ナレッジ マップ作成とは何か? その基本と利点について

著者:リーン・アームストロング

ビジネスプロフェッショナルといえども、プロジェクトを正しく実行するために必要な専門知識や適切な情報を常に持っているとは限りません。しかし、会社の誰かが前へ進むために必要な知識を持っている可能性があります。ナレッジ マップの力を借りれば、チームや組織はグループとして保持している複雑で集団的な知識を視覚的にカタログ化できるため、すべてのユーザーが簡単にアクセスできます。

ただし、ナレッジ マップは、製品、プロセス、アプリケーション、結果に関する内部情報を整理するための強力なツールなだけではありません。大規模および小規模の企業であっても、重要な情報が欠落している可能性のある領域で、ナレッジマネジメントプロセスの促進、戦略的改善のガイド、ベスト・プラクティスの標準化に使用します。

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ナレッジ マップとは

ナレッジ マネージメントが組織の情報を作成、共有、使用、および管理して成功を収めるプロセスである場合、ナレッジ マップは、そのノウハウが存在する場所すべてを視覚的に表現することです。

実用的な日常レベルでは、ナレッジ マップは、相互接続されたノードを使用して企業の情報リソースを指し示す単純な視覚的な補助ツールです。これらのリソースは、ファイルやその他のドキュメントである場合もあれば、特定の知識やスキルを持つ人材が含まれている場合もあります。

どちらの方法でも、ナレッジ マップを使用すると、プロジェクト管理者やチーム メンバーに、必要な情報を見つける場所や、最も関連性の高い専門知識の出典元として問い合わせ先をすばやく表示できます。

ユーザーにおけるナレッジ マップの利点

製品、クライアント、またはサポートする手続きのデータが不明なため、スタートしてすぐ失速を起こすほど悪いことはありません。

無限にやり取りのメッセージングが含まれたり、数十の有用なデータ ファイルを検索するような場合、生産性を維持するために必要な情報を追跡するには、時間がかかることがあります。さらに悪いことに、手元に情報を持ち込んだとしても、情報を完全に理解できる保証はありません。

ナレッジ マップは、ナレッジの伝搬を支援するだけでなく、チーム メンバーにとっては初めて見る、不完全で、まとまりのないデータをふるいにかけながら使用する必要がなくなります。

以下は、ウェブサイトの設計プロセスを図示化したMindManagerで作成されたスパイダーダイアグラムです。

主要な製品とプロセスに関するナレッジ マップを作成することで、特定の問題やタスクを実行するリソースやユーザーへの直接的な情報の流れ図を作成できます。

組織におけるナレッジ マップの利点

マクロ レベルでは、ナレッジ マップを使用することで、企業は内部の役割、テクノロジ、およびインフラストラクチャの進化に応じて、知的資本のデータベースを構築できます。

多くの組織では、ナレッジ マップを使用して、重要な情報が人とシステムの間でどのように移動するかを判断し、そのナレッジの障壁やギャップを特定して対処します。その他、次のような機能を利用します。

• 標準化されたワークフローで手順と生産を合理化
• 最も関連性の高いナレッジをビジネス上の問題に適用
• パフォーマンスを向上させ、イノベーションを促進できる組織学習を可能
• アウトソーシング、転職、休暇、または退職から一般的に生じる知識の損失の回避

ナレッジ マップは、新入社員の教育を高速化するための学習ツールとしても機能し、会社のキャリア パスの定義に役立ちます。

これは些細なことですが重要なことなので述べておきますが、ナレッジ マップの成功はデータの単純なドキュメント化ではなく、教訓やコミュニケーションと統合を含んだ知識の共有にあることは注目すべき点です。

このことを念頭に置いて、多くのビジネスプロフェッショナルが思考、アイディア、および概念の共有を容易にするために使用する関連情報マップ作成技術をいくつか紹介します。

マインドマップ

マインドマップ(アイデアマップとも呼ばれる)はクモのような図で、ひとつのコンセプトや目標に関する考えやアイディアを構造化または整理します。

中央にあるひとつの単語やイメージから始め、その中心的な概念を関連するアイディアに接続することで、目的をすばやく具体化できます。

マインド マップは、会議中、ブレーンストーミングアプリケーションでメモを取り、アイデアの要約、意思決定、または問題の解決に役立つビジネス環境で役立ちます。

コンセプトマップ

コンセプトマップは、図を通してアイディアを描くもう一つの方法です。ただし、コンセプトマップはひとつのコンセプトに焦点を当てるのではなく、異なるアイディア間の関係を示すために使用されます。

コンセプト マップは、エンジニアや設計者が頻繁に使用し、ナレッジの明文化、構造化、および文書化を行い、視点が異なる問題の解決に役立ちます。

また、新しい製品やプロセスの設計を担当するチームや、なじみのない概念に関する共通の理解を深めるのに役立ちます。

ナレッジ マップの使用方法

ナレッジ マップは、プロジェクトの素早い追跡に加え、グループが既に所有している情報とまだ持っていない知識に関し洞察を得るのに最適な方法で、作成する価値のあるものです。

4 つの簡単な手順で、チームまたは目的に対してシンプルで実用的なナレッジ マップを作成できます。

1. ナレッジ マップのトピックを特定しフレームワークを設定します。これを実現する簡単な方法の ひとつは、ナレッジ マップ ソフトウェアによって提供される事前に設計されたテンプレートを使用することです。プロジェクトや目標に不可欠なトピック (ブレーンストーミングなど) から始めます。
2. ナレッジ トピックから、関連する情報リソースと関連する情報リソースを表すさまざまなノードに分岐します。ブレーンストーミングの例では、ノードに議題、アイディア、ロジスティクス、準備などがあります。必要なすべてのリソースを特定し、各ノードの情報を収集するために相談する必要がある人物を把握します。
3. 必要に応じて、より具体的なノードへの分岐を続行します。ブレーンストーミングの例では、準備ノードによって、問題の解決、ターゲット顧客、または必要なアイディアの最小数などのサブノードが発生する可能性があります。
4. 各ノードに必要なデータをキャプチャする場合は、ノードの相互関係を説明するキーワードを含める必要があります。

一連のまとまったリソースを使用し、ナレッジ マップを確認して選択したトピックのすべての重要な情報が含まれていること、および共有の障壁が対処されていることを確認します。

基本的なナレッジ マップのヒント

一連のナレッジ マップを作成するときに、それらを体系的に接続すればグループまたは組織全体のナレッジ フローを合理化できます。

ナレッジ マップは、知識を見せて共有するための非常に効率的なプラットフォームですが、情報の肥大化の影響を受けやすいことも覚えておいてください。

新しいマップは次の方法で、できるだけクリーンで必要最低限でユーザーフレンドリーに保つ必要があります。

• 過剰または無関係なデータの導入を避け、ユーザーが必要なコンテンツに簡単にアクセスできなくなることを避けます。
• 直接かつ即座に決定または次の行動方針に適用できる価値の高い情報にこだわります。

最後に、それらに含まれるすべての作業から最大限の価値を引き出すには、ナレッジ マップに関連する新しいリソース資料が作成されるたびに更新することで、ナレッジ マップを関連付け続ける必要があります。

グループの知識を寛大に共有し、それを明確かつ一貫して説明することは、ナレッジマップの利点を活用する最良の方法です。

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この記事は、What is knowledge mapping? We walk you through the basics and benefits を翻訳したものです。

著者について:

リーン・アームストロングはマインドマネージャーの貢献者です。財務と起業家精神のバックグラウンドを持ち、インバウンドマーケティングで認定を受け、今日のビジネスモデルの多くを牽引するツール、トレンド、テクノロジーについて定期的に執筆しています。リーンのブログ記事や記事は、幅広い業界のウェブサイトに掲載されています。