リモートグループ学習を成功させるには

対面式のグループ学習は、ブレインストーミング、計画、新しいを同僚と共有するのに最適な方法です。多くの企業でリモートワークが当たり前になるにつれ、リモートグループ学習の人気が高まっています。しかし、課題は、リモートグループ学習で効果的に協働をすすめ、チームワークを高めることです。

リモートグループ学習は、地理的にわかれていても、高い費用をかけずに共同作業を行う独自の方法をチームに提供します。これにより、チームは協力し、アイディアを共有し、効果的に協働できます。

適切なツールとテクノロジーを使用すると、リモートグループ学習は対面での会議よりも効率的で、より効果的になります。

リモートグループ学習の計画は難しい場合がありますが、必ずしもそうではありません。

ここでは、参加者をワクワクさせ、結果を出すオンライングループ学習を計画し、開催するためのヒントをいくつか紹介します。

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リモートグループ学習を運営するための7つの手順

リモートグループ学習を主催する(そしてそれが効果的であることを確認する)には、リモート形式に対する慎重な計画と検討が必要です。

対面式のグループ学習を主催した場合と、同じ形式、ツール、議題を使用することは期待しないでください。

代わりに、リモート形式の利点を活用して、全員にとってダイナミックで魅力的な会議を作成する方法を模索してください。

これらのヒントは、より効果的な計画を立てるのに役立ちます。

1. 適切なツールとテクノロジーの選択

綿密な計画を立てても、不具合のあるツールや時代遅れのテクノロジーを補うことはできません。計画を立てる前に、使用するツールと必要な機能を検討してください。

たとえば、ビデオ会議ツールが必要でしょうか。チャットやブレイクアウトルームを利用しますか。すべての参加者がビデオで参加していますか、それとも音声のみで参加していますか。

ブレインストーミング セッションやスプリントを計画している場合、仮想ホワイトボードやフローチャートで共同作業する方法はあるでしょうか。 

また、選択したツールは使用しているオペレーティングシステムで動作することを確認してください (オペレーティング システムが異なる場合)。

たとえば、MindManager には、勤務日を整理するのに役立つこのテンプレートがあります。

適切なツールを選択したら、全員がアクセスでき、プラットフォームに精通していることを確認します。

2. グループ学習のアジェンダの作成

リモートグループ学習のアジェンダは、グループ学習の目的、参加者、日時をリストアップすることから始める必要があります。次に、実際のイベントの詳細な議題の作成を開始します。取り上げるトピック、セッションのタイミング、休憩時間、参加者が事前に確認しなければならない事前作業や資料の概要を説明します。

グループ学習の1週間ほど前に参加者とアジェンダを共有し、全員が準備を整え、何を期待すべきかを把握します。チャット、ブレイクアウトルーム、ブレインストーミングセッション、Q&Aセッションなどのインタラクティブな要素を必ず含めてください。

3. 情報を共有するための視覚的な資料作成

グループ学習の前に、魅力的な視覚資料の作成に時間を費やしてください。グループ学習の目標に応じて、スプレッドシート、グラフ、チャート、ガントチャート、フローチャート、または完全なプレゼンテーションが含まれる場合があります。 

完全なプレゼンテーションを行う予定がある場合は、タイミングよくできるように、練習をしてください。共同ドキュメント編集を使用する場合は、グループ学習当日までに、参加者が適切なアクセス権とリンクを持っていることを確認してください。

4. 個別のブレインストーミングの時間を確保

これは直感に反するかもしれませんが、結局のところ、オンライングループ学習はチームをまとめることを目的としています。参加者が集まって特定のトピックに取り組む前に、共有した情報を振り返ったり、自分でブレインストーミングしたりする機会を与えることで、より多くのアイディアを生み出すことができます。

人によっては、すぐには考えられなかったり、他の人が言ったことに単純に同意したりするかもしれません。全員が自主的に考える時間を数分与えることで、この課題が解消され、新鮮なアイディアが浮かび上がる可能性があります。

5.エネルギーを高く保つ

対面式のグループ学習では、参加者が疲れたり、興味を失ったりしているのが簡単にわかります。オンライングループ学習の場合は、もう少し手間がかかります。

ファシリテーターとして、あなたのエネルギーレベルがトーンを決めるので、あなたが関与し、興味をもっていることを確認してください。

質問をしたり、インタラクティブな要素を取り入れたりして、参加者と積極的に関わります。プレゼンテーションにおもしろいミーム、GIF、または音楽を使用すると、グループ学習に楽しさを注入できます。セッションが1時間を超える場合は、休憩時間を設けて、飲み物を飲んだり、トイレを利用したり、足を伸ばしたりできるようにします。

6. 時間を慎重に管理する

時間を賢く管理することは、アジェンダのすべてのトピックを確実にカバーするために重要です。アジェンダに休憩やアクティビティを考慮し、重要度に応じてトピックに時間を適切に割り当てるようにします。

たとえば、新しいマーケティング計画の策定が目標の場合、ブレインストーミング、マイルストーンの設定、取り組みの追跡方法の決定のための時間を確保する必要があります。目標を小さなステップに分割することで、時間を効果的に割り当てやすくなります。

セッション中は、タイマーやカウントダウン時計などの時間管理ツールを使用して、各トピックが割り当てられた時間内にとどまるようにします。最後に、技術的な問題が発生した場合や議論が長引いた場合に備えて、10〜15分のバッファ時間を確保します。

7. グループ学習後のフィードバックのお願い

グループ学習が終わっても仕事は終わりません。グループ学習終了後、参加者をフォローアップして、必要なリソース、記録、またはアクションアイテムを出します。これにより、グループ学習の目標が達成され、重要な情報が常に念頭に置かれます。

1〜2時間後に、フィードバックを求める投票またはアンケートを送信します。たとえば、会議はどの程度役に立ったか。楽しんで参加できたか。会議が長すぎたり、短すぎたり、他に取り上げてほしかったトピックがなかったか。

このフィードバックを活用して、次回のオンライングループ学習をさらに効果的なものにできます。

リモートグループ学習で協働を後押し

これらのヒントは、効果的なオンライングループ学習を作成するための出発点にすぎません。次に、時間をかけて、グループ学習の対象者と目標を検討します。形式、議題、さらにはどの活動を含めるかも、グループのニーズを満たし、目標を達成するものである必要があります。

新製品のブレインストーミング、新しいマーケティング主導の計画、分散したチームの意欲向上など、計画的なリモートグループ学習は目標の達成に役立ちます。

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この記事は、How to run a successful remote workshop | March 22, 2024 を翻訳したものです。