会議の進行を簡単にする 3 つの方法

会議の開始から終了、会議での発表、会議の進行は大仕事です。組織内で重労働のひとつが会議です。再編成したり、焦点を当て直したり、協働するのに最適な場所です。しかし、会議の進行役にまとまりがなかったり、準備ができていなかったりすると、会議がさらに混乱する可能性があります。

優れた会議ファシリテーターになるには、準備を整え、情報整理し、協働させることが重要です。残念ながら、それはひとりで行うのは必ずしも簡単ではありません。チームミーティングの前に詰め込むのではなく、ファシリテーションのスキル向上のプログラムを利用してみてはいかがでしょうか。

そんなときMindManager®の出番です。MindManagerは、バーチャル会議を簡単にすることができる数多くの白紙マップ、グラフ、および図式を備えたマインドマップ作成ソフトウェアです。MindManager を使用すると、会議の計画、実行、フォローアップを行って、時間とリソースを効率的に使用できます。

>>参考資料・マインドマップソフトで職場の生産性を向上させる３つの方法とは

あなたが会議のファシリテーターなら、この種のソフトウェアを使用することで、会議に至るすべての詳細について解決するのに役立ちます。これにより、あなたとあなたのチームは議論から最大限の成果を得ることができます。計画、進行、フォローアップのいずれにおいても、チームワークを向上させる一連の手順を踏む必要があります。

1.事前の計画

会議の前に整理することが重要です。次のような重要な質問を自問しておくと効果的です。

• 主な目的は何か
• グループディスカッションに使える時間はどのくらいか
• この会議で何を達成したいか

これらの質問の多くは、事前に作成またはカスタマイズされたマインドマップテンプレートに簡単に入力できます。会議の進行に役立つ選択肢がいくつかあります。

どのテンプレートも、構造化された視覚的な議題を作成するのに役立ち、各会議が確固たる目的、前向きな結果、バランスの取れた構造を持つようにします。そうすることで、あなたとあなたのチームが一緒に過ごす時間を最大限に活用することができます。

会議の計画段階では、マインドマップを使用してタスク、サブタスクを作成し、優先順位を設定できます。特定の従業員に特定のタスクがある場合、マップテンプレートに直接割り当てることができます。そうすることで、チームメンバーはいつ何が必要かを協働マインドマップに戻って確認できます。

会議を開始する前に、リンク、ドキュメント、その他のリソースをテンプレートに直接追加できます。マインドマップを使用すると、重要な参考資料がチームに簡単に提示されるため、会議のすべてのステップをフォローできます。

2.会議で計画を実行

会議前の計画が終わったので、次は計画を実行に移します。会議の進行中に、マップを使用して出席者に会議に参加してもらうことができます。マインドマップを参照することで、チーム全体の意識を合わせ、会議の時間に、より集中的で生産的な会話ができるようになります。

新しいタスク、アイディア、問題が発生したときにマインドマップをリアルタイムで簡単に編集できます。マインドマップを使用すると、アイディアを出し合いながら、会議の進行役が重要なトピックに再び焦点を合わせることができます。トピックやアイディアを整理した後は、タスクやサブタスクを簡単に折りたたんでスペースを確保し、情報整理できます。

マップを使用すると、アイディア、フィードバック、質問、または投稿が忘れられたり、置き忘れられたりする心配がありません。マインドマップのテンプレートは協働を念頭に置いて作成されているため、チームメンバーは会話で重要なことが持ち出されるたびに情報を追加できます。

3. 会議後のチームへのフォローアップ

フォローアップは、会議の進行におけるもっとも重要なステップのひとつです。会議が終了したら、マインドマップは会話のどの部分にアクションが必要かを明確にできます。視覚的なアイコンを利用して、会議中にあなたとあなたのチームが行った決定を文書化し、重要な情報を将来にわたって参照できるようにできます。

マップ上でタスクを直接担当者割り当てることで、計画から実行までシームレスに行えます。これらのタスクとサブタスクは、優先度、期日、および進行状況に基づいて追跡できます。さらに、チームの他のメンバーは、順調に進んでいるかを確認するためにフォローできます。

従業員が会議に出席しない場合でも、交換された情報や知識に確実にアクセスできます。マップは、すべての従業員と利害関係者の情報を一元化して、混乱をなくし、すべての項目が時間どおりに完了することを可能にします。

グループ会議とその進行に最適なマップテンプレート

マインドマップには様々なテンプレートがあり、会議の進行に役立てることができます。何を達成したいのかによって、適切なテンプレートは異なります。

問題解決のためのマインドマップ(英語)

MindManager の特殊なマップ テンプレートを使用すると問題解決が容易になります。マインドマップを使用すると、特定のイベントや問題の潜在的な原因を示し、データセット間の関係を調べ、会議の進行役として意思決定プロセスを視覚化できます。

ナレッジマネジメントを改善するためのマインドマップ(英語)

MindManager には、さまざまなマップのテンプレートが用意されており、会議中に会社の情報を常に一貫して把握することができます。

コラボレーションと生産性のためのマインドマップ(英語)

会議の前、最中、後に、チーム メンバーはリンク、添付ファイル、貴重な情報をマップに直接追加できます。これにより、従業員との協働が可能になり共通の目標を達成するために協力できます。

プロジェクト管理のためのマインドマップ

マップを活用することで、ワークフローを視覚化し、短期および長期の目標を確実に達成できます。会議では、マップを使用して、すべての従業員にとって期限が明確でわかりやすいようにできます。

会議管理ツールとしての MindManager

どんな会議であっても、視覚的な図を使用してワークフロープロセスや将来の計画などを綿密に計画することで、あなたとチームは恩恵を受けることができます。視覚的な図は、チームメンバーが既存の会社のワークフローにおける自分の役割と責任をよりよく理解するのに役立ち、プロセス改善の機会を見つけるのに役立ちます。

MindManagerなどのマインドマップ作成ソフトウェアは、カスタマイズ可能なスイムレーン図、ワークフロー図、およびその他の視覚的な図式のテンプレートを幅広く備えており、チームはワークフロープロセスを合理化し、収益改善させるために使用できます。言うまでもなく、MindManager の共同編集機能はチームの協働が容易になり、チーム メンバーが物理的な場所に関係なくリアルタイムでワークフロー プロセス マップに貢献できるようにします。

また、MindManager を使用すると、チームはビジュアル図を Web ページ、電子メール、SharePoint ドキュメント、およびその他のプロジェクト リソース内にリンクでき、すべての重要なワークフロー プロセス情報をひとつの一元化されたドキュメントに集約できます。これにより、チームは社内外の利害関係者とワークフロー情報を効率的に共有できます。

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この記事は、3 ways to make meeting facilitation easier | JANUARY 11, 2023 を翻訳したものです。