プロジェクト管理の基本

プロジェクト管理を容易にすることは、私たちにとって身近で大切なテーマであり、話をしたいと考えていることです。しかし、プロジェクト管理の基本に関する一般的な概念はこれまであまり説明してきませんでした。

プロジェクト管理の基本概念、プロジェクトの計画と管理の手順、および日常業務で使用できる特定の手法について説明します。

はじめにプロジェクト管理の基本原則を見ていきます。

プロジェクト管理とは

一言で言えば、プロジェクト管理の基本は、特定のビジネス成果を達成することを目的としプロジェクトとそのリソースを構想から実行まで計画、組織化、追跡が含まれます。

実際にプロジェクト計画を開始すると、目標を達成するために必要な変数やステップは考えられていたよりもはるかに多いことに気づくしょう。

これらの重要な変数には、次のものがあります。

• チームとリソース
• 詳細な作業範囲
• 詳細なスケジュールと期限
• 成功と完了の指標
• 主要な利害関係者と意思決定者
• 通信チャネル

これらは、プロジェクト管理者がすべての計画段階始めに考慮する必要があるもっとも基本的な変数のほんの一部です。大規模なプロジェクトの場合、このリストはより複雑になる可能性があります。また、これらの変数はそれぞれプロジェクトのライフサイクルを通じて変化および進化する可能性があるため、プロジェクトの成功にはスマートな管理がさらに重要になります。

プロジェクト管理者の役割に入る前に、一歩引いて「プロジェクト」とは何かを考えてみましょう。

プロジェクトの基本要素

プロジェクトは、本質的に、特定のビジネス目標に向けた手段に過ぎません。これらは体系化されたタスクとリソースであり、すべてがビジネスの方向性をサポートする共通の結果に向けて連携します。

プロジェクトは当然企業や業界によって異なりますが、すべてにプロジェクト管理の基本を構成する4つのコア要素(要件、リソース、時間、コスト)が含まれている必要があります。

要件

プロジェクトの要件とは、その規模、目標、および望ましい結果を達成するために必要な要件を指します。要件は、おそらく、作業を開始する前に明確にするもっとも重要なプロジェクト要素です。要件の変更と不明確な目標はすべて、プロジェクトリソースの枯渇、納期の遅れ、さらにはプロジェクトの失敗を招く可能性があります。

リソース

これは、目標を達成するために自由に使えるすべての人的および物的資源を指します。従業員、フリーランサー、ツール、ソフトウェアなどです。リソースを明確に把握することで、プロジェクト管理者はプロジェクトの目標に対して可能な限りもっとも効率的な方法でリソースを活用できます。

時間

プロジェクト構想から完了までの全体的な時間と、特定のタスクに必要な時間の両方が含まれます。必要なタスク、リードタイム、依存関係、プロジェクト完了までの「クリティカルパス」を明確にすることで、プロジェクト管理者はリソースをよりスマートかつ効率的に管理できます。

コスト

プロジェクトのコストと、それがビジネスにもたらす潜在的な利益をしっかりと把握する必要があります。プロジェクトの簡単な費用便益分析を実行すると、要件が大きすぎるのか、小さすぎるのか、それとも価値があるかどうかを判断するのに役立ちます。

プロジェクト管理が重要な理由とは

プロジェクトはビジネスの成功に不可欠です。これらは、収益を拡大し、新しいビジネスチャンスを見出すための手段です。実施しているプロジェクトの種類によっては、利益率、顧客満足度、顧客維持の指標に直接影響を与え、以前にはなかった新しい市場への扉を開く可能性があります。

プロジェクトはビジネスを動かす手段であり、適切なプロジェクト管理者が指揮することで、平凡な成果をゲームチェンジャーに変えることができます。

プロジェクト管理者の役割とは

プロジェクト管理を定義し、それが重要なのか説明したところで、プロセスにおけるプロジェクト管理者の役割を見てみましょう。

プロジェクト管理者は、基本的にプロジェクトの門番であり後見人です。プロジェクトの計画、実行、結果を促進し、約束した範囲、リソース、時間を管理する責任があります。プロジェクト計画に影響を与えるすべてのものは、プロジェクト管理者を介して実行する必要があり、プロジェクト管理者は次に何をすべきかを決定します。

プロジェクト管理者の主な責任は次のとおりです。

• 利害関係者とコミュニケーションを取り、中核となるビジネス目標を決定する
• その目標をもっともよく達成するチームを編成する
• チームとともにプロジェクト計画と要件を策定し、賛同と強力を得る
• チームのパフォーマンスとプロジェクトタスクの完了を管理する
• チーム内および利害関係者とのコミュニケーション(状況報告、リスク、要件変更、エスカレーション問題など)
• 関連する利害関係者からの成果物の受け入れと承認
• 最終的に、プロジェクト計画に定められた予算、期間、および範囲でプロジェクトの遂行

このリストは決して絶対的なものではなく、基本的なプロジェクト管理業務のリストにすぎません。プロジェクト管理者は、プロジェクト目標が確実に達成されるように、様々な現場に出入りします。