著者:エミリー・フィンレイ
コミュニケーションが容易で頻繁に行われるチームは、一般的に多くのことを成し遂げることができるものです。協働を強化することは、特にリモートワークやリモートワークを併用するチームにとって、マネージャーやチームリーダーとしての最優先事項のひとつです。
Microsoft Teams は、この感染流行の中で、チーム コラボレーションの最有力候補のひとつとして登場しました。そのユーザー数は、2019年11月の約2,000万人から、2021年4月には1億4,500万人にまで増加しました。
企業がCOVID-19によって生じた仕事上の課題を克服しようとする中で、Microsoft Teamsは、従業員が自宅で仕事をしていても、つながりを保ち、生産性を高めるための仮想的につながるソリューションを提供しました。
Microsoft Teams は、ビデオ、チャット、音声通話、共有メールボックスなどの使いやすいコミュニケーション選択肢となるともに、企業が日常的に使用している多くのビジネスツールと統合しています。
社員は、Office 365ツールやドキュメントにアクセスしたり、共有ストレージでファイルを開いたり、その他多くのアプリケーションツールと統合したりすることができ、これらすべてをプラットフォームから離れることなく行うことができます。
このような利点があることから、Microsoft Teams が人気の高いコラボレーション ツールであることは容易に想像できるでしょう。この記事では、Microsoft Teams を使用して創造性を高め、チームのブレーンストームをより効果的に行う方法をご紹介します。
さらに、MindManager® for Microsoft Teamsが、ビジネスユーザーのタスク管理を改善し、プロジェクトに取り組むために必要な機能をどう提供しているかを紹介します。
>>参考資料・マインドマップソフトで職場の生産性を向上させる３つの方法とは
Microsoft Teamsでブレインストームの生産性を向上させる4つの方法
ブレインストームは、あらゆる種類や規模の組織のチームでよく使われるアイディア創出の手法です。ブレインストームのセッションでは、複数の関係者がアイディア、コンセプト、決定事項についてフィードバックや提案を行うことができ、重要な洞察を全員で共有することができます。
しかし、多くの人が同時にアイデアを提供すると、誰かが言ったことを見逃したり、誤解したりすることがあります。また、それらのアイディアを正確に記録しておくことも難しいでしょう。
そうなると、会議の議事録やブレインストームのメモは、議論の内容を正しく反映したものではなくなってしまいます。これでは、ブレインストーミングセッション中の進捗状況が損なわれ、生産性が低下してしまいます。
幸いなことに、Microsoft Teams はバーチャル ブレインストーミングを改善するための複数の方法を提供しています。以下の各シナリオでは、アイデア創出セッションを整理して成功させるために、このプラットフォームをどのように利用できるかを紹介します。
1. 一般的なブレーンストーミング セッション
Microsoft Teams が提供するコミュニケーション ツールは、その最も便利な機能の一つです。このプラットフォームでは、ビデオ会議や音声会議を直接開催することができ、全員が同じ仮想空間に参加することができます。
さらに、会議中はチーム全員が共有ウィンドウを見ることができます。このスペースはホワイトボードのように使うことができ、セッションの進行に合わせてアイデアやフィードバックを入力することができます。ブレインストームを構造化するには、MindManagerで図表を作成し、MindManager for Microsoft Teams をつかって Microsoft Teams と簡単に統合することができます。
アプリケーションを開いたら、マインドマップ、アイデアマップ、ナレッジマップなど、そのセッションに最適な図表を選択します。これらのマップは、それぞれ Microsoft Teams の共有ウィンドウ内に表示することができ、すべての参加者が見ることができます。
MindManager の各ビジュアルマップでは、図形と線の組み合わせを使用してアイディアを把握し、それらが互いにどのようにつながっているか、またはどのように分岐しているかを示します。メイントピックは、通常、図の中央にある大きな図形で始まります。
アイディアを出すと、それぞれに新しい図形を簡単に追加し、線を使ってこれらの提案から分岐してアイディアをさらに広げることができます。
MindManagerを使ってMicrosoft Teamsのブレーンストームを実行しているとき、ツールに保存されているあらゆる関連資料にリンクすることもできます。例えば、提起された特定のアイディアについてクライアントと話す必要がある場合、クライアントとの間で予定されているミーティングへのリンクを追加することができます。
また、ブレインストームマップを使って、次のステップを確認することもできます。取るべきアクションの方針が決まったら、マップ内で必要な次のアクションを簡単に作成し、特定のMicrosoft Teamsユーザーをタグ付けして、タスクを割り当てることができます。
このようにして、アイディアの集合体であるマップが、チームメンバー全員が参照できる実行可能なプランに早変わりします。これにより、社員はすぐに自分の仕事に取り掛かることができ、ミーティングで作成したマップで決めた手順に従って、より効率的に成果物を完成させることができます。
2. プロジェクトごとのブレインストーム
チーム全員がプロジェクトのすべての部分に関与するわけではありません。プロジェクトの特定の成果物やステージに取り組む際には、Microsoft Teamsを使用して特定のグループを作成することができます。
これらのグループには、専用のチャンネル、ファイルを保存するライブラリ、さらには共有メールボックスを設けることができます。このようにして組織化されたグループは、特定のプロジェクトに関連したトピックを扱うミーティングを簡素にし、必要な人だけがミーティングに参加することで、物事を合理的かつスムーズに進めることができます。
例えば、プロジェクトリーダーを集めてブレインストームを開催し、ハイレベルな問題を理解し、解決するために利用できます。
この会議では、MindManagerを使用して、この議論に基づいて行動計画を作成し、適切なコンテキストや背景情報を提供するために、ドキュメント、Webページ、その他のリソースへのリンクを簡単に追加することができます。そうすれば、正しい行動を決定することができます。
計画ができたら、その計画を実行するための詳細な作業に携わる社員と一緒にブレーンストームを行います。
作成したマップをプロジェクトリーダーと一緒に見せることで、プロジェクトを完了するために必要な成果物、手順、およびタスクに入る前に、全体的な計画と要件を全員が理解することができます。
すべての MindManager マップは簡単に共有できるため、チームメンバーはいつでもマップを参照することができ、自分のタスクを達成するために何をすべきかを正確に知ることができます。
3. 問題解決のためのブレインストーム
プロジェクトプランやブレインストームマップを保存できることは、MindManagerをMicrosoft Teamsのブレインストーミングツールとして使用する際の重要なメリットです。プロジェクト中に何か問題が発生した場合、スピードが重要になります。
問題を解決するには、最初のブレーンストームの会話で作成したマップを探すだけです。プロジェクトのこの時点でまだ適用できるかどうかアイディアを確認し、可能性があればさらに議論することができます。
また、新たなプランが必要な場合は、最初のアイディアを参考にしながら、適切な解決策を見つけていきます。
やるべきことが明確になったら、ブレインストームマップ内の新しい関連情報を添付し、Microsoft Teams内で特定のタスクを担当している社員をタグ付けすることで、問題を迅速に解決することができます。
また、図の全体像をダウンロードしたり、ブラウザのリンクを介してチームメンバーや顧客と共有し、決定した解決策を提示することもできます。
4. プロジェクトの反省会ブレインストーム
プロジェクトには様々な要素が絡んでおり、スムーズに進むこともあれば、うまくいかないこともあるのは当然です。
プロジェクトが完了したら、Microsoft Teams を使ってチームを集め、プロジェクトの反省会を開催して、どうプロジェクト進行されたかを話し合うことができます。
このブレインストームでは、プロジェクトのどの要素がスムーズに進み、どの部分で課題が発生したかを、各チームメンバーに共有してもらいます。その際、MindManager for Microsoft Teamsを使用してアイディアを視覚化し、類似しているものや同じ問題が原因となっているものをひとつにまとめることができます。
また、うまくいかなかった部分への新たなアプローチ方法について、チームメンバーにフィードバックを求め、次回のテストにつなげることもできます。
プロジェクトの反省会で成功と失敗の両方の部分をマップ化することは、今後のプロジェクトをより効果的に運営するために使用できる、改善された業務手順を設計するのに役立ちます。
MindManagerを活用して Microsoft Teams でブレインストーム
上記のブレーンストームの例では、MindManager for Microsoft Teamsを使用することで、以下のような好ましい結果を得ることができます。
- 社員間のフィードバックとコラボレーションを促進
- ハイレベルな次のアクションや決定を特定する。
- 発生した問題を特定し、解決
- プロジェクトの成功と失敗を議論するためにプロジェクトの事後評価を行うことで、将来のより良い結果につながるワークフローを改善することができます。
MindManager のユニークなビジュアルマップは、アイディアをリアルタイムに表示して取り込むことができるだけでなく、ブレインストームから実行へと効率的に移行するために必要な外部情報にリンクすることができます。
Microsoft Teams でブレーンストームを MindManager で行う利点については、こちらを参照してください。
この記事は、4 ways to maximize Microsoft Teams brainstorming | DECEMBER 12, 2021 を翻訳したものです。
こちらもご覧ください
マインドマップソフトで職場の生産性を向上させる３つの方法とは
