So arbeiten Sie produktiver

Fühlen Sie sich manchmal von der Arbeitslast überfordert, haben Sie Mühe, die Termine einzuhalten, oder haben Sie das Gefühl, die Tage sind zu kurz, um alles zu schaffen?

Bei den vielen Ablenkungen, denen wir ausgesetzt sind, und den vielen Besprechungen, die zum Arbeitsalltag gehören, kann es manchmal sehr anstrengend sein, sich produktiv zu fühlen. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, smarter zu arbeiten sind Sie hier richtig.

Nachfolgend finden Sie sieben praktische Strategien, die Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.

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Warum ist Produktivität so wichtig?

Unsere Arbeitsweise hat sich geändert: Viele von uns arbeiten im Homeoffice und diejenigen, die weiterhin im Büro arbeiten, sind vermehrt von digitalen Tools für die Zusammenarbeit abhängig.

Der digitale Arbeitsplatz wirkt sich auf unsere geistige Gesundheit aus und ältere Produktivitätstricks sind nicht mehr so effektiv wie früher.

Bei der Verbesserung der Produktivität geht es nicht ausschließlich darum, mehr Arbeit zu erledigen. Es geht auch darum, effizienter zu arbeiten, um eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen und unsere geistige Gesundheit zu verbessern.

Wenn Sie mehr erreichen, fühlen Sie sich besser. Wenn Sie glücklicher sind, sind Ihre Vorgesetzten glücklicher, und das überträgt sich auch auf Ihre Kunden.

Die Mitarbeiterzufriedenheit ist eng mit der Kundenzufriedenheit verknüpft. Die Verbesserung der Arbeitsproduktivität wirkt sich letztlich auch auf die Bilanz des Unternehmens aus.  

Wie kann gleichzeitig die Produktivität erhöht und Stress reduziert werden?

Sieben Tipps zur Erhöhung der Arbeitsproduktivität

Bei der Arbeit mehr zu erledigen, bedeutet nicht, länger zu arbeiten. Die Produktivität sinkt bei längeren Arbeitszeiten.

Es geht stattdessen darum, Möglichkeiten zu finden, wie man effizienter arbeiten kann.

Nachfolgend werden sieben Strategien aufgezeigt, die Ihnen helfen, an einem Arbeitstag mehr zu erledigen:

1. Die richtige Zeitmanagement-Strategie finden

Es gibt keine allgemein gültige Zeitmanagement-Strategie.

Nur weil es für Ihre Vorgesetzten oder Ihre Kolleginnen und Kollegen funktioniert, heißt nicht, dass es auch für Sie funktionieren muss.

Anstatt eine Strategie auszuwählen und diese Ihrer Arbeitsweise aufzuzwingen, sollten Sie verschiedene Strategien ausprobieren, um zu sehen, welche für Sie am geeignetsten ist.

Und denken Sie daran: Die „Regeln“ dieser Strategien sind nicht in Stein gemeißelt. Versuchen Sie herauszufinden, ob Sie noch mehr erledigen können, wenn Sie die Regeln ändern oder verschiedene Strategien kombinieren.

Hier ein paar Zeitmanagement-Strategien, die Sie ausprobieren können:

• Zeitblocker: Setzen Sie sich zeitliche Terminblocker (von ein bis zwei Stunden), um sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch werden ständige Wechsel zwischen den Aufgaben vermieden, die die Produktivität reduzieren könnten.
• Pomodoro-Methode: Die Arbeit wird in 25-minütige Arbeitszeiten und 5-minütige Pausenzeiten unterteilt. Das macht es einfacher, in den Deep-Work-Modus zu schalten. Dank Online-Tools wie dem Tomato Timer ist dies eine der am einfachsten umzusetzenden Methoden.
• GTD (Get Things Done): Ein Produktivitätssystem, das hilft, den Kopf freizubekommen, um sich besser konzentrieren zu können. Die Methode besteht aus den fünf Schritten Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen.

2. Eat the frog („Iss den Frosch“) 

„Eat the frog“ ist eine Produktivitätsmetapher, die dafür steht, dass die schwierigste Aufgabe des Tages am Morgen als Erstes erledigt werden sollte.

Das heißt nicht, dass Sie gleich das wichtigste Projekt oder die komplexeste Aufgabe angehen müssen. Überlegen Sie sich stattdessen, welche Aufgabe Ihrem Arbeitstag den größten Impuls gibt. 

Es könnte sich dabei um eine E-Mail handeln, die Sie seit Längerem beantworten müssen, oder die Überprüfung der Bearbeitungen einer Präsentation, die Sie ständig hinausschieben.

Finden Sie heraus, welche Aufgabe Ihnen Stress verursacht oder welche Aufgabe Sie schon lange aufschieben, und erledigen Sie diese als Erstes.

Sie werden sich danach besser fühlen, was sich für den Rest des Tages positiv auf Ihre Produktivität auswirkt.

3. Verwendung der passenden Tools für die Zusammenarbeit

Die richtigen Tools für die Zusammenarbeit helfen, Ihnen die Übersicht zu behalten und produktiver zu sein.

Beispielsweise kann die Verwendung eines digitalen Whiteboards während einer Brainstorming-Sitzung die Zusammenarbeit in einer großen Gruppe verbessern.

Die Verwendung von Kanban-Tafeln bei der Projektplanung kann helfen, die Projekte auf den Weg zu bringen.

Hier einige Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Zeit sparen und die Produktivität verbessern können:

• MindManager: Unser Software-Programm hilft Ihnen, in visueller Form Ordnung in Ihre Gedanken, Prozesse und Arbeitsabläufe zu bringen. Sie können es zur Erstellung von Flussdiagrammen, Mindmaps, Kanban-Tafeln oder Produkt-Roadmaps verwenden. Funktionen wie die Sticky Notes, Aufgaben und das Hochladen von Dokumenten verbessern die Zusammenarbeit und die Produktivität. 
• Loom: Mit diesem Bildschirm- und Videoaufnahme-Tool können Sie Videos von sich selbst und Ihrem Bildschirm aufzeichnen. Es eignet sich ideal, um komplexe Ideen vorzustellen oder einen Kollegen durch einen bestimmten Prozess zu führen.
• Sprachmitteilungen: Sowohl Slack als auch Teams unterstützen Sprachmitteilungen, die es ermöglichen, eine kurze Nachricht aufzunehmen. Sie können auf diese Weise anderen rasch Ideen oder Gedanken mitteilen, ohne diese tippen zu müssen.

4. Automatisierung sich wiederholender Aufgaben

Wie viel Zeit wenden Sie für wiederkehrende Aufgaben auf?

Wahrscheinlich wenden Sie mehr Zeit für Aufgaben auf, die automatisiert werden könnten, als Sie denken. Überprüfen Sie, ob Ihre aktuellen Tools über Automatisierungsfunktionen verfügen, die Sie noch nicht verwenden.

Projektmanagement-Tools wie Asana und Monday beispielsweise verfügen über integrierte Automatisierungswerkzeuge.

Es gibt zudem weitere Tools, die Ihnen helfen können, Ihren Arbeitsablauf anwendungsübergreifend zu optimieren:

• Zapier ist ein Integrations- und Automatisierungsprogramm, mit dem sich Tools ohne native Integrationen verbinden lassen. Es lassen sich damit Arbeitsabläufe zwischen E-Mail, Social Media, CRMS und weiteren Plattformen automatisieren.
• IFTTT („if this, then that“) ist ein flexibles Automatisierungs-Tool zu Erstellung benutzerdefinierter Automatisierungen zwischen Tools und Geräten wie beispielsweise WordPress, Social-Media-Plattformen, Google Drive und vielen weiteren.
• Microsoft Power Automate ist eine anpassbare Cloud-Automatisierungsplattform, die KI nutzt, um Prozesse, einschließlich Desktop- und Cloud-Abläufe, zu optimieren.

5.  Erledigen Sie Ihre Tagesplanung am Vortag

Fühlen Sie sich von der Flut von E-Mails und der langen Aufgabenliste am Morgen überwältigt?

Den Morgen – für viele von uns die produktivste Tageszeit – damit verbringen zu müssen, Feuer zu löschen, zehrt stark an Ihrer mentalen Energie für diesen Tag.

Verbringen Sie besser die letzten zehn Minuten Ihres Arbeitsstages damit, die Prioritäten des nächsten Tages zu planen.

Ordnen Sie Ihre Aufgaben, machen Sie Notizen für Nachrichten, die Sie beantworten müssen, und überprüfen Sie, welche Meetings Sie haben. Wenn Sie Zeitblöcke nutzen, markieren Sie diese in Ihrem Kalender.

Wenn Sie die „Eat the frog“-Methode einsetzen, entscheiden Sie sich, was Sie am Morgen als Erstes erledigen werden.

Wenn Sie Ihre Gedanken und Aufgaben schon am Vorabend ordnen, wissen Sie genau, womit Sie am nächsten Tag beginnen müssen. Auf diese Weise können Sie sich nach Feierabend besser entspannen und am nächsten Tag gezielt mit der Arbeit loslegen.

6. Ablenkungen verhindern

Der digitale Arbeitsplatz erleichtert es, den Überblick zu behalten und mit anderen zusammenzuarbeiten. Er bringt jedoch auch viele Ablenkungen, wie z. B. Social Media und Benachrichtigungen, mit sich.

Um konzentriert zu arbeiten, müssen Sie Wege finden, wie Sie solche Ablenkungen vermeiden können.

Hier einige Tipps, wie Sie Ablenkungen verhindern können:

• Schalten Sie Ihre Messaging-Apps stumm, wenn Sie konzentriert arbeiten müssen. Auf diese Weise werden Sie nicht ständig durch Pieptöne gestört.
• Überprüfen Sie nicht andauernd Ihren E-Mail-Posteingang. Wenn Sie ständig Ihre E-Mails überprüfen, werden Sie leicht von Ihren Aufgaben abgelenkt. Überprüfen Sie stattdessen Ihre E-Mails nur einige Male am Tag und erledigen Sie dringende Aufgaben so schnell wie möglich.
• Mit einer Fokus-App wie Rescue Time können Sie herausfinden, wofür Sie die meiste Zeit aufwenden (oder vergeuden!). Blockieren Sie diese Websites, damit Sie sich konzentrieren können.
• Legen Sie das Handy außer Reichweite. Wenn Sie merken, dass Sie ständig zum Handy greifen, stecken Sie es in eine Tasche und bewahren Sie diese außer Reichweite auf. 

7. Machen Sie Pausen 

Pausen zu machen, scheint auf den ersten Blick dem Ziel, die Arbeitsproduktivität zu erhöhen, zuwiderzulaufen. Aber wenn man müde ist, erreicht man weniger.

So wie man nicht unbedingt mehr leistet, wenn man länger arbeitet, ist man nicht produktiver, wenn man keine Pausen macht.

Nehmen Sie sich mehrmals am Tag ein paar Minuten Zeit, um aufzustehen, sich die Beine zu vertreten oder etwas zu trinken zu holen. Danach können Sie erfrischt und fokussiert weiterarbeiten.

Setzen Sie sich als Ziel, einmal pro Stunde eine Pause einzulegen, und stehen Sie mindestens zwei oder drei Mal pro Tag vom Schreibtisch auf.

Sind Sie bereit, Ihre Produktivität zu steigern?

Die produktivsten Arbeitskräfte sind diejenigen, die den Überblick behalten und die richtigen Tools verwenden.

Die richtigen Automatisierungs- und Zusammenarbeitswerkzeuge helfen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Produktivität anzukurbeln.

Wenn Sie die Zeit verringern, die Sie mit nicht produktiven Aufgaben verbringen, haben Sie mehr Zeit, sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren, die Ergebnisse liefern. MindManager hilft Teams, wichtige Ideen zu erfassen, Arbeitsabläufe zu organisieren und effizienter zu arbeiten. Weitere Informationen