要件収集チェックリストを作成するには

「計画に失敗するということは、失敗を計画しているようなもの」というフレーズをご存知の方は多いでしょう。プロジェクトの失敗は、予算不足から技術的な問題、要件肥大化に至るまで、あらゆるものが原因となり得ますが、プロジェクトの失敗の約 70 ％は、要件管理の不備に起因していると言われています。

要件管理のプロセスは、プロジェクト要件の収集、記録、評価で構成されます。要件収集チェックリストは、プロセスの初期に使用され、プロジェクトを成功させるために必要なことをあらゆる角度から検討するのに役立ちます。

例えば、キッチンをリフォームしたいとして、建設業者と話し合っているとします。彼らはあなたがどう空間を利用したいか、あなたの予算、そしてリフォームの完了期限について質問するでしょう。これらの質問に答えることで、建設業者が正確なプロジェクトの要件、コスト、スケジュールを提供できるようになります。

しかし、建設業者があなたの要件を徹底的に評価していない場合はどうなるのでしょう。コスト、期間、機能の面であなた（クライアント）が何を期待しているのかが明確に理解されていないため、リフォームは失敗に終わるかもしれません。同じことが、他のあらゆるプロジェクトやサービスにも言えるのです。

この記事では、主要な利害関係者からプロジェクトの要件を収集することの重要性、成功に導くためのチェックリストの使い方、要件収集のベストプラクティスについて見ていきます。

>>参考資料・プロジェクト「見える化」計画法超ガイド

要件収集とは

プロジェクト要件とは、プロジェクトが成功するために提供しなければならない条件や能力のことです。例えば、プロジェクトの条件としては、予算、コンプライアンス要件、契約条件、スケジュールなどがあります。能力とは、プロジェクトが提供しなければならない特性、特徴、機能などのことです。これらの要件はプロジェクトの基礎となるものであり、プロジェクトの成功には、これらの要件をすべて収集することが不可欠です。

ビジネスアナリスト、プロダクトオーナー、プロジェクトマネージャーは、要件収集を通じて、プロジェクトの範囲、成果物、目標に関連する重要な検討事項を定義します。

• 誰がこのプロジェクトに参加するのか
• プロジェクトの目標や目的は何か
• プロジェクトでどのような問題に取り組むのか
• プロジェクトチームは成功をどのように定義するのか
• 予算はいくらか
• 期限と関連するマイルストーンは何か
• プロジェクトのリスク因子は何か

要件収集のプロセスでは、プロジェクトチームとプロジェクトの主要な利害関係者の両方から情報を得ます。この利害関係者には、ビジネスパートナー、役員、部門長、メーカー、顧客など、プロジェクトに関心を持つあらゆる人が含まれます。

これらの利害関係者を特定することは、要件収集プロセスの重要な部分であり、プロジェクトリーダーがプロジェクト要件のブレーンストーミング、分析、および承認を行うのに役立ちます。また、プロジェクトには、期限、予算、スコープという 3 つの制約があります。

利害関係者は、プロジェクトの要求、予算、スケジュールを承認のため要件を文書化することは、効果的なプロジェクトマネジメントに不可欠です。透明性のある文書がなければ、プロジェクトチームは予期せぬ障害にぶつかり、重要な期限を逃し、リソースが不足するなど、プロジェクトの失敗につながる可能性があります。要件収集は共同作業であり、全員がプロジェクトに対する共通の期待を共有することができます。

チェックリストの活用で成功へ

要件収集は、社内外の関係者から情報を引き出し、プロジェクトの重要な要素を見つけ出し、戦略的計画の指針とするものです。要件収集には、インタビュー、アンケート、調査、文書分析、ブレーンストーミング、マインドマップなど、さまざまな手法があります。

しかし、メモを取り、質問に答え、文書を分析し、その間にあるすべてのものをどのように理解したらよいのでしょうか。要件チェックリストは、このような複数のソースから得た情報を統合し、わかりやすくビジュアルな図式に落とし込むのに役立ちます。

このチェックリストは、プロジェクトとその目的に関連するすべての会話と調査を記録します。また、利用可能なリソース、スケジュール、プロジェクト全体の目標に基づき、利害関係者の要求に優先順位をつけるためにも使用できます。

顧客と利害関係者は、優先順位の違い、意見の相違、現実的でない期待などを持つことがありますが、これらはすべて適切な要件管理によって改善することができます。おそらく最も重要なことは、要件チェックリストが、利害関係者が要件を変更した結果生じることの多い要件肥大化を抑制するのに役立つということです。

ソフトウェアのアップデートから新製品まで、すべてのプロジェクトには成功のための一定の要件があります。要件収集チェックリストは、プロジェクトチームが最適なソリューションを提供するために必要なすべての情報を備えていることを保証します。

プロジェクト要件を収集するベストプラクティス

要件収集プロセスによって、プロジェクトのリスクをより効果的に軽減し、プロジェクト全体のコストを削減し、利害関係者の満足度を高め、要件肥大化を防ぎ、より質の高い成果物を作成し、プロジェクトの失敗のリスクを全体的に最小にすることができます。

しかし、プロジェクトが失敗するのは、単に要件定義を省略したためだけではありません。それには、要件収集プロセスを阻害する主要な課題や問題点があります。プロジェクトの利害関係者は、自分たちが何を達成したいのか、明確なビジョンを持っていないことがよくあります。取り組むべき課題や機会があることは分かっていても、プロジェクトがどのように進めばよいのかがよく分からないのです。また、プロジェクトに必要な要件に影響を与えるような痛みや目標、思い込みが隠されている場合もあります。

このような理由から、プロジェクトマネージャーとそのチームは、主要な利害関係者からプロジェクトの要件を収集する際に、適切なツールを使いベストプラクティスに従うことが非常に重要です。要件収集チェックリストは、プロジェクトチーム、顧客、利害関係者の期待値を明確にし、プロジェクトの基準となるものです。

以下のベストプラクティスは、効果的な要件収集プロセスにするために役立ちます。

隠れた利害関係者を見つける

プロジェクトには、意思決定者ではないものの、その意見がプロジェクト要件に影響を与える「隠れた利害関係者」が存在することがよくあります。例えば、製品やサービスのエンドユーザーには、クライアントが特定できないような独自の問題や要件があります。

要件と目標・目的との整合性を図る

特定された各要件は、プロジェクトの目的を満たし、目標を達成するのに役立つはずです。利害関係者の要件を収集する際、目標と希望を区別することに関しては、明確かつ透明性を保つようにします。例えば、「必須」「優先度高」「優先度低」などの優先順位マーカーで機能に優先順位をつけることができます。

すべての要件を文書化する

要件の文書化には、スプレッドシート、ビジュアル図、チェックリスト・テンプレートなど、さまざまな形態があります。プロジェクトチームが簡単に操作でき、理解できるようなドキュメントを作成し、社内外の関係者がコラボレーションできるような形式を優先してください。

変更に備える

どんなに優れた要件収集チェックリストでも、計画や優先順位が変われば、その内容が変わってしまうことがあります。プロジェクトのスケジュールに要件管理のための時間を割り当てることで、目標の変更や発展に応じて、要件の調整、追加、削除を行うことができます。

MindManager の使用した要件収集プロセス

MindManager® は、要件収集プロセスの品質と精度を高めるための強力なマインドマップ ツールです。カスタマイズされた要件チェックリストを開発するための豊富なテンプレートが用意されています。

たとえば、チームは MindManager のマトリックス図テンプレートを使用して、利害関係者分析マップを作成することができます。利害関係者分析マップは、要件の整理と管理に関して、どの利害関係者が最も重要であるかを特定します。影響力の大きい利害関係者は、そのフィードバックが効果的な意思決定に不可欠であり綿密に管理する必要があります。しかし、関心や影響力の低い利害関係者は、そこまで気を配る必要はありません。

利害関係者の幅広い期待を定義されたプロジェクト要件に分解するのに、チームは MindManager のコンセプトマップテンプレートを使用することができます。これらのテンプレートは、マインドマップに似た見た目をしていますが、コンテキストや情報の断片間の接続が追加されるという利点があります。

MindManager では、クロスプラットフォームの共同編集機能を使用して、要件収集プロセスで簡単に共同作業を行うことができます。これにより、要件収集が効率化され、同じ物理的な場所にいない関係者も含めて、すべての関係者に説明が行き届くようになります。

MindManager を使用するチームは、組み込みの包括的なテンプレートに加えて、優先順位マーカー、リソース、重要 な日付、その他の重要な情報を割り当てて、プロジェクト要件をさらに定義することができます。

MindManager の無償トライアルを利用して要件収集プロセスを強化ください。

この記事は、 How to create a requirements gathering checklist | NOVEMBER 23, 2022 を翻訳したものです。