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Mit 6 Schritten zum erfolgreichen Projektplanungsprozess

Die Projektplanung ist der entscheidende Faktor für den Erfolg eines jeden Projekts. Im Folgenden stellen wir Ihnen 6 Schritte vor, die Sie zur Durchführung Ihres Projektplanungsprozesses kennen sollten.

 

Mit 6 Schritten zum erfolgreichen Projektplanungsprozess

Egal, ob Sie allein oder im Team arbeiten, Sie brauchen einen geeigneten Plan, um Ihr Projekt von der Konzeption bis zu seinem Abschluss umzusetzen. Der Planungsprozess ist nicht nur die wichtigste Phase des Projektmanagements, sondern auch der Schlüssel für gut funktionierende Projekte. 

Wenn Sie die festgelegten Projektplanungsschritte befolgen, erreichen Sie Ihre Ziele termingerecht, im Rahmen des Budgets und ohne viel Kopfzerbrechen. Wenn Sie also bereit sind, die Weichen auf eine erfolgreiche Projektplanung zu stellen, leiten wir Sie nun durch diesen Prozess.

 

Warum sollte man einen Projektplanungsprozess einsetzen?

Bevor wir uns mit dieser Frage befassen, lohnt es sich, die Wichtigkeit des Projektplanungsprozesses für den Erfolg Ihres Vorhabens aufzugreifen. Einen Projektplan und eine Projektrichtline zur Ermittlung und Konkretisierung Ihrer Ziele zu erstellen, macht es unter anderem einfacher

  • die effizienteste und kostengünstigste Vorgehensweise herauszufinden,
  • realistische Meilensteine und Fristen festzulegen und
  • zu definieren wie ein erfolgreiches Ergebnis aussieht.

Obwohl die spezifischen Aktivitäten je nach Größe und Zweck der Aufgabenstellung variieren, basiert der Projektplanungsprozess auf einigen grundlegenden Schritten, in denen die Details für jedes Projekt vom Anfang bis zum Ende festgelegt werden.

Denken Sie daran, dass häufig diejenigen Projekte, die unbemerkten Umfangswachstum erfahren und zu entgleisen drohen, diejenigen sind, die ohne eine solide Planung begonnen wurden.

Damit Ihr Projekt reibungslos verläuft, sollten Sie bereit sein, so viel Zeit wie nötig zu investieren, um genau herauszufinden, was Sie und Ihr Team erreichen müssen, welche Prozesse Sie anwenden werden und wie der Plan aussieht, der alles im Einklang zusammenbringt.

 

6 grundlegende Schritte der Projektplanung

Das Ergebnis jedes Projektplanungsprozesses ist ein Dokument oder ein digital erstellter Übersichtsplan, der als Projektplan bezeichnet wird. Dieser Plan enthält nicht nur alle Aufgaben und Arbeitsabläufe, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich sind, sondern oft auch Nebenpläne, beispielsweise für die Kostenplanung oder die Qualitätskontrolle.

Um Ihren Plan zum Erfolg zu verhelfen, sollten Sie sich zunächst mit Ihrem Manager, Projektsponsor oder wichtigen Stakeholdern treffen, um Folgendes auszuarbeiten:

  • den Gesamtumfang Ihres Projekts sowie
  • die bestimmten Leistungsanforderungen, die von Ihnen zu erbringen sind

Bevor Sie den Projektstrukturplan für Ihr Projekt erstellen, ist die Klärung dieser Parameter im Vorfeld von größter Bedeutung. Sobald Sie sich damit vertraut gemacht haben, können Sie und Ihr Team mit den grundlegenden, nachfolgend aufgeführten Projektplanungsschritten fortfahren.

 

  1. Erstellen Sie einen Zeitplan 

Damit alle Beteiligten zielgerichtet voranschreiten und nicht abgehängt werden, müssen Sie einen Projektzeitplan erstellen, in dem Sie

  • die festgelegten Ziele priorisieren,
  • die für die Erfüllung jeder einzelnen Aufgabe erforderlichen Anforderungen nacheinander auflisten und
  • diese Aufgaben in Teilaufgaben und Fristen aufteilen

Profi-Tipp: Eine der besten Möglichkeiten, alle mit Ihrem Projekt verbundenen Informationen stabil, aktuell und für jeden zugänglich zu halten, ist die Nutzung eines leistungsstarken Planungstools wie MindManager.

 

  1. Stellen Sie die Ressourcen zusammen

Um zu vermeiden, dass Fristen versäumt werden, ist es wichtig, die Projektressourcen im Voraus festzulegen und sie zu sichern. Zu den Ressourcen können gehören

  • besondere Materialien, Ausrüstung oder Wissensressourcen,
  • spezielle Örtlichkeiten (z.B. der Konferenzraum Ihres Unternehmens),
  • die Finanzierung und
  • Fachpersonal

Ihr Ziel sollte es sein, jeder Projektaufgabe ein Teammitglied und/oder eine Ressource zuzuweisen.

Profi-Tipp: Möglicherweise benötigen Sie einen separaten Plan für die Beschaffung von Ressourcen, die intern nicht verfügbar sind, sondern über Drittanbieter, Zulieferer oder Vertragspartner rekrutiert werden müssen.

 

  1. Legen Sie ein Budget fest

Alle mit Ihrem Projekt verbundenen Ressourcen – sowohl im Personalbereich als auch andere – werden voraussichtlich mit Kosten verbunden sein. Ihr Budget sollte diese Ausgaben detailliert aufschlüsseln und bis zum Projektabschluss berechnen.

 

  1. Planen Sie die Qualität

Es ist wichtig, Qualitätskriterien und -ziele festzulegen, damit Sie immer wissen, wo Ihr Projekt im Verhältnis zu Ihren Zielen steht. Erwägen Sie die Verwendung von Metriken, um die wichtigsten Ergebnisse zu verfolgen und einzustufen, und lassen Sie jede einzelne Metrik vom Management genehmigen.

Profi-Tipp: Vielleicht möchten Sie die Vorteile einer Projektmanagement- Software nutzen, mit der Sie den Status zeitkritischer Aufgaben ganz einfach darstellen, aktualisieren und bei Bedarf ändern können.

 

  1. Managen Sie das Risiko

Nur wenige Projekte sind ohne Risiko – selbst wenn die größte Bedrohung die Möglichkeit ist, dass ein Teammitglied erkrankt. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Risikomanagementplan haben, um potenzielle Hindernisse abzuschätzen und sie mittels Notfallstrategien zu überwinden.

 

  1. Kommunizieren Sie Ihren Plan

Sie sollten eine Kommunikationsstrategie entwerfen, die Sie dazu verwenden, Teammitglieder zu informieren und das Management und die Stakeholder über Ihre Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Sobald Ihr Projektplan im Detail ausgearbeitet ist, sollten Sie ihn allen Beteiligten vorlegen, damit Flüchtigkeitsfehler korrigiert und alle Änderungen genehmigt werden können, bevor der Plan in die Tat umgesetzt wird.

 

Projektplanbeispiele für Einzelpersonen und Teams

Ein guter Plan ist ein Plan, für den alle notwendigen Tools, Systeme und Ressourcen zur Verfügung stehen. Er führt zu großartigen Ergebnissen, ganz gleich wie einfach oder komplex Ihr Projekt ist.

Es folgen einige Projektplanungsbeispiele, die zeigen, warum der Projektplanungsprozess so wertvoll ist, unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Projekt um ein Projekt für eine Einzelperson oder um ein Teamprojekt handelt.

Beispiel 1 –  Unterrichtseinheiten oder Kurse planen

Informationsüberlastung kann eine Herausforderung für jeden sein, der Unterrichts- oder Bildungsprojekte plant. Unabhängig davon, ob Sie haupt- oder nebenberuflich als Lehrender tätig sind, können Sie den Projektplanungsprozess zu Folgendem nutzen. Sie können

  • die Themen des Unterrichtsplans in verwandte Themenbereiche aufgliedern,
  • Informationen und Ressourcen in einen strukturierten Lehrplan umwandeln sowie
  • Links und Dateien mit Vorlesungsunterlagen, Forschungsartikeln, Stundenplänen und vielem mehr einbetten

Mit einer Software für Mindmapping-Projekte erhalten Sie die großartige Möglichkeit, Informationen so auszuwählen, zu organisieren und zu präsentieren, dass sie problemlos mit Studierenden sowie Kolleginnen und Kollegen geteilt werden können.

 

Beispiel 2 – Ein Buch oder Web-Inhalte verfassen

Das Sammeln und Übermitteln Ihrer Ideen, Ihres Wissens oder Ihrer Expertise mittels eines Buches, Handbuches oder Online-Inhalten ist bestenfalls zeitaufwändig. Im schlimmsten Fall kann daraus ein Prozess erwachsen, der mit versäumten Fristen übersät ist.

Einen Plan zu erstellen, ist die wichtigste Komponente jeder Schreibabsicht – und die einzige Möglichkeit, Ihr Projekt zielgerichtet voranzubringen. Im Rahmen des Projektplanungsprozesses haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ideen visuell festhalten, um sie zu

  • priorisieren,
  • auszubauen und
  • in spezifische Aufgaben und Zeitplanansichten umzuwandeln

Die Erstellung eines Projektplans für Ihr Buch trägt auch dazu bei, Risiken zu minimieren, Ihren Fortschritt hinsichtlich der Fristen wahrzunehmen und zu messen, während Sie die Zeiträume zwischen Abgabefristen mit der Arbeit am Projekt füllen können.

 

Beispiel 3 – Personalbeschaffungs- oder Onboarding-Projekte

Wenn alle Mitarbeitenden von der obersten Etage an abwärts auf dem gleichen Stand sind, bevor Ihr Mitarbeitereinstellungsprojekt beginnt, erhalten Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit sowohl die zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigte Zeit als auch die entsprechenden Ressourcen.

Die Entwicklung eines Personalbeschaffungs- oder Onboarding-Prozesses funktioniert zum Beispiel am besten, wenn

  • das Projekt als ein Schritt-für-Schritt-Verfahren dokumentiert ist und
  • im Zusammenhang stehende Materialien an einem einzigen Ort aufbewahrt werden und für alle Beteiligten zugänglich sind

Um das zu erreichen, verwenden einige der erfolgreichsten Onboarding-Programme Mindmaps als Informationsquelle über den Projektplanungsprozess. Auf diese Weise bleiben nicht nur die einzelnen Teammitglieder auf dem Laufenden, sondern die für die Produktivität so entscheidende Teamabstimmung wird ebenfalls gefördert.

 

Beispiel 4 – Ein neues Vermarktungskonzept vorantreiben

In der heutigen datengesteuerten Umgebung kann es leicht passieren, dass uns das Sammeln von Informationen so sehr beschäftigt, dass wir es nicht immer schaffen, uns die Zeit zu nehmen, um aus den gesammelten Informationen etwas zu machen. Glücklicherweise sind Erfolgskennzahlen ein integraler Bestandteil sachgerechter Projektplanung.

Wenn Sie die grundlegenden Schritte der Projektplanung befolgen, können Sie und Ihr Team vermeiden, sich so sehr mit Vertriebsaufgaben und der Erstellung von Werberessourcen verzetteln, dass Sie am Ende Ihre eigentlichen Ziele vernachlässigen.

Die Nutzung flexibler, prozessbasierter Software macht es Ihnen leicht, Leistungskennzahlen wie Konversionsraten, Kapitalerträge und Konversionspfad-Analysen direkt in Ihrem Marketing-Projektplan zu erstellen.

Unabhängig von Größe, Umfang und Art Ihres Projekts ist es am besten, dem Drang zu widerstehen, den Planungsprozess zu überstürzen.

Wie die meisten Dinge, die es wert sind, getan zu werden, nimmt auch die Erstellung eines konstruktiven Projektplans Zeit in Anspruch. Das ist auch Teil eines dynamischen Prozesses. Ihr Plan soll Ihr Projekt leiten, nicht einschränken. Seien Sie also darauf vorbereitet, im Verlauf des Projektplanungsprozesses in regelmäßigen Abständen Überprüfungen vorzunehmen, gegebenenfalls etwas zu ändern und die Änderungen genehmigen zu lassen.