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7 Aufgabenmanagement-Werkzeuge, mit denen Sie und Ihr Team bei der Arbeit organisiert bleiben

Aufgabenmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, sowohl Ihre persönliche als auch die Produktivität Ihres Teams zu professionalisieren und auf diese Weise Ihre Arbeitsergebnisse zu verbessern. Probieren Sie diese 7 nachfolgend beschriebenen Aufgabenmanagement-Tools in Ihrer täglichen Arbeit aus.

7 Aufgabenmanagement-Werkzeuge, mit denen Sie und Ihr Team bei der Arbeit organisiert bleiben 

Einen stabilen Aufgabenmanagementplan zu erstellen,  ist ohne jeden Zweifel der beste Weg, um bei der Arbeit organisiert zu bleiben. Aber selbst sorgfältig ausgearbeitete Pläne können ohne geeignete Unterstützungswerkzeuge ihr Ziel verfehlen.

Mit dafür konzipierten Aufgabenmanagement-Tools haben Sie das Steuer aber fest in der Hand, egal ob Sie nun ein Projekt leiten oder Ihre tägliche Aufgabenliste verwalten.

Und die Wahl der richtigen Tools, um bei der Arbeit organisiert zu bleiben, hilft Ihnen nicht nur dabei, Aufgaben effizienter von Punkt A zu Punkt B zu bringen, sondern sie stellt auch sicher, dass diese Aufgaben in einer logischen Weise zusammengefügt werden, so dass chaotisches Durcheinander bei der Umsetzung von Zielen jeglicher Größenordnung in einen makellosen Ergebnisprozess verwandelt wird.

Dieser Überblick stellt Ihnen 7 bewährte Aufgabenmanagement-Tools vor, die Sie dabei unterstützen, allein oder im Team bei der Arbeit noch besser organisiert zu sein.

Warum der Einsatz von Tools für eine gute Arbeitsorganisation wichtig ist

Ganz gleich, ob es um einen Ablaufplan für eine Einzelperson oder für eine Arbeitsgruppe geht, der Sie auf Trab hält, es wird Ihnen viel leichter fallen, Ihre Ziele zu erreichen, wenn Sie Aufgabenmanagement-Tools einsetzen.

Bei erfolgreichem Aufgabenmanagement geht es darum, Aufgaben so zu gestalten und zu überwachen, dass Sie a) sehen können, wie die einzelnen Aufgaben zueinander in Beziehung stehen und miteinander interagieren, und b) Ihre Fortschritte bei der Erfüllung der einzelnen Aufgaben beobachten können.

Zwar können Aufgabenmanagement-Tools für Einzelpersonen und für Teams viele unterschiedliche Formen annehmen, jedoch erfüllen die wertvollsten unter ihnen mindestens eine (wenn nicht alle) der folgenden Aufgaben:

  • Sie helfen Ihnen dabei, Aufgaben an einem gemeinsamen Ort zu planen, zu priorisieren, zu terminieren und zu delegieren.
  • Sie optimieren die Zusammenarbeit und Gruppenkommunikation, wo dies erforderlich ist.
  • Sie ermöglichen das Verfolgen, Genehmigen und Auswerten von Aufgaben.
  • Sie erleichtern die Aufgaben- und Projektdokumentation, einschließlich Bearbeitung, Überarbeitung und Berichtserstellung.

Im Idealfall erfüllen die Aufgabenmanagement-Tools, auf die Sie sich bei Ihrer täglichen Arbeit verlassen, in der Gruppe eine doppelte Aufgabe. So sollten sie Sie nicht nur dabei unterstützen, bei der Arbeit gut organisiert zu bleiben, sondern zudem an die Bedürfnisse eines Teams jeglicher Größenordnung anpassbar sein.

7 Aufgabenmanagement-Tools, die Sie ausprobieren sollten

Die einfachsten Aufgaben und Aufträge erfordern oft die einfachsten Hilfsmittel und Support-Systeme. Der Einsatz der nachfolgend aufgeführten einfachen Support-Tools, die Sie vermutlich ohnehin kennen, kann von Vorteil sein, um bei der Arbeit organisiert zu bleiben:

  • Digitale Kalender
  • Virtuelle Whiteboards
  • Zeitmanagement-Apps
  • Schriftlich niedergelegte oder textbasierte Aufgabenlisten
  • Tabellenkalkulationsprogramme

So praktisch diese Werkzeuge auch sein mögen, in der Regel reichen sie alleine jedoch nicht aus, wenn es darum geht, komplexe Aufgaben oder umfangreicheren Gruppenprojekte voranzutreiben.

Sehen wir uns nun 7 vielseitige Aufgabenmanagement-Tools an, die für eine nähere Betrachtung in Frage kommen, sofern Sie Interesse daran haben, Ihre persönliche Produktivität zu steigern und sich und Ihr Team bei der Arbeit auf dem Laufenden zu halten. Zu jedem Tool steht als Beispiel eine entsprechende MindManager Vorlage oder ein Diagramm zur Verfügung. Zum Herunterladen einer Kopie dieser MindManager Vorlagen klicken Sie auf Menü > Herunterladen.

 

1.  Vorlage für einen Projektplan

Ganz gleich, wie groß Ihre Aufgabe oder Ihr Projekt ist, die Verwendung einer visuellen Vorlage spart Zeit und hilft Ihnen dabei, den richtigen Einstieg zu finden. Eine Projektplanvorlage ist wie ein modifizierbarer Bauplan, der Sie durch einen bestimmten Prozess führt und Ihren Aufgaben eine Struktur gibt. Und das Beste ist, dass Sie in Vorlagen einschlägige Informationen erfassen und diese bei zukünftigen Aufgaben wiederverwenden können.

2. Projektstrukturpläne (Work Breakdown Structures, WBS)

Ein Projektstrukturplan ist nicht einfach nur ein Werkzeug zur visuellen Aufteilung von Projekten in kleinere, besser handhabbare Teile. Es ist ein echter Fahrplan, der die Details aller mit Ihrem Auftrag verbundenen Aufgaben kurz darstellt.

3. Flussdiagramme

Als visuelle Darstellung Ihres Aufgaben- oder Projektablaufs eignen sich Flussdiagramme ideal zur Darstellung der einzelnen Prozessschritte. Da jeder Schritt durch Richtungspfeile mit andren Schritten verbunden ist, ist es bei einem Flussdiagramm leicht, den zu erledigenden Arbeitsablauf zu erkennen und zu kommunizieren.

4. Zeitplanansichten

Die einzige Möglichkeit zu erfahren, wo Ihre Aufgabe oder Ihr Projekt in Bezug auf bereits abgeschlossene und noch zu erledigende Arbeiten steht, ist eine Zeitplanansicht zu Rate zu ziehen. Dank der chronologischen Gliederung der einzelnen Aufgaben, der Aufgabenverantwortung sowie der Aufgabenabhängigkeiten bieten Zeitplanansichten einen präzisen, visuellen Blick auf Ihre Daten.

 

5. Workflow-Diagramme

Workflow-Diagramme gibt es in allen Formen und Größen, einschließlich Ursache-Wirkungs-, Swimlane- und Netzdiagrammen. In jedem Fall sind sie jedoch so konzipiert, dass sie Informationen zu Aufgaben und potenziellen Problemen bei der Planung logisch strukturieren. Der größte Vorteil der Diagrammerstellungs-Tools ist, dass sie Ideen visuell darstellen und miteinander verknüpfen, so dass sie für jedermann leicht verständlich sind.

 

6. Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind eines der effektivsten und am weitesten verbreiteten Aufgabenmanagement-Werkzeuge, da sie die Terminplanung rationalisieren und es einfacher machen, die im Zusammenhang mit Projekten jeder Größenordnung stehenden Tätigkeiten zu managen.

Gantt-Diagramme bieten nicht nur eine transparente Visualisierung voneinander abhängiger Aufgaben auf einer Zeitplanansicht (einschließlich Start- und Enddatum), sondern auch die Möglichkeit, Arbeitsschritte, die an einem bestimmten Tag ausgeführt werden sollen, hervorzuheben.

Das Aufgabenmanagement mit Hilfe von Gantt-Diagrammen macht es leicht zu erkennen

  • wer an einer bestimmten Aufgabe arbeitet,
  • wie lange die Arbeit an dieser Aufgabe voraussichtlich dauern wird und
  • wie einzelne Aufgaben miteinander verbunden sind oder sich überschneiden

Einige Benutzer verwenden Tabellenkalkulations-Tools wie Excel, um Aufgabenlisten in Form eines einfachen Gantt-Diagramms zu erstellen. Das kann gut funktionieren, wenn es darum geht, selbst gut organisiert zu bleiben.

Wenn jedoch mehrere Teammitglieder eine gemeinsame Aufgabenliste einsehen und bearbeiten müssen, ist die Aufgabenverwaltung in Form eines digitalen Gantt-Diagramms das Mittel der Wahl.

Der Einsatz von digitalen Gantt-Diagrammen, die beispielsweise in Software für Aufgabenmanagement wie MindManager integriert sind, spart Zeit durch die Automatisierung von Prozessen wie

  • das Festlegen des kritischen Wegs eines Projekts,
  • das Erstellen von Aufgabenabhängigkeiten und
  • das Festlegen von Meilensteinen

Zudem werden Gruppenaufgaben jedes Mal aktualisiert, wenn ein Teammitglied seine Ergebnisse auf den aktuellen Stand bringt oder einen Kommentar oder eine Datei ergänzt.

 

7. Visuelle Aufgabenverwaltungssysteme

Was also haben all diese Aufgabenmanagement-Tools  gemeinsam? Wenn Sie an die oben aufgeführten Beschreibungen zurückdenken, bemerken Sie, dass alle einen visuellen Management-Ansatz verfolgen.

Der Nachteil der Arbeit mit linearen Aufgabenmanagement-Tools (wie Formeln in Tabellenkalkulationen oder textbasierten Aufgabenlisten) ist ihre weitgehende Inflexibilität. Sie schränken nicht nur das kreative Denken ein, sondern sind auch unbequem und zeitaufwändig handzuhaben, wenn es darum geht, die zu verwaltenden Informationen zu überarbeiten oder zu ergänzen.

Mit visuellen Aufgabenmanagement-Tools (wie MindManager-Maps) hingegen ist es ein Einfaches, größere Ziele und Ideen in kleinere Aufgaben und Unterziele aufzuteilen.

Mit Maps können Sie auch

  • die Verbindungen zwischen großen und kleinen Zielen klar und prägnant wahren,
  • bei der Erstellung oder Aktualisierung von Aufgaben diese um Details und Kontext ergänzen,
  • einfache Drag & Drop-Funktionen nutzen, um Aufgabendaten zu reproduzieren oder neu anzuordnen und
  • eine bessere Verständigung, den Informationsaustausch und die Einführung von Neuerungen begünstigen.

Zweifellos stehen heute Geschwindigkeit und visuelle Zusammenarbeit beim Projekt- und Aufgabenmanagement an erster Stelle. Und technologiegesteuerte Lösungen wie Mindmapping Software speisen diesen Bedarf mit Funktionen wie flexiblen Arbeitsansichten, zentralisierten Dashboards und integriertem, interaktivem Gantt-Diagramm-Aufgabenmanagement.

Mit anderen Worten: Mit einem visuellen Aufgabenmanagementsystem vereinen Sie die besten Grafikwerkzeuge für Ihren speziellen Plan, Ihr Projekt oder Ihren Zweck an einem Ort.

Es gibt eine große Auswahl an Aufgabenmanagement-Tools, die Sie dabei unterstützen, allein oder im Team bei der Arbeit noch besser organisiert zu sein.

Wenn Sie jedoch nach einem Weg suchen, sie alle zusammenzuführen – und wenn Sie die Vorteile weiterführender Funktionen für die Koordination und das Überwachen von Aufgaben auf einem höheren Niveau nutzen wollen, dann erreichen Sie mit einem visuellen Aufgabenmanagementsystem mehr Ziele und diese zudem problemloser.