人事部門がナレッジをより効果的に伝えるには

人事部門は、多くの組織で不可欠な役割を果たしています。チームメンバーを管理、育成、維持することで、組織の成功を確実にするのに役立ちます。一般的に、彼らは従業員の管理に関連する幅広い活動を処理します。その結果、人事部門は組織のもっとも基本的な組織のひとつと呼ばれることがよくあります。

>>参考資料・適切な新人研修で会社の体制を整えよう

人事担当者は、次のようなさまざまな機能を実行します。

• 社内の採用枠の資格のある候補者の関心を引く
• 雇用に関連するすべての関連法規制の遵守
• 賃金、給与、健康保険などの従業員の報酬と福利厚生パッケージを管理
• 従業員関係を管理し、発生する可能性のある対立を解決し、前向きな職場環境の育成
• 従業員がスキルと知識を向上させるためのトレーニングと開発の機会を提供
• トレーニングや開発プログラムなど、組織の有効性を向上させるプログラムの開発と実装
• 会社の使命と価値観に沿った労働力を作成することにより、組織の全体的な目標をサポート

もっとも標準的でありながら不可欠な責任のひとつには、従業員の社員研修と引き継ぎが含まれます。これらのプロセスにより、新入社員と退職者のスムーズな移行が保証されます。ただし、社員研修と引き継ぎを成功させるには、多くの場合、しっかりと機能するナレッジマネジメントシステムが必要です。

ナレッジマネジメントは、組織内の重要なデータと情報を作成、収集、保存、共有、使用、および管理するプロセスです。ナレッジマネジメントが適切に処理されない場合、組織は非効率的になり、従業員と会社全体の専門知識のレベルを上げることができなくなる可能性があります。

人事担当者は、組織の全体的なパフォーマンスに大きな影響を与える可能性があるため、ナレッジマネジメントの価値を理解することが不可欠です。ナレッジマネジメントの価値を理解することで、人事部門はナレッジの管理と共有に対してより戦略的なアプローチを取ることができます。ナレッジマネジメントが成功すると、多くの場合、組織のパフォーマンスと競争力が向上します。

人事でマインドマップを使用する6つの利点

マインドマップは、学習、計画、および提示をより組織化されたプロセスにできます。どのようなキャリアでも、マインドマップは強力なブレーンストーミングおよびコミュニケーションツールになる可能性があります。

以下は、人事部門で働く人々がマインドマップを使用すると得られる６つの利点です。

1.マインドマップ作成はあなたの暗記と保持のスキルを高めます

W. Martin Daviesの研究によると、図、チャート、グラフなどのマインドマップが、他の表現形式のデータよりも簡単に記憶できる方法を説明しています。これは、マインドマップが脳が重要なアイテムや情報のビジュアルを開発するのに役立つためです。さらに、2002年に実施された「マインドマップ研究技術の有効性」の研究によると、マインドマップを使用する人は、マップを使用する前よりも10%〜15%情報を保持できることが示されました。

人事担当者は、会社のスタッフ、プロセス、手順に関する詳細を正確に覚えるために、優れた暗記と記憶のスキルを持っている必要があります。これには、従業員の職務の理解や出席記録の保持などが含まれます。

2.マインドマップ作成はあなたの文章を改善します

マインドマップ作成は、文章作成能力の開発と向上を望んでいるライターにとって非常に貴重なリソースです。彼らは作家に彼らが書き始める前に主題についての考えをマップ化し視覚的な援助を与え、考えをよりよく整理するのを助けます。

人事担当者は、マインドマップを使用して文章を改善し、質の高い応募者を引き付ける明確で簡潔な求人情報と従業員ポリシーを作成できます。さらに、新入社員の採用プロセスに必要な情報を書き、伝えるのに役立ちます。

3.マインドマップ作成は、有意義なやる気とより深い学習をうながします

マインドマップ作成は、協働、深い理解、より深い学習と集中をうながします。やる気をうながし、人事部が通常使用する一般的なテキストベースのドキュメントと電子メールを補強できます。人事部の従業員として、統合を成功させるには、新規および既存の従業員との関わりが不可欠です。

これらは、マインドマップの使用に起因するいくつかの明確な利点です。

• アイディア創出
• ブレーンストーミング
• つながっていないように見える概念をつなぐ
• 既成概念にとらわれずに考える
• 問題解決
• 意思決定

4.マインドマップ作成は生産性を向上させます

情報とタスクをより簡単に理解することで、従業員の生産性とイノベーションが直接向上します。マインドマップは、従業員がしっかりと理解してタスクやプロジェクトに正面から取り組むことを容易にし、その結果、より生産的な組織につながります。

マインドマップを使用すると、次に何をする必要があるかをより明確に判断でき、タスクの優先順位付け、チームメンバー間のコミュニケーションの合理化、問題解決の効率の向上に役立ちます。さらに、マインドマップは、人事担当者が自分の仕事やアイデアをより整理された方法で視覚化し、他の人と共有しやすくすることで、生産性を向上させることができます。

5.マインドマップ作成はアジャイル方法論を補完します

アジャイルプロジェクト管理は、スプリントと呼ばれる複数のサイクルを使用して、プロジェクトのスピード、柔軟性、品質を向上させるアプローチです。各スプリントが完了すると、チームはプロジェクトの一部を完了して提供し、クライアントとチームのフィードバックを使用して将来のイテレーションを導き、研ぎ澄まします。

アジャイル手法は、チームが頻繁にコラボレーション、評価、プロセスの改善、および迅速な変更を可能にすることで、人事部門内のより良い知識管理をうながします。これにより、チームメンバーは学習経験、スキル、洞察を共有するようになり、プロジェクトの成長と発展に役立ちます。

6.マインドマップ作成は、実践することで学習をうながします

人事部門がマインドマップを使用して重要な企業情報を取得すると、誰もが恩恵を受けられます。社員研修中の新入社員から、知識を引き継ぐ社員、移転する可能性のある対象分野の専門家まで、マインドマップにとどまって知識が失われることはめったにありません。人事部の従業員は、他の人の経験から学ぶ機会が与えられると、「実行」により多くの時間を費やすことができます。

社員研修のためのナレッジマネジメント

社員研修は、新入社員を組織に取り込むプロセスであり、通常は人事チームによって実施されます。

人事スタッフとしての新入社員の社員研修には、次のような活動への参加が含まれます。

• オリエンテーション
• ドキュメンテーション
• 同僚や経営陣への紹介
• トレーニングコース
• 企業文化の紹介
• 他の従業員や上司との面談
• パフォーマンスレビュー

社員研修プロセスにより、新入社員は企業文化と職場環境に精通しています。また、新規参入者が自分の義務と責任について最新の状態になるようにすることも目的としています。

人事スタッフは、社員研修手法を使用して、新入社員をより効果的にチームに統合できます。さらに、人事部門は社員研修を使用して、新入社員が組織にとって貴重な資産であることを確認できます。

ナレッジマネジメントは、人事チームが新入社員の社員研修時に実践するための重要なソリューションです。ナレッジマネジメントシステムにより、組織は必要な企業知識とベストプラクティスを効率的かつ構造化された方法で新入社員と共有できます。

ナレッジマネジメントシステムは、新入社員に関連する情報への迅速かつ便利なアクセス手段となり、企業文化へのスムーズで簡単な移行を進めるのに役立ちます。これにより、新入社員は迅速に理解し、シームレスに仕事を遂行できます。

ナレッジマネジメントシステムを介して取得、保存、共有されたリソースは、新入社員にとって前向きで生産的な作業環境を育むのに役立ちます。同様に、ナレッジマネジメントプロセスにより、人事担当者は新しいスタッフに自分のポジションで成功するために必要なものを提供できます。

引き継ぎのためのナレッジマネジメント

引き継ぎとは、従業員を組織または会社から移行させる人事プロセスを指します。適切に引き継ぎすることで、元従業員との良好な関係を築き、組織に対する好印象を維持できます。

従業員の引き継ぎでは、多くの場合、次のような活動が含まれます。

• 退職フォームを適切に記入するのを手伝ってください。
• すべてのシステムで連絡先情報が更新されていることを確認します。
• 福利厚生の書類や署名入りの辞表など、必要な事務処理を行います。
• 会社の資産を回収する。
• 推薦状や退職金などの退職の取り決めの種類について話し合う。

ナレッジマネジメントは、退職する従業員が在職中に取得した貴重な知識を組織が取得して転送できるため、従業員を引き継ぎする際に重要な役割を果たします。人事部員は、この情報を将来の従業員と共有できます。さらに、他の部門がアクセスできるようにして、精度と効率を向上させることができます。

組織は、この重要な情報を収集して保存することで、業務を円滑に実行できます。また、組織は、退職後も関連する従業員のエクスペリエンスに常にアクセスできるようになります。

社員研修と引き継ぎの両方のスタッフに MindManager を使用するには

MindManager などのビジュアル計画ツールは、実用的な社員研修および引き継ぎ計画の作成に役立ちます。ソリューションに組み込まれたさまざまなテンプレートを使用すると、自発的/非自発的な退職、新入社員または部門の変更、昇進、および従業員の部門または職務に関連する同様の考慮事項などの要因に基づいて、社員研修および引き継ぎ計画、知識移転計画、および同様のドキュメントを作成および変更できます。

社員研修戦略と引き継ぎ戦略を視覚化すると、人事チームは、IT 部門と退職する従業員の上司やマネージャーなど、複数の部門間でプロセスを調整するのに役立ちます。

たとえば、人事部の従業員は、スイムレーン図を使用して、会社の社員研修および引き継ぎプロセス全体を最初から最後までマップ化できます。さらに、入出プロセスの各ステップの責任者を見つけるのに役立ちます。

従業員の社員研修および引き継ぎドキュメントは、関連する要件を追跡し、従業員の退職のさまざまな側面の責任者を特定するのに役立ちます。

MindManager を使用すると、ブック、プラン、図などを将来使用するために保存し、さまざまな社員研修と引き継ぎのニーズに合わせてプロセスをカスタマイズすることが簡単にできます。電子書籍(英語)をご覧いただくか、無料のウェビナー(英語)を視聴いただきナレッジマネジメントの詳細をご覧ください。

MindManager を 30 日間無料でお試しいただき、整理・図示化された情報で社員研修や引き継ぎを行うメリットを確認ください。

この記事は、How HR departments and people teams can transfer knowledge more effectively | APRIL 12, 2023 を翻訳したものです。