知識移転を成功させるには

知識移転は、知識、スキル、経験、およびその他の形式の情報をある人から別の人に伝達するプロセスです。これは、人々が新しいスキルをより効率的に学び、特定のトピックについての理解を深めることができるコミュニケーションの一形態です。

知識の移転は、研修やメンター制度などの正式な活動を通じて、または人々が経験を共有するときに非公式に発生する可能性があります。さらに、組織は多くの場合、重要なデータや情報が時間の経過とともに失われないように、知識移転計画を計画します。

このように、人から人へ知識を伝達するため、組織化されたアプローチをとることで、重要な情報が効率的に伝達および共有されます。さらに、知識移転は、新入社員の新入社員教育、新しいトピックに関する既存のスタッフのトレーニング、チームメンバーの異なる専門分野への移動など、具体的なタスクに役立ちます。

>>参考資料・マインドマップソフトで職場の生産性を向上させる３つの方法とは

知識移転を成功させるには、どのような知識または知的資本をどこから(ソース)、そしてなぜ (理由)共有する必要があるかを網羅します。知識移転が正しく実施されていれば、組織の生産性、革新性、社員の定着率などが向上します。

多くの場合、組織はさまざまなツールとソフトウェアを使用して、知識が適切に移転されるようにします。MindManager® は、組織が会社の知識と情報をキャプチャ、保存、共有、拡張するために使用できるデータ視覚化およびマインドマップソフトウェアです。

知識移転で知識を獲得するには

多くの人は、知識を獲得する最良の方法のひとつは、実践によって学習を奨励することというのが多くの人の意見です。実践による学習は実践的なアプローチと反復を重視し、教材をよりよく理解して定着させ情報を理解する方法です。

この学習法では、ユーザーが探索、プロジェクト作業、問題解決活動、および協働を通じて教材に取り組む能動的なプロセスを伴います。また、実践による学習は相互作用や実験を通して知識を得ることができるため、情報の定着に役立ちます。

MindManager のマップ テンプレートは、ユーザーが情報をより効率的に定着させるのと同時に、実行による学習を促進するのに役立ちます。たとえば、プロセスマップテンプレートは、作業内容を追跡して、その知識を今後のプロジェクトに役立たせられます。また、プロセスマップは、組織が社内で行われているプロセスをよりよく理解し、改善箇所を見つけるのに役立ちます。

ここでは、MindManager で利用可能な一般的なプロセス マップ テンプレートをいくつか紹介します。

バリューストリームマップ

バリューストリームマップは、組織が製品やサービスを作成するプロセスを見つけ改善するのに役立ちます。プロセス内の情報と材料の流れを追跡することで、タスクを最適化し、顧客ベースにより多くの価値をもたらすことができます。

バリューストリームマップには、多くの場合、プロセスが現在どのように機能しているかを示す現在の状態と、プロセスの改善方法を示す将来の状態の2つの部分があります。

スイムレーン図

スイムレーン図は、あるプロセスを完了するために必要な活動、役割、および責任を分解したものです。この図は、通信の障害、タスクの冗長性、そしてび現在のワークフローのギャップのトラブルシューティングを行う際に有効です。

フローチャート

フローチャートは、組織内のプロセスまたはワークフローを視覚的に表したものです。フローチャートでは、プロセスの各ステップは、ワークフローが進む方向を示す矢印で接続されています。

フローチャートは、必要に応じて単純にすることも複雑にすることもできます。さらに、フローチャートを使用すると、組織はワークフローのボトルネックを特定し、複雑なプロセスを説明し、ワークフローを視覚化し、アイディアをブレインストーミングできます。

知識移転の7つの利点

組織に確かな知識移転を導入することで、会社は将来にわたって収益をあげ繁栄しつづけられます。知識移転を実施した場合に享受できる7つの利点を以下にあげました。

1. チームワークの改善

知識移転は、チームまたは部門間の情報共有を促進し、効率化するために設計されています。情報を簡単に共有してアクセスできるため、社員はプロジェクトでシームレスに共同作業を行うことができます。

2.社員満足度の向上

知識移転が成功すると、社員は自分の仕事をより身近に感じられるようになります。多くの場合、仕事の満足度や、自分が取り組んでいるプロジェクトに対してオーナーシップをより強く持つようになります。さらに、社員の満足度が高まると、イノベーションと生産性が向上し、組織の成功につながります。

3. コスト削減の向上

知識移転を成功させることで、組織のコストを削減できます。これは、社内で社員が内部で処理できる業務のために新しいスタッフを採用するために余分な時間とお金を費やす必要がないためです。

さらに、知識移転により、重要なプロセスが文書化され、社員が必要なときに必要な情報にアクセスできるようになります。

4.品質保証の向上

情報と知識が効率化されると、問題解決と意思決定に必要な重要なデータなしで放置されることがなくなります。また、新製品やサービスを周知徹底することで、誤解やミスを減らし、製品やプロセスの品質を向上させることができます。

5.学習と能力開発の文化の強化

知識移転をよく考えることで、知識移転活動に参加する社員が新しいスキルを身につけ、よりバランスの取れた専門家になることができます。ユーザーは組織内のさまざまな役割について直接知ることができ、学習と開発の企業文化を強化できます。

6.より迅速な新入社員教育

包括的な知識共有プログラムが使用できれば、組織は社員の新入社員教育や退職時の引き継ぎを簡単に行うことができます。

新入社員教育では、重要な情報が新入社員に素早く届くため、新入社員は貴重な時間をムダにすることが避けられます。一方、適切にレイアウトされたプロセス計画があれば、退職時の引き継ぎもよりスムーズに実行でき、否定的な状況や法的な問題を回避するのに役立ちます。

7.リスクマネジメント実践の改善

知識移転を通じて開発および共有された効果的なリスク管理戦略により、潜在的なリスクに関する部門間の正確なコミュニケーションを確保できます。意思決定や投資を進める前に、異なるチームの社員が潜在的な危険性を認識していれば、深刻な問題を回避できることがよくあります。

知識伝達で MindManager を使用するには

MindManager には、ビジネスで知識の伝達を支援するために使用できるカスタマイズ可能なテンプレートが多数用意されています  。たとえば、MindManager のワークフロー図テンプレートを使用して既存のビジネス プロセスをマップ化し、それらを共有したり、その知識を他のユーザーに転送したりできます。さらに、テンプレートからプロセス マップを作成する場合、MindManager の使いやすいドラッグ アンド ドロップ機能を活用して、チームのプロセス マップ作成作業を効率化できます。

MindManager は、クロスプラットフォームの共同編集機能も備えており、チーム メンバーはプロセス マップを簡単に作成、編集、共有できます。チームリーダーは、この機能を使用して、プロセスマップ手順全体でプロジェクトの利害関係者からのフィードバックを求め、正確性を確保し、全員が同じ意識を保てるようにできます。

MindManager を 30 日間無料でお試しいただき、組織の知識移転を成功させてください。

この記事は、How to develop successful knowledge transfer plans | FEBRUARY 22, 2023 を翻訳したものです。