達成可能なプロジェクト目標を設定していますか

ビジネスプロジェクトの64％しか意図した目標を達成できていないというデータがあります。多くの場合、プロジェクトの成否は、その全体目標がどれだけ適切に選択され、定義されているかによって決まります。

目標が明確に定義されていないプロジェクト計画は、成果物の遅れ、マイルストーンの未達、プロジェクトコストの増加、顧客の不満など、多くの問題を引き起こす可能性があります。

プロジェクトで協働する場合、目標設定は、プロジェクトを成功させるために達成しなければならないすべてのことの「全体像」をプロジェクトマネージャーに提供する上で重要な鍵となります。

プロジェクトの目標設定とは、単に ToDo やマイルストーンを列挙することではありません。プロジェクト目標は、プロジェクト全体と個々の構成要素の影響と目標を理解するために、すべての関係者が貢献できる方法で作成する必要があります。

また、各メンバーの責任や担当する成果物、例えば、納期や成果物に含まれる項目などについても詳しく説明する必要があります。

この記事では、プロジェクト目標を明確に定義する方法と、そのプロセスの一環としてビジュアル計画ソフトウェアを活用する方法について説明します。

プロジェクト目標の設定方法

一般的なプロジェクト目標には、以下のようなものがあります。

• プロジェクト成果目標
• ハイレベルなプロジェクト管理上の成果目標
• プロジェクト毎のプロジェクト管理成果目標

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

プロジェクト成果目標

プロジェクト成果目標とは、プロジェクトが完了したとみなされるために達成しなければならない業務のことです。例えば、社員のパフォーマンスを評価するために立ち上げたプロジェクトでは、単に社員のパフォーマンスを評価するだけでなく、そのレポートを社員や上層部に納品することも含まれます。

また、プロジェクトの成果目標には、コンバージョン率、品質スコアの向上、ソーシャルメディア上のフォロワー数など、具体的な数値目標を伴うこともあります。これらのプロジェクトは、この具体的な数値が達成されるまで、完了したとはみなされません。

ハイレベルなプロジェクト管理上の成果目標

ハイレベルなプロジェクト管理上の成果目標には、具体的な目標だけでなく、より広範な目標も含まれます。例えば、以下のようなものが考えられます。

• 生産性の向上
• 利益の向上
• 顧客満足度の向上
• 従業員のやる気と満足度の向上
• 運営コストの削減。

ハイレベルなプロジェクト管理上の成果目標の例としては、プロジェクトの予算の2.5%以内で運営することが挙げられます。また、ある時間枠の中で運用コストを一定量削減することなども考えられます。

プロジェクト毎のプロジェクト管理成果目標

プロジェクト管理の成果に関してハイレベルな目標を設定した場合、ハイレベルな目標を達成するために、より詳細な目標を設定する必要があります。これがプロジェクト毎の目標です。

例えば、上記のようにあるプロジェクトの予算に対して2.5%以内で運営することを目標とする場合、以下のようなプロジェクト毎の目標を設定することができます。

• すべての運用コストを見直し、信頼できるベンダーから最も手頃な価格の材料を選択していることを確認する。
• プロジェクトの運用コストに関するタイムラインを設定する。
• プロジェクトのコスト分析を毎週行い、コストがタイムラインと整合していることを確認する。

このような小さな目標が、大きなプロジェクトの目標に向かって努力する（そして達成する）のに役立つのです。

現実的なプロジェクト目標の設定方法

プロジェクト目標を達成するための効果的な方法は、SMART（specific(具体的), measurable(測定可能), attainable(達成可能), relevant(整合性), timely(適時性)）であることを確認することです。

SMARTの考え方は以下の通りです。

具体的であること

目標は一般的なものであってはなりません。何を達成したいのか、具体的かつ詳細に述べましょう。

• 良い例: 今後18ヶ月以内に、製造する製品の台数を2倍にする。
• 悪い例: 生産量を増やす。

測定可能であること

プロジェクトが順調に進んでいるか、割り当てられた予算を守っているか、どのように確認しますか？　プロジェクトマネジメントにおいて、指標は重要な役割を果たします。明確な数値目標を設定し、それに対する進捗を定期的に評価するようにしてください。

• 良い例: プロジェクトのすべての成果物をリストアップし、それぞれの期日と、その成果物の完成度を判断するための要素を記載した文書。
• 悪い例: プロジェクトを完了するために必要な手順の一般的な概要で、具体的な締め切りが設定されていないもの。

達成可能であること

目標が不可能であれば、決して達成されることはないでしょう。目標達成に必要なリソースや能力が本当にすべてそろっていますか？

• 良い例: あなたは、1ヵ月後にチームが別の大きなプロジェクトに着手しなければならないことを知っています。そこで、彼らが引き受けることになる仕事量を考慮した上で、達成可能な目標を設定するようにします。
• 悪い例: 他の仕事やプロジェクトを無視して、チーム全員に最も時間を必要とする責任を負わせた場合。

整合性があること

プロジェクトとその目標は、ビジネスの他の部分や業務と整合している必要があります。あなたのプロジェクトが組織内の大きな目的に役立つことを確認してください。

• 良い例: 新入社員研修の資料が古く、新入社員の混乱を招いているため、このプロセスを見直すプロジェクトを立ち上げ、必要な参考資料をすべて更新する。
• 悪い例: 会社が購入した新しいソフトウェアソリューションに不満があり、問題を解決する方法を考えるよりも、そのソリューションの気に入らない点をすべてリストアップし、上司に転送します。

適時性があること

プロジェクトには明確な期日が必要です。外的要因によって終了日が変わる可能性はありますが、プロジェクト参加者全員が計画通りに進めることができるよう、明確な期日を設定し、特定のプロジェクトのマイルストーンを割り当てることが重要です。

• 良い例: トレーニング教材を刷新するプロジェクトを立ち上げるとします。このプロジェクト計画では、改訂が必要なすべての文書を明確にリストアップし、改訂、編集、そして最終文書の差し替えと使用開始の目標期日を設定します。
• 悪い例: トレーニング教材刷新のプロジェクト計画で、「第2四半期末ごろに完了する」とだけ記載されている。

MindManager でより良いプロジェクト管理目標を設定する

プロジェクトの作成、実施、管理には、MindManager®などのツールの利用を検討ください。視覚的な生産性向上ツールとマインドマップソフトである MindManagerは、次のプロジェクトのすべての段階で、あなたとチームをサポートします。

プロジェクトの計画段階では、MindManager のマインドマップ 作成機能を使用して、計画およびその各構成要素 (サブプロジェクトなど) を「見える化」できます。

プロジェクトの各段階を実行する際に、MindManager では、個人やチームにタスクを割り当て、ワークフロー図 を使用してプロセスを追跡することができます。MindManager は、他のドキュメント (戦略マップやタイムライン チャートなど) にもリンクして、プロ ジェクトのあらゆる側面の管理を支援します。

管理者は、MindManager のカンバンを使用して、プロジェクトを順調に進めることができま す。カンバンは、共同作業するチーム間の効率を高めるプロジェクト管理ツールです。

カンバンによって、管理者は日々の作業量を計画し、ワークフローを「見える化」して管理し、多数の並行プロセスを一度に管理することができます。また、カンバンは、プロジェクトの効率を低下させるボトルネックの特定にも役立ちます。

予算を守るために、MindManager には予算編成および予測ツールとテンプレートが同梱 (およびカスタマイズ可能) されています。これらのツールを使用すると、予算スプレッドシートが視覚的な図に変換され、すべてのプロジェクト データと入力を簡単に理解し整理することができます。

MindManager は、Microsoft Project、Sharepoint、Excel、その他のソリューションとも連携でき、直感的なユーザー インターフェイスも備えており、すべての参加者がすばやく作業を開始できるようお手伝いします。

また、MindManager Snap を使用すると、他のデバイスの写真やスクリーンショットをマインドマップに簡単に取り込むことができます。

MindManager を使用して、より現実的なプロジェクト目標を設定し、達成しましょう。

この記事は、Are you setting achievable project management goals? | MARCH 16, 2022 を翻訳したものです。