著者:リーン・アームストロング
ナレッジマップは、企業の知的財産を収集して管理するための強力なツールであるだけでなく、チームが目標を達成するのを助けるために非常に貴重です。ナレッジ マップ作成プロセスを活用することを学ぶことで、グループまたは組織のメンバーがプロジェクトを正常に実行するために必要なリソースや人を見つけ出す手助けをすることができます。
ナレッジ マップは、特定のトピックに関連するすべての重要な情報を一か所に保管し、誰でも簡単にアクセス、移動、および理解することができます。このステップ バイ ステップ の ガイドでは、ナレッジ マップ作成の主要な段階と、ナレッジ マップ作成 プロセスの各ステップで何が期待できるかを特定して、詳細を説明します。
ナレッジマップ作成プロセスが重要なのはなぜか?
ナレッジマップの形で「見える化」すると、時間を節約しワークフローの効率を向上させるだけでなく、チームとチームメンバー間のコラボレーションが向上します。ナレッジマップ作成は、プロジェクトやイベントの管理、製品開発、戦略計画に特に役立ちます。.
すべての個人が持ち寄ることができる独自のスキルと専門知識、および知識の変化を文書化することで、ナレッジマップ作成プロセスはグループや組織に役立ちます。
- 特定のタスクに適した個人を特定する。
- プロジェクトのリスクを予測し軽減する。
- 問題解決を進めるためにアイデアや情報の交換を促せる。
多くの組織では、プロセスベースのナレッジ マップを使用して、新規の従業員や顧客のトレーニングから会社の会議の開催まで、あらゆるものに関連するコンテンツ、連絡先、およびノウハウを文書化しています。
たとえば、MindManager のお客様の Syllogistic Management Solutions は、ナレッジ マップを使用して、ワークフロー プロセス、プロジェクト管理、従業員オンボーディング プログラムを合理化しました。Syllogistic は、ナレッジ マップと SharePoint ライブラリへのリンクを結合することで、従業員が日常業務で知る必要があるすべてのワークフローとプロセスの概要を示すマスター プロセス ドキュメントを作成しました。
ナレッジ マップの外観のスクリーンショットを次に示します。
ナレッジ マップに何を含める必要があるか。
ナレッジ マップは、単にまとまった情報をグラフィックで表現するだけではなく、特定のナレッジ領域に関連する考察、経験、解釈、予測を書き留め共有するためのデバイスとしても機能します。
ナレッジ マップ作成 プロセスは、実行可能なリソースを簡単に検索および再利用できるように組み立てることを目的としているため、上記のSyllogistic社のナレッジマップにあるように、相互接続されたノードまたはモジュールを使用して、重要な情報に直接リンクするナレッジ マップを作成します。
これらのナレッジは、次の形式であることがあります。
- ドキュメント、テンプレート、および表
- 図表とインフォグラフィックス
- マインドマップ、フローチャート、または、コンセプトマップ
- イメージ、スケッチ、およびアニメーション
- 内部および外部の担当者の連絡先情報
会社の社内ナレッジがどのような形でも、ナレッジ マップ作成 プロセスを使用して、必要に応じて更新および追加できる動的なビジュアル ツールを使用しましょう。
4 つのナレッジ マップ作成手順を開始します。
ナレッジマップ作成の中心的な手順を実行することで、知識のような無形資産をパフォーマンスや生産性の向上などの具体的な利益に変えるだけでなく、目標を達成するためのビジネスプロセス上のギャップやハードルを明らかにすることができます。
たとえば、あなたのチームが会社の年次会議を開催する任務を負っているものの、あなたの部署の誰もが昨年のイベントの準備を手伝ったことがをなかったとしましょう。
開催方法がすでにわかっているかもしれませんが、年次会議計画のナレッジ マップにアクセスできる場合は、どのような手順をいつ、どのようにタスクを最適に割り当てるか、および誰に支援を依頼するかを正確に把握できます。
計画を合理化するためのマップがない場合、これを作成する理想的な機会と考えてください。ここでは、作業を開始するための 4 つの一般的なナレッジ マップ作成手順を示します。
1. ナレッジマップのトピックを選択する
ナレッジ マップ作成 プロセスの最初のステップは、チームとの会議を行い、作成するマップのトピックを決めることです。
ナレッジマップ作成のさまざまな段階をガイドする、既製のテンプレートを備えた専用のソフトウェアプログラムがあります。そのため、グループ固有の目標をより適切に反映するために、これらのテンプレートの使用とカスタマイズを検討してください。
たとえば、「会議計画」 のプロセスを簡略化することに決めた場合は、まず、会議の計画に必要なすべての情報を保持する適切なナレッジ マップ テンプレートを選択します。
組み立てるファイルやリソースの中には、複数のナレッジ マップで共有されるものもあります (手順 4 の詳細を参照) ので、各ナレッジのトピックに個別の情報を割り当てることで、マップをできるだけ整理整頓することが重要です。
つまり、会社の年次会議を計画するプロセスが、展示会の開催や顧客感謝イベントの開催と同じであると仮定するだけではありません。
2. 主なナレッジリソースの作成または収集
スタートを定義したら、場所または重要な情報を保有している人を表すノードに分岐することで、ナレッジ マップのドラフトを作成開始できます。
ほとんどの組織は、何十、何百ものごみ情報があるので、ナレッジマップ作成プロセスのこの段階で無関係なデータに悩まされないように最善を尽くします。
1. 次のような会議の計画に関連する、ノードで表される主要な手順を特定します。
- テーマの選択
- 予算の決定
- 場所の選定
- スピーカーの選定
- スポンサーの勧誘
- ボランティアの割り当て
2.ナレッジマップを具体に調べる人を決定します (ヒント: 昨年のカンファレンス主催者は、開始する絶好の方です)
3.関連するナレッジ リソースを作成または明らかにするときに、マップに関連するナレッジ リソースをマップに添付します。「会議の計画」の場合、これらには次のものが含まれます。
- テーマのアイディアやボランティアの職務の内訳
- コスト概算のスプレッドシート
- 地元のカンファレンスセンター、スピーカー、スポンサー、社内の専門家、および現在のチームメンバーの連絡先情報
- 必要に応じて、より具体的なナレッジリソースに引き続き分岐する必要があります。たとえば、潜在的なスポンサーやボランティアの職務を参照するノードは、企業や会議の情報を支援者や支援者に要請したり提供したりするための電子メール テンプレートを含むノードにつながる可能性があります。
3. 専用のナレッジ マップ フォルダを設定する
「会議計画」というラベルの付いたナレッジ マップ フォルダを会社で作成すると、マップに関連付けられたすべてのドキュメント、スプレッドシート、テンプレート、その他の「見える化」を支援するドキュメントを保存する場所が提供されます。
これらの資料は工事中ですが、チーム メンバーがリアルタイムで編集、更新、提案を提供できる共有可能な設定にしてください。
ナレッジ マップを起動する準備ができたら (技術的には常に進行中の作業である必要がありますが)、特定のノードからユーザーを「会議計画」フォルダ内の関連情報リソースに直接移動するリンクを追加できます。
これらのナレッジマップ作成手順を実行する目的は、組織内の誰もが、今後、信頼できるソースとして使用できるツールを作成することです。
そのためには、ナレッジマップに含まれる情報が明確で、完全で、実践的で、最初から最後まで会社の会議を計画するユーザーを導く必要があります。
4. ナレッジ マップを作成時に接続する
ナレッジ マップを使用する準備が整ったので、作成したリソースを新しいまたは既存のナレッジ マップ フォルダーに追加し続けることで、組織内の関連するナレッジ領域に接続する必要があります。
ドキュメント、スプレッドシート、または連絡先の一部は、複数のナレッジ トピックに適用されます。そのため、次の種類のナレッジ マップに特定の 「会議計画」リソースをアタッチする際に、実際の価値を発見できます。
- イベント企画
- 原価予算作成
- スポンサー主導のプロジェクト
また、リソースが他の部門と重複する可能性についても調べる必要があります。たとえば、会議の講演者やスポンサーに送信する会社の資料や情報は、組織のブランドやマーケティング チームが使用するナレッジ マップと共有 (または調達) できる可能性があります。
最終的に、ナレッジ マップ作成 プロセスをうまくナビゲートするということは、理解しやすい効率的で時間の節約の視覚補助を作成することを意味し、ユーザーは必要な人や情報に直接つながり、検索方法を知らない可能性があります。
一方、Excelを応用したり、MindManagerのような多用途なソフトウェア製品の使用など、仕事に適したツールを選択すると、ナレッジマップ作成プロセスを大幅に迅速に習得できます。
著者について:
リーン・アームストロングはマインドマネージャーの寄稿者です。財務と起業家精神のバックグラウンドを持ち、インバウンドマーケティングの認定を受け、今日のビジネスモデルの多くを推進するツール、トレンド、テクノロジーについて定期的に執筆しています。リーンのブログ記事は、幅広い業界のウェブサイトに掲載されています。
この記事は、Your guide to the knowledge mapping process を翻訳したものです。
