Neues eBook: Der wegweisende Leitfaden zur visuellen Projektplanung

Diagramme zur Kosten-Nutzen-Analyse: Was sie sind und wie man sie einsetzt

Von: Leanne Armstrong

Jedes Unternehmen braucht einen effektiven Weg, um einflussreiche Entscheidungen zu steuern. Wenn Sie lernen, wie die Diagramme der Kosten-Nutzen-Analyse funktionieren, um Risiken und Chancen abzuwägen, können Sie und Ihr Team finanziell komplexe Situationen besser einschätzen und mehr Vertrauen in die von Ihnen getroffenen Maßnahmen haben.

In diesem Überblick wird die Definition der Kosten-Nutzen-Analyse in einfacher Sprache und anhand von einfachen Beispielen erläutert und gezeigt, wie wertvoll dieser Prozess sein kann.

Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?

Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist ein Werkzeug, mit dem Sie das meiste aus jeder Entscheidung oder Investition herausholen können, die Sie treffen. Sie stattet Sie mit einem geordneten Prozess aus, um:

  • Analysieren verschiedener Situationen, Systeme oder Projektpläne
  • Abwägen der Stärken und Schwächen verschiedener Optionen, um den kosteneffektivsten Ansatz zu bestimmen
  • Go/No-Go-Schlussfolgerungen für bestimmte Entscheidungen zu ziehen

Eine Kosten-Nutzen-Analyse hilft, den Entscheidungsprozess zu rationalisieren, indem sie die Ressourcen oder Risiken (Kosten), die mit einer bestimmten Vorgehensweise verbunden sind, auflistet und addiert – und diese von den Belohnungen oder Vorteilen (Nutzen) abzieht, die sie wahrscheinlich erbringen wird.

Wie man eine Kosten-Nutzen-Analyse verwendet

Die Zusammenstellung eines Musters für eine Kosten-Nutzen-Analyse kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie eine Idee weiterverfolgen sollten oder ob Sie gut daran tun, sie noch einmal zu überdenken.

Wenn die Vorteile die Kosten überwiegen, ist es zum Beispiel ein Anreiz, mit Ihrem Plan fortzufahren. Überwiegen hingegen die Kosten den Nutzen, müssen Sie möglicherweise Anpassungen vornehmen oder Ihr Projekt ganz auf die Bremse stellen.

Viele Unternehmen nutzen Kosten-Nutzen-Bewertungen, um unvoreingenommene, evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen, da sie die Möglichkeit bieten, Optionen und Konsequenzen über einen bestimmten Zeitraum hinweg objektiv zu untersuchen:

  • Große Anschaffungen oder Investitionen
  • Allokation von Ressourcen bei Wachstum oder Expansion
  • Entwicklung und Bewertung der strategischen Planung

Sie können eine Vorlage für eine Kosten-Nutzen-Analyse aber auch für alle möglichen alltäglichen Angelegenheiten verwenden – von der Bestimmung des richtigen Zeitpunkts für die Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zur Entscheidung, ob Sie Ihre Software aktualisieren sollen oder nicht.

Die Durchführung einer detaillierten Kostenbewertung bedeutet oft, dass Sie auf Finanzdaten und andere Kenntnisse aus dem Arbeitsleben zurückgreifen müssen – z. B. wenn Sie die Zweckmäßigkeit eines neuen Projekts durch Ermittlung der

  • Material- und Arbeitskosten
  • Umsatz und Zeitersparnis
  • Finanzielle Machbarkeit und ROI

Eine Kosten-Nutzen-Analyse kann Ihnen sogar dabei helfen, immaterielle Werte wie den Firmenwert oder die emotionalen Kosten für den Umzug von Mitarbeitern abzuschätzen und zu bewerten.

Durch die Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse-Vorlage können Sie auch die Opportunitätskosten mit einbeziehen.

Bei jeder wichtigen Entscheidung müssen Sie die Vor- und Nachteile verschiedener Ergebnisse abwägen. Und da jede Entscheidung, die Sie treffen, wahrscheinlich bedeutet, dass Sie auf bestimmte Vorteile verzichten müssen, kann die Zuweisung eines Wertes für diese verlorenen Vorteile die Berechnung und Entscheidungsfindung erleichtern.

Wie man ein Diagramm zur Kosten-Nutzen-Analyse erstellt

Da es keinen wirklich anerkannten Standard gibt, können Sie die Maps und Diagramme in einem Programm wie MindManager verwenden, um eine Vielzahl von Beispielen für Kosten-Nutzen-Analysen auszulegen und durchzuarbeiten. Sie können sogar die integrierten Berechnungsfunktionen von MindManager nutzen, um sich durch Budgets und Planungszahlen zu arbeiten.

Hier erfahren Sie, wie Sie ein Diagramm zur Kosten-Nutzen-Analyse in 4 einfachen Schritten erstellen.

Schritt 1:

Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller materiellen und immateriellen Kosten und Vorteile, die mit Ihrer Entscheidung, Ihrem Projekt oder Ihrem Prozess verbunden sind.

Schritt 2:

Beschriften Sie eine Blase oder einen Knoten in der Mitte oder auf der linken Seite Ihres Diagramms mit dem Namen der Aktion, die Sie planen.

Schritt 3:

Verwenden Sie Verzweigungslinien, um Ihren Hauptknoten mit sekundären Knoten zu verbinden, die mit Kosten und Nutzen beschriftet sind. Verknüpfen Sie diese Knoten mit den verschiedenen Ressourcen und Belohnungen aus Ihrer Liste.

Schritt 4:

Fügen Sie Budgets, Prognosen und andere Berechnungen hinzu, die sowohl Kosten als auch Nutzen beinhalten, und erstrecken Sie diese über den Zeitrahmen, in dem Sie erwarten, dass sich Ihre Aktion oder Entscheidung auswirken wird.

Und das war’s!

Jetzt können Sie Ihr fertiges Diagramm verwenden, um die Ergebnisse zu analysieren und zu vergleichen und zu bestimmen, ob der vorhergesagte Nutzen die Kosten überwiegt oder umgekehrt. Denken Sie nur daran, dass es für die umsichtigsten Ergebnisse am besten ist, die Kosten zu überschätzen und den Nutzen zu unterschätzen, wenn diese Beträge in Frage stehen.

Beispiel für ein Diagramm zur Kosten-Nutzen-Analyse

Anstatt mit der Überwindung persönlicher Voreingenommenheit zu kämpfen, hier ein einfaches Beispiel für eine Kosten-Nutzen-Analyse, das zeigt, wie das Abbilden Ihrer Optionen mit sachlichen Daten und vernünftigen Annahmen jede Entscheidung fundierter macht.

Nehmen wir an, Sie betreiben ein Call Center, das so gewachsen ist, dass Sie jedes Jahr etwa 4 neue Teammitglieder einstellen müssen. Sie möchten Ihre Mitarbeiterrekrutierung auslagern und haben zwei vielversprechende Firmen ausfindig gemacht: eine wurde von einem Unternehmerkollegen empfohlen, die andere wird von einem ehemaligen Teamkollegen geleitet.

Da die Firmen ähnliche Dienstleistungen anbieten, fällt es Ihrem Team schwer, sich zwischen ihnen zu entscheiden. Also beschließen Sie, ein Diagramm zur Kosten-Nutzen-Analyse zu verwenden, um die Entscheidung zu erleichtern.

Sie beginnen mit einer Auflistung der Gebühren, die von jeder Firma erhoben werden, zusammen mit ihren bewährten Stärken und Schwächen, und fügen diese Daten in Ihr Diagramm ein.

Als nächstes berechnen Sie den durchschnittlichen Finderlohn für jedes Unternehmen und weisen den immateriellen Posten einen Eurowert zu.

Ihr Team ist sich einig, dass die Zusammenarbeit mit einem engagierten Kundenbetreuer zwar zu einer Zeitersparnis in Dollar führen kann, dass aber der unbewiesene Ruf von Unternehmen B diesen Wert im Moment noch nicht ausmacht.

Schließlich dehnen Sie Ihre Kosten- und Nutzenwerte über einen Beispielzeitraum von 5 Jahren aus und stellen fest, dass:

  • Durch die Zusammenarbeit mit Unternehmen B kann Ihr Unternehmen 500 € im Voraus plus 3000 € pro Einstellung x 4 Einstellungen/Jahr = 12.000 € x 5 Jahre = 60.000 € sparen.
  • Die Zusammenarbeit mit Unternehmen A ist insgesamt teurer, aber wenn auch nur 2 Mitarbeiter pro Jahr aufgrund der Zusammenarbeit mit Unternehmen B nicht bleiben (eine vernünftige Annahme angesichts der mangelnden Erfahrung dieser Mitarbeiter), sparen Sie Kosten für den Ersatz von Mitarbeitern in Höhe von €6000/Einstellung x 2 Einstellungen/Jahr = €12.000 x 5 Jahre = €60.000

Bei annähernd gleichen finanziellen Vorteilen entscheidet sich Ihr Team dafür, persönliche Gefühle beiseite zu schieben und mit Unternehmen A zusammenzuarbeiten, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie weniger Kopfschmerzen bei der Personalbeschaffung haben werden.

Anwendungsfälle der Kosten-Nutzen-Analyse

Obwohl sie in vielen Fällen nur eine vernünftige Schätzung liefern kann, ist eine sorgfältig erstellte Kostenbewertung dennoch ein mächtiges Entscheidungsinstrument. Zum Abschluss unserer Untersuchung der Definition der Kosten-Nutzen-Analyse finden Sie hier einige Anwendungsfälle, die zeigen, wie verschiedene Unternehmen dieses vielseitige Diagramm zur Entscheidungsfindung einsetzen könnten.

Unternehmen A möchte eine Investitionsmöglichkeit prüfen.

Nachdem das Unternehmen auf eine unerwartete Möglichkeit gestoßen ist, das Geschäft eines Konkurrenten zu übernehmen, muss es entscheiden, ob eine Akquisition in Bezug auf den Zeitpunkt und das Budget sinnvoll wäre. Das Unternehmen setzt sich mit den Abteilungsleitern und dem Buchhaltungsteam zusammen, um eine Kosten-Nutzen-Analyse zu erstellen, und beschließt dann, auch einen Finanzanalysten hinzuzuziehen.

Nach Prüfung der Vor- und Nachteile, der Markttrends und der Umsatzprognosen entscheidet das Unternehmen schließlich, dass jetzt nicht der richtige Zeitpunkt ist, um in ein neues Unternehmen zu investieren.

Unternehmen B möchte eine kürzlich durchgeführte Änderungsinitiative bewerten.

Nach einer kürzlichen Überarbeitung des Marketingprozesses möchte das Unternehmen Kosten, Umsatz und Produktbekanntheit vor und nach der Änderung vergleichen. Das Unternehmen sammelt die relevanten Finanzberichte, Kundenbefragungen und Marktforschungsergebnisse und fügt die Daten in ein Diagramm zur Kosten-Nutzen-Analyse ein.

Das Unternehmen stellt zufrieden fest, dass seine Marketinginitiative sowohl den Umsatz als auch den Bekanntheitsgrad seines Produkts profitabel gesteigert hat.

Unternehmen C möchte grünes Licht für ein neues Projekt geben.

Das Buchhaltungsteam des Unternehmens möchte eine neue Software implementieren, um seine Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie haben bereits eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt, um die finanzielle Tragfähigkeit verschiedener Optionen zu ermitteln. Nun treffen sie sich mit der Geschäftsleitung, um diese Ergebnisse im Detail auszuarbeiten und zu diskutieren.

Das Unternehmen entscheidet sich schnell für die kostengünstigste Option, um den Arbeitsablauf in der Buchhaltung zu beschleunigen und das Auftreten von manuellen Fehlern zu reduzieren.

Ganz gleich, ob Sie eine fundierte Geschäftsentscheidung treffen oder die Risiken und Chancen Ihrer nächsten Strategie visualisieren müssen – mit den Mapping-Diagrammen von MindManager können Sie sich einen flexiblen Überblick über jede Situation verschaffen und gleichzeitig leicht in die Details einsteigen.

Herunterladbare Vorlagen für Kosten-Nutzen-Analysen von MindManager

Klicken Sie auf das Bild unten, um die mit MindManager erstellte Vorlage für die Kosten-Nutzen-Analyse aufzurufen. Klicken Sie auf „Menü“ in der unteren linken Ecke Ihres Browser-Fensters und dann auf „Download“, um eine Kopie der Vorlage zu erhalten. Öffnen Sie die Vorlage in MindManager, um mit der Vorlage zu arbeiten.

Sie haben noch kein MindManager? Kein Problem! Testen Sie es 30 Tage kostenlos.

Cost Benefit Analysis Template - MindManager Blog