寄稿者:リーン・アームストロング
任されたばかりの新しいプロジェクトに取り組みたいと思っていますか?急いで作業を行うリストをまとめ、チームメンバーにタスクを開始する前に、一歩さがってこれを肝に銘じてください「適切なプロジェクト計画に投資することは、長期的に時間を節約するだけでなく、より堅実な結果を保証します。」
プロジェクト計画とは何か?
基本的に、プロジェクト計画とは、プロジェクトを成功に設定するためのすべての手順を指します。具体的には、作業の範囲の明確化、目標の定義、および実行可能なタスク リストの作成が含まれます。
プロジェクト計画は、プロジェクト管理の5つの主要な段階のうちのひとつに過ぎませんが、最も重要なプロセスです。プロジェクト計画は、プロジェクト管理の基本は、通常、プロジェクトの実行可能性が決定された後、およびプロジェクトが開始される前に行われます。
多くの人が特定の業務と期限をレイアウトするという点でプロジェクトを計画することを考えていますが、スケジューリングは新しいアイディアを進めることの一部に過ぎません。また、プロジェクトの構造、実行、監視の概要と文書化も含まれます。
したがって、プロジェクト計画は、誰もが同じ認識を持ち、あなたとあなたのチームが何を達成し、どのように達成するかを正確に概説することです。
プロジェクト計画が重要なのはなぜか?
コンセプトからプロジェクト完結まで、あらゆる素晴らしいアイディアを得るためには、目標を達成するための組織的なアプローチが必要です。すべてのユーザーが関係する目標を明確にし、プロジェクト計画を使用すると、それらをステップバイステップで測定可能なマイルストーンに簡単に分割できます。
プロジェクトを事前に計画しておくと、必要なときに適切なリソース (人、情報、および資金) が利用できるかどうかを心配する必要はありません。また、以下の原因による潜在的な遅延を最小限に抑えたり、完全に回避したりできることも意味します。
- ベストプラクティスに関する意見の相違
- タイムラインや期限に関する誤解
- 成功した結果を構成するものの点での矛盾
プロジェクト計画 101
プロジェクト計画とは、プロジェクトを成功に設定する、次の手順を含む、すべての手順を指します。
- 作業の範囲を明確化
- 目標を定義
- アクション可能な業務リストの作成
プロジェクト計画では、自分とチームが何を達成する必要があるか、そしてどのようにそれを達成するのかを正確に記述します。
視覚的にレイアウトすることで、あなたのチームがなにを到達する必要があるかを明確にすることは、あなたの行動計画の基礎を作成するための最良の方法です。したがって、プロジェクト計画を手動で作成することもできますが、多くのビジネスプロフェッショナルは多目的なプロジェクトマップ作成ソフトウェアを便利につかっています。
プロジェクト計画の成功に投資する方法
プロジェクト計画に時間と労力を投資するほど、チームの行動をその本来の目的に合わせることができます。
プロジェクト計画すると、各チーム メンバーの進捗状況を簡単に監視できます。また、何を達成すべきのか、いつ、誰が行うべきかを事前に理解しておくと、結果を現在の状態と比較して、コースを正しく進め、プロジェクトを軌道に乗せることができます。
プロジェクト計画を使用する最も良い理由のひとつは、プロジェクトの実行に道を開くということです。プロジェクトの計画段階でまとめる戦略は、次の点に役立ちます。
- 成果物をマップ化し、洗練させる
- 時間、コスト、リスクを管理する
- 内部の人員および外部のサプライヤーを制御する
- 実装からプロジェクト貫徹まで、チームに実践的なガイダンスを提供する
全体的なミッションと、関連する個々のタスクとルーチンの両方を把握することで、共同計画はプロジェクトのライフサイクルの中心に位置するようになります。
重要な役割をより良く把握するために、プロジェクト計画がプロジェクト管理の幅広い実践にどのように適合するかを見てみましょう。
プロジェクト管理におけるプロジェクト計画の概要
プロジェクト管理の成功は、開始、計画、実行、管理、および完了という 5 つのステージを、ある時間に、あるポイントで、ある予算に基づいて行われることです。
たとえば、開始段階で新しいプロジェクトのメリットを確立すると、計画段階で関連する目標と、それらを達成するために必要なタスク、チェックポイント、期限を設定することが直接できるようになります。そして、プロジェクトをうまく計画すればするほど、その後の工程がうまく実行されるようにできるようになります。
より優れた新人研修を作成する責任を負ったとします。
会社や部門は、このプロセスを合理化することで、優れた人材を維持することで競争上の優位性を生み出す一方で、コストを節約し、生産性を向上させると判断しました。
チームが一緒にこれらの利点をより詳しく調べられると、次のプロジェクト計画プロセスが必然的に次の作業を容易にします。
- プロジェクトの全体的な目的と範囲を明確化
- その目的を実践的な目標に変革
- 共通の目標に関する具体的なステップを開発
時間を取りイニシアティブの成果物を徹底的に調査することで、潜在的な障害(この場合は採用プロセスのハードル)を特定し、プロジェクト計画に回避策を組み込むことができます。
プロジェクト計画段階を可視化するメリット
目標達成がプロジェクト管理の成功にとって重要な要素であることは間違いありません。しかし、多くのプロジェクトリーダーは、プロジェクト計画に関わる膨大な量のデータ、メトリック、変数に圧倒されています。
確かに、より多くの情報を扱う必要があるほど、より多くのオプションをふるいにかけておく必要があり、次のことが難しくなります。
- 重要な意思決定を行い
- 自分の結論に自信を持ち
- プロジェクトの勢いを保つ
情報の過負荷を削減する最善の方法のひとつは、ダイナミックに可視化させコラボレーションを促進し、プロジェクト関係者とのコミュニケーションを改善する効率的な計画プロセスをつくることです。
個々の知識や技術的な言語の専門知識に関係なく、プロジェクト管理を視覚化することでチームレベルでの理解が向上します。アイディア、タスクの割り当て、ナレッジ資産、成功指標を共同で入力するプロジェクト計画などのプロセスでは、この点が重要な考慮すべき事項です。
チームが間違った事柄に集中している場合、生産性を最適化するのは難しいかもしれません。そのため、多くのプロジェクトマネージャーが専用のソフトウェアを利用して、タスク、タイムライン、その他のプロジェクトリソースを共有しています。
ガント チャート、プロセス 図、チーム カレンダー、その他の作業分解構造にデータを整理して組み込むことで、視覚化を使用して、プロジェクトの詳細なリアルタイム ビューを提供できます。
ビジュアル マップ作成ソフトウェアは、ユーザーとチームにとって次の目的に非常に効果的な方法です。
- 何が関連するのか、何に優先順位を付けるべきか、そして何を手放すことができるのかをすぐに見ることができる
- 自明ではない可能性のあるアイディア、アクティビティ、データの間のつながりを発見できる
- 重複情報を取り除く
下に、MindManager を使用して作成した作業分解構造テンプレートの例を示します。
留意点としては、プロジェクトの計画は、ベンチャーの最後の段階を通じて進行中の作業のままである可能性が高いということです。あなたのチームは、おそらくあなたが後にしている結果を達成する前に、実際には、あなたの計画を何度も再検討し、修正するでしょう。
そして、それは良いことです。
プロジェクト計画プロセスは、隠れた機会を見いだし、潜在的な問題点を特定するのに役立つだけでなく、アクションを実行する前に影響を明らかにすることによって、意思決定の質を向上させることができるからです。
著者について:
リーン・アームストロングはマインドマネージャーの寄稿者です。財務と起業家精神のバックグラウンドを持ち、インバウンドマーケティングの認定を受け、今日のビジネスモデルの多くを推進するツール、トレンド、テクノロジーについて定期的に執筆しています。リーンのブログ記事は、幅広い業界のウェブサイトに掲載されています。
この記事は、What is project planning, and how will it benefit your next project? を翻訳したものです。
