Verfasserin: Emily Finlay
Agile Planung ist ein Geschäftskonzept, das in den letzten Jahren an Zugkraft gewonnen hat. In der 14. jährlichen Studie “State of Agile”, die letztes Jahr veröffentlicht wurde, gaben 90 % der Befragten an, dass sie irgendeine Form von agilen Prozessen in ihrem Unternehmen einsetzen.
Obwohl agile Planung am häufigsten mit Softwareentwicklung in Verbindung gebracht wird, kann sie auf alle Arten von Projekten angewendet werden. Zu den Vorteilen gehören eine schnelle Anpassungsfähigkeit an unerwartete Änderungen, eine höhere Kundenzufriedenheit, eine schnellere Lieferung, eine bessere Team-Moral und eine bessere Projekttransparenz.
In unserer sich ständig verändernden Welt kann Ihre Agilität Ihnen helfen, Herausforderungen zu meistern, die Ihre Konkurrenten nicht bewältigen können. Dieser Leitfaden führt Sie in die agile Planung ein und zeigt Ihnen, wie Sie damit Ihre Prozesse verbessern können – ein agiles Projekt nach dem anderen.
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Was ist die Definition der agilen Planung?
Die agile Planung verändert typische Geschäftsprozesse, indem sie sich auf die Arbeit in kleineren Einheiten statt als Ganzes konzentriert. Diese Methode verwendet Schätzungen statt Annahmen, um Flexibilität und kundengesteuerte Verbesserungen während des gesamten Projekts zu ermöglichen.
Um die Definition der agilen Planung ein wenig klarer zu machen, lassen Sie uns eine Analogie verwenden.
Die traditionelle Projektplanung kann man sich wie einen Marathon vorstellen. Man verbringt im Vorfeld viel Zeit damit, die Route, die man nimmt, die benötigten Ressourcen und das Endziel festzulegen, bevor man sich überhaupt der Startlinie nähert.
Sobald Sie beginnen, folgen Sie Ihrem Spielplan, um alle beteiligten Komponenten zu vervollständigen. Von Meilenstein zu Meilenstein haben Sie jeden Schritt durchgeplant. An der Ziellinie, Ihrer Deadline, präsentieren Sie das Ergebnis als Ganzes. Erst dann gehen Sie zurück, um Ihre Leistung zu bewerten und das Feedback für Anpassungen und Verbesserungen zu nutzen.
Die agile Planung hingegen gleicht eher einem Rennen, das aus zahlreichen Sprints besteht. Sie führen das Projekt in kleinen Segmenten durch, wobei Sie Ihren Plan nach und nach evaluieren und anpassen. Anstatt harte Meilensteine zu planen, basiert Ihr Plan auf Schätzungen. So können Sie den Plan ständig anpassen, indem Sie Daten und Feedback nutzen, um das beste Ergebnis zu erzielen.
Wichtige agile Planungsprinzipien
Agiles Planen beinhaltet mehr als nur das Arbeiten in kleinen Schritten. Wie Sie im folgenden Abschnitt erfahren werden, ist die agile Planung flexibel, aber ebenso durchdacht. Sie planen Ihr Projekt vielleicht nicht starr auf die Minute genau, aber Sie entwickeln bewusste Prozesse, die Ihre Arbeit definieren.
1. Machen Sie Pläne iterativ
Eine der wichtigsten Eigenschaften der agilen Planung ist die Iteration. Wenn die traditionelle Methode als eine Reihe von Schritten gesehen wird, die man abarbeitet, ist der agile Prozess ein Zyklus, dem man unendlich oft folgt. Jede Iteration sollte damit “enden”, dass ein Teil des Projekts fertiggestellt und an den Kunden übergeben wird, bevor man zur nächsten Iteration übergeht.
Jeder Projektsprint sollte die gleiche feste Länge haben und dem gleichen Prozess folgen. Das heißt, dass Sie auch daran arbeiten sollten, diese Prozesse nach und nach zu verbessern, so dass jeder Sprint ein wenig anders aussehen kann. Während Ihr Team das Potenzial und die Grenzen seiner Fähigkeiten lernt, werden Ihre Iterationen schärfer. Kein Projekt ist genau gleich, so dass Ihr Team mit jedem neuen Zyklus etwas zu verbessern hat.
2. Schätzen, nicht detaillieren
Die Anwendung eines strukturierten Ansatzes auf ein neues Projekt führt oft zu Problemen. Da Sie nicht wirklich wissen, was Sie erwartet, passen die Anforderungen des Projekts möglicherweise nicht in eine starre Struktur.
Eine agile Methode vermeidet dieses Problem, indem sie die Dinge so vage wie möglich hält. Sie verpflichten sich, die vom Kunden gewünschten Ergebnisse innerhalb eines geschätzten Zeitrahmens zu liefern. Wenn es jedoch um die Einzelheiten der Arbeit und der Ergebnisse geht, ist der Mangel an Details der Schlüssel. Dies gibt Ihrem Team die Freiheit, so zu arbeiten, wie es das Projekt erfordert, anstatt zu versuchen, die vorher skizzierten Schritte einzuhalten.
3. Lassen Sie Ihr Team den Weg finden
Der Projektplan ist nicht das Einzige, das keine Struktur haben sollte. Ihr Team braucht auch die Freiheit, zusammenzuarbeiten, um die besten Wege zu finden, um Spitzenergebnisse zu erzielen. Das bedeutet, dass das Team und nicht das Management den Projektplan einschätzen darf.
Es bedeutet auch, dem Arbeitsablauf den Vorrang vor der Auslastung der Mitarbeiter zu geben. Jeder Sprint könnte auf einigen Schultern mehr lasten als auf anderen, vielleicht sogar so, dass einige Mitarbeiter nicht viel zu tun haben. Und das ist in Ordnung. Wenn Sie sich auf die Arbeit konzentrieren, die Sie tun, anstatt sicherzustellen, dass jeder die ganze Zeit arbeitet, werden Sie die Integrität und Qualität der Ergebnisse erhöhen.
4. Verlassen Sie sich auf Feedback
Flexibel zu sein, bedeutet nicht, uninformiert zu sein. Wie wir bereits erwähnt haben, sollte jede Iteration Ihres Projekts Feedback nutzen, um den nächsten Sprint zu verbessern. Ihr Team sollte die Hindernisse und Verzögerungen besprechen, auf die Sie gestoßen sind. Das Lösen dieser Herausforderungen hilft Ihrem Team, seine Schwächen zu verstehen und zu stärken, sowie das nächste Deliverable zu verbessern.
Noch wichtiger ist, dass jeder Sprint mit einem detaillierten Feedback des Kunden enden sollte. Denken Sie daran, dass der Sinn dieser Iterationen darin besteht, regelmäßig einen kleinen Teil des Gesamtprojekts zu produzieren. Sobald Sie das Ergebnis an den Kunden geschickt haben, warten Sie mit dem Start des nächsten Zyklus, bis Sie eine Rückmeldung vom Kunden erhalten haben.
Dies wird Ihre Projekte in zweierlei Hinsicht revolutionieren.
Klare Projektausrichtung
Haben Sie jemals an einem Projekt gearbeitet, bei dem Sie nur das Endprodukt verschickt haben, nur um dann zu erfahren, dass es zahlreiche Probleme mit dem Ergebnis gibt? Sie müssen dann zurückgehen und die gewünschten Änderungen vornehmen. Diese Differenzen wirken sich oft auf andere Teile des Projekts aus und verursachen so noch mehr Arbeit. Das Projekt zieht sich in die Länge, Ihr Team ist frustriert und Sie können nicht anders, als zu denken: “Warum haben Sie uns das nicht vorher gesagt?”
Mit einem agilen Projektplan kann der Kunde es Ihnen vorher sagen. Durch dieses direkte Feedback werden Probleme erkannt, bevor sie sich auf den Rest der Arbeit auswirken. Wenn etwas nicht richtig aussieht oder funktioniert, können Sie sofort Verbesserungen vornehmen. Sie sparen Zeit, Energie und Geld, während Sie die Zufriedenheit Ihres Kunden von Anfang an sicherstellen.
Erhöhter Wert für den Kunden
Dem Kunden einen Mehrwert zu bieten, ist das Ziel eines jeden erfolgreichen Projekts. Allzu oft weiß der Kunde jedoch nicht wirklich, wie dieser Wert aussieht – er hat nur eine Vorstellung davon, was er braucht. Die Arbeit in mehreren Iterationen ermöglicht es dem Kunden, zu verstehen, was er wirklich von seinem Projekt erwartet und wie Sie in der Lage sind, dies zu liefern.
Außerdem begrenzt es den Umfang der letzten Feedback-Runde. Der Kunde hat den größten Teil des Projekts bereits genehmigt, so dass alle Änderungen geringfügig und überschaubar sein werden. Sie können innerhalb des geschätzten Zeitrahmens fertig werden und zum nächsten Projekt übergehen.
Die Vorteile der agilen Planung und Schätzung für das Projektmanagement
Bei richtiger Anwendung verbessert die agile Methode den Zusammenhalt Ihres Teams, erhöht die Kundenzufriedenheit und hilft Ihnen, mehr in weniger Zeit zu erledigen. Die Vorteile sind von unschätzbarem Wert, unabhängig von der Art, der Größe oder dem Umfang Ihres Projekts.
1. Datengesteuerte Entscheidungsfindung
Einer der Vorteile der Verwendung eines einheitlichen Prozesses sind die Daten, die Sie daraus gewinnen. Während Sie sich durch Ihre Iterationen bewegen, verfolgen und messen Sie jeden Schritt. Da Ihr agiler Plan Schätzungen verwendet, ist es wichtig, dass Sie Ihre Metriken nutzen, um realistische Annahmen zu treffen. Einige der Informationen, die Sie verfolgen können, sind:
- Die Länge der einzelnen Zyklen
- Wie lange Ihr Team braucht, um ein Projekt abzuschließen
- Zeitbedarf und Erfolg bei der Bewältigung von Herausforderungen
- Wie viel Ihr Team in einer bestimmten Zeitspanne erreichen kann
Je mehr Sie über Ihre bisherige Leistung wissen, desto genauer werden Ihre Prozesse und Schätzungen sein. Sie können häufige Probleme verfolgen und die Lösungen notieren, die Sie finden. Wenn sich jemand mit einem Element der Arbeit schwer tut, können Sie die Aufgabe jemand anderem zuweisen. Wenn Sie mehr über Ihre Teammitglieder erfahren, sehen Sie auch, wie Sie sie am besten unterstützen können, was Ihnen die Möglichkeit gibt, ihnen beim Wachstum zu helfen. Je datengesteuerter Ihre Entscheidungen und Prozesse sind, desto effektiver kann Ihr Team arbeiten.
2. Verbesserte Zusammenarbeit
Der agile Planungs- und Schätzungsprozess ist stark von Ihrem Team geprägt. Der Erfolg eines jeden Sprints hängt von ihrer Fähigkeit ab, zusammenzuarbeiten, um ihre Arbeit bestmöglich abzuschließen. Das Schaffen einer flexiblen Umgebung gibt den Mitarbeitern die Freiheit, so zu arbeiten, wie sie es am besten können. Ohne den Druck eines unbeteiligten Managements wird alles, was sie tun, von den Prozessen bestimmt, die Sie gemeinsam schaffen. Jeder hat die Chance und die Ressourcen, seine Stärken zu nutzen. Wenn sich ihre Ergebnisse und die Zusammenarbeit verbessern, wird auch die Arbeitsmoral steigen.
3. Niedrigere Risiken
Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Anpassungsfähigkeit eines der besten Dinge an der agilen Planung. Wenn der Kunde seine Anforderungen ändert, sind die Kosten und der Aufwand, um diese Änderungen vorzunehmen, viel geringer als bei einem typischen Projektprozess. Der Einbau von Qualität in jeden Schritt des Prozesses stellt auch sicher, dass Sie am Ende des Projekts weniger Anpassungen vornehmen müssen. Das wiederum erhöht Ihre Chancen, den Termin einzuhalten. Und da Sie eine Zeitspanne statt eines konkreten Datums angegeben haben, müssen Sie die letzten Arbeitsrunden nicht überstürzen.
Agile Planung bedeutet, sich auf das Unerwartete vorzubereiten, anstatt davon auszugehen, dass es nicht eintreten wird. Wenn Sie den Freiraum haben, sich mit jeder auftretenden Herausforderung auseinanderzusetzen, können Sie das Problem lösen, ohne Abstriche zu machen. Sie können Ihre Kunden mit exzellenter, termingerechter Arbeit bei Laune halten und riskieren niemals ein gescheitertes Projekt. Ihr exzellenter Ruf wird wachsen, Ihr Team wird zufrieden bleiben und Sie werden Ihre Fähigkeit verbessern, Spitzenergebnisse zu liefern.
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