仕事で使える 3 つのプロセス マップ ツール

著者：ジル・フエッチ

ビジネスプロセスマップが組織に成功をもたらしたり、失敗をもたらしもする重要な活動であることを認識する経営幹部が増えています。今日のグローバル市場で競争力を維持しようとしている企業に特にそうです。さらに、同じ業種で、業務を遂行するために適切なプロセス マップ 手法が必要であることを認識し始めています。

では、ビジネス・リーダーがビジネス プロセス マップを非常に重要なものと考える理由は何でしょうか。その答えの前に、まずビジネス プロセス マップが何であるかを定義しましょう。

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ビジネス プロセス マップとは

ビジネス プロセス マップは、ビジネスの実行内容、その処理を行う担当者、プロセスをどの標準で完了するか、およびプロセスが正常に実行されたかどうかを評価する方法を視覚的に定義する方法です。

ビジネス プロセス マップの普及が進んだ理由は、リーダーがこれらの要素をすべて慎重に考えることで、プロセス内の潜在的な問題やボトルネックを排除し、組織全体の効率を合理化できることを発見したためです。

そのため、すべての業界の企業は、さまざまな理由でビジネス プロセスマップを使用しています。しかし、最も一般的には、新入社員のトレーニング、会社全体の基準の確立、問題解決のメカニズムとして使利用される傾向があります。

もちろん、ビジネス プロセスマップの作成を開始する前に、適切な手法を準備することが重要です。この記事では、現在利用可能なビジネスプロセスマップ手法のいくつかを説明しますので、ビジネスプロセスマップの世界に慣れていれば、簡単にスピードアップすることができます!

まずプロセスマップ手法には何であるかから始めます。

ビジネス プロセス マップ 手法

ビジネス プロセス マップ を使用すると、特定のプロセスの概要を簡単に把握できます。たとえば、ビジネス プロセス マップ で次のようなことを書き表せます:

• プロセスの開始点と終了点
• プロセス全体で実行されるタスクとアクティビティ
• プロセスの流れ
• プロセスを開始、終了、またはリダイレクトするイベント
• プロセスの流れを変える可能性のある判断
• プロセス内でタスクを実行する人またはシステム

これらの要素が明確にマップされていると、新しいチームメンバーは、プロセスの展開方法を迅速に取得できます。また、1 つの部門で正常に使用されるプロセス (たとえば、従業員の認識など) を会社全体に展開する企業にとっても便利です。

プロセス マップ 手法の例

ビジネスで使用できるプロセス マップ 手法には、さまざまな種類があります。この章では、さまざまなプロセスを説明するために企業で一般的に使用されるプロセス マップ 手法の例をいくつか紹介します。

1. フローチャート

以前にこれらを見たことがあることでしょう。フローチャートは、プロセスを段階的に示す図です。これらの各手順は、簡単な説明を含む記号として表示されます。また、フローチャートは、プロセスの流れ方を示すために矢印に依存します。

たとえば、架空の ECの営業プロセスを示す MindManager フローチャートを次に示します。これは、成功したパスと失敗したパスを含む、ユーザーが会社のウェブサイトからアイテムを購入するときに実行する各手順の概要を示しています。

フローチャートによっては、タスクを表すために使用される記号が特定の要素を表すものもあります。たとえば、ダイヤモンドは決定を表し、逆さまの三角形を使用して実際のコンピュータ ファイルを表現し、アクティビティは正方形の形状で表現されます。

2. コンセプトマップ

別のタイプのプロセス マップ ツールは、コンセプト マップ です。コンセプトマップは、異なる概念とアイディアの関係を相互にリンクさせ視覚的に示す図です。デザイナー、エンジニア、テクニカルライターなどによって、知識やプロセスを整理し、構造化するためによく使用されます。

アイディアはページにレイアウトされ、線は特定の関係に基づいてつながりを示すために使用されます。これらの関係は、「原因」、「必要」、「可能性がある」などのリンクされたフレーズで定義されます。

たとえば、MindManager を使用して作成されたコンセプト マップ の例を次に示します。

このマップ テンプレートには、コンセプト マップが特定のトピックまたはプロセスのさまざまな角度を説明、説明、理解するのにどのように役立つかを示しています。リレーションシップは明確で視覚的な方法で示されるため、コンセプト マップは複雑なトピックをより確実に理解するのに最適な方法です。

プロセスや概念を説明する長い文書を読むことを想像してみてください。資料を読み解くのが面倒なだけでなく、これらの相互接続について読む解くのは、ここに示したコンセプトマップをななめ読みするよりも、はるかに時間がかかります。

3. プロセスマップ

他のプロセス マップの例と同様に、プロセス マップは、プロセスを視覚的に表す図です。これらのマップは専門家ではないユーザーにものの概念やワークフローを説明するのに適しています。物事は視覚的に説明されるので、よりわかりやすく理解されます。

一般的に言えば、プロセス マップは機能を同様に描写していても、さまざまな形状で表示されます。

たとえば、MindManager には、ビジネス プロセス マップ テンプレートが多数あります。これらのテンプレートを使用すると、企業でビジネス プロセス マップを新規に最初から作成するのが非常に簡単になります。

わかりやすくするために、プロセスマップを作成するために使用できるMindManagerのテンプレートの一部を以下に示します。

放射状マップ、右マップ、およびツリー マップは、プロセスをわずかに異なる方法で表現していても、プロセス マップの例です。

以下に、MindManager を使用して作成されたプロセス マップの例を表します。

このマップは、プロジェクトの実行の各段階におけるさまざまなプロセス要件を示しています。ご覧のとおり、プロジェクトの各フェーズは、特定のタスクと対応する完了日とリード タイムでマップされます。このタイプのプロセス マップは、タスクの完了とタイムラインを追跡しながら、プロジェクト ワークフロー全体を示すために使用できます。

MindManager を使用して作成されたプロセス マップの別の例を次に示します。

このプロセス マップは、インバウンド取引きにおける財務プロセスの概要を示しています。これは、支払プロセスの各段階を示す単純なプロセス マップであり、そのプロセスに関連する未処理のタスクも組み込まれています。ご覧のように、マップには、リソースの割り当て、タスク情報、およびこのマップを単純な図からビジネス プロセス最適化ツールに変換する予算計算が含まれています。

ご覧のとおり、ビジネス プロセス マップに使用できるオプションはいくつかあります。ただし、作成するビジネス プロセス マップの種類に関係なく、適切なプロセス マップ ソフトウェアを使用することが重要です。

そこで、MindManager の出番です。使いやすいビジネス プロセス マップ テンプレートを使用すると、プロセス マップがはじめての組織にとってもビジネス プロセス マップを作成するのが容易になります。

この記事は、3 process mapping tools you should be using at your companyを翻訳したものです。