Gantt-Diagramme kommen in unseren Diskussionen häufig vor, und das hat einen guten Grund: Sie sind ein wichtiges Werkzeug für das Task-Management, mit dem die Arbeitsplanung und -organisation erheblich verbessert wird. Aufgrund ihres etwas komplexen Aussehens sind jedoch nicht alle Projektmanager mit Gantt-Diagrammen so vertraut. Dabei ist die Verwendung von Gantt-Diagrammen für das Projektmanagement eine der besten Methoden zur Optimierung und Überwachung der unterschiedlichen Aktivitäten in einem Projektlebenszyklus.
Wir sind der Meinung, dass jeder die Möglichkeit haben sollte, von der Verwendung dieser interaktiven Diagramme zu profitieren. Deshalb haben wir einen Leitfaden zusammengestellt, der erklärt, was Gantt-Diagramme zu so wertvollen Instrumenten für das Task-Management macht – und wie Sie die Vorteile dieser Diagramme für alle Ihre Projekte nutzen können.
[Kostenloses E-Book] Der ultimative Leitfaden zur visuellen Projektplanung
Wie Gantt-Diagramme im Projektmanagement verwendet werden
Das Gantt-Diagramm, das wir heutzutage verwenden, wurde ursprünglich von dem amerikanischen Ingenieur und Projektmanagementberater Henry Gantt in den frühen 1900er Jahren entwickelt. Es war ein einfaches Design, um die Arbeit zu organisieren: horizontale Linien in einem Balkendiagramm zeigen, welche Aktivitäten wann erledigt werden müssen.
Wenn Sie ein Gantt-Diagramm für das Projektmanagement verwenden, können Sie schnell das Start- und Enddatum Ihres Auftrags sowie alle dazwischen geplanten Arbeiten sehen.
So funktioniert es in aller Kürze:
- Auf der linken Seite Ihres Gantt-Diagramms sind die verschiedenen Aufgaben aufgelistet, die mit Ihrem Projekt verbunden sind, und oben befindet sich Ihr Projektplan.
- Jede Aufgabe wird durch eine horizontale Linie (oder einen Balken) dargestellt, so dass ihr Startdatum, ihr Enddatum und ihre Dauer klar ersichtlich sind.
Natürlich haben sich die Gantt-Diagramme seit Henrys Zeiten stark weiterentwickelt. Und sie haben noch viel mehr zu bieten, wenn es darum geht, Projekte jeder Größe reibungslos ablaufen zu lassen.
So sind diese Planungswerkzeuge nicht nur von der gedruckten Seite auf unsere Computer gewandert, sondern das digitale Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen ist von unschätzbarem Wert für folgende Zwecke:
- Das Verknüpfen, Ändern und Teilen von Projektaktivitäten
- Hinzufügen von Aufgabenbeschränkungen und
- Verwaltung von Projektressourcen
Viele Geschäftsleute verlassen sich heute bei der Arbeit mit Gantt-Diagrammen auf vielseitige Projektmanagement-Software wie MindManager.
Die Vorteile einer Projektmanagement-Software mit Gantt-Diagramm
Wenn Sie einen Projektzeitplan manuell erstellen, müssen Sie bei jeder Änderung Ihrer Aufgabe darauf warten, dass Aufgabenänderungen vorgenommen und Zeitpläne neu erstellt werden.
Tabellenkalkulationsprogramme sind eine große Verbesserung gegenüber textbasierten Zeitplänen und Aufgabenlisten. Aber sie neigen immer noch dazu, Projekte zu verzögern und die Zusammenarbeit zu erschweren, weil:
- das Einrichten von Aufgabenabhängigkeiten für umfangreiche Projekte kompliziert sein kann,
- bestimmte Arten von Änderungen nicht automatisiert werden können und
- nicht jedes Teammitglied über fortgeschrittene Kenntnisse in der Tabellenkalkulation verfügt
Kartenbasierte Gantt-Diagramme werden schnell zum bevorzugten Tool für das Projektmanagement, weil sie so interaktiv und einfach zu verwenden sind.
Wenn die Arbeit visuell aufgeschlüsselt wird, sind keine besonderen Fähigkeiten erforderlich, um den Überblick darüber zu behalten, was bereits erledigt ist und was noch erledigt werden muss. Digitales Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen macht also nicht nur die Zusammenarbeit einfacher, sondern liefert auch bessere Ergebnisse.
Nehmen wir an, Ihr Projekt erfordert, dass mehrere Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen alle mit demselben Zeitplan arbeiten.
Anstatt mühsam in einer gemeinsamen Tabellenkalkulationsdatei zu arbeiten, bietet das integrierte Gantt-Diagramm-Tool von MindManager eine bequeme Möglichkeit für alle, die Projektaktivitäten in Echtzeit zu sehen und zu aktualisieren. Das beinhaltet
- wer den einzelnen Aufgaben zugewiesen wurde,
- welche Ressourcen verwendet werden,
- wie viel Arbeit an bestimmten Aktivitäten bereits erledigt wurde und
- die Abhängigkeitsbeziehungen zwischen den geplanten Aufgaben (d.h. wo sie sich überschneiden und wie sie von den Fortschritten der anderen abhängen können)
Die vorgefertigten Projektmanagement-Vorlagen von MindManager helfen Ihnen bei der Projektplanung, der Ressourcen- und Budgetzuweisung, der Aufgabenzuweisung und der Fortschrittsverfolgung. All diese Informationen lassen sich leicht in einem Gantt-Diagramm darstellen, indem Sie einfach die Ansichten in MindManager ändern.
Hier finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie ein Projekt in MindManager mit Gantt-Diagrammen darstellen können.
Gantt-Diagramm-Projektmanagement in MindManager
Mit MindManager können Sie Ihren bestehenden Projektplan oder Projektstrukturplan in ein praktisches und aussagekräftiges Gantt-Diagramm umwandeln, mit dem Sie Projektzeitpläne, kritische Pfade, Aufgabenabhängigkeiten und vieles mehr verfolgen können.
Um mit dem Gantt-Diagramm-Projektmanagement in MindManager zu beginnen, erstellen Sie Ihren Projektplan wie gewohnt. Stellen Sie sicher, dass Sie ihn einbeziehen:
- Alle Aufgaben, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind
- Starttermine, Endtermine und Arbeitsdauer für jede Aufgabe
- Aufgabenzuweisungen
- Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben
- Aufgabenstatus, um Fertigstellung und Prozentsätze zu verfolgen
Sobald Sie Ihren Projektplan mit allen relevanten Informationen erstellt haben, können Sie zur Gantt-Ansicht wechseln, indem Sie in der oberen Multifunktionsleiste auf Ansicht > Gantt Pro anzeigen klicken.
Sie sehen nun Ihr Projekt in einem Gantt-Diagramm. Die Themen und Unterthemen werden als Aufgaben und Unteraufgaben in der linken Informationsleiste angezeigt. Außerdem sehen Sie Startdatum, Fälligkeitsdatum, Dauer und prozentualen Fortschritt.
Im Gantt-Diagramm selbst werden die Zeitrahmen der Aufgaben visuell in einem Kalender dargestellt und es wird angezeigt, wem die einzelnen Aufgaben zugewiesen sind. Die roten Pfeile zeigen den kritischen Pfad für Ihr Projekt an.
Während Sie und Ihr Team Aufgaben erledigen, können Sie die Markierungen für den Aufgabenstatus in Ihrer Übersicht auf „erledigt“ ändern.
Diese Änderungen werden automatisch in Ihrem Gantt-Diagramm angezeigt.
Dies ist ein sehr einfacher Überblick über die Möglichkeiten des Gantt-Diagramms für die Projektverwaltung in MindManager.
Für ein ausführlicheres Tutorial dieser Funktion können Sie auch unser kostenloses E-Book „Der ultimative Leitfaden zur visuellen Projektplanung“ nutzen.