ナレッジマネジメントは、組織全体で重要なデータと情報を作成、取り込み、保存、共有、および管理するプロセスです。このように生のデータを安全な企業のナレッジに変換することで、情報が明確で一貫性があり、シンプルになります。
ナレッジマネジメントシステムは有益であり、成功のためには必要です。組織は、適切に機能するナレッジマネジメントシステムまたはソフトウェアなしでは、企業データの問題解決、進行、最適化が困難になります。
ナレッジマネジメントシステムのおもな目標のひとつは、適切な人が適切なタイミングで情報を利用できるようにすることです。社員が情報を探す時間が少なくなると、生産性が向上します。そのため、ナレッジマネジメントは企業の価値を高め、収益を高めることができます。
>>参考資料・マインドマップソフトで職場の生産性を向上させる3つの方法とは
ナレッジマネジメントは、次の 3つに分けることができます。
- 知識の蓄積
- 知識の保存
- 知識の共有
情報が知識になると、企業は古いプロセスを継続的に構築して成果を向上させたり、将来にわたってより良い新しい戦略を作成したりできるようになります。多くの場合、組織は ナレッジマネジメントシステムと組み合わせてツールを使用して、このプロセスを支援するナレッジマネジメント推進を強化します。
MindManager® は、ナレッジマネジメントシステムを簡単に実装できるデータ視覚化およびマインドマッピングソフトウェアです。MindManager を使用すると、アイディア、情報、プロセスをすばやく取り込み、明確でカスタマイズ可能なマインドマップ、フローチャート、タイムラインに変換できます。MindManager は、「実践による学習」を中心に、ユーザーが生のデータや情報を理解に変えることを可能にします。
なぜナレッジマネジメントシステムが必要なのか
市場の競争が激化する中、企業データの保存、分類、管理がこれまで以上に重要になっています。組織内の社員が意思決定と問題解決を迅速に行うことができれば、イノベーションが早くなり、チームの生産性が向上します。
ナレッジマネジメントシステム成功させるための利点として、下記の改善があります。
- 情報の整理
- コミュニケーション
- 製品とサービス
- 問題解決
- 集団的知的資本
- 採算性
- 意思決定
- 知識の伝達
- 開発と成長
- イノベーションと生産性
- ビジネスプロセス
ナレッジマネジメントシステムの例
ナレッジマネジメントシステムには、さまざまな形式とサイズがあります。これらは、企業が知的資本とナレッジベースの整理、獲得、維持を支援するために必要です。組織の成功に重要な役割を果たす知識には、次の 2 種類があります。
暗黙の (内部) 知識:
時間をかけて学習したアイディア、スキル、経験、能力の組み合わせ。通常、取り込みと継承はより困難ですが、非常に価値があります。多くの場合、これは長年の社員または労働者が持っているタイプの「制度的知識」または「生来の知識」です。
明示的な(外部の)知識:
研究レポート、ドキュメント、ハンドブック、データシートなど、簡単に保存、明確化、分類、共有できる文書化された情報。
ナレッジマネジメントシステムの使用方法と使用場所の例は次のとおりです。
製造ナレッジベース
メーカーは、いつでも膨大な量の情報にアクセスできる必要があります。この量の知識は、MindManager のマインドマップのような成功したエンタープライズナレッジマネジメントシステムなしではほぼ不可能です。
製造ナレッジベースにより、社員は製品に関する質問への回答、注文の履行、出荷の処理などが容易になります。すべての製造情報を合理化する簡単な方法は、スパイダーダイアグラムなどのマインドマップを使用することです。
スパイダーダイアグラムは、アイディア間のつながりを作り、可能な解決策を探索し、他の方法では理解するのが難しいかもしれない概念を視覚化するのに役立ちます。これにより、トピックや問題の全体像と、より具体的な詳細を確認できます。
政府機関
ナレッジマネジメントシステムにより、政府機関は大量のデータを一元化されたリポジトリに取り込み、保存、管理できます。これにより、現在の重点分野に関連する履歴文書や情報に簡単にアクセスできます。このデータを使用して、時間の経過に伴う傾向や、他の国や管轄区域と比較したパフォーマンスのベンチマークを特定できます。
企業全体のナレッジマネジメントシステム
大企業には、社員がいつでもアクセスできる必要のある重要な情報と知識が豊富にあります。企業全体のナレッジマネジメントシステムは、組織全体のすべてのデータを一元化して集合知を実現し、誰もが自分の仕事をするために必要なものを手に入れることができるように機能します。
タイムラインやフローチャートなど、MindManager のナレッジ マインド マップの ひとつを使用すると、組織は一元化された場所で情報を視覚的に表現できます。これにより、適切な企業データを適切な人が適切なタイミングで利用できるようになります。
ナレッジマネジメントシステム導入の 6 手順
ナレッジマネジメントプロセスには、特定の手法とツールを伴う6つの基本的な手順があります。順番に追跡すると、データと情報は会社のナレッジに変換され、組織にとって非常に価値のあるものになります。
手順1: 収集
ナレッジマネジメントシステムの初期収集フェーズでは、経営陣が収集するデータと収集方法を決定します。多くの場合、組織は重要なデータの取り込み、保存、共有、および管理を容易にするソフトウェアを使用します。MindManager を ナレッジマネジメント システムに迅速に実装して、情報を合理化し、将来の使用のために安全に保存できます。
手順2: 整理
手順1で保存された情報は、社員が必要なときにそれを見つけることができる場合にのみ価値があります。したがって、手順2はナレッジマネジメント推進させるために重要です。
整理段階では、会社が定めたルールを使って情報を慎重に整理します。たとえば、すべての顧客関連データはひとつのデータベーステーブルに、売上データは別のデータベーステーブルにある場合があります。ここでは、組織はマインドマップを使用して、さまざまな情報セットを正常に文書化および分類し、必要なときに簡単につながりを描くことができます。
手順3: まとめ
手順3では、経営陣が情報を要約します。個々の情報に依存するのではなく、データは円グラフ、テーブル、グラフ、または別の種類のビジュアルに表示される場合があります。多くの企業は、マインドマッピングテンプレートを使用して、社員がデータを迅速かつ効率的に簡単に確認できるようにすることを選択しています。
手順4: 分析
プロセスのこの時点で、情報が分析され、パターンと接続が検出されます。手順4は、ナレッジマネジメントからの最高の利益のいくつかが組織にとって実を結び始めるところです。
手順5: 合成
データが分析されると、それは単なる異種の情報の集まりではなくなります。代わりに、組織にとって実際の価値があり、全体的な運用を改善するために使用できます。手順5は「統合段階」と呼ばれ、情報が健全な知識となり、社員が組織全体で活用できるようになります。
手順6: 意思決定
プロセスの最終段階では、意思決定と問題解決が可能になります。株主は、ナレッジマネジメントシステムプロセス全体で収集された集合的な知識を使用して、会社の将来について十分な知識に基づいた決定をくだします。
強固なナレッジマネジメントシステムを構築するための 6 つのヒント
- すべての情報をナレッジマネジメントシステムの一元化された場所にある専用スペースに整理してセグメント化することで、すべてを簡単に見つけることができます。
- 人々がポイント A からポイント B にできるだけ迅速かつシームレスに移動できるように、適切に機能する検索機能を含めます。
- ナレッジマネジメントシステムは、人々がそれを使用する場合にのみ価値があります。したがって、リーダーシップを関与させて、このナレッジマネジメントを推進させることがいかに重要であるかを組織全体に示すのに役立ててください。
- 社員からのフィードバックを求め、必要に応じて調整を行います。
- 情報の共有、保存、整理の方法に一貫性を保ちます。
- データと情報をより効果的に視覚化し、ナレッジマネジメントシステムの強固な基盤を構築できるソフトウェアを実装します。
MindManager は、ナレッジ マネジメント システムをよりスムーズに実行するのに役立ちます。ビジュアルマッピングテンプレートは、知識を管理対象の資産として扱うのではなく、知識の取り込みと転送を可能にするのに役立ちます。ナレッジマネジメントは、情報とデータが視覚的かつ協調的に表示されるときに固有のものになります。
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この記事は、The keys to building an effective knowledge management system | MARCH 29, 2023を翻訳したものです。