In der dynamischen Welt des Projektmanagements ist der Projektmanagementzyklus das Fundament für erfolgreiche Projekte. Mit einem bemerkenswerten Beitrag von 34,5% zur gesamten Arbeitsleistung in der deutschen Wirtschaft – und jeder dritten Arbeitsstunde die in Projekten verbracht wird – zeigt sich die Projektarbeit als fundamentaler Sektor des wirtschaftlichen Erfolgs.
Der Projektmanagement-Zyklus gliedert sich in fünf wesentliche Phasen, von denen jede einen bestimmten Schwerpunkt und klare Ziele hat. Von der Initiierung, in der die Grundlagen für das Projekt gelegt werden, über die detaillierte Planung und Durchführung bis hin zur sorgfältigen Überwachung und dem endgültigen Abschluss des Projekts. Jede Phase ist entscheidend für das Gesamtbild des Projektmanagements.
Im folgenden Artikel beleuchten wir die fünf Schlüsselphasen, die den Lebenszyklus des Projektmanagements definieren. Sie erfahren, wie führende Unternehmen diese Phasen nutzen, um ihre Teams durch Herausforderungen in der Projektarbeit zu steuern.
Lernen Sie, wie Sie Ihren Projektmanagement-Lebenszyklus mit den richtigen Tools und Techniken – einschließlich derer von MindManager – optimieren können.
Was ist der Lebenszyklus des Projektmanagements?
Der Lebenszyklus des Projektmanagements ist ein strukturierter Prozess und bildet den Weg eines Projekts von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss ab.
In einer systematische Herangehensweisen wird sichergestellt, dass alle Aspekte eines Projekts sorgfältig geplant, ausgeführt, überwacht und abgeschlossen werden. Dieser Zyklus unterteilt sich in verschiedene Phasen des Projektmanagementzyklus, die jeweils spezifische Aufgaben und Ziele umfassen.
- Projektinitiierung: Die erste Phase definiert den Projektumfang und die Ziele.
- Projektplanung: Erstellung detaillierter Pläne, um Ressourcen, Zeitrahmen und Kosten festzulegen.
- Projektdurchführung: Beinhaltet die Umsetzung der Pläne und die Arbeit an Projektzielen.
- Projektüberwachung: Eine fortlaufende Phase, die parallel zur Durchführung stattfindet. Fortschritt und Leistung werden überwacht, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
- Projektabschluss: Alle Ergebnisse werden präsentiert, evaluiert und dokumentiert.
Der Projektmanagement Lebenszyklus ist nicht nur ein Referenzmodell, sondern auch ein wichtiger Leitfaden für Projektmanager und Teams – durch diesen Prozess wird jedes Projekt effizient und effektiv verwaltet.
Die Verwendung von Projektmanagement-Lebenszyklus-Tools kann dabei helfen, die verschiedenen Phasen zu verwalten und zu optimieren.
Die Phasen des Projektmanagementprozesses
Dieser Prozess ist als allgemeiner Fahrplan für das Projektmanagement gedacht. Sie und Ihr Team können Ihren Projektmanagementprozess anpassen und verändern, um die Ziele Ihres spezifischen Projekts zu erreichen.
1. Projektinitiierung
Die erste Phase Ihres Projektmanagementprozesses ist eine der wichtigsten.
In dieser Phase müssen der Projektmanager und die wichtigsten Interessengruppen einen ehrlichen Blick auf das vorgeschlagene Projekt werfen. Dadurch können Wert, Durchführbarkeit und Nutzen für das Unternehmen bestimmt werden.
Dies ist die Phase, in der der Business Case für das Projekt definiert und das klare „Warum?“ für das Projekt beantwortet wird.
Zu den wichtigsten Projektparametern, die Sie in der 1. Phase des Projektmanagementprozesses herausarbeiten sollten, gehören:
- Das „Warum“ des Projekts
- Recherchen über die Durchführbarkeit des Projekts
- Projektziele, Zeitplan, Kosten, Ressourcen, usw.
- Kosten-Nutzen-Analyse
- Projektbeschreibung: Wer, was, warum, wie und wie viel?
Durch die präzise Darstellung der Projektparameter kann die Zustimmung aller Entscheidungsträger und Interessengruppen im Unternehmen eingeholt werden.
Diese Phase des Projektmanagementprozesses bietet auch wertvolle Hintergrundinformationen für Ihr Team. Projektziele, Umfang, Stakeholder und Ziele können zum Beispiel mit intuitiven Mindmaps visuell erfasst werden. MindManager eignet sich auch ideal, um Brainstorming-Sitzungen zu moderieren und neue Ideen strukturiert zu sammeln.
Durch Visualisierung und Transparenz weiß Ihr Team von Anfang an, welche Ziele verfolgt werden und warum an dem Projekt gearbeitet wird. Dies hat einen positiven Einfluss auf das Engagement im Team und schafft ein Gefühl der Verantwortung.
2. Projektplanung
In der 2. Phase des Projektmanagementprozesses erstellen Sie Ihren Projektplan, weisen Ressourcen zu, legen sich auf einen Zeitplan fest und stellen Ihr Team zusammen.
Projektmanager sollten sorgfältig – und in Zusammenarbeit mit ihrem Team und den wichtigsten Interessengruppen – jedes Detail des Projektplans von Anfang bis Ende festlegen. Dieser Plan ist die Grundlage für die gesamte Projektdurchführung.
Auch wenn diese Phase je nach Größe des Unternehmens variieren kann, sollten Sie in der 2. Phase einige der wichtigsten Ergebnisse berücksichtigen:
- Projektauftrag: Dazu gehören der Arbeitsumfang, die Zeit- und Aufwandsschätzungen, der Projektstrukturplan, die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams, die Projektmeilensteine, die Genehmigungsverfahren und die Kommunikationspläne.
- Erfolgsmessung: Legen Sie klar und deutlich fest, wie ein erfolgreiches Projekt gemessen werden kann. Wählen Sie sinnvolle KPIs und definieren Sie Ziele, auf die Ihr Team hinarbeiten kann.
- Risikomanagement: Skizzieren Sie alle – oder möglichst viele – der Risikofaktoren, die Ihr Projekt entgleisen lassen oder verzögern könnten. Identifizieren Sie das Risiko, beschreiben Sie Risikodetails und stellen Sie einen Notfallplan für das jeweilige Risiko auf.
- Entscheidungsträger: Ermitteln Sie baldmöglichst Entscheidungsträger und stellen Sie sicher, dass sie während der gesamten Projektdauer auf dem Laufenden gehalten werden. Holen Sie sich deren Zustimmung zu dem Plan frühzeitig ein, damit Sie die Projektleistungen nach Fertigstellung sofort freigeben können.
Die Projektplanungsphase ist einer der wichtigsten im Projektmanagementprozesses. Denn hier wird festgelegt, was im Laufe des Projekts alles erledigt werden kann und soll und wie der Erfolg aussehen soll.
Projekte, die entgleisen oder deren Umfang sich erheblich vergrößert, leiden oft unter einem Mangel an solider Planung in Phase 2.
Nutzen Sie die umfassenden Planungsfunktionen von MindManager, um Arbeitsabläufe mittels Projektstrukturplänen zu visualisieren und die Zeitplanung mit Gantt-Diagrammen festzulegen. Ressourcenzuweisung und Risikoanalyse werden durch spezielle Vorlagen vereinfacht und fördern die strategische Projektvorbereitung.
3. Projektdurchführung
In dieser 3. Phase des Projektmanagementprozesses wird die eigentliche Arbeit erledigt. Sie setzen Ihren Plan aus dem Projektauftrag in die Tat um – einschließlich der Aufgaben, die den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden.
Da sich die Projektmanager in dieser Phase auf das Fachwissen ihrer Teammitglieder verlassen, um den Plan auszuführen, besteht ihre Aufgabe darin, die Gruppe durch jeden Meilenstein zu führen. Stellen Sie sich den Projektmanager als das Ruder des Schiffes vor, während die Teammitglieder als die Segel fungieren, die das Projekt vorantreiben.
In dieser Phase des Projektmanagementprozesses ist es von entscheidender Bedeutung, dass sich das Team an den Plan hält, da in dieser Phase der Umfang zunimmt und all die Risikofaktoren aus Phase 2 ins Spiel kommen können.
Der Projektmanager ist für die folgenden Projektvariablen verantwortlich:
- Budget: Reicht das geplante Budget noch aus, um das Projekt abzuschließen?
- Zeitpläne: Hält das Team seine Fristen ein, um den geplanten Zeitplan einzuhalten?
- Ressourcen: Verfügen wir über genügend Ressourcen, um das Projekt wie geplant abzuschließen?
- Risiken: Ist eines der identifizierten Risiken eingetreten? Wie haben wir sie bewältigt? Hat sich dies auf den Zeitplan des Projekts ausgewirkt?
- Interne Überprüfungen und Kommunikation: Wie läuft es im Team? Ist jeder zuversichtlich, dass das Projekt nach Plan verläuft?
- Meetings: Veranstalten Sie regelmäßige Meetings, um Bedenken anzusprechen, Neuigkeiten mitzuteilen und das Engagement aufrechtzuerhalten.
Das Großartige an dieser Phase des Projektmanagementprozesses: Der Projektmanager kann regelrecht beobachten, wie sich der gut durchdachte Plan entfaltet und verwirklicht wird.
MindManager optimiert die Projektausführung durch sein Aufgabenmanagementsystem, das Aufgaben zuweist und Zeitpläne überwacht. Durch die Kombination mit führenden Projektmanagement-Tools wird die Kollaboration gefördert und eine dynamische Projektumgebung geschaffen.
4. Projektüberwachung
Phase 4 des Projektmanagementprozesses wird in Verbindung mit Phase 3 durchgeführt.
Hier geht es um die tatsächliche Überwachung und Berichterstattung über KPIs, Budgets, Ressourcen und Zeitpläne im Zusammenhang mit dem Projekt und deren Kommunikation mit allen Beteiligten.
Projektmanager können eine Vielzahl von Tools verwenden, um ihre Projektvariablen genau zu überwachen. MindManager zum Beispiel ermöglicht es Projektmanagern und ihren Teams, die Fertigstellung von Aufgaben, die Abhängigkeiten von Aufgaben und die Ressourcenzuweisung in einem einzigen Dashboard zu verfolgen.
Die Gantt- und Kanban-Ansichten in MindManager eignen sich auch hervorragend zur Visualisierung Ihres gesamten Projektzeitplans und des kritischen Pfads zum Erfolg.
Die genauen Projektmetriken, die sich auf ein bestimmtes Projekt beziehen, bestimmen natürlich, welche Tools für die 4. Phase des Projektmanagementprozesses am besten geeignet sind.
5. Projektabschluss
Wenn Sie die Phasen 3 und 4 des Projektmanagementprozesses erledigt haben, dann ist es an der Zeit Ihr Projekt abzuschließen.
Zu der Projektabschluss-Phase zählen:
- Aufgaben/Tasks in Projektmanagement-Plattformen beenden
- Übergabe der Projektleistungen an die wichtigsten Stakeholder
- Fertigstellung von KPI-Berichten
- Nachbesprechung mit Team
Die Nachbesprechung am Ende eines jeden Projekts wird (leider) oft übersprungen – allerdings kann sie sehr wertvoll sein.
Ein zwangloses und ehrliches Gespräch mit Ihrem Team liefert wertvolle Einblicke. Als Projektmanager lernen Sie was funktioniert hat, was nicht und natürlich auch was Sie in Zukunft besser machen können.
Sobald die letzten Verwaltungsarbeiten erledigt sind und das Projekt offiziell abgeschlossen ist, sollten Sie nicht vergessen, mit Ihrem Team zu feiern.
Herzlichen Glückwunsch – Sie haben nun den kompletten Lebenszyklus des Projektmanagementprozesses abgeschlossen.
Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen einige Tools und Vorlagen für den Projektmanagement-Lebenszyklusprozess vor, die Projektmanager in jeder Phase des oben genannten Lebenszyklusprozesses verwenden können.
Tools für das Projektlebenzyklus-Management
Die gezielte Anwendung von spezialisierten Tools und Vorlagen kann den Ablauf und Erfolg Ihrer Projekte entscheidend beeinflussen. Hier stellen wir Ihnen eine Auswahl von nützlichen Hilfsmitteln für jede Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus vor, die den Prozess effizienter und übersichtlicher gestalten:
Projektinitiierung
- Projektauftrag-Vorlage: Ein Dokument, mit dem ein Projekt offiziell genehmigt wird und einen Überblick über Ziele, Umfang, Interessengruppen und Zielsetzungen gibt. (Tipp: Nutzen Sie unsere praktische Vorlage für Ihren eigenen Projektauftrag)
- Stakeholder-Analyse: Tools wie Stakeholder-Matrix oder Mind-Maps, um die Interessen und Erwartungen der Stakeholder zu ermitteln und zu bewerten.
- Machbarkeitsstudie: Zur Bewertung der Machbarkeit und Durchführbarkeit des Projekts.
Projektplanung
- Tools für den Projektstrukturplan (WBS): WBS-Software oder Kartenvorlagen helfen das Projekt in kleinere, besser zu verwaltende Teile zu unterteilen. Ein Projektstrukturplan und Technologie-Tools wie MindManager können Ihnen helfen können, schnell und effizient einen Projektstrukturplan zu erstellen. In unserem Webinar mit Jeff Kearns erfahren Sie mehr über WBS.
- Gantt-Diagramm: Visualisieren Sie Ihren Projektzeitplan mit Gantt-Diagrammen mithilfe von Tools wie MindManager.
- Budget-Dokumente: Planen und Überwachung des Projektbudgets. MindManager unterstützt Sie bei der Budgetplanung, ermöglicht die Kalkulation von Kosten und die übersichtliche Verwaltung von Budgets.
- Risikomanagement: Identifizieren, bewerten und planen Sie Risiken. MindManager unterstützt Sie beim Risikomanagement, indem es Risikobewertungen erleichtert und eine klare Visualisierung potenzieller Risiken bereitstellt.
Projektdurchführung
- Projektmanagementsoftware: Kombinieren Sie MindManager mit Plattformen wie Jira, Microsoft SharePoint und Microsoft Teams für effektives Aufgabenmanagement, Kollaboration und um Fortschritte nachzuverfolgen.
- Verwalten Sie Ihre Ressourcen präzise und weisen Sie sie effektiv zu, um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen. Mit dem Ressourcendiagramm kann MindManager die Zuweisung von Ressourcen visualisieren und die Arbeitsbelastung des Teams effizient verwalten. Das erleichtert nicht nur die Planung, sondern sorgt auch für eine transparente und ausgewogene Verteilung der Arbeitslast.
- Kommunikationsplattformen: Tools wie Microsoft Teams – das sich ebenfalls in MindManager integrieren lässt – um die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern.
Projektüberwachung
- Leistungs-Dashboard: Überwachen Sie kritische Leistungsindikatoren (KPIs) mit übersichtlichen Dashboards in Ihrer Projektmanagementsoftware.
- Formulare für Änderungsanfragen: Verwalten und dokumentieren Sie Änderungen systematisch, um den Überblick zu bewahren.
- Fehlerprotokoll-Lösungen: Erfassen und managen Sie Probleme effektiv – sobald sie auftreten – um eine schnelle Lösung zu gewährleisten.
Projektabschluss
- Projektabschluss-Vorlagen: Stellen Sie sicher, dass alle Projektaspekte ordnungsgemäß abgeschlossen und die Ziele erreicht wurden.
- Lessons Learned-Karten: Dokumentieren Sie wichtige Erkenntnisse für zukünftige Projekte, um kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern.
- Formulare zur Projektbewertung: Bewerten Sie die Leistung und das Ergebnis Ihres Projekts, um wertvolle Einblicke für zukünftige Initiativen zu gewinnen.
Die sorgfältige Auswahl von Tools und Vorlagen – die auf die Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus abgestimmt sind – ermöglicht Projektmanagern eine effiziente Steuerung ihrer Projekte.
Unterstützende Tools sind entscheidend für eine nahtlose Navigation durch die Projektdurchführung und ermöglichen Projektmanagern eine effiziente Steuerung. Sie sorgen auch dafür, dass jede Phase gut koordiniert ist, effektiv überwacht wird und jederzeit im Einklang mit den übergeordneten Projektzielen steht.
MindManager bietet in allen Phasen Tools, die speziell darauf ausgerichtet sind, den Projektmanagementzyklus zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
