フローチャートとは何か、どのように使うのか

著者：リアン・アームストロング

今までフローチャートを使ったことがなかったとしたら驚くかも知れません。フローチャートは、ワークフローやタスクを体系的にマッピングして管理するのに最適な方法なだけでなく、あらゆる種類の複雑なプロセスを見やすく理解しやすくします。

この記事では、MindManagerのようなフローチャート作成ソフトを使って、プロジェクトを円滑にどう進められるかをご紹介します。

フローチャートとは何か

フローチャートとは、ワークフローやプロセスのステップを視覚的に表現するものです。

手順を文字や図形で連続的につなげることで、以下のことがわかります。

• 一連のイベントがどう進行するのか
• 特定のプロセスで、どのタスクが完了するのか
• どこで決断を下し、次に何をするのか

フローチャートは、チームが仕事のプロセスを始めから完了まで追うことを容易にします。フローチャートは、仕事の進め方を作成、文書化、分析、または改善する必要がある場合に、強力な調整ツールとなります。

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フローチャートの使い方

フローチャートは、作業の流れを視覚的に把握できるため、個人やチームの目標を明確にするためのツールとして活用できます。また、複雑な手順を専門用語を使わずに説明するためのツールとしても使われています。

ここでは、フローチャートが特に役立つ分野の例をいくつかご紹介します。

• プロジェクトの管理と計画：プロジェクトの指揮を執る場合。特に計画段階では、フローチャートは非常に重要な助けとなるでしょう。チームが取るべきステップを図にすることで、個人や部門間の協働を容易にすることができます。
• プログラム、製品、システムの設計：何かをするための新しい方法をデザインするには、独特の課題がつきものです。例えば、優れたユーザー体験のデザインを任された場合など、グループで未知の領域に踏み込む際には、フローチャートを使用することで、平準化を図ることができます。
• ワークフローの文書化：フローチャート作成ソフトを使ってワークフローやプロセスを文書化すれば、ひらめきを得たいとき、問題を議論したいとき、改善したいとき、コンプライアンスを証明したいとき、新入社員と知識を共有したいときなど、いつでもすぐに参照できる視覚的なドキュメントとなります。
• プロセス監査と意思決定：トラブルシューティング、コスト削減、効率化などの取り組みは、フローチャートを使って選択肢を検討することで容易になります。意思決定フローチャート（別名：決定木図）は、失敗したプロセスや不適切なプロセスをさまざまな角度から検討するための一例です。

MindManagerのフローチャートには、プロセスマップからスイムレーン図まで、さまざまな形状やサイズがあります。そのため、ワークフローの問題に集中して調べる必要がある場合でも、成果向上させる機会を特定する必要がある場合でも、必要な図を簡単に作成できます。

フローチャートの作成方法

フローチャートのポイントは、プロセスやイベントの流れを明確にすることなので、標準化されたシンボルは、誰もが理解できる「言葉」でコミュニケーションをとることが鍵となります。

フローチャートの最も基本的なシンボルは以下の3つです。

• 楕円：ワークフローの始点、終点を示す
• 長方形：各ステップを示す
• 菱形：意思決定のポイントを示す

ここでは、4つの簡単な手順でフローチャート図を作成する方法をご紹介します。

手順1：

フローチャートの目的を決め、必要なステップをリストアップします。

手順2：

楕円形のラベルを使って、プロセスやワークフローの開始位置を表します。次に、先ほど作成したリストを手に、楕円形を起点として、矢印付きの線で各ステップやタスクを適切な順序でつなげていきます。これらのステップは、テキストベースの簡単な説明が書かれた四角形で表現します。

手順3：

菱形を使って、プロセスの中で決定が必要な場所を示します。そして、矢線を使って、決定の結果として生じる新しいステップや繰り返されるステップに各菱形をつなげます。

手順4：

プロセスやワークフローの終わりを示すために、ラベル付きの楕円形を使用します。

以上で、完成です。

なお、MindManagerでは、フローチャートテンプレートの追加、削除、編集、再配置を簡単に行うことができます。また、必要に応じて、外部データ、メモ、ドキュメント、他のマップやダイアグラムへのリンクを添付して、プロセスをより具体的に示すことができます。

フローチャートの例

フローチャートは、あなたが主導していても支援しても、どのように使っても同じような効果が得られます。

ここでは、とても簡単な例を挙げてみましょう。

例えば、あなたと友人が、オリジナルデザインのTシャツを作成し、在庫を持って販売したいとします。しかし、二人ともビジネスをしたことがないので、顧客の注文プロセスがどのようになるのかイメージできません。

明日の銀行融資説明の前に、ビジネスプランの最後の部分を完成させなければならないので、友人はフローチャートを使って販売注文の流れを把握することを提案します。

あなたはまず、このプロセスの一部として予想される一連のステップをリストアップします。

• お客様が注文をする
• 在庫の中から注文のあったシャツを選び取り置く
• お客様からの支払いを処理する
• お客様の注文を梱包して発送する
• 商品の到着を確認する
• お客様が満足されたかどうかを確認する

次に、方向を示す矢印と適切なフローチャートのシンボル（ここでは楕円と長方形）を使って、これらのステップを図にレイアウトします。

ORDER RECEIVED (プロセス開始点) > Stock Pick (在庫のピックアップ) > Payment processed (支払いの処理) > Order shipping (注文の出荷) > Delivery confirmed (配送の確認) > CUSTOMER FOLLOW-UP (プロセス終了点)

ここまではいいですね。あなたのシンプルなフローチャートはこんな感じになります。

しかし、Tシャツの在庫は変動しますし、すべてのお客様の支払い手続きが完了するわけではないことを理解しています。

そこで、意思決定が必要な場所を特定し、菱形を使って2つの異なるポイントでフローチャートを編集・再構築します。

ポイント1

ORDER RECEIVED（プロセス開始点） > 商品の在庫はあるか？

YES(はい)＞在庫を確保＞支払い処理…

NO(いいえ) > 追加在庫の作成 > 商品の在庫はあるか？

YES＞在庫あり＞支払い処理…

ポイント2

ORDER RECEIVED（処理開始時点）＞在庫あり＞支払い処理＞支払い承認？

YES(はい)＞注文の出荷…

NO(いいえ) > お客様から新しい支払方法を取得 > 支払い処理 > 支払い承認？

YES(はい) > 注文の出荷 …

NO(いいえ) > 注文のキャンセル（新しいプロセスの終点）

このプロセスを自分たちと銀行の双方にとってできるだけ明確にするために、ひし形から枝分かれした矢印付きの線にYESまたはNOという言葉を付け、それを新しい長方形につなげたり、前のステップを繰り返さなければならない場合は前の長方形に戻したりします。

以上の手順を踏むと、新しいフローチャートは以下のようになります。

これで、顧客からの注文の流れに自信が持てるようになったので、ビジネスプランを完成させ、銀行との約束を守り、Tシャツを作り始めるために必要な融資を受けることができました。

フローチャートの使用例

フローチャートは非常に汎用性が高いため、あなたやあなたのチーム、そして会社がフローチャートをどのように利用し、その便宜を得ることができるのかを見つけるのは難しくないと確信しています。

• 新しい製品やシステムを作るためのプロセスを示す
• 既存のワークフローの中で、品質や効率を向上させることができることを探す
• 次のプロジェクトの計画に必要なタスクや決定事項を視覚化する

ここでは、具体的なユースケースとして、フローチャートの例をいくつかご紹介します。

営業トレーニングの方法を改善したいA社

営業部門の離職率が高く、退職者インタビューでは、退職した営業担当者が必ずしも販売を成立させる能力に自信を持っていなかったことが判明したため、新規採用の営業担当者にもっと良いトレーニングを提供する必要があると考えました。そこで同社は、営業プロセスの最初から最後までを文書化したフローチャートを作成し、今後の新入社員研修での中心的な話題として活用することにした。

シンプルで効果的な製品説明書を作成したいB社

人気があるにもかかわらず、調査によると、多くのお客様が同社の主力製品の組み立てや操作が難しいと感じています。そこでB社では、製品の組み立てやトラブルシューティングの手順を順を追って説明するフローチャート図を印刷しました。

自社のサービスをカスタマイズ可能したいC社

同社は、基本的なハウスクリーニングサービスで大きな成功を収めているが、窓拭きや家具のクリーニングなどの追加サービスの要望が多い。この会社は、カスタマイズされたパッケージには、時間、設備、スタッフの追加が必要であることを認識し、フローチャートを使用して、修正されたワークフローのオプションをレイアウトし、コストの実現可能性を判断しました。最終的には、サービスをカスタマイズ可能することは、今のところ資金的に不可能であることがわかりました。

プロセスやワークフローを視覚化する必要がある理由が何であれ、MindManagerはあなたの仕事を容易にするフローチャートを用意しており、無料トライアルで今すぐ始めることができます。

MindManagerからダウンロードできるフローチャートのサンプル

下の画像をクリックすると、上記で共有されているフローチャートサンプルにアクセスできます。ブラウザウィンドウの左下にある「メニュー」をクリックし、「ダウンロード」をクリックすると、テンプレートのコピーを入手できます。テンプレートをMindManagerで開いて作業を開始してください。

MindManagerをお持ちでない方でもご安心ください。30日間無料でお試しいただけます。

この記事は、Flowchart diagrams: what they are and how to use them | APRIL 8, 2021 を翻訳したものです。