企業は、従業員が職場や職務に高い関心を持つことで成功します。しかし、やる気の低い従業員は、やる気の高い従業員よりも生産性が低く、ビジネスとその収益にマイナスの影響を及ぼします。
最近の研究では、15%の従業員が仕事や職場に対してやる気を失っていることが示唆されています。このような人たちは、しばしば管理が行き届かず、自分の仕事のパフォーマンスが低下しています。
混乱したプロセス、不適切なトレーニング、生産性向上ツールの不足など、すべてが従業員のやる気を削ぐ原因となっています。
しかし、これは解決可能な問題です。従業員エンゲージメントは、従業員の意見を尊重し、昇進の機会を設け、明確な業績目標を設定するなど、社内のプロセスから始めることができます。
やる気低下に対処し、職場の生産性を向上させるには、適切なツールと戦略を導入する必要があります。効率と全体的なパフォーマンスを向上させる方法のひとつは、スイムレーン図の活用です。スイムレーンフローチャートにより、管理者やリーダーがプロセスの全体像を描き出し、容易に追跡・理解できるようにすることができます。
この記事では、ビジネスにおけるスイムレーン図の重要性、スイムレーン図の作成と維持に必要な手順、そしてMindManager®などのツールが職場の生産性とやる気をさらに高めるためにどのように役立つかを説明します。
ビジネスにおいてスイムレーンが重要な理由
スイムレーン図とは、プロセスの全体像を「見える化」したものです。このタイプの図またはフローチャートは、プロセスをタスクに視覚的に分解し、そのタスクの担当者も整理します。
冗長性やボトルネックを明らかにし、手順を標準化し、誰が何を担当するのかを明確にすることで、プロセスの有効性を高めることができます。
スイムレーン図を使ってビジネス機能を図式化することで、関連するプロセスをより分かりやすくすることができます。ワークフローとプロセスを標準化することで、成果物やその完成方法に関する不確実性を排除することができます。ビジネスプロセスにおける自分の役割が見える化されれば、遅延やボトルネックが発生する可能性は低くなります。
このような理由から、企業ではスイムレーン図を使って、部門横断的なフローチャートの中でさまざまなタスクや目的を強調します。
例えば、新入社員教育は多くのタスクと関係者がおり混乱することがあります。そのため、新入社員、現職の社員、そして組織は、煩雑な新入社員教育に余分な時間を費やすことになります。
スイムレーン図があれば、各メンバーが自分の担当するタスク、それをどのように受け取り、完了させるか、他の個人や部門に成果物をスムーズに引き継ぐにはどうすればよいかを把握することができます。
上記の例で言えば、入社に必要なすべての手順をスイムレーン図に反映させることで、全員が同じ認識を持ち、何が自分の責任範囲に含まれ、何が含まれないかを認識することができます。
スイムレーン図には、他にも多くの利点があります。例えば、ビジネスプロセスにスイムレーン図のようなビジュアルツールを使うことで、全体の効率が上がり、部門を超えた協働が促進されます。
スイムレーン図を使用するチームは、プロジェクトの一部分だけにとらわれることなく、組織全体における各人の貢献度を高いレベルで把握することができます。
その結果、社員は自分が評価され、意見を聞いてもらっていると感じやすくなり、士気の向上や離職の防止につながります。従業員のやる気が高い企業では、低い企業よりも利益が21%高いという報告もあるほど、従業員の生産性は高く、企業の利益創出にも貢献します。
もし、あなたの会社が混乱したプロセスや低い生産性に悩んでいるなら、スイムレーンチャートを使って、ビジネスオペレーションとワークフローを明確にすることを検討してみてください。
スイムレーン図の作り方
スイムレーン図には、主に「タスク/プロセス」「人/職能」「時間」の3つの要素があります。図を作成する前に、まず改善したいプロセスの具体的な検討事項を確認し、理解することが重要です。
まず、すべてのタスク、決定事項、およびサブプロセスをリストアップすることから始めます。この会話には、プロセスの関係者全員を参加させ、見落としがないようにします。「次に何が起こるのか」「各手順にかかる時間はどれくらいか」などの質問をしていきます。
スイムレーン図のフローチャートを作るには、次の手順に従います。
- 各情報にラベルを付けて分類し、必要な行や列に並べ替える。
- 決定事項、プロセス、および各手順間の関係を表す凡例を設定する。
- 関係者の意見を取り入れながら、プロセスを具体化し、その列の下にプロセスを配置する。
- 明確な開始点を設定し、後続のタスクは図に沿って配置し、進むことを示します。
- 各手順を線、矢印、または独自の識別子で結び、各手順の関係やプロセスの流れを視覚化します。これらの接続は、プロセス内でイベントの連鎖がどのように発生するかを明確に示す必要があります。
これで、図は作成されましたが、まだ終わりではありません。スイムレーン・フローチャートの利点を享受するためには、鋭い観察眼で見直す必要があります。
冗長な部分を見つけ出し、それを排除することで、プロセスを簡素化できることが分かるかもしれません。例えば、あるチームが別のチームの作業と重複している可能性があります。このような場合、関係者間の責任の重複を「見える化」することで、タスクの細分化、責任の所在の明確化、プロセスの合理化が容易になります。
スイムレーン図の管理方法
スイムレーン・フローチャートでは、プロセスの最初から最後まで、途中で発生するすべての段階的な手順を含めて、完全に見ることができます。これは、ワークフローのボトルネックを見つけて取り除くだけでなく、ビジネスプロセス全体を向上させる可能性のある代替手順を明らかにするのにも役立ちます。
例えば、お客様とのやり取りが必要なプロセスを考えてみましょう。顧客サービスの成果を向上させるには、顧客サービスの問題に対処する際に従業員が踏む手順を比較するために、スイムレーン・チャートを作成することができます。
プロセスは、想定したとおりに機能しているでしょうか? スイムレーン図では、ある手順から次の手順まで、効率性を阻害する要因を含めて、プロセスがどのように機能しているかを簡単に確認することができます。例えば、以下のようなことが考えられます。
- 情報の流れが悪い。例えば、引き継ぎが多すぎるために、承認や次の割り当てなどの要件に過度の待ち時間が発生している。
- タスクや成果に対する体系的なアプローチがないまま、複数の部門やチーム間で不必要に重複したり、共有されている労力がある。
- プロセス内で説明責任のチェックポイントがないため、効果的な協働ができない。
スイムレーン図によって、ビジネスプロセスに対する組織のアプローチを微調整することが容易になります。スイムレーン図を作成すると、チームが行っていることを視覚的に表現することで、不要な受け渡し、承認要件、反復的な作業努力など、意味のないプロセスを確認することができます。
MindManager を使用してスイムレーン図を作成するには
MindManager でスイムレーン図を作成することで、ビジネス プロセスを軌道に乗せ、従業員の生産性と意欲 を維持することができます。
デジタル・フローチャートを使用すると、組織の関連するメンバーは、いつでもどこからでも最新のスイムレーン図にアクセスし、共有し、変更することができます。
MindManager には、スイムレーン図など、ニーズに合わせてカスタマイズできるさまざまな既成のテンプレートも用意されています。
これらのカスタマイズ可能なテンプレートに加え、MindManager では、複雑なプロセスを明確にするレスポンシブデザイン機能とともに、画像ライブラリの標準的なフローチャートシンボルも提供しています。このツールのクロスプラットフォーム互換性により、スイムレーン フローチャートの作成、配布、共同編集を簡単に行うことができます。
また、変更内容を確認したり、以前のバージョンに戻したりする必要がある場合に備えて、以前のバージョンを保存しておくことができます。スイムレーン図の過去のバージョンを保存しておけば、効果のない変更を簡単に取り消すことができ、スイムレーン図が時間の経過とともに進化しても安心です。
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この記事は、Swim lane diagrams and how they can benefit your organization | AUGUST 24, 2022 を翻訳したものです。