プロジェクト憲章の作成:プロジェクト管理を容易にするには

プロジェクト管理のダイナミックな状況では、プロジェクト憲章の作成はプロジェクトの正式な開始を示します。このドキュメントは、プロジェクトの計画と実行の基礎を築く基礎として機能します。

プロジェクト憲章とは何か、なぜプロジェクトの成功にとって重要なのか。この記事では、プロジェクト憲章の構成要素の基本、その利点、プロジェクト計画との差別化、およびそれらを作成するための実践的な手順について詳しく説明します。

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プロジェクト憲章とは

プロジェクト憲章は、プロジェクトの範囲、目的、参加者を説明する正式な文書です。これは、プロジェクト管理者とチームの間の契約として機能し、プロジェクトの境界と期待を定義します。 

プロジェクトの開始時に作成され、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて指針として機能します。

プロジェクト憲章は、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて関連性を維持するプロジェクトの基本的な側面の基礎を築くことで、プロジェクト管理において極めて重要な役割を果たします。 

この文書は、プロジェクトの範囲、目的、利害関係者を説明するだけでなく、その実現可能性と潜在的なリターンを評価し、承認を支援します。

プロジェクト憲章を使用すると、プロジェクト管理者は、予想されるリスクを含むプロジェクトのさまざまな側面について、チームメンバーや利害関係者と明確にコミュニケーションをとることができます。

プロジェクト憲章の範囲と形式は、大規模な組織では複数ページの詳細な文書から、小規模な組織では箇条書きで簡潔な要約まで、さまざまです。

プロジェクト憲章の 5つの主な利点

ここでは、 組織でプロジェクト憲章を使用する 5つの利点について掘り下げます。

明確な方向性と範囲

プロジェクト憲章は、プロジェクトの目的、範囲、成果物を明示的に定義し、すべてのチームメンバー間で共通の理解を生み出します。これらを明確にすることで、すべてのプロジェクトの変更を測定できる強固な基盤を提供することで、スコープクリープを防ぐのに役立ちます。

プロジェクト管理が定義されているプロジェクトは、成功する可能性が 38% 高いといわれます。これは、プロジェクト憲章のような構造化された手法を使用することで、プロジェクトの成果を大幅に向上させることができることを示しています。

さらに、成功しているプロジェクトは29%に過ぎず、成功とは、プロジェクトが予定どおりに、予算内で、満足のいく結果で完了することと定義されています。プロジェクト憲章の使用を含む、構造化されたプロジェクト管理の方法論に基づくことは、プロジェクトの成功率を高める上で重要です。

利害関係者の連携

これにより、プロジェクトオーナー、チームメンバー、クライアントを含むすべての関係者が、プロジェクトの目標と成果物について明確で統一された理解と合意を得ることができます。この連携は、まとまりのある取り組みを維持し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて誤解や誤解を避けるために重要です。

リスク管理

プロジェクト憲章は、プロジェクトの範囲、目的、制約を明確に定義することにより、潜在的なリスクの早期発見と軽減に役立ちます。リスクに対するこの積極的な取り組みにより、問題が大きな障害になる前に対処する緊急時対応計画と戦略を策定できます。

権限とリソース

プロジェクト憲章は、プロジェクト管理者の役割と責任を正式に説明し、リソースを割り当て、重要な決定を下し、プロジェクトチームを効果的に率いる権限をプロジェクト管理者に与えます。この権限の明確な線引きは、意思決定を合理化し、リソースの効率的な使用につなげます。

プロジェクト成果を測定するための基準

プロジェクト憲章は、プロジェクトの進捗状況を測定および追跡するための基準または参照ポイントとして機能します。プロジェクトの成果を評価するための基準を提供し、プロジェクトが目標と成果物を満たすために順調に進んでいることを保証します。

これは、プロジェクトが管理され、成果を確実にするために不可欠です。

プロジェクト憲章とプロジェクト計画の違い

プロジェクト憲章とプロジェクト計画は、どちらもプロジェクト管理において重要なドキュメントですが、目的が異なり、プロジェクトのさまざまな段階で使用されます。

ここでは、プロジェクト憲章とプロジェクト計画の両方の類似点、相違点、使用法を分類しました。

プロジェクト憲章:概要と目的

プロジェクト憲章は、基本的にプロジェクトの出生証明書です。これは、プロジェクトを正式に承認し、その目的、範囲、および参加者の概要を説明する大綱的なドキュメントです。

プロジェクト憲章は一般的に簡潔で、上級管理職の承認と支援を得るために使用されます。これは、プロジェクト全体の参照ポイントとして機能し、プロジェクトのライフサイクルの最初に作成されます。

プロジェクト計画:概要と目的

対照的に、プロジェクト計画は、プロジェクトの実行方法と管理方法の詳細の青写真です。これには、範囲、スケジュール、コスト、品質、コミュニケーション、リスク、およびリソース管理に関する包括的な計画が含まれます。

プロジェクト計画は、プロジェクト憲章の後に作成され、プロジェクトの進行に伴って進化する動的な文書です。これは、プロジェクトの実行をガイドし、その進捗状況を監視および制御するために、プロジェクトチームによって使用されます。

類似点と重複点

ここでは、いくつかの類似点と重複点を紹介します。

• どちらのドキュメントも、プロジェクト管理を成功させるための基礎となるものです
• それぞれ関係者やチームメンバーのガイドとして機能し、明確な期待値とガイドラインを設定します
• プロジェクト計画は、プロジェクト憲章によって築かれた基盤の上に構築されているため、それらは相互に関連します

違い

いくつかの違いを次に示します。

• プロジェクト憲章は概要と正式な承認を提供する大綱であり、プロジェクト計画は詳細な戦術です
• プロジェクト憲章は、プロジェクト計画よりも短く、細くありません
• プロジェクト憲章は一度作成すれば比較的静的なままですが、プロジェクト計画は頻繁に更新されます

使われ方

プロジェクト憲章は、プロジェクトを大まかに定義し、承認と資金を確保し、主要な利害関係者とチームメンバーを特定するために使用されます。

プロジェクト計画は、プロジェクトの日常的な管理に使用され、作業の実行、監視、および運営方法を詳しく説明します。

これらの違いを理解することは、プロジェクトの適切な段階で適切なドキュメントが使用され、効果的な管理と実行が行われるようにするため、プロジェクト管理者とチームメンバーにとって非常に重要です。

プロジェクト憲章はいつ必要か

一般に、プロジェクト憲章は、プロジェクトの開始時に不可欠であり、正式なゴーサインとして機能し、プロジェクトのフレームワークを定義します。プロジェクト憲章をいつ策定し、誰を参加させるべきかを理解することは、プロジェクトを成功に導くために非常に重要です。

プロジェクト開始時

プロジェクト憲章は、詳細な計画が始まる前であっても、プロジェクトの初期段階で作成されます。これは、プロジェクトの概念化に続くプロジェクト管理手法の最初の手順です。

詳細計画前

プロジェクト憲章は、詳細なプロジェクト計画を立てる前に作成する必要があります。これは、その後の計画を導く明確な方向性と範囲となります。

正式な認可に向けて

これは、組織内でプロジェクトを正式に承認し、経営陣の賛同が得られ、プロジェクトが会社の戦略的目標と一致していることを確認するために使用されます。

作成過程には誰が関与すべきか

プロジェクトスポンサー

プロジェクトのスポンサーまたはイニシエーターである上級管理職が重要な役割を果たします。プロジェクトのビジョンを提供し、組織戦略との整合性を確保します。

プロジェクト管理者

プロジェクト管理者は、プロジェクト憲章の起草に関与します。彼らは、プロジェクトの範囲、目的を定義し、必要なリソースを決めるための専門知識を提供します。

また、プロジェクト管理者は、進捗状況の追跡や最適化などを行いながら、プロジェクト全体を監視します。

主要な利害関係者

さまざまな利害関係者グループの代表者が意見を述べる必要があります。これには、プロジェクトの性質に応じて、部門長、潜在的なプロジェクトチームメンバー、または顧客が含まれます。

対象分野の専門家

場合によっては、対象分野の専門家を巻き込んで、プロジェクトの焦点に関連する技術的または専門的なインプットを提供することが有益です。

この段階でプロジェクト憲章が重要なのはなぜか

• 基礎固め
  プロジェクトの基礎を確立し、その目的、目的、範囲を説明します。 
• リソースと資金の確保
  プロジェクトの明確なビジョンを提示することで、必要なリソースと資金を確保するのに役立ちます。 
• 関係者の意識合わせ
  プロジェクト憲章は、さまざまな利害関係者をプロジェクトの目的と期待される結果に合わせるのに役立ちます。 
• 容易な意思決定
  プロジェクト憲章を制定することで、意思決定において、プロジェクトの方向性に関する紛争や混乱を解決するのに役立ちます。

要約すると、プロジェクト憲章はプロジェクトの開始時に重要であり、その作成に主要なプレーヤーが関与します。これにより、プロジェクトが組織の目標と一致し、必要なリソースがあり、関係者全員が明確に理解できるようになります。

プロジェクト憲章に含めるものとは

プロジェクト憲章の要素を分解してみましょう。

概要

概要は、プロジェクト全体の方向性を示すものです。プロジェクトが何を達成しようとしているのか、そしてそれがより広範な組織の目標にどのように適合するのかを簡潔に説明する必要があります。

これには以下が含まれます。

• プロジェクトの目的を明確に記述したもの
• 他のプロジェクトへの依存関係 (存在する場合)と、これらの相互依存関係の管理方法
• 具体的で定量化可能な指標を含む、プロジェクトの成功を測定するための基準

範囲

範囲は、プロジェクトの境界を定義するために重要です。

これには、次のものが含まれている必要があります。

• 実行する作業や作成する成果物など、プロジェクトに含まれる内容の詳細な説明
• 含まれないものを明示的に記述し、スコープクリープ(要件肥大化)の防止に役立てます
• プロジェクト範囲を明確にして、全員の期待を一致させます。

計画

スケジュールは、プロジェクトの日程の概要を示します。

これには、次のものが含まれている必要があります。

• 開始日と終了予定日を含む大まかな日程
• 主要なマイルストーンと成果物、および完了予定日
• プロジェクトのフェーズまたはステージの概要

リスク

潜在的なリスクを早期に特定することが重要です。

このセクションでは、次のことを行う必要があります。

• 予想されるリスクと潜在的な障害のリストアップ
• これらのリスクの可能性と影響の評価
• リスクを軽減または管理するための初期戦略の提案

予算

ここでは、プロジェクトの財務的な枠組みを提供します。

次のことを行う必要があります。

• プロジェクトの総費用の概算を提示
• 予算を人件費、材料、設備、その他のリソースなどの主要なカテゴリに分割
• 不測の事態への備え

利害関係者

ここでは、プロジェクトに関わるすべての利害関係者を特定するためのものです。

次のことを行う必要があります。

• プロジェクトスポンサー、チームメンバー、クライアントやパートナーなどの外部関係者など、主要な関係者のリストアップ
• これらの関係者の役職と基本的な連絡先
• プロジェクトにおける各利害関係者の役割または関心事についての説明

これらの各項目は、プロジェクト憲章で重要な役割を果たし、プロジェクトの実行と管理のための包括的で明確な道筋となります。

プロジェクト憲章の作り方

プロジェクト憲章に何が含まれているかがわかったところで、次はプロジェクト憲章の作成に取り掛かります。

ここでは、プロジェクト憲章の作成に関する実用的な指針と手順をご紹介します。

手順1: プロジェクトチームや関係者とミーティング

プロジェクト憲章の開始は、プロジェクトチームと主要な関係者が参加する会議から始まります。このグループには、上級管理職、プロジェクトスポンサー、主要な利害関係者、およびプロジェクト管理組織の重要なメンバーを含める必要があります。

この会議は、プロジェクトの前提条件、リスク、および潜在的な課題を掘り下げる機会です。また、予算の制約やリソースの可用性について話し合う場でもあります。この対話に参加することで、見落とされていた側面や別の視点を明らかにできます。

手順 2: プロジェクトイメージの作成

最初のミーティングに続いて、プロジェクトイメージを作成します。これは、会議による共同作業でも、個々の作業でもかまいません。

プロジェクトイメージはプロジェクト憲章の一部ではありませんが、プロジェクトの包括的な目的を明確にし、憲章の作成工程をスムーズにします。

プロジェクトイメージは、プロジェクトの目的と目的を簡潔にとらえ、チームと利害関係者に明確さを提供します。この幅広いビジョンは、特定の目標、成果物、およびプロジェクトの範囲を定義するのに役立ちます。

手順3:テンプレートまたはカスタム形式の選択

プロジェクト憲章の統一された性質を考えると、テンプレートを使用すると時間を節約できます。テンプレートは構造化された取り組みを提供し、承認手法の妨げとなる可能性のあるすべての重要な要素を確実にカバーします。

手順4:重要な情報をまとめる

プロジェクトイメージとテンプレートを手元に用意したら、必要なデータの作成を開始します。すぐに入手できる情報もあれば、チーム メンバーとのコラボレーションが必要な詳細情報もあります。

憲章はあくまで大綱であることを忘れないでください。詳細は簡潔で、プロジェクトの幅広いイメージに焦点をあてたものにします。

手順 5: プロジェクト憲章のテンプレートに記入

ここからテンプレートに入力を開始します。プロジェクト憲章は、簡潔でありながら有益なものでなければなりません。箇条書きとグラフを使用して明確なプレゼンテーションを行い、各項目を簡潔に保ちます。

一般的な憲章は 1 ページのドキュメントで、より詳細な情報はプロジェクト計画やエグゼクティブサマリーなどの他の文書に記載されています。

手順 6: プロジェクト承認を得る

最後の手順では、プロジェクトを開始するための承認をもらいます。提出する前に、正確性と明瞭さのために文書を徹底的に校正してください。

満足したら、プロジェクト憲章を関係者とプロジェクトチームに提示し、承認を求めます。この手順は、チームのサポートを確認し、プロジェクトに携わる全員の目的、範囲、役割を明確にするために重要です。

プロジェクト憲章の例

もう少し先へ進むために、プロジェクト憲章の例を次に示します。

プロジェクト名:オフィス移転・設置
プロジェクト管理者:David Chen
最終改定日:2023年10月6日

プロジェクトの目的

このプロジェクトの目的は、本社を新しい場所に移転し、必要なすべてのインフラストラクチャとアメニティを設定することです。この動きは、成長するチームに対応し、ワークスペースの機能を改善し、全体的な職場環境を強化することを目的としています。

正常に完了すると、進行中の運用の中断を最小限に抑えたシームレスな移行が可能になります。

プロジェクトの目的

オフィスを新しい場所に移転し、2024年5月までに完全に稼働させ、必要なすべてのインフラストラクチャ、機器、アメニティが整って機能していることを確認すること。

プロジェクトの範囲

成果物

• 必要な改修を含め、新しいオフィススペースを確保し、準備します。
• IT機器やサーバーなど、すべての重要なインフラストラクチャを転送します。
• ワークステーションと共用エリアをセットアップします。
• 仕事の中断を最小限に抑えながら、すべての従業員にスムーズな移行を実施します。

計画

• 開始予定日: 2024 年 1 月 15 日
• 竣工予定日:2024年5月1日

仮定

• 2024年1月までに新オフィススペースを利用可能にする
• 引っ越し費用とセットアップ費用の適切な予算配分する

リスク

• 新しいオフィススペースの改修または準備の遅れ
• 引越し手法中の物流における潜在的な課題

範囲外

• オフィス拡張に伴う新規採用
• 新オフィススペースの長期賃貸借契約

リソース

組織

• ファシリティ管理チーム
• IT部門
• 引越し業者
• リノベーション請負業者
• 人事部

予算

推定総費用:50,000ドル(改修費、引っ越し費用、機器のセットアップを含む)

スポンサーと承認

プロジェクトスポンサー:Jennifer Wu(オペレーション責任者)

プロジェクト承認者: Michael Thompson (CEO)

プロジェクト憲章テンプレート

MindManager には、次のプロジェクトのプロジェクト憲章の作成に役立つプロジェクト憲章テンプレートが用意されています。このテンプレートは、プロジェクトの詳細を視覚的に要約し、明確なコミュニケーションを実現します。

プロジェクト憲章への同意を確認したら、MindManager でプロジェクト ダッシュボードを作成し、プロジェクトの信頼できる唯一の情報源を維持できます。プロジェクト ダッシュボード テンプレートは、テンプレート ギャラリーに含まれています。

この時点で、関連情報への添付ファイルやリンクの追加を開始し、MindManager の [マップの挿入] コマンドを使用して、他のマップを挿入することもできます。

プロジェクト憲章をプロジェクトダッシュボードにコピーすることで、すべてのプロジェクトノートとファイルに対して信頼できる唯一の情報源を作成できます。

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