ナレッジを見える化する5 つの手順

著者:リアン・アームストロング

「百聞は一見にしかず」は誰もが知っていますが、とくにメッセージを迅速かつ簡潔に伝えようとするときはなおさらです。組織内でナレッジを伝えることも同じです。プロジェクトを管理する場合でも、チームとブレインストーミングを行う場合でも、新しい会社のプロジェクトに参加する場合でも、堅実なナレッジの見える化手順を利用できることは大きな利点です。

抽象的、具体的なアイディアの両方を伝えるために画像を使用することは新しいことではありませんが(洞窟壁画は何万年も前にさかのぼります)、今日私たちが使用している視覚的なインタフェースの多くはそうです。たとえば、最新のナレッジ視覚化ソフトウェアは、2 人以上のユーザーが有意義な方法で情報を共有し、指示するためのもっとも効果的な方法の ひとつです。

ナレッジの見える化の手順は、以下の通りです。

• ナレッジの目標を明確にする
• 視覚的に協働する
• 共有情報の再配置
• 蓄積されたナレッジを紹介
• 他のユーザーにデータの提供を依頼する。

この記事では、ナレッジを見える化する 5 つの基本的な手順と、情報を視覚化することでナレッジによる生産性を高める方法の例を紹介します。

構造化されたナレッジを見える化して可能性を広げる

ナレッジマネジメントとは、適切な情報を適切な人が適切なタイミングで利用できるようにすることです。一方、ナレッジのマップ化は、その情報を収集、作成、整理するための最良の手順のひとつです。

しかし、次をしたいとなった場合なにが起こるでしょうか。

• 組織が苦労して獲得した手順および手続きデータを取り戻す
• チームメンバーの頭の中に閉じ込められたままの事実、経験、新しいアイディアにアクセスすることで、プロジェクトの目標を促進する

いずれの場合も、蓄積された情報と期待のナレッジを見える化することで、方向性をより明確にし、より的確な行動を後押しし、よりインパクトのある結果を生み出せます。

視覚化ツールで共有されたナレッジを活用

ナレッジを視覚化することで、データや概念を共有し、理解しやすく、実装しやすくなります。

たとえば、デジタルマインドマップ、フローチャート、図などの説明ツールを使用して、同僚や同僚と情報を交換します。

• パートナーやグループが互いのアイディアをより徹底的に探求するのに役立ちます
• 新たな知見が生まれます
• ナレッジを行動に変えるような相互作用をうながします

どのような目的であれ、ナレッジの見える化手順を設けることで、コースを教える場合でも、製品開発の概要を説明する場合でも、技術的な手順を経営陣に伝える場合でも、より流動的でタイムリーな方法で作業を進められます。

ナレッジ見える化の 5 つの手順

MindManager のようなナレッジマップ作成システムの助けを借りて、ナレッジの見える化の基本的な枠組みを設定するため手順に従うことで、最終的には次のことが可能になります。

• 混乱を招きかねないデータから混乱を取り除く
• 理解力と学習力を高める
• 過去のナレッジに基づいて新しいアイディアを構築できる革新的なシステム

よろしいでしょうか。さっそく始めましょう。

手順1:ナレッジの目標を明確にする

グループプロジェクトの計画、チームとのブレインストーミング、共有タスクのタイムラインの作成、同僚との仕事戦略の策定など、さまざまな取り組みを行いたいのか。何を達成する必要があるかを正確に把握することで、適切なビジュアルインタフェースを選択できます。

手順 2: 視覚的に協働

MindManager のような動的なプラットフォームは、視覚的思考に最適です。組み込みのフローチャート、アイディアマップ、タイムライン、図解ツールを使用すると、誰もが自分の考えを整理しやすくし、意味のある方法で情報を簡単に交換できます。最適なテンプレートを選択したら、あなたとチームメイトと共有できます。

手順3:共有情報の再配置

ナレッジの見える化の手順は、迅速な情報交換をサポートするだけでなく、非常にインタラクティブであり効果的です。情報を評価し、整理し、再配置することで、共有データが目標に与える影響を最適化できます。

手順4:蓄積されたナレッジを導入する

どの組織にも、手順 ドキュメント、連絡先リスト、電子メールテンプレート、説明ビデオ、経験豊富な担当者などのナレッジ資産があります。自社のナレッジマップを利用して、手順に関連するリソースを見つけ(または手動で探し出し)、それらを統合して、結果を最大化します。

手順 5: 他のユーザーにデータの提供を依頼する

MindManager を使用すると、コンセプト、計画、アイディアのあらゆる側面を ひとつのインタフェースからリアルタイムで表示できます。 この時点で、主要な担当者を招待してナレッジの詳細を微調整、追加してもらうことで、プロジェクトの視覚化を構築できます。

ナレッジの見える化のフレームワークを活用

ここで説明したナレッジの見える化の手順が、実際にどのように機能するかを理解するために、必要に応じて変更・再利用できるナレッジの設定と管理システムのこの簡略化された例を考えてみましょう。

たとえば、あなたと友人や同僚がリモートワークに不慣れだとします。二人とも、在宅勤務の職場環境から成功するための準備について、できる限り多くのことを学んできました。次に、ナレッジの視覚化手順を活用して、その情報を集めて利用します。

はじめに

5つの手順にしたがって、あなたと共同経営者が最初にすべきことは、全体的な目標を決定することです。

• リモートワーク環境の設定に期限はあるか
• 必要な機器の種類についての知識が不足していないか
• A地点(たとえば情報過多)からB地点(たとえばリモートワークスペースの稼働)まで効率的に移行するためのロードマップが必要か

何を達成する必要があるかがわかったら、デジタルタイムラインやガントチャートなどのビジュアルツールを活用して時間をスケジュールしたり、ブレインストーミングマップを利用して機器のナレッジを追加したり、フローチャートやスイムレーン図を利用してリモートワークを成功させるための手順を概説したりできます。

知っていることを最大限に活用

チームと協働し、共通の目標を達成するためのもっとも適切な視覚化ツールを選択したら、次は、個人としてのリモートワークについて読んだり、学んだり、推測したりしたすべてのことを、両者が活用できるようにできます。

たとえば、在宅勤務中に前向きでつながり、集中力を保つために、それぞれが知っていることをマップ化することから始めることができます。

調査結果の統合

ナレッジの見える化手順に含める価値のある外部情報リソースを収集した場合は、ここでそれらを含めます。

おそらく、どちらかまたは両方が遭遇したことがあるでしょう。

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Word文書、Excelスプレッドシート、ビデオ、画像、関連するWebサイトへのリンクなどを追加して共有し、ナレッジのフレームワークを具体化します。

自分らしさを加える

必要な情報をすべて1ヶ所に集め、さまざまなヒント、テクニック、その他のデータを整然としたリモートワークのアプローチに整理したところで、経験豊富な在宅勤務の専門家からのフィードバックを募ることで、共有されたナレッジベースに最後のひと手間加えることをオススメします。

友人、同僚、家族など、すでにリモートワークされている人はいないでしょうか。もしかしたら、過去にフリーランサーや契約社員として良い関係を築いたことがあるかもしれません。

専門家や経験豊富な人材は、非常に貴重なナレッジ資源です。連絡先情報をナレッジ見える化の手順に組み込むか、直接連絡して、在宅勤務のコンセプトを検討し追加してくれるかどうかを確認します。

ナレッジの見える化を機能させることで、ストレージやシンクタンクから、チームメンバーの目の前でナレッジを取り出すのに役立つだけでなく、すべてのナレッジユーザーが現状を正確に理解できるようにすることで、前進へ道を切り開き、行き詰まった計画やプロジェクトを再び前へ進めることができるのです。