Verfasserin: Emily Finaly
Von zu Hause aus zu arbeiten, war früher für die meisten Unternehmen eine äußerste Ausnahme oder durch eine Notsituation gegeben. Nachdem die COVID-19-Pandemie fast alle Unternehmen dazu gezwungen hat, ihre Bürostandorte zu schließen, ist dies nun jedoch zur Norm geworden. Dies hat dazu geführt, dass ein neuer Schwerpunkt auf das Management von Remote-Teams gelegt und sichergestellt wird, dass die Teams effektiv arbeiten, während sie räumlich getrennt sind.
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Remote-Arbeit die Geschäftswelt verändert hat:
- 88 % der Unternehmen rieten ihren Mitarbeitern, während der Pandemie aus der Ferne zu arbeiten, oder verlangten dies sogar
- 74 % der Unternehmen werden einen Teil ihrer Mitarbeiter nach der Pandemie dauerhaft von zu Hause aus arbeiten lassen
- 25 bis 30 % der Arbeitnehmer werden bis Ende 2021 aus der Ferne arbeiten
Jetzt, wo so viele Arbeitnehmer Remote work in ihren Job einbauen, müssen Manager umdenken. Während die Grundlagen des Teammanagements die gleichen bleiben, sind die täglichen Handlungen und Überlegungen völlig anders.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Remote-Team erfolgreich managen können. Sie sind der Kopf und die Stütze Ihres Teams in dieser radikalen Veränderung. Daher zeigen wir Ihnen, wie Sie einen erfolgreichen Übergang in die neue Normalität sicherstellen können.
Was ist ein Remote-Team?
Ein Remote-Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam an Projekten arbeiten, sich aber nicht am selben Ort befinden. Sie können in verschiedenen Zeitzonen oder einfach an verschiedenen Orten im selben Gebäude arbeiten. Ob aus gesundheitlichen Gründen oder aus Bequemlichkeit, dieses Team verbindet sich durch Technologie, anstatt in einem gemeinsamen Raum zu arbeiten.
Wie kann man ein Remote-Team effektiv managen?
Da Ihr Team getrennt ist, verschiebt sich die Team- und Arbeitsplatzdynamik, was einzigartige Herausforderungen für das Management von Remote-Teams mit sich bringt. Sie müssen Ihre Aktivitäten und Ihre Kommunikation bewusster gestalten. Ihr Team kann immer noch genauso produktiv und begeistert sein, wie es das normalerweise wäre, aber sie werden auf dem Weg dorthin mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Um Unzufriedenheit und geringes Engagement zu vermeiden, müssen Sie darauf vorbereitet sein, alle auftretenden Probleme zu lösen.
Was sind die Herausforderungen beim Führen von Remote-Teams?
- Unzureichende Ressourcen
Wenn alle Mitarbeiter weit verstreut sind, sind Ihre Technologie und Tools die einzige Möglichkeit, in Verbindung zu bleiben. Die Mitarbeiter haben zu Hause vielleicht kein gutes Internet oder keinen Computer. Sie sind dann nicht in der Lage, sich mit ihrem Team oder ihren Tools zu verbinden, sondern verbringen ihre Zeit damit, mit ihrer Technologie zu kämpfen. Langsame Computer, eingeschränkter Software-Zugang und ein Mangel an Tools können den Schwung Ihres Teams schnell zunichte machen.
- Ein Mangel an Kommunikation
In einer Büroumgebung kann jeder nach Bedarf in den Arbeitsbereich hinein- und hinausgehen, um über seine Projekte zu sprechen und Strategien zu entwickeln. Remote-Teams haben diese Möglichkeit nicht. Ohne die richtigen Tools können sich Ihre Mitarbeiter vom Rest des Teams abgeschnitten fühlen. Dies kann zu Unzufriedenheit, Frustration und dem Gefühl der Isolation führen, was sich wiederum auf die Produktivität auswirken kann.
Wenn Mitarbeiter nicht effektiv mit allen kommunizieren, kann dies auch zu Problemen bei ihren Projekten führen. Wichtige Informationen werden möglicherweise nicht an die richtigen Personen weitergeleitet, wodurch sich die Lieferung verzögert. Und da Teammitglieder nicht sehen können, was im Hintergrund für alle anderen passiert, können sich kleine Missverständnisse zu großen Konflikten entwickeln.
- Begrenzte Mitarbeiterführung
Normalerweise können Manager ein gutes Gefühl für die Leistung ihrer Mitarbeiter bekommen, indem sie das Team von ihrem Schreibtisch oder Büro aus im Auge behalten. Als Manager eines Remote-Teams haben Sie diese Möglichkeit nicht. Sie machen sich vielleicht Sorgen, dass Ihre Mitarbeiter nicht genug Zeit für ihre Arbeit aufwenden. Die Mitarbeiter wiederum könnten sich mit der neuen Konstellation schwer tun und das Gefühl haben, dass Sie sich nicht genug um ihre Bedürfnisse kümmern.
- Ablenkungen zu Hause
In vielen Haushalten gibt es mehrere Personen, die versuchen, von zu Hause aus zu arbeiten, darunter Erwachsene und Studenten. Die gemeinsame Nutzung eines begrenzten Raums, während man versucht, sich an die Fernarbeit zu gewöhnen, kann zu Stress und Ablenkungen führen. Selbst wenn Ihr Mitarbeiter der Einzige ist, der zu Hause arbeitet, können persönliche Belange seine Aufmerksamkeit leicht von der Arbeit ablenken. Kinder oder Haustiere können Meetings stören. Eine fehlende Kinderbetreuung kann übermäßige Aufmerksamkeit erfordern, was die Konzentration verhindert und die Produktivität einschränkt.
- Unklare Work-Life-Balance
Wenn es keine festen Bürozeiten gibt, kann es leicht passieren, dass die Arbeit in das Privatleben einfließt. Leider kann das auch zu einem Mangel an Respekt für die Zeit anderer führen. Was für den einen wie eine kleine Anfrage aussieht, kann für den anderen eine erhebliche Unannehmlichkeit nach Feierabend sein. Diese Situationen können zu zwischenmenschlichen Reibungen führen, die sich auf den Rest des Teams auswirken können.
- Mehrere Zeitzonen
Wenn sich Ihr Team in mehreren Staaten oder Ländern auf der ganzen Welt befindet, wird die Terminplanung zu einer besonders kniffligen Herausforderung. Oft müssen einige Mitarbeiter erst spät in der Nacht oder früh am Morgen eintreffen, um sich mit Kollegen zu verbinden. Dies kann die Planung von Meetings frustrierend und kompliziert machen.
- Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit
Früher konnten Sie Ihr Team in einem Konferenzraum zusammenbringen, um Updates, Projekte oder Informationen zu besprechen. Remote-Teams können sich immer noch treffen, aber virtuelle Meetings sind oft schwer erfolgreich zu managen. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Brainstorming und andere kollaborative Anforderungen erfordern ihre eigene Zeit und eigene Tools, damit die Arbeit reibungslos verläuft.
Was sind Best Practices für das Management von Remote-Teams?
Da Sie nun die Schwierigkeiten kennen, die mit der Führung von Remote-Teams verbunden sind, möchten wir Ihnen Techniken anbieten, die Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Ein gutes Management von Remote-Teams hat das Potenzial, Mitarbeiter produktiver und konzentrierter zu machen. Um in den Genuss dieser Vorteile zu kommen, muss das Management seinen Teams jedoch die richtigen Ressourcen und Unterstützung bieten. Wenn Sie Ihr Team auf Erfolgskurs bringen wollen, befolgen Sie diese Best Practices.
- Stellen Sie die richtigen Ressourcen bereit
Jeder Mitarbeiter braucht Zugang zum Hochgeschwindigkeits-Internet, zu Computern oder mobilen Geräten und zu jeglicher Software, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist. Mit diesen Tools können sie den Überblick über ihre Aufgaben behalten und schnell auf Änderungen im Laufe des Tages reagieren. Schaffen Sie Messaging-Tools an, verwenden Sie einen zuverlässigen E-Mail-Dienst und stellen Sie sicher, dass jeder jedes andere Teammitglied bei Bedarf erreichen kann. Außerdem müssen Sie einen Plan für Ihre virtuellen Meetings und die Tools erstellen, mit denen Sie in Kontakt bleiben werden. Wenn Sie wollen, dass Ihr Team erfolgreich ist, müssen Sie ihm die Ressourcen zur Verfügung stellen, die es dafür braucht.
- Definieren Sie Ihre Büroregeln
Arbeitszeit ist immer noch Arbeitszeit, auch wenn sich Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus verbinden. Erstellen Sie eine Reihe von Richtlinien, die Ihre Erwartungen deutlich machen. Minimieren Sie Ablenkungen durch Anforderungen an die Einrichtung des Heimbüros und die Arbeitszeiten. Einige Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten, solange die Arbeit erledigt wird, während andere feste Zeitpläne bevorzugen. Sie sollten auch Erwartungen für die Anwesenheit bei Meetings festlegen. Wenn Sie diese Struktur schaffen, bleiben die Arbeitszeiten produktiv und mögliche Probleme werden begrenzt.
- Planen Sie Einzelgespräche
Eine enge Verbindung zu jedem Mitarbeiter zu pflegen, ist Teil der Definition von Teammanagement. Regelmäßige Einzelgespräche helfen Ihnen, diese Beziehungen proaktiv zu pflegen, während Sie durch die Entfernung getrennt sind. Nutzen Sie diese Zeit, um nach Herausforderungen oder Frustrationen zu fragen, die die Mitarbeiter erlebt haben. Sie können sich auch über deren mentale und emotionale Gesundheit informieren. Diese Treffen bieten einen Einblick in die täglichen Erfahrungen jedes einzelnen Teammitglieds, etwas, das man bei Fernarbeit leicht verlieren kann. Sie zeigen Ihrem Team auch, dass Sie in ihr Wohlbefinden investieren und festigen so Ihre Teamverbindungen.
- Priorisieren Sie das Engagement des Teams
Kein Arbeitsplatz sollte sich die ganze Zeit auf die Arbeit konzentrieren und ein Remote-Team ist da nicht anders. Planen Sie jede Woche eine Aktivität ein, die Spaß macht. Sie können Ihre Remote-Meetings unter ein Motto stellen, um die Stimmung zu Beginn des Arbeitstages hoch zu halten. Einige Ideen sind der Strandtag, der Tag, an dem Sie Ihr Haustier mit zur Arbeit bringen, oder der Tag, an dem Sie legere Kleidung tragen. Sie können auch nach der Arbeit Videokonferenzen veranstalten, Bingo spielen oder Quizspiele veranstalten, um den Zusammenhalt des Teams zu fördern.
Anreize für die Arbeit sind eine weitere gute Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Bieten Sie Preise für diejenigen an, die die höchsten Punktzahlen oder die meisten Arbeiten erledigt haben. Wenn Sie ein Projekt abschließen oder ein Mitarbeiter einen bestimmten Meilenstein erreicht, verwenden Sie ein “Dreh-am-Rad”-Spiel, um besondere Preise auszuwählen. So albern einige dieser Ideen auch erscheinen mögen, sie halten alle sozial verbunden und stärken Ihre Teambande.
- Bauen Sie starke Teams auf
Fernarbeit ist nicht für jeden etwas, und das ist auch in Ordnung. Als Manager eines Remote-Teams ist es jedoch Ihre Aufgabe, herauszufinden, wer gut zu Ihrem Team und Ihrer Arbeitsumgebung passt. Suchen Sie nach Kandidaten, die eigenständig motiviert sind. Sie müssen darauf vertrauen können, dass Ihre Mitarbeiter von sich aus produktiv sind, daher sind Macher ein Muss für ein erfolgreiches Remote-Team. Wenn jemandem hingegen die Geselligkeit wichtig ist, wird er sich vielleicht schwer tun, von zu Hause aus zu arbeiten. Zum Glück bieten Remote-Teams eine Menge Flexibilität bei der Einstellung. Scheuen Sie sich nicht, von mehreren Standorten aus einzustellen. So haben Sie Zugang zu den besten Kandidaten und den Talenten, die Sie zum Erfolg brauchen.
- Setzen Sie feste Grenzen
Die Arbeitsflut ist ein häufiges Problem für Remote-Mitarbeiter. Der Computer ist immer nur ein paar Schritte entfernt, so dass es einfach ist, einen ungesunden Anteil der persönlichen Zeit mit Arbeitsaufgaben zu verbringen. Wenn Mitarbeiter zusätzliche Stunden auf eigene Faust arbeiten, ist es verlockend, die zusätzliche Produktivität einfach zu genießen. Übermäßige Arbeit kann jedoch zu Burnout führen, daher ist es besser, sie frühzeitig zu begrenzen. Helfen Sie Ihrem Team, eine gute Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, indem Sie die Arbeit nach Feierabend überwachen und an Ihre Erwartungen erinnern.
Am wichtigsten ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter niemals bitten, Aufgaben außerhalb der geplanten Arbeitszeiten zu erledigen, es sei denn, dies wurde vorher vereinbart. Selbst kleine Aufgaben, wie das Versenden einer E-Mail oder die Überprüfung einer Lieferung, können sich in der Zukunft zu größeren Problemen auswachsen. Schützen Sie Ihr Team und sich selbst, indem Sie sich an den Zeitplan halten.
Das Management von Remote-Teams ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Und das gilt besonders, wenn Sie gezwungen sind, schnell zu einer verteilten Arbeitsumgebung zu wechseln. Das Wissen, wie man Remote-Teams führt, ist keine angeborene Fähigkeit für Manager, und sie brauchen Unterstützung und Training, um diesen Übergang zu schaffen.
Machen Sie Best Practices für das Management von Remote-Teams zu einem zentralen Bestandteil Ihres Entwicklungsplans. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter des mittleren und oberen Managements in Ihrem Unternehmen wissen, wie man ein Remote-Team erfolgreich managt und wie man die Produktivität bei getrennter Arbeit sicherstellt.
