch die Implementierung einiger grundlegender Best Practices für die virtuelle Zusammenarbeit können Sie Ihr Team dazu bringen, seine Ziele effizienter und mit so wenig Abstimmungsproblemen wie möglich zu erreichen.

Einer der Schlüssel zur effektiven Zusammenarbeit aus der Ferne ist, darauf zu achten, wie die Teammitglieder kommunizieren und ihre Zeit verbringen – sowohl gemeinsam als auch bei der Einzelarbeit.

Ohne einen strukturierten Ansatz für das Zeit- und Gesprächsmanagement:

  • Wichtige Gruppennachrichten können sporadisch werden
  • Wichtige Fragen und Probleme können unerforscht oder unbeantwortet bleiben
  • Die gemeinsame Richtung kann verloren gehen

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier 4 Best Practices für die virtuelle Zusammenarbeit, die Ihnen dabei helfen werden, einen funktionalen, kooperativen Fernteam-Rahmen aufzubauen.

1. Treffen Sie sich regelmäßig

Genau wie physische Teams sind auch virtuelle Teams auf regelmäßige Treffen angewiesen, um sich über gemeinsame Visionen, Arbeitsabläufe und Ziele zu verständigen. Meetings per Video oder über eine Team-Messaging-App sind eine großartige Lösung, können aber ermüdend und aufdringlich sein, wenn sie zu sehr verplant werden. Vor allem bei der Umstellung von persönlichen Treffen sollten Sie darauf achten, dass Sie ständige Meetings einrichten (oder anpassen) – anstatt sie zu erweitern – und sicherstellen, dass Sie immer eine Agenda festlegen und einhalten.

2. Entwerfen Sie eine gemeinsame Messaging-Richtlinie

Da man sich auf weniger Gesichts- und Körpersignale verlassen kann, kann sich die virtuelle Kommunikation verzögern und Zeit von der individuellen Arbeit wegnehmen, weil man sich zu sehr ausdrücken muss. Sie und Ihr Team werden besser vorankommen, wenn Sie eine lebendige Richtlinie darüber erstellen und optimieren, was in Bezug auf Kommunikationszeitpunkt, -inhalt und -übermittlungssysteme akzeptabel und angemessen ist.

3. Lernen Sie, File-Sharing-Dienste zu nutzen

File-Sharing-Dienste sind Cloud-basierte Tools, die es Teammitgliedern ermöglichen, gemeinsame Dokumente und andere Daten zu speichern, zu verteilen und darauf zuzugreifen. Wenn Sie lernen, Dienste wie z. B. Google Drive, Microsoft OneDrive oder Box zu nutzen, kann Ihre Gruppe Informationen schneller austauschen, sodass sie alleine, gemeinsam und gleichzeitig besser arbeiten kann.

4. Virtuell Seite an Seite arbeiten

Best Practices für die virtuelle Zusammenarbeit sollten Ihrem Team viel Raum lassen, um Seite an Seite zu arbeiten. Sie könnten beispielsweise einen virtuellen Videoraum einrichten, in dem die Teammitglieder an einzelnen Aufgaben arbeiten, sich gegenseitig Fragen stellen und gelegentlich ein paar arbeitsbezogene Scherze austauschen können. Sie können auch eine vielseitige, visuelle Plattform wie MindManager nutzen, um in der Gruppe an Map-basierten Plänen, Projekten und ähnlichen gemeinsamen Aktivitäten zu arbeiten.

Aktivitäten zur virtuellen Zusammenarbeit

Virtuelle Teams haben manchmal nur wenige oder gar keine Gelegenheiten, sich persönlich zu treffen. Das kann das Kennenlernen und den Aufbau einer Beziehung zueinander erheblich erschweren.

Ohne einen gut durchdachten Plan für die Einführung von Aktivitäten zur virtuellen Zusammenarbeit kann die digitale Distanz im besten Fall die Motivation verringern und im schlimmsten Fall die Produktivität ersticken – oder zu Konflikten zwischen einzelnen Personen führen.

Die Priorisierung virtueller Teambildung ist eine Möglichkeit, gemeinsame Herausforderungen zu überwinden und ein größeres Gefühl der Zusammengehörigkeit zu schaffen. Sie fördern nicht nur das Einfühlungsvermögen, sondern erleichtern auch die Entwicklung der Art von Verwandtschaft, die erforderlich ist, um erfolgreicher und häufiger zusammenzuarbeiten.

Aktivitäten zur Teambildung bei virtueller Zusammenarbeit

Bevor Sie die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit nutzen können, die sich durch Teambuilding ergeben, müssen Sie:

  • Ihr Team mit der Videokonferenztechnologie Ihrer Wahl vertraut machen
  • Ideen für Aktivitäten entwickeln, die kooperative Fähigkeiten fördern
  • darauf vorbereitet sein, die Teammitglieder bei der Stange zu halten, indem Sie die Handlung vorantreiben

Obwohl Aktivitäten zur virtuellen Zusammenarbeit Spaß machen sollten, sollte der „Spaß“ nicht unbedingt im Vordergrund stehen. Wenn Sie Übungen für Ihr Team erstellen oder recherchieren, versuchen Sie, mit spezifischen, wachstumsorientierten Zielen zu beginnen und Ihre Aktivitäten von dort aus weiter auszubauen.

Zum Beispiel:

Ist es Ihr Ziel, den Vertriebsmitarbeitern zu helfen, besser im Abschluss von Geschäften zu werden? Rollenspielübungen, die wertvolle Verhandlungsfähigkeiten entwickeln, sind eine einfache Gruppenaktivität, die virtuell durchgeführt werden kann.

Macht die Zusammenarbeit bei der Produktentwicklung den Großteil Ihrer Teamarbeit aus? Das Erstellen oder Aufspüren einer Online-Herausforderung in der Art eines Escape Rooms kann helfen, die kreativen Denkfähigkeiten in einer Gruppenumgebung zu fördern.

Muss Ihr Team seine Marketing- oder Kundendienstleistungen verbessern? In Anbetracht der Wichtigkeit von Zuhörfähigkeiten, vor allem in Rollen mit Kundenkontakt, könnten sich Aktivitäten als ideal erweisen, bei denen andere durch eine Reihe von verbalen Anweisungen geführt werden (z.B. um ein Bild, ein Puzzle oder ein Origami-Projekt fertigzustellen).

Im Folgenden finden Sie einige weitere Beispiele für Online-Teambindungsaktivitäten, mit denen Sie Ihre Best Practices für die virtuelle Zusammenarbeit auf die nächste Stufe heben können:

  • Zeitlich begrenzte, teambasierte Wortbildungsspiele (mit ein paar Buchstaben, die jeder Person zugewiesen werden) können die Gruppenkommunikation verbessern
  • Herausforderungen vom Typ „Gestrandet auf einer Insel“ (mit einer Liste von Gegenständen, die nach Wichtigkeit geordnet werden müssen) können das kritische Denken des Teams anregen
  • Toastbrot-gegen-Bagel-Debatten (bei denen der unterlegene Gegenstand dazu verdammt ist, zu verschwinden – nur um durch einen neuen Gegenstand und eine weitere Diskussionsrunde ersetzt zu werden) können eine gesunde gemeinsame Entscheidungsfindung fördern

Profi-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie vor jeder teambildenden Aktivität genügend Zeit für die Vorstellung oder zwanglose Begrüßung einplanen (wenn nötig mit Übungen zum Eisbrechen) und dass Sie Möglichkeiten finden, damit jeder üben, etwas beitragen und gehört werden kann.

Arbeitsaktivitäten für virtuelle Zusammenarbeit
Sie können auch viele Ihrer regulären Arbeitsaktivitäten so umgestalten, dass sie für die virtuelle Zusammenarbeit geeignet sind. Alles, was Ihr Team dazu braucht, sind das Wissen und die Möglichkeit, Tools wie Instant Messaging, Online-Chat und virtuelle Meeting- oder Mapping-Software zu nutzen.

Virtuelle Zusammenarbeit kann sich als besonders effektiv für wiederkehrende Aktivitäten erweisen, wie z. B.:

  • Gruppen-Brainstorming
  • Projektplanung im Team, oder
  • One-on-one Mentoring

Denken Sie daran, dass eine gute digitale Arbeitsdynamik am besten durch Best Practices für die virtuelle Zusammenarbeit gefördert wird, die authentische Improvisationen von persönlichen Aktivitäten beinhalten.

Ideen für die virtuelle Zusammenarbeit

Es gibt keinen Grund, warum virtuelle Teammitglieder nicht genauso innovativ sein können wie ihre Kollegen im Konferenzraum – vor allem, wenn es darum geht, Probleme zu lösen und Hürden für sich selbst, ihre Kunden oder ihre Organisation zu überwinden.

Ob physisch oder virtuell, Best Practices für die Zusammenarbeit sind für die Kreativität von zentraler Bedeutung.

Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, die Kreativität zu fördern, wenn Ihr Team zusammenkommt, finden Sie hier einige Ideen für die virtuelle Zusammenarbeit, die Sie von den ersten Meetings bis zur Präsentation Ihrer Arbeit vor den Stakeholdern begleiten werden.

Steigern Sie das Visuelle

Moodboards, Diagramme, Tabellen und andere Bilder waren schon immer wichtig, um Meetings und Präsentationen aufzupeppen. Aber die Rolle solcher Bilder erreicht eine ganz neue Bedeutung, wenn diese Zusammenkünfte virtuell stattfinden.

Es kann einfacher sein, die Energie von persönlichen Gesprächen wiederzuerlangen, wenn Sie Mindmaps und andere leicht verständliche Diagramme in Ihre Meetings einbauen, um Spannung zu erzeugen und Gespräche anzuregen.

Betonen Sie das aktive Zuhören

Aufmerksames Zuhören ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die man in der virtuellen Zusammenarbeit beherrschen sollte. Sie sollten nicht nur immer ein paar Schlüsselfragen parat haben, um Ihr Team zum Nachdenken anzuregen, sondern auch aktives Zuhören und das Lösen von Gruppenproblemen in Ihren Teambuilding-Aktivitäten betonen, damit diese Fähigkeiten auch dann zum Tragen kommen, wenn sie am meisten gebraucht werden.

Werden Sie virtuelle Brainstorming-Virtuosen

Die besten Brainstorming-Sitzungen bewegen sich auf einem schmalen Grat zwischen freiem Spaß und aktivem Engagement. Glücklicherweise ist einer der größten Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit die Möglichkeit, auf innovative Technologieplattformen zuzugreifen, die den kreativen Prozess sowohl unterhaltsam als auch effizient gestalten.

Ihr Team kann z. B. MindManager als visuelles, virtuelles Whiteboard verwenden, um seine Gedanken und Ideen schnell zu sammeln und zu skizzieren. Sie können sogar andere großartige Tools für die Zusammenarbeit, wie SharePoint und Google Docs, in Ihre Brainstorming-Diagramme integrieren.

Helfen Sie, virtuell die Führung zu übernehmen

Wenn es darum geht, Pläne zu erstellen und Aufgaben zu delegieren, ist es genauso wichtig, Ihr Team in die richtige Richtung zu führen, wie es mit den richtigen digitalen Plattformen auszustatten. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Team virtuell zusammenarbeiten, um Projektdetails auszuarbeiten, Problemen vorzubeugen und laufende Ergebnisse zu überwachen.

Viele der gleichen Teamwork-Fähigkeiten und -Praktiken, die die Arbeit vor Ort unterstützen, können auch zur Überbrückung der Kluft zwischen virtuellen Teammitgliedern genutzt werden. Vertrauen zu schaffen, den Dialog über großartige Ideen zu fördern und sicherzustellen, dass jeder eine Stimme hat, beginnt mit einer engagierten Denkweise und den richtigen Tools für die virtuelle Zusammenarbeit.