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14 unverzichtbare Tools für die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Team

Von: Leanne Armstrong

Die virtuelle Zusammenarbeit ist auf dem besten Weg, zur neuen Norm für viele Unternehmensteams zu werden, und der Einsatz von Tools, die die digitale Kommunikation und Produktivität steigern, hat dramatisch zugenommen.

Statistiken der Tech-Review-Site TrustRadius zeigen zum Beispiel, dass nicht nur 15 % der Unternehmen planen, ihre Software-Ausgaben bis Anfang 2020 zu erhöhen, sondern fast 60 % zielen speziell auf Collaboration-Software ab.

Die Akzeptanz von Tools für die virtuelle Zusammenarbeit mag als Folge der Pandemie sprunghaft angestiegen sein, aber diese Plattformen dienen weiterhin Unternehmen aller Größenordnungen, indem sie einen hocheffektiven Rahmen für die meisten gemeinsamen Arbeitsplatzaktivitäten bieten.

Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal eine neue Business-Technologie einführen oder Ihre vorhandene Toolbox erweitern möchten – hier sind Sie richtig!

In diesem Nachtrag zu unserer Einführung und Aufschlüsselung der Best Practices haben wir eine kurze, aber feine Sammlung von „Must-have“-Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zusammengestellt, die Ihrem Team helfen werden, bessere Verbindungen, Arbeitsgewohnheiten und Ergebnisse online zu erzielen.

Unverzichtbare Tools für die virtuelle Zusammenarbeit für Teams jeder Größe

Virtuelle Tools wurden entwickelt, um die Leistung in allen Bereichen zu optimieren, von der individuellen Teamkommunikation und Besprechungen bis hin zu Gruppenaktivitäten, bei denen die Zusammenarbeit entscheidend ist.

In dieser Zusammenstellung der wichtigsten Technologien für die Zusammenarbeit haben wir die Plattformen und Tools für die virtuelle Zusammenarbeit, von denen Ihr Team am ehesten profitieren kann, in vier Hauptkategorien unterteilt: Telekommunikation, Projektmanagement, Zusammenarbeit und Brainstorming.

Obwohl ein gewisses Maß an Überschneidungen in Bezug auf die Nutzung zu erwarten ist (viele Plattformen für die Zusammenarbeit beinhalten beispielsweise Video-, Dateitransfer- und Messaging-Funktionen), sind die meisten der hier aufgelisteten Tools beliebt, weil sie sich auf definitive Weise abheben.

Telekommunikation

Telekommunikation kann jede elektronische Übertragung von Informationen über eine Entfernung umfassen. Aber das erste, woran Sie in Bezug auf unsere moderne Arbeitsumgebung wahrscheinlich denken, sind Videokonferenz-Tools. Tatsächlich haben die meisten Unternehmen in den letzten Monaten mehr für Webkonferenzen ausgegeben als für jede andere Software.

1. Skype, Zoom, Google Meet, GoToMeeting

Dank Funktionen wie Kalendereinladungen, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungsfunktionen und HD-Übertragung sind Videokonferenzplattformen wie Skype, Zoom, Google Meet und GoToMeeting die nächstbeste Möglichkeit, sich einen Kaffee zu schnappen und sich mit Ihren Teamkollegen in einem physisch gemeinsam genutzten Besprechungsraum zu treffen.

2. Blackboard Collaborate

Blackboard Collaborate ist ein All-in-One-Videotool, das sich auch hervorragend als Webinar-Plattform eignet und hauptsächlich für den Online-Unterricht gedacht ist. Verwenden Sie es, um Besprechungs- oder Kursmaterialien freizugeben, während Sie eine Live-Konferenz oder ein Klassenzimmer nachbilden.

Mit Blackboard Collaborate können Sie:

  • Kommunizieren Sie über Video oder Chat in Echtzeit
  • Erleichtern Sie Multimediainteraktionen mit Hilfe von Zwei-Wege-Audio, Multi-Point-Video und Breakout-Räumen für Kleingruppendiskussionen
  • Nutzen Sie die Vorteile interaktiver Whiteboards für PowerPoint-Präsentationen und zeichnen Sie alle Sitzungen vollständig auf

Die Telekommunikation im Team lässt sich auch unterwegs mit Tools für die virtuelle Zusammenarbeit aufpeppen, die von speziellen Messaging- und Chat-Apps bis hin zu vollwertigen mobilen Kommunikationssystemen reichen.

3. Discord

Selbst Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, verlassen sich auf den Chat am Arbeitsplatz, um Dinge effizienter zu erledigen. Eine Messaging-App wie Discord bietet eine hervorragende Audioqualität und macht es einfach, eine schnelle Frage zu stellen und eine ebenso schnelle Antwort zu erhalten, damit Sie und Ihre Teamkollegen mit der Arbeit fortfahren können.

4. Cisco Jabber

Cisco Jabber macht einen großen Sprung nach vorne und ermöglicht Ihrem Team die Zusammenarbeit von jedem Gerät aus. Sie können nicht nur sehen, ob – und wie – die Personen, mit denen Sie kommunizieren möchten, verfügbar sind, sondern Sie haben auch die Möglichkeit, über Instant Messaging, Sprach- oder Videoanrufe, Voice Messaging, Desktop Sharing oder Konferenzen zu interagieren.

Projektverwaltung

Da die Überwachung eines Projekts ein so vielschichtiger Prozess ist, gibt es Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zur Unterstützung des Projektmanagements in allen Formen und Größen. Unabhängig von der Art der Aufgaben, die Sie mit Ihrem Team durchführen, gibt es eine projektorientierte Lösung, die Ihnen die Arbeit erleichtert.

5. Microsoft Projekt

Wenn Sie ein engagierter Großprojektmanager sind, können Sie mit Microsoft Project die volle Kontrolle über jeden Aspekt Ihres Auftrags erhalten. Mit den anpassbaren Werkzeugen können Sie sich mit allem beschäftigen, von der Entwicklung des Zeitplans, der Zuordnung von Ressourcen und Aufgaben und der Fortschrittsverfolgung bis hin zur Budgetverwaltung und Auslastungsanalyse.

6. Airtable

Wenn Sie ein Team von Hardcore-Tabellenkalkulations-Fans sind, wenn es um Projektmanagement geht, könnte der Tabellenkalkulations-Datenbank-Hybrid Airtable ein natürlicher Schritt nach vorne sein. Als einfach zu bedienende (kein Skripting erforderlich) relationale Datenbankplattform können Sie mit Airtable Informationen über alles Mögliche erstellen, speichern, organisieren und gemeinsam bearbeiten – so einfach, wie Sie Google Sheets oder Excel verwenden würden. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen speichern relationale Datenbanken jedoch sowohl Ihre Daten als auch die Beziehungen, die sie miteinander verbinden.

7. Trello

Ein virtuelles Kollaborationsboard ist eine praktische Methode, um die vielen Aufgaben zu sehen und zu verwalten, die die meisten Gruppenprojekte voranbringen. Mit Trello können Sie Aufgabenlisten erstellen und digitale Aufgabenkarten zwischen den Spalten verschieben, so dass jeder sehen kann, wer an was arbeitet und wie weit er im Prozess fortgeschritten ist.

8. MindManager

Wenn Sie sich eine All-in-One-Projektplattform für Ihr Team vorgestellt haben, die irgendwo zwischen einer vollwertigen Management-Software und Haftnotizen auf einer digitalen Tafel liegt, ist MindManager eine zuverlässige Wahl. Als leistungsstarkes Planungs- und Aufgabenmanagementsystem, das eine eindrucksvolle Visualisierung ermöglicht, ist MindManager ein erstklassiges Tool für die virtuelle Zusammenarbeit, das sowohl Desktop- als auch mobiles Mind Mapping unterstützt.

Kollaboration

Die führenden virtuellen Kollaborationsplattformen sind so weit gekommen, weil sie die kooperativen Qualitäten physisch geteilter Räume effektiv nachbilden – und dabei Ihre Kommunikation noch effizienter machen. Die Funktionen reichen von dedizierten Team-Kanälen und fortschrittlichen File-Sharing-Integrationen bis hin zu erweitertem Dokumenten- und Workflow-Management.

9. Slack

Wenn Ihr Team alles, was mit Messaging zu tun hat, in einem praktischen Paket benötigt, ist Slack ein beliebtes kanalbasiertes Messaging- und Arbeitsplatzkommunikationstool. Slack ist nicht nur schneller, besser organisiert und sicherer als E-Mail, es bietet auch ein konzentrierteres Erlebnis als die typische Chat-App.

10. Microsoft Teams

Eine weitere weit verbreitete Plattform. Viele Unternehmen betrachten Microsoft Teams als erschwinglich und benutzerfreundlich – und als ihre erste Wahl für Kollaborationssoftware. Dies gilt insbesondere für Organisationen, die bereits die Microsoft-Suite von Tools nutzen.

Mit Teams können Sie nicht nur Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dateien erstellen und verwalten, sondern auch andere Inhalte auf SharePoint-Sites im Team einbinden und die Vorteile von mehr als 700 Apps von Drittanbietern nutzen.

Wenn Sie beispielsweise MindManager für Microsoft Teams als Herzstück Ihres Technologie-Stacks für virtuelle Zusammenarbeit verwenden, können Sie und Ihre Gruppe MindManager-Maps direkt in Teams starten und verwenden und in Echtzeit daran arbeiten.

11. Google Drive/Docs

Manchmal besteht die Notwendigkeit der virtuellen Zusammenarbeit einfach darin, dass Sie allen Mitgliedern Ihres Teams die Möglichkeit geben möchten, gemeinsam genutzte Dokumente gleichzeitig zu öffnen, zu kommentieren oder zu bearbeiten. Als Alternative zu Word-Dokumenten bieten die Cloud-basierten Google Drive/Docs eine sichere, dynamische Möglichkeit, Berichte, Marketing-Inhalte, Karten und andere Wissensbestände zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen.

Brainstorming

Die meisten der bisher besprochenen Plattformen für die Zusammenarbeit können technisch gesehen auch als virtuelle Brainstorming-Geräte eingesetzt werden (z. B. Videokonferenzen, Dateifreigabe, Bildschirmfreigabe oder Zwei-Wege-Webinar-Software).

Die besten Kreativitäts- und Ideenfindungstools sind jedoch spezielle visuelle Plattformen, die als synchrone, virtuelle Kollaborationsboards fungieren.

Whiteboards und Flipcharts in Besprechungsräumen waren schon immer eine äußerst effektive Methode, um die Energie und Aufmerksamkeit einer Gruppe zu bündeln, ihre Gedanken auf „Papier“ zu bringen und Informationsströme auf sinnvolle Weise zusammenzuführen.

Und da virtuelle Whiteboards und Flipcharts fast das Gleiche leisten, muss das Arbeiten in einer digitalen Welt nicht bedeuten, auf diese bewährten Brainstorming-Tools zu verzichten.

12. Stormboard

Stormboard ist ein Online-Whiteboard, mit dem Sie alle Ihre Meeting-Ideen erfassen, organisieren und diskutieren können. Einmal gesammelt, können Sie ähnliche Konzepte zusammen gruppieren, Duplikate entfernen, nach Mustern suchen und die Ergebnisse zur Präsentation als Microsoft- oder Google-Bericht exportieren.

13. Asana

Asana eignet sich für das Brainstorming, indem es als digitales Board fungiert, auf dem Sie Aufgaben erstellen können, die die von verschiedenen Teammitgliedern generierten Ideen darstellen. Ihre Gruppe kann dann für ihre Lieblingsideen abstimmen, indem sie auf das „Daumen hoch“-Zeichen innerhalb der von Ihnen erstellten Aufgaben klickt, während Sie die Top-Ideen nach Likes sortieren.

14. MindManager

Mind Maps vereinfachen nicht nur die Projektplanung und die Erstellung von Prozessen, sondern sind auch ein hervorragender, voll funktionsfähiger Ersatz für Flipcharts und Whiteboards, die das Brainstorming im Team erleichtern.

Als flexibles, vielseitig einsetzbares Collaboration-Tool bietet MindManager eine Vielzahl von Maps und Diagrammen, die es Teams erleichtern, ihre Gedanken schnell und intuitiv zu visualisieren und zu bearbeiten – ganz so, wie es unser Gehirn natürlicherweise tut.

Sie können aus einer Bibliothek mit anpassbaren Vorlagen wählen oder per Drag-and-Drop Ihre eigenen erstellen:

  • Mental Maps, Idea Maps und Concept Maps
  • Spinnendiagramme und Baumdiagramme
  • Flussdiagramme und Strategie-Maps

MindManager ist eines der gefragtesten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit, um die Gruppenkommunikation zu verbessern, die Beteiligung zu steigern und kreativere Ergebnisse zu fördern.

Sind Sie bereit, Ihr Team dabei zu unterstützen, sich auf die richtige Arbeit zu konzentrieren, und zwar schneller und besser?

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