セールス管理ツールとは何か、なぜ必要なのか

セールス担当者が生まれつき、リードを生成し、取引を成立させる才能を持っていたとしても、それだけでは組織の収益を最大化することはできません。企業の収益性を確保するためには、セールス管理者がセールス部門のワークフローを効果的に整理・管理することが重要です。

セールス担当者の採用やトレーニング、セールス担当者へのインセンティブ付与、リードジェネレーションの戦略、売上予測、売上目標やノルマの設定などのセールス管理プロセスを戦略をもって実施することで、企業はより継続して予測可能なキャッシュフローを維持することができるようになるのです。

しかし、セールス部門のプロセスを管理することは、どのセールスマネージャーにとっても難しいことです。日々の業務を管理するために、セールスマネージャーは通常、様々なセールス管理ツールを活用しています。ここでは、トップ企業でよく利用されているセールス管理ソリューションの種類をいくつか紹介します。

• 候補者関係管理
• カスタマー関係管理(CRM)
• セールス成績管理
• セールス報告
• マインドマップ

セールス管理ツールは、セールスパイプラインの見える化、セールス部門のタスク管理、セールスデータのレポートと分析、個人の業績管理などを支援します。さらに重要なのは、セールス管理ツールを使うことで、面倒な管理業務に費やす時間を削減し、その時間をリード生成や取引など、より重要度の高い活動に充てることができるという点です。

この記事では、タスク管理とプロジェクト管理が組織のセールス管理戦略にどのように適合するか、セールス管理ツールが主要なセールス管理戦略をどのように強化するか、そして企業が MindManager® などのツールを使用してセールス管理プロセスをどのように見える化し、強化できるかを説明します。

タスクとプロジェクト管理が組織のセールスプロセス管理にどう適合するか

セールス管理ソリューションを最大限に活用するためには、タスク管理とプロジェクト管理が組織のセールス管理にどのように適合しているかを理解することが重要です。

多くのセールス部門は、セールス開発、アカウント管理、インサイドセールス、フィールドセールス、クライアントサービス、その他セールスに特化したチームなど、さまざまな役割に分類されます。

セールス部門を構成するさまざまなチームは、売上目標やノルマを達成するために、それぞれ独自のプロジェクトを抱えています。セールスチームが取り組む各プロジェクトは、セールスサイクルの各ステージに位置づけられ、それぞれ達成すべきタスクが設定されています。

例えば、セールス開発チームは、見込み客の開拓やリードの絞り込みなどセールスとマーケティングの橋渡しをする役割を担うことが多くあります。そのためには、顧客調査の実施、発掘電話、見込み客とのデモの日程調整など、一定のタスクをこなさなければなりません。

では、セールスマネージャーは、セールスチームが各セールスプロジェクトとそれに関連するタスクを確実に完了させるために、どのようにすればよいのでしょうか。セールス管理ツールは、セールス部門の様々なワークフローの細部と全体像をより良く管理することに特化しており、これをうまく活用するのも一つの方法です。

セールス管理ツールはどう主要セールス管理戦略を強化するのか

それでは、トップ企業でよく使われるセールス管理戦略とそれをサポートするセールス管理ツールの使い方について見ていきましょう。

報酬プランと期待値の明確化

セールス担当者を新規に採用する際、セールスマネージャーは、コミッション体系、給与、同僚に期待することなどについて詳しく説明する必要があります。

優れたセールス手数料の仕組みは、人材に対する公正な報酬と企業の収益とのバランスをとるものです。候補者に給与と報酬の関係や職務内容を明確に説明することで、セールスマネージャーは、候補者がセールスを開始する前に会社の基準を認識することができるようになります。

候補者に会社の報酬プランやチームの期待値を理解してもらうために、セールスマネージャーは採用候補者管理ツールを活用することができます。採用候補者管理ツールは、セールス管理ツールの一種で、候補者の書類やコミュニケーションをすべて追跡できる一元化されたプラットフォームを提供します。

採用候補者管理ツールによって、セールスマネージャーは、セールス担当者の報酬プラン、社員ハンドブック、組織図など、セールス担当者の入社時の重要な文書を保管することができます。新入社員が入社する際、マネージャーは採用候補者管理にあるこれらの情報へのアクセス権を与え、報酬に関する誤解が生じるリスクを回避することができます。

現実的な目標設定とノルマ

現実的でない売上目標やノルマは、しばしばスタッフの高い離職率につながり、企業の収益を悪化させる可能性があります。セールスマネージャーは、挑戦しがいのある達成可能なセールス目標やノルマを設定すべきです。そうすることで、セールススタッフが燃え尽きることなく最高のパフォーマンスを発揮できるようになります。

しかし、現実的な売上目標とノルマを設定するために、セールスマネージャーは信頼できる顧客関係管理ソリューション（CRM）を活用する必要があります。CRM ソリューションとは、企業の見込み客や既存客のデータを一元管理し、セールス部門が商談に必要な情報に容易にアクセスできるようにするセールス管理ツールの一種です。

セールスマネージャーは、現実的なセールス目標やノルマを設定するために、CRMツールが保有するデータを分析し、セールス担当者に意欲的かつ現実的な目標を設定することができます。CRMシステムは、セールスパイプラインのあらゆる側面を追跡し、セールスチームのコンバージョン率、離脱率、セールスサイクルの長さ、その他の重要業績評価指標（KPI）をよりよく理解し、セールスノルマ戦略の指針として活用することが可能です。

セールス担当者の適切なトレーニングと動機付け

セールスチームを成功に導くために、セールスマネージャーはセールス担当者を十分に教育しモチベーションを高める必要があります。新入社員教育の後、セールス担当者は次のことを理解できるようになる必要があります。

• リードの生成から見込み客や顧客のフォローアップまでの全プロセス。
• セールス部門が使用する方法論とテクニック。
• セールスチームが使用するツールやテクノロジー
• ターゲットとする顧客層のバイヤーペルソナ

しかし、セールスマネージャーの仕事はこれだけにとどまりません。セールス担当者が最適なパフォーマンスを発揮できるよう、継続してモチベーションを高められるようにするのも、セールスマネージャーの責任です。

セールスパフォーマンス管理（SPM）ソフトウェアは、セールスマネージャーがセールス部門のパフォーマンスレベルをより良く把握・管理し、セールストレーニングを実行するのに役立つセールス管理ツールです。SPM ツールには、ターゲットセールストレーニング、トレーニングリソース、トレーニングコース、リアルタイムのセールス支援などの機能が搭載されており、新人セールス担当者が与えられたタスクを成功させるために必要な知識とスキルを身につけることができます。

また、ほとんどの SPM ツールには、クイズ、コンテスト、バッジなどのゲーミフィケーション機能が搭載されており、セールス担当者が獲得できるようになっています。セールスマネージャーは、ゲーミフィケーションを活用することで、セールス担当者のモチベーションを高め、セールス成績を向上させることができます。

例えば、セールス担当者の売上向上へのモチベーションを高めるために、セールス管理者は SPM ツールを使って設定した売上ノルマを達成または過達したセールス担当者にバーチャルバッジを割り当てることができます。セールス担当者が一定数のバッジを獲得すると、セールスマネージャーはそのメンバーにボーナス、賞品やギフトカードなどの報酬を与えて、セールス担当者がより多くの案件を獲得できるように動機付けることができます。

売上・収益報告書を活用して、組織のセールスプロセスの継続改善

売上報告書を作成することで、セールスマネージャーは、セールスチームがどのような点で優れており、どのような点を改善する必要があるのかをよりよく理解できるようになります。このレポートを定期的にセールススタッフと共有することで、セールスプロセスを少しずつ改善することができ、組織の適応力と競争力を高めることができます。

セールス報告書作成ソフトは、セールス管理者がセールス部門のセールス報告書を自動的に作成するためのセールス管理ツールです。これらのツールで作成できるセールス報告書の種類には、次のようなものがあります。

• パイプラインとファネル分析レポート
• 売上レポート
• 売上予測レポート
• 顧客との商談レポート
• セールス実績レポート

これらのレポートには、総収益、製品・サービス別収益、前年比成長率、ネットプロモータースコア、その他のセールス KPI など、さまざまなセールス指標が含まれています。

セールスマネージャーは、これらのレポートから実用的な洞察を得て、セールス戦略の弱点を修正し、セールス部門の継続的な改善を強調することができます。

MindManager を使用して、セールス管理プロセスを見える化し強化するには

脳は、文字で書かれたものよりも視覚的なイメージの方が、より簡単に思い出すことができるという研究結果があります。マインドマップツールを活用してセールス管理プロセスの概要を示すことで、セールス管理者はセールス管理ワークフローのギャップを容易に見つけ、改善することができます。

MindManager のプロセスマップ、フローチャート、組織図、セールスファネルチャートは、組織のセールス部門の内部構造をよりよく理解し、最適化するために使用することができます。

MindManager の共同編集機能により、セールス部門のリーダーは、専門知識の有無にかかわらず、セールス管理プロセス図についてチームと容易に共同作業を行うことができます。また、MindManager では、マインドマップのテンプレートを保存して後で使用することができるため、リードの生成や商談の成立に費やせる貴重な時間と労力を節約することができます。

MindManager は、あなたのチームやビジネスにとって理想的なセールス管理ツールです。

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この記事は、What are sales management tools and why do you need them? | NOVEMBER 2, 2022 を翻訳したものです。