Beim Erstellen eines Projektplans kommt es letztendlich darauf an, die richtigen Tools zu verwenden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die besten Tools zum Erstellen eines Projektplans.
Sie müssen einen Projektplan erstellen? Nutzen Sie für Ihre ersten Schritte diese Tools
Haben Sie schon einmal ohne brauchbare Vorgaben und ohne konkret definiertes Ziel in einer Aufgabe festgesteckt? Dann wissen Sie sicher auch, wie sinnvoll das Erstellen eines Projektplans ist. Ohne vernünftige Planung verpufft selbst der inspirierenste Projektauftakt ohne Wirkung. Verpasste Deadlines, überschrittene Budgets und ein unkoordiniertes Team sind die Folge.
Das Erstellen eines Projektplans ist ein maßgeblicher Teil des Projektmanagementprozesses und die Grundlage dafür, Ihre Aufgabe kontrolliert erledigen zu können. Und am besten gelingt die Ausarbeitung eines wirklich funktionierenden Plans, wenn die für das Projekt richtigen Formate, Vorlagen und Tools verfügbar sind.
Erstellen eines Projektplans – die Grundlagen
Die Grundlagen zum Erstellen Ihres Projektplans:
- Auswahl eines für den Projektplan passenden visuellen Formats
- Nutzung von Projektplan-Vorlagen für die Prozesssteuerung
- Auswahl von Projektplanungs-Tools, die gut zu Ihrer Aufgabenstellung passen
Die Bedeutung der Verwendung des richtigen Formats für die Projektplanung
Der Projektplan ist ein Dokument, in dem Sie Umfang, Ziele und Arbeitsergebnisse Ihres Projekts festlegen. Es gibt allerdings ganz unterschiedliche Projektplanungsformate.
Je nach Größe und Komplexität Ihres Vorhabens können Sie ganz unterschiedlich vorgehen. So können Sie
- Ihren Projektplan auf eine Serviette kritzeln,
- ihn in Word-Dokumenten und Excel-Arbeitsblättern festhalten oder
- eine dynamische, visuelle Plattform wie eine Projektmanagement-Software einsetzen.
Ein wichtiger Grund für das Erstellen eines Projektplans ist es, den Umfang der anstehenden Arbeiten festzuhalten und festzulegen, wer welche Aufgaben wann durchführen soll.
Doch Ihr Projektplan ist weit mehr als nur eine Zeitachse.
Deshalb ist es so entscheidend, das richtige Format zu verwenden vor allem was das Zusammenspiel mit flexiblen Vorlagen, Grafiken, Diagrammen und anderen Tools zur Projektplanung anbelangt. Nur auf diese Weise gelingt es Ihnen, Ressourcen, Risiken, Budget und Status Ihres Projekts bis ins kleinste Detail abzubilden.
3 Tipps zum Erstellen eines Projektplans, der funktioniert
Die Planungsphase ist wohl der wichtigste Teil des Projektmanagements. Sie definieren gemeinsam mit den Stakeholdern den Projektumfang, feilen an Details und sichern sich die Unterstützung des Teams.
Damit Sie die im vorigen Artikel beschriebenen 6 Projektplanungsschritte durchführen können, sollten Sie einen Ansatz finden und auch anwenden, der es Ihnen ermöglicht:
- ein zentrales Informations-Repository für die gesamte Dauer des Projekts zu nutzen,
- neue Ideen, Informationen und Feedback von allen Beteiligten in Echtzeit zu erfassen und zu teilen sowie
- schneller praktische Lösungen zu erarbeiten, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.
Die 3 hier vorgestellten Tipps sind hilfreich für eine erfolgreiche Projektplanung und zwar ganz gleich, ob Sie ein neues Produkt einführen, ein Schulungsprogramm zusammenstellen oder ein Mitarbeiterhandbuch verfassen.
- Ein visuelles Projektplanformat wählen
Wenn Sie für Ihren Projektplan ein visuelles Format verwenden, können Sie alle Daten sowie den für Ihre Aufgabe notwendigen kreativen Input einfach in einer Projekt-Map erfassen, die Sie nach Bedarf erweitern und verfeinern können.
Das Erstellen eines Projektplans mithilfe animierter visueller Hilfsmittel wie Flowcharts und anderer digitaler Diagramme ist nicht nur praktisch, um die Informationsfülle zu bewältigen, sondern liefert Ihnen auch eine grafisch aufbereitete Übersicht über die Details und den Status aller zeitkritischen Aufgaben Ihres Projekts.
Wenn Sie bereits beim Kick-off-Meeting einen visuellen Planungsansatz verfolgen, hilft Ihnen das dabei,
- Wissen und Informationen, wie sie ankommen, übersichtlich zu strukturieren,
- Projektprioritäten effizienter zu filtern und zu kommunizieren und
- Aufgaben und zugehörige Ressourcen mit wenig Aufwand zu erkennen und zuzuweisen.
Indem Sie unstrukturierte Ideen in organisierte visuelle Maps umwandeln, erhält jeder der Projektbeteiligten ein klares Verständnis von seiner Aufgabenstellung und kann seine Zeit besser einteilen.
Ein zusätzliches Plus: Ein visualisierter Projektplan vereinfacht es, technische Konzepte oder Fachbegriffe auch Teammitgliedern und Stakeholdern ohne entsprechendes Hintergrundwissen verständlich zu machen.
- Projektplanvorlagen nutzen
Hinsichtlich ihrer Form und ihres Umfangs gibt es sehr unterschiedliche Projektplanvorlagen, von Kalkulationstabellen zur Kostenplanung, mit denen Sie das Budget im Blick behalten und Kosten prognostizieren bis hin zu Prozess-Maps und Statusberichtsformularen.
Detaillierte, immer wieder einsetzbare Vorlagen wie ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure bzw. WBS) eignen sich hervorragend, um Projekte jeder Größenordnung in kleinere, einfacher zu handhabende Abschnitte zu untergliedern.
Aufgabenbasierte Projektplanvorlagen bieten Ihnen
- eine genaue Übersicht über aller Arbeitsschritte, die zur Fertigstellung Ihrer Aufgabe erforderlich sind,
- eine Roadmap für jede Aktivität in Ihrem Workflow und
- eine präzise, detaillierte Abschätzung über Zeit, Kosten und Ressourcen, die benötigt wird, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
Weiter unten finden Sie eine Beispielvorlage für einen Projektstrukturplan in MindManager.
Ob Diagramm, Grafik oder Tabelle, eines haben alle Projektplanvorlagen gemeinsam: Sie unterstützen Sie dabei, eine funktionierende Strategie zu formulieren und umzusetzen.
- Tools zur Projektplanung verwenden, die Ihre Aufgabe unterstützen
Zu den besten Optionen, die es heute gibt, gehören die folgenden:
Microsoft Office:
Mit klassischen Tools zur Projektplanung wie Microsoft Excel, SharePoint, Outlook und Word können Sie einen Großteil des Aufgabenmanagement abdecken, das beim Erstellen eines Projektplans anfällt – und für einfachere Projekte braucht es manchmal auch nicht mehr.
Was diese Tools allerdings nicht bieten, ist eine einzige, zusammenhängende interaktive Projektplattform.
Eine gute Nachricht in diesem Zusammenhang ist jedoch, dass eine zur Projektplanung verwendete Mindmapping-Software wie MindManager sehr einfache Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft-Anwendungen bereitstellt. Dadurch können Sie
- mit Ihren Projekten reibungslos zu anderen Programmen wechseln,
- Zeit sparen, indem Sie Daten aus anderen Formaten importieren und
- visuelle Map-Ansichten mit externen Projektplanungs-Tools verknüpfen.
Und mit den MindManager Dashboards können Sie den aktuellen Stand Ihres Projekts jederzeit präzise ermitteln und mit anderen teilen, indem Sie Ihre Arbeit im Handumdrehen in automatisch formatierte PowerPoint-, Word- oder PDF-Dokumente exportieren.
Gantt-Diagramme:
Gantt-Diagramme gehören zu den wichtigsten Tools zur Projektplanung überhaupt. Diese horizontalen Balkendiagramme stellen Ihren Projektplan im zeitlichen Verlauf dar und liefern eine klare Übersicht über
- jede Aktivität, die einem Teammitglied oder einer Ressource zugewiesen wurde,
- Startdatum, Dauer und Status jeder Aufgabe und
- Fristen für wichtige Entscheidungen und Arbeitsergebnisse.
Doch anders als statische Diagramme sind die in MindManager verwendeten digitalen Gantt-Diagramme in hohem Maße interaktiv.
Diese leistungsstarken Tools machen es nicht nur leicht, Aufgaben in einer bestimmten erforderlichen Reihenfolge miteinander zu verbinden. Sie ermöglichen es Ihnen auch, verspätete oder fertiggestellte Aufgaben direkt auf Ihrer Projekt-Map zu markieren, damit der Projektfortschritt von Entscheidungsträgern und Stakeholdern ohne Weiteres abgerufen werden kann.
Visuelle Mapping-Software:
Letztendlich ist die Verwendung von visueller Mapping-Software als Tool zur Projektplanung die effizienteste Möglichkeit, die notwendigen Vorlagen und Ressourcen in einem vielseitigen System zu kombinieren.
Wenn Sie Ihre Projektinformationen in einer Mindmapping-Software wie MindManager verwalten, steht Ihnen eine Vielzahl von Datenquellen wie Textdateien, Grafiken, Tabellenkalkulationen, Links, Kontakte und Termine zur freien Verfügung.
Und weil MindManager schnell, visuell, transparent und intuitiv ist, eignet sich diese Anwendung perfekt für alle Fachkräfte der Wirtschaft, die nicht die Zeit oder den beruflichen Hintergrund haben, um mit einem komplexen Projektmanagementsystem zu arbeiten – wie eben die meisten von uns.
MindManager funktioniert hervorragend als Organsationsinstrument für Einzelpersonen, die Ideen sammeln und Aufgabenlisten anlegen möchten. Doch dank integrierter Projektplanvorlagen und moderner Funktionen wie Tags, Symbolen und Filtermöglichkeiten ist MindManager ebenfalls ein erstklassiges Tool für die Zusammenarbeit mit dem es Ihnen und Ihrem Team leicht gemacht wird
- in Brainstorming-Sessions Ideen zu finden und zu kategorisieren und gleichzeitig Gesprächsnotizen visuell zu erfassen sowie
- große Informationsmengen zu organisieren und zu systematisieren, Ressourcen zuzuweisen und auch Termine und Budgets im Auge zu behalten.
Über sein zentrales Dashboard bietet MindManager zudem die Möglichkeit, Verknüpfungen zu erstellen und Anhänge beizufügen, die Ihnen einen uneingeschränkten Zugriff auf Ihre Kerngeschäftsdaten erlauben.
Sie können wichtige Dateien importieren und neue Arbeitsdokumente direkt an Ihre Projekt-Maps anhängen. Dann aktualisieren Sie Ihren Workflow, indem Sie dem Dashboard Informationen darüber, wie sich Ihr Projekt fortentwickelt, hinzufügen oder die bereits vorhandenen Daten bearbeiten.
Vergessen Sie nicht: Je komplexer die erforderlichen Ergebnisse sind, desto wichtiger ist Ihre Planung.
Das Erstellen eines Projektplans bedeutet nicht nur Vorteile in puncto Organisation, Verantwortlichkeit und Problemlösung, sondern hilft Ihnen auch, Prognosen zu erstellen. Davon profitieren Sie besonders dann, wenn sich Ihr Projekt über mehrere Wochen, Monate oder gar Jahre erstreckt oder Sie mit kostspieligen Ressourcen arbeiten.
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