Remote arbeiten hat eine neue Zeit für Unternehmensführung und auch Projektmanagement eingeläutet. Für den Erfolg einer Remote- oder Hybrid-Arbeitsumgebung ist es entscheidend, Geschäftsprozesse agil zu gestalten und mit fortschrittlichen Projektmanagement-Strategien zu fördern. Microsoft Teams-Apps bieten hierfür die perfekte Synergie, um auch über Distanz hinweg effektiv zu koordinieren und eine nahtlose Zusammenarbeit in Teams zu ermöglichen.
In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit Microsoft Teams und legen den Fokus auf die Nutzung von dieser Apps. Die Apps von Microsoft Teams sind eine Ergänzung für jedes Team um die Kollaboration und Kooperation zu fördern und – wenn richtig gewählt – können Sie eine perfekte Unterstützung für das Projektmanagement sein.
Microsoft Teams: Ein kurzer Überblick
Viele Unternehmen haben sich für Microsoft Teams entschieden, um regelmäßige Kommunikation und Austausch zu fördern als auch um Benutzer und Gruppen verwalten zu können.
Wie viele tägliche Nutzer hat Microsoft Teams?
Im Jahr 2020 hat sich die Anzahl der täglich aktiven Nutzer (im Vergleich zum Vorjahr 2019) fast vervierfacht. Auch in den darauffolgenden Jahren befand sich Microsoft Teams in einem konstant exponentiellen Nutzungsanstieg.
| Microsoft Teams in Zahlen | |
| Jahr | Nutzer in Millionen |
| 2017 | 2 |
| 2018 | 8 |
| 2019 | 20 |
| 2020 | 75 |
| 2021 | 145 |
| 2022 | 270 |
| 2023 | 300 |
Branchennutzung – Zusammenarbeit in Teams
Die Nutzung von Microsoft Teams wurde auch in Branchen aufgeteilt und deren Nutzungshäufigkeit aufgeteilt werden. Zu den größten Segmenten zählen Informationstechnologie und Dienstleistungen (14%), Computersoftware (6%) und Hochschulwesen (5%).
Funktionalitäten von Microsoft Teams
In erster Linie konzentriert sich Microsoft Teams auf Kommunikation und das tägliche Aufgabenmanagement zu unterstützen.
In der klassischen Nutzung von Microsoft Teams werden allerdings nicht alle Anforderungen des Projektmanagements erfüllt.
Es fehlt beispielsweise die einfache Möglichkeit zur Visualisierung von Plänen, die Erstellung von Aufgaben oder die Überprüfung des Projektfortschritts.
Genau an dieser Stelle kommen zahlreiche Anwendungen und Apps von Drittanbieter ins Spiel und darauf werden wir uns im nächsten Abschnitt konzentrieren.
Projektmanagement mit Microsoft Teams-Apps
Zusätzliche Funktionalität (wie zum Beispiel den Projektstatus einsehen, Visualisierungsmöglichkeiten und Aufgabenmanagement) bringen essenziellen Mehrwert für das Projektmanagement.
Mit der richtigen Auswahl von Apps für Microsoft Teams können Teams beim Remote arbeiten unterstützt werden und eine Basis für erfolgreiche Projekte kann geschaffen werden.
Microsoft Teams sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter miteinander verbunden und eine rasche Kommunikation ermöglicht wird.
Mit spezifischen Apps für Microsoft Teams können sich Teams noch besser organisieren und gleichzeitig effizienter und produktiver arbeiten.
1. Apps für visuelle Kommunikation
Einem Bericht des Economist zufolge nutzen 50 % der Mitarbeiter visuelle Hilfsmittel, wie zum Beispiel Whiteboards oder Skizzenblöcke, sehr gerne und würden diese auch als sehr effizient einstufen.
Um Herausforderungen gemeinsam als Team zu überwinden, können Sie Projektmanagement-Anwendungen wie MindManager® für Microsoft Teams oder MURAL verwenden. Mit diesen Apps können Sie Daten in visuellen Mind-Maps und Diagrammen einfach erstellen, organisieren und teilen.
Während einem Microsoft Teams-Meeting können Sie mit diesen Anwendungen visuelle Diagramme direkt auf dem gemeinsamen Bildschirm erstellen. Jeder Teilnehmer kann die selbst auch in Echtzeit bearbeiten, fehlende Informationen zu ergänzen und eigene Ideen einbringen.
MindManager strukturiert und unterstützt durch:
- Definierten Vorlagen (wie z.B. Mind-Maps)
- Benutzer arbeiten nicht auf einer leeren Fläche, sondern können praktische Elemente einfach und rasch bearbeiten
- Verlinkungen zu relevanten Informationen setzen
- Anhängen von Tabellen, Termine, Dateien, usw.
- Markieren von anderen Benutzern in Aufgaben oder Kommentaren
MURAL ermöglicht:
- Die Erstellung eines digitalen Whiteboards
- Skizzierung von Illustrationen
- Virtuelle Notizen auf Entwürfen hinterlassen
- Kommentare hinzufügen
- Abschnitte farblich markieren
MindManager als visuelle Unterstützung
Visuelle Kommunikationstools wie Mind-Maps helfen Ihnen, Informationen effizient zu organisieren und/oder auszutauschen. In Kombination mit MindManager können Sie:
- Mind-Maps erstellen. Halten Sie Ideen, die in Brainstormings entstehen, fest und organisieren Sie sie optimal.
- Schritt-für-Schritt-Plan erstellen. Visualisieren Sie ein komplettes Projekt mit Aufgaben die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden können.
- Projektinformationen erweitern. Erstellen Sie Notizen zu Budgets, Terminen, Meetings und fügen Sie diese einfach hinzu.
Durch die Integration von Mind-Maps und anderen Visualisierungs-Apps in Microsoft Teams können Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten verbessern und weiter ausbauen.
1. Apps zur Aufgabenverwaltung
Aktive und laufende Aufgaben im Blick zu behalten, ist einer der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement. In Microsoft Teams können zum Beispiel integrierten Kommunikations- und Kalendertools verwenden werden, um Verfügbarkeiten einzusehen und ob Termine eingehalten werden.
Mit einer Aufgaben-App wie Todoist können Sie neue Aufgaben einfach und nahtlos erstellen.
Anstatt ein zusätzliches Projektmanagement-Tool für eine neue Aufgabe zu öffnen, kann eine Aufgabe direkt im Chat von Microsoft Teams definiert und zugewiesen werden.
Eine Aufgabe mit Todoist in Microsoft Teams erstellen
Wenn Sie eine neue Aufgabe für ein Projekt besprechen, können Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken, um eine neue Aufgabe zur Anwendung oder zu Ihrem Gmail- oder Outlook-Posteingang hinzuzufügen.
Danach können Sie Benutzer zu der Aufgabe hinzufügen und Aufgaben als „erledigt“ abhaken, wenn die Tätigkeiten abgeschlossen sind.
Alle Aufgaben, die aus einem Microsoft Teams-Chat heraus erstellt werden, enthalten einen Link zu dieser Konversation, um den Kontext und alle zusätzlichen Informationen zu liefern. Dadurch können andere Personen den Kontext in ihrer eigenen Zeit überprüfen und niemand muss zusätzlich informiert werden.
Vorteile durch Aufgabenmanagement-Apps:
- Zentralisierte Kommunikation und Aufgabenverfolgung
- Nahtlose Integration
- Kollaborative Bearbeitung
- Benutzerdefinierte Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Mobile Zugänglichkeit und Synchronisation
Apps zur Aufgabenverwaltung können sich schnell an neue Projektanforderungen anpassen, ohne die Dynamik des Teams zu beeinträchtigen.
Weitere Microsoft-Teams-Apps für das Aufgabenmanagement sind zum Beispiel Tasks (von Microsoft Corporation) oder Asana (von Asana).
2. Apps für Notizen
Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern an einem Projekt arbeiten, sind Meetings oder kurze Besprechungen oft an der Tagesordnung.
Vor allem, wenn viele Informationen in kurzer Zeit besprochen werden, ist es hilfreich, sich währenddessen bereits einige Notizen zu machen.
Vor allem in Remote- oder Hybrid-Teams sind Besprechungsprotokolle sehr wichtig, da eventuell manche Teammitglieder (die sich zum Beispiel in einer anderen Zeitzone befinden) nicht an jeder Besprechung teilnehmen können.
Notiz-Apps wie Evernote ermöglichen Ihnen Notizen festzuhalten und zugänglich zu hinterlegen.
Wenn jemand eine Frage zu einem bereits besprochenen Thema hat, kann rasch in der Notiz-App nach der Antwort oder der benötigten Datei gesucht werden.
Auch auf persönliche Notizen (zum Beispiel in Einzelgesprächen oder Ideen, die in der Freizeit aufgeschrieben wurden) kann rasch zugegriffen werden.
Vorteile durch Notizen-Apps:
- Einfacher Zugriff und Organisation
- Zusammenarbeit in Teams
- Verfügbarkeit wichtiger Informationen
- Integration in den Arbeitsfluss
- Erweiterte Funktionen (wie zum Beispiel Erinnerungen oder Verknüpfungen)
Eine weitere Microsoft-Teams-App für Notizen ist Sharpen Notes (von Sharpen App).
3. Apps für methodenspezifisches Projektmanagement
Es gibt unterschiedliche Ansätze und Möglichkeiten, um Projekte zu planen und umzusetzen. Wenn sich Ihr Team auf eine bestimmte Projektmanagement-Methode verlässt, dann unterstützt im Idealfall eine App genau den Arbeitsprozess mit der gleichen Methodik.
Der Einsatz von Tools und App, die bestehende Projektmanagement-Methode ergänzen, kann helfen die Dynamik aufrechtzuerhalten und Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu minimieren.
Microsoft Teams-Apps für Kanban
Wenn Ihr Team zum Beispiel die Kanban-Methode anwendet, dann sollten Ihre Aufgaben und Fortschritte mithilfe von Kanban-Boards organisiert werden.
Geeignete Apps als Unterstützung für Kanban sind unter anderem Trello, Asana und ClickUp. Alle diese Apps verwenden Boards und Spalten im Kanban-Stil, um Aufgaben zu sortieren.
Mit diesen Apps erstellte Boards können innerhalb von Microsoft Teams erstellt, freigegeben und bearbeitet werden und helfen, den Fortschritt nachvollziehbar zu machen.
Microsoft Teams-Apps für Wasserfall-Methode
Eine weitere gängige Projektmanagement-Technik ist die Wasserfall-Methode.
Anwendungen wie zum Beispiel Monday.com oder Wrike bieten Gantt-Diagramm– und Listenvorlagen, die Ihnen bei Organisation und Überblick helfen. Sie ermöglichen, den Fortschritt Ihres Teams im Auge zu behalten und rasche Änderungen vorzunehmen.
Da diese Anwendungen direkt in Microsoft Teams integriert sind, können Sie Ihre Kollegen über neue Aufgaben, Anfragen oder Aktualisierungen informieren, indem Sie sie markieren.
4. Umfassende Projektmanagement-Apps
Auch wenn Sie bei Projektmanagement zuerst an die Verwaltung von Aufgaben und Projektplänen denken, gehen die Verantwortlichkeiten darüber hinaus.
In der Kollaboration mit unabhängigen Auftragnehmern oder Drittanbietern müssen Kosten und Aufgaben überwacht werden und diese Aufgabe für das Projektmanagement erfordert meist ein umfassenderes Tool.
Microsoft Teams-Anwendungen wie Project Insight, TrackingTime und InLoox bieten eine tiefere Ebene des Projektmanagements und unterstützen bei der Kontrolle von Budgets und Zeiterfassung.
Die nahtlose Integration dieser Anwendungen in Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen, diese Informationen innerhalb der Microsoft Teams-Plattform einzusehen, damit Sie schnell handeln können, wenn Sie eine Frage oder ein Anliegen haben.
Praktische Beispiele:
- Nicht genehmigte Ausgabe: Klicken Sie auf den Chat, um ein Gespräch zu beginnen (mit der Person der die Ausgabe zugeordnet wurde), um dieses Anliegen zu klären.
- Stundenaufzeichnung ohne erbrachte Leistung: Setzen Sie sich direkt in Verbindung, ohne andere Kommunikationskanäle nutzen zu müssen.
Entdecken Sie mit MindManager und finden Sie heraus wie visuelle Zusammenarbeit das Projektmanagement nachhaltig optimieren kann!
